Приказы по основной деятельности и по личному составу
Приказы по основной деятельности, по личному составу и административно-хозяйственные: чем отличаются, как их нумеровать, регистрировать в журнале и хранить.
Приказы в организации делят на три группы: по основной (профильной) деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Деление не формальное — у групп разные сроки хранения, от трёх лет до «постоянно», поэтому нумеруют их отдельными последовательностями, регистрируют в разных журналах и подшивают в разные дела.
Три группы приказов и сколько каждая хранится
Границы групп задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 — тот же документ, по которому проставляют сроки хранения в номенклатуре дел организации.
| Группа приказов | Что решают | Статья Перечня | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| По основной (профильной) деятельности | Вопросы работы организации в целом: локальные акты, комиссии, ответственные лица | ст. 19а | Постоянно |
| По личному составу | Судьбу конкретного работника: приём, перевод, отпуск, взыскание, увольнение | ст. 434 | 50/75 лет, 5 лет или 3 года — по виду приказа |
| По административно-хозяйственным вопросам | Здания и помещения, транспорт, связь и техника | ст. 19б | 5 лет |
Отметка «ЭПК» рядом со сроком означает, что после его истечения документы могут быть отобраны на постоянное хранение, — уничтожить их по календарю нельзя, сначала нужна экспертиза ценности. Срок «постоянно» для организации, которая не является источником комплектования государственного или муниципального архива, читается как «до ликвидации организации», и в любом случае не может быть меньше десяти лет: это примечания к ст. 19 и сноска 1 к Перечню. Проекты приказов, докладные и служебные записки к ним живут отдельно и всего год — ст. 20 Перечня.
Приказы по основной деятельности — это какие приказы
Это распорядительные документы, которыми руководитель решает вопросы деятельности организации, а не судьбу отдельного работника. Типичный набор:
- об утверждении локальных нормативных актов — положения об оплате труда, правил внутреннего трудового распорядка, инструкции по делопроизводству;
- об утверждении штатного расписания и должностных инструкций;
- о создании комиссий — экспертной, инвентаризационной, по охране труда, по расследованию несчастного случая;
- о назначении ответственных за пожарную безопасность, за обработку персональных данных, за архив и делопроизводство;
- об утверждении номенклатуры дел на следующий год, о введении новых форм документов, о запуске или закрытии направления работы.
Границу с административно-хозяйственной группой видно по разделу 10 Перечня: в него собрана эксплуатация зданий и сооружений, транспортное обслуживание и информационно-телекоммуникационное обеспечение. Приказ о ремонте офиса, о закреплении служебных автомобилей за водителями, о выдаче корпоративных SIM-карт — административно-хозяйственный, срок 5 лет. А приказ, которым утверждается положение о том же служебном транспорте как локальный акт, относится к основной деятельности и хранится постоянно.
Приказы по личному составу: 50/75 лет, 5 лет или 3 года
Внутри кадровой группы сроки различаются в разы, и задаёт их ст. 434 Перечня.
| Что за приказ | Подпункт ст. 434 | Срок хранения |
|---|---|---|
| Приём на работу, перевод, совмещение, оплата труда, аттестация, поощрение, награждение, изменение анкетных данных, увольнение, отпуск по уходу за ребёнком, отпуск без сохранения зарплаты | а | 50/75 лет ЭПК |
| Ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск в связи с обучением, дежурства не по основной деятельности | б | 5 лет |
| Служебные проверки | в | 5 лет |
| Направление в командировку | г | 5 лет |
| Дисциплинарное взыскание | д | 3 года |
Запись «50/75 лет» расшифрована в сноске 3 к Перечню и опирается на ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранят 75 лет, после этой даты — 50 лет. Есть и обратное исключение: приказы об отпусках и командировках работников с вредными или опасными условиями труда хранятся 50/75 лет, а не 5 — это примечание к ст. 434.
Обратите внимание на два кадровых приказа с особым статусом. Приказ о приёме на работу с 22 ноября 2021 года перестал быть обязательным: по ст. 68 ТК РФ в редакции Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель издаёт по своему усмотрению. Приказ об увольнении, наоборот, обязателен, и работника знакомят с ним под подпись — ст. 84.1 ТК РФ. Приказ о взыскании объявляют работнику под подпись в течение трёх рабочих дней со дня издания, не считая времени отсутствия работника на работе (ст. 193 ТК РФ).
Почему приказы нельзя нумеровать в одной последовательности
Требование прямое: документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела, а приказы — в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения. Это п. 49 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; они действуют для государственных органов, органов местного самоуправления и организаций. Для госорганов и муниципалитетов то же повторяет п. 6.24 Правил делопроизводства (приказ Росархива от 22.05.2019 № 71): приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и от приказов по административно-хозяйственной деятельности.
Как это выглядит на цифрах. ООО «Меридиан» (г. Самара) за 2026 год издало 74 приказа и пронумеровало их сплошь, с № 1 по № 74. Среди них приказ № 12 об утверждении номенклатуры дел (хранение постоянное), № 13 о приёме на работу Лебедева А. С. (50 лет), № 24 о ежегодном отпуске (5 лет) и № 29 о выговоре (3 года). Дела 2026 года становятся архивными с 1 января 2027 года (п. 12 Правил № 77) — от этой даты и отсчитывают срок хранения. Значит, «короткие» приказы можно выделить к уничтожению в 2032 году, приказ о приёме — только в 2077-м, а приказ об утверждении номенклатуры не уничтожается вообще.
Разложить сплошную нумерацию по этим датам не получится: изъять лист из сформированного и прошитого дела нельзя, поэтому всё дело придётся хранить по наибольшему сроку — то есть постоянно вместо пяти лет. Тот же результат раздельная нумерация даёт бесплатно: № 12-од уходит в дело постоянного хранения, № 13-лс — в кадровое дело на 50 лет, № 24-к и № 29-к — в дело со сроком 5 лет. Приказ на 3 года допустимо подшить вместе с пятилетними: срок хранения дела определяется по наибольшему сроку документов в нём.
Буквенные индексы к номеру: «-лс», «-к», «-од»
Ни один нормативный акт конкретных букв не устанавливает. ГОСТ Р 7.0.97-2025 в п. 5.11 говорит лишь то, что регистрационный номер состоит из порядкового номера документа, который по усмотрению организации может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) — например, индексом дела по номенклатуре дел. Структуру номера организация закрепляет своей инструкцией по делопроизводству; для госорганов это прямо сказано в п. 3.4 Правил № 71.
Сложившаяся практика такая: «-од» или «-осн» — основная деятельность, «-лс» — кадровые приказы длительного хранения, «-к» — кадровые приказы со сроком 5 лет, «-ах» — административно-хозяйственные. Вместо буквы можно ставить индекс дела: «05-14/37». Значение имеет не сама буква, а три условия — схема описана в инструкции по делопроизводству, совпадает с номенклатурой дел и не меняется посреди года. Регистрация ведётся в пределах календарного года — для госорганов это п. 3.5 Правил № 71, остальные закрепляют то же правило сами: с 1 января нумерация каждой группы начинается заново с единицы.
Журналы регистрации приказов: сколько журналов нужно
Раздельная нумерация требует раздельного учёта, и здесь есть формальная причина: сроки хранения самих журналов тоже разные. Их устанавливает ст. 182 Перечня № 236.
| Журнал регистрации | Подпункт ст. 182 | Срок хранения |
|---|---|---|
| Распорядительных документов по основной (профильной) деятельности | а | Постоянно |
| Распорядительных документов по личному составу | б | 50/75 лет ЭПК; 5 лет — по ежегодным и учебным отпускам, дежурствам |
| Распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности | в | 5 лет |
| Поступающих и отправляемых документов | г | 5 лет |
Из-за примечания к подпункту «б» кадровых журналов на практике два: один для приказов со сроком 50/75 лет, второй для «пятилетних». Состав граф законом не задан — рабочий минимум такой: дата и номер приказа, заголовок к тексту, кто подписал, отметка об ознакомлении работника, индекс дела по номенклатуре. Бумажный журнал прошнуровывают и заверяют надписью «прошито, пронумеровано и скреплено печатью» — так же, как журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Регистрируют подписанный приказ в день подписания или на следующий рабочий день — для госорганов это правило закреплено в п. 3.51 Правил № 71, остальным оно полезно как ориентир. Пропуск и повторное использование номеров обесценивают журнал как доказательство даты.
Уничтожение приказа до истечения срока хранения — нарушение правил хранения архивных документов. По ст. 13.20 КоАП РФ это предупреждение или штраф: на граждан 1 000–3 000 рублей, на должностных лиц 3 000–5 000, на юридических лиц 5 000–10 000 рублей. Дороже другое последствие: без приказов по личному составу нечем подтвердить стаж и заработок бывшего работника, и восстанавливать эти сведения он будет через суд, с вашей организацией в ответчиках.
Как оформить приказ по ГОСТ Р 7.0.97-2025
Оформление задаёт ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»: он действует с 18 августа 2025 года взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приказ Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст). Нумерация пунктов о реквизитах осталась прежней, поэтому ссылки на п. 5.5, 5.11, 5.26 из инструкций по делопроизводству переписывать не нужно; из нового — 31-й реквизит «штрих-код (QR-код) документа», гарнитуру и размер шрифта организация теперь устанавливает своими актами, а заголовок к тексту стал обязательным без исключений для коротких документов.
Применяется стандарт добровольно: по ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» документы национальной системы стандартизации применяются на добровольной основе. На практике по нему оформляют почти все, потому что другого общего ориентира нет, а отклонения приходится объяснять инспектору или суду.
Состав реквизитов приказа:
- наименование организации, как в учредительных документах, с сокращённым наименованием в скобках (п. 5.5), и наименование вида документа — ПРИКАЗ (п. 5.9);
- дата, совпадающая с датой подписания: «27.07.2026» либо «27 июля 2026 г.» (п. 5.10);
- регистрационный номер (п. 5.11) и место составления, если его нет в наименовании организации (п. 5.13);
- заголовок к тексту с предлогом «О» или «Об», отвечающий на вопрос «о чём?»: «Об утверждении штатного расписания» (п. 5.17);
- подпись руководителя — наименование должности, собственноручная подпись, инициалы и фамилия (п. 5.22; между инициалами пробела нет, перед фамилией — есть), а также визы согласования и отметка об исполнителе.
Текст делится на констатирующую часть (преамбулу) и распорядительную. В преамбуле — основание: норма закона, реквизиты документа-основания, причина решения; если предписываемые действия в разъяснении не нуждаются, преамбулы может не быть. Распорядительная часть начинается словом «приказываю»: по п. 5.18 ГОСТа в приказах текст излагают от первого лица единственного числа, а Методические рекомендации Росархива для госорганов (приказ от 24.12.2020 № 199) уточняют, что это слово печатают вразрядку и допускают полужирный шрифт. Написание прописными — «ПРИКАЗЫВАЮ» — распространённая практика, нормой она не закреплена. Пункты нумеруют арабскими цифрами, уровней рубрикации — не больше четырёх, последним пунктом обычно назначают ответственного за контроль исполнения.
Унифицированной формы у приказа по основной деятельности нет — его составляют на бланке организации. Для кадровых приказов формы есть: Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года они необязательны для негосударственных организаций (информация Минфина № ПЗ-10/2012 к Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»), но пользоваться ими удобно: нужные графы там уже собраны.
Распоряжение оформляют по тем же правилам: это такой же единолично изданный правовой акт, и Перечень № 236 хранит их вместе — в ст. 19 и ст. 434 стоит «приказы, распоряжения». Если в организации в ходу оба вида, регистрируют их отдельными последовательностями, иначе номер перестаёт однозначно указывать на документ. По кругу вопросов, сроку действия и порядку издания формы всё же различаются — это разобрано в отдельном материале, чем приказ отличается от распоряжения. Ошибочно изданный акт отменяют не задним числом, а новым документом — по этой же логике оформляется приказ об отмене приказа.
Выписка из приказа: когда нужна и как заверить
Выписка из документа — это копия его части, заверенная в установленном порядке (ГОСТ Р 7.0.8-2025, п. 27). Приказ по основной деятельности часто состоит из нескольких пунктов и касается разных людей, а выдавать его целиком третьему лицу нельзя: в тексте персональные данные и внутренняя информация. Выписку берут, когда нужно подтвердить один пункт — что работник назначен ответственным за пожарную безопасность, что комиссия создана, что премия начислена.
Работник получает выписку по заявлению: по ст. 62 ТК РФ работодатель обязан в течение трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления бесплатно выдать копии документов, связанных с работой, включая копии приказов. Объяснять, зачем ему копия, работник не обязан.
Шапка выписки повторяет реквизиты приказа, вид документа — «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», далее дословно приводят нужные пункты. Заверяют по п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025: слово «Верно», должность заверившего, подпись, расшифровка, дата. Для выписки, которая уходит в другую организацию, добавляют надпись о месте хранения подлинника и заверяют её печатью.
ООО «Меридиан»
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
27 июля 2026 г. № 18-од
г. Самара
О назначении ответственного за архив
ПРИКАЗЫВАЮ:
2. Назначить секретаря Панову Елену Викторовну ответственной за архив
организации и ведение номенклатуры дел с 1 августа 2026 года.
Директор И.П. Ковалёв
Верно
Инспектор службы кадров Т.В. Романова
27.07.2026
Подлинник документа находится в ООО «Меридиан» в деле № 01-03 за 2026 год.
Что сделать, чтобы приказы не смешивались
- Разделить нумерацию с 1 января. Три группы — три последовательности, внутри кадровой ещё две: для приказов со сроком 50/75 лет и для пятилетних. Задним числом перенумеровать изданные приказы нельзя, поэтому начинают с нового делопроизводственного года.
- Описать схему в инструкции по делопроизводству. Какие группы выделены, какие индексы к номеру применяются, кто регистрирует, где хранятся подлинники. Утверждают инструкцию приказом по основной деятельности; состав её разделов разобран в статье об основах делопроизводства и документооборота.
- Завести журналы под каждую группу. Проверьте, что срок хранения журнала не меньше срока хранения зарегистрированных в нём приказов, иначе учёт исчезнет раньше документов.
- Внести дела приказов в номенклатуру дел. Номенклатуру составляют в IV квартале на следующий календарный год, срок хранения напротив каждого дела — со ссылкой на статью Перечня № 236.
- Уничтожать только после экспертизы ценности. Дела с истёкшим сроком включают в акт о выделении к уничтожению, который рассматривает экспертная комиссия и утверждает руководитель. Приказы с отметкой «ЭПК» до этого проверяют на возможность постоянного хранения.
Читайте также
- Делопроизводство и документооборот в организации: основыДелопроизводство и документооборот в организации с нуля: обязательные документы, оформление по ГОСТ Р 7.0.97-2025, номенклатура дел, сроки хранения, архив.
- Как внести изменения в приказИзменения в изданный приказ вносят отдельным приказом: формулировки «изложить в редакции», «исключить», «дополнить», образец по составу комиссии.
- Чем приказ отличается от распоряженияПриказ и распоряжение в организации равны по юридической силе: разницу в круге вопросов, сроке действия и праве подписи компания задаёт сама, своей инструкцией.
- Как правильно оформить ответ на официальное письмоОтветное письмо оформляют на бланке организации со ссылкой «на № … от …». Какие реквизиты нужны, в какой срок отвечать и когда ответ создаёт обязательства.