Приказы по основной деятельности и по личному составу

Три группы приказов и сколько каждая хранится

Границы групп задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 — тот же документ, по которому проставляют сроки хранения в номенклатуре дел организации.

Отметка «ЭПК» рядом со сроком означает, что после его истечения документы могут быть отобраны на постоянное хранение, — уничтожить их по календарю нельзя, сначала нужна экспертиза ценности. Срок «постоянно» для организации, которая не является источником комплектования государственного или муниципального архива, читается как «до ликвидации организации», и в любом случае не может быть меньше десяти лет: это примечания к ст. 19 и сноска 1 к Перечню. Проекты приказов, докладные и служебные записки к ним живут отдельно и всего год — ст. 20 Перечня.

Приказы по основной деятельности — это какие приказы

Это распорядительные документы, которыми руководитель решает вопросы деятельности организации, а не судьбу отдельного работника. Типичный набор:

• об утверждении локальных нормативных актов — положения об оплате труда, правил внутреннего трудового распорядка, инструкции по делопроизводству;
• об утверждении штатного расписания и должностных инструкций;
• о создании комиссий — экспертной, инвентаризационной, по охране труда, по расследованию несчастного случая;
• о назначении ответственных за пожарную безопасность, за обработку персональных данных, за архив и делопроизводство;
• об утверждении номенклатуры дел на следующий год, о введении новых форм документов, о запуске или закрытии направления работы.

Границу с административно-хозяйственной группой видно по разделу 10 Перечня: в него собрана эксплуатация зданий и сооружений, транспортное обслуживание и информационно-телекоммуникационное обеспечение. Приказ о ремонте офиса, о закреплении служебных автомобилей за водителями, о выдаче корпоративных SIM-карт — административно-хозяйственный, срок 5 лет. А приказ, которым утверждается положение о том же служебном транспорте как локальный акт, относится к основной деятельности и хранится постоянно.

Приказы по личному составу: 50/75 лет, 5 лет или 3 года

Внутри кадровой группы сроки различаются в разы, и задаёт их ст. 434 Перечня.

Запись «50/75 лет» расшифрована в сноске 3 к Перечню и опирается на ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранят 75 лет, после этой даты — 50 лет. Есть и обратное исключение: приказы об отпусках и командировках работников с вредными или опасными условиями труда хранятся 50/75 лет, а не 5 — это примечание к ст. 434.

Обратите внимание на два кадровых приказа с особым статусом. Приказ о приёме на работу с 22 ноября 2021 года перестал быть обязательным: по ст. 68 ТК РФ в редакции Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель издаёт по своему усмотрению. Приказ об увольнении, наоборот, обязателен, и работника знакомят с ним под подпись — ст. 84.1 ТК РФ. Приказ о взыскании объявляют работнику под подпись в течение трёх рабочих дней со дня издания, не считая времени отсутствия работника на работе (ст. 193 ТК РФ).

Почему приказы нельзя нумеровать в одной последовательности

Требование прямое: документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела, а приказы — в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения. Это п. 49 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; они действуют для государственных органов, органов местного самоуправления и организаций. Для госорганов и муниципалитетов то же повторяет п. 6.24 Правил делопроизводства (приказ Росархива от 22.05.2019 № 71): приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и от приказов по административно-хозяйственной деятельности.

Как это выглядит на цифрах. ООО «Меридиан» (г. Самара) за 2026 год издало 74 приказа и пронумеровало их сплошь, с № 1 по № 74. Среди них приказ № 12 об утверждении номенклатуры дел (хранение постоянное), № 13 о приёме на работу Лебедева А. С. (50 лет), № 24 о ежегодном отпуске (5 лет) и № 29 о выговоре (3 года). Дела 2026 года становятся архивными с 1 января 2027 года (п. 12 Правил № 77) — от этой даты и отсчитывают срок хранения. Значит, «короткие» приказы можно выделить к уничтожению в 2032 году, приказ о приёме — только в 2077-м, а приказ об утверждении номенклатуры не уничтожается вообще.

Разложить сплошную нумерацию по этим датам не получится: изъять лист из сформированного и прошитого дела нельзя, поэтому всё дело придётся хранить по наибольшему сроку — то есть постоянно вместо пяти лет. Тот же результат раздельная нумерация даёт бесплатно: № 12-од уходит в дело постоянного хранения, № 13-лс — в кадровое дело на 50 лет, № 24-к и № 29-к — в дело со сроком 5 лет. Приказ на 3 года допустимо подшить вместе с пятилетними: срок хранения дела определяется по наибольшему сроку документов в нём.

Буквенные индексы к номеру: «-лс», «-к», «-од»

Ни один нормативный акт конкретных букв не устанавливает. ГОСТ Р 7.0.97-2025 в п. 5.11 говорит лишь то, что регистрационный номер состоит из порядкового номера документа, который по усмотрению организации может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) — например, индексом дела по номенклатуре дел. Структуру номера организация закрепляет своей инструкцией по делопроизводству; для госорганов это прямо сказано в п. 3.4 Правил № 71.

Сложившаяся практика такая: «-од» или «-осн» — основная деятельность, «-лс» — кадровые приказы длительного хранения, «-к» — кадровые приказы со сроком 5 лет, «-ах» — административно-хозяйственные. Вместо буквы можно ставить индекс дела: «05-14/37». Значение имеет не сама буква, а три условия — схема описана в инструкции по делопроизводству, совпадает с номенклатурой дел и не меняется посреди года. Регистрация ведётся в пределах календарного года — для госорганов это п. 3.5 Правил № 71, остальные закрепляют то же правило сами: с 1 января нумерация каждой группы начинается заново с единицы.

Журналы регистрации приказов: сколько журналов нужно

Раздельная нумерация требует раздельного учёта, и здесь есть формальная причина: сроки хранения самих журналов тоже разные. Их устанавливает ст. 182 Перечня № 236.

Из-за примечания к подпункту «б» кадровых журналов на практике два: один для приказов со сроком 50/75 лет, второй для «пятилетних». Состав граф законом не задан — рабочий минимум такой: дата и номер приказа, заголовок к тексту, кто подписал, отметка об ознакомлении работника, индекс дела по номенклатуре. Бумажный журнал прошнуровывают и заверяют надписью «прошито, пронумеровано и скреплено печатью» — так же, как журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Регистрируют подписанный приказ в день подписания или на следующий рабочий день — для госорганов это правило закреплено в п. 3.51 Правил № 71, остальным оно полезно как ориентир. Пропуск и повторное использование номеров обесценивают журнал как доказательство даты.

Как оформить приказ по ГОСТ Р 7.0.97-2025

Оформление задаёт ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»: он действует с 18 августа 2025 года взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приказ Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст). Нумерация пунктов о реквизитах осталась прежней, поэтому ссылки на п. 5.5, 5.11, 5.26 из инструкций по делопроизводству переписывать не нужно; из нового — 31-й реквизит «штрих-код (QR-код) документа», гарнитуру и размер шрифта организация теперь устанавливает своими актами, а заголовок к тексту стал обязательным без исключений для коротких документов.

Применяется стандарт добровольно: по ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» документы национальной системы стандартизации применяются на добровольной основе. На практике по нему оформляют почти все, потому что другого общего ориентира нет, а отклонения приходится объяснять инспектору или суду.

Состав реквизитов приказа:

• наименование организации, как в учредительных документах, с сокращённым наименованием в скобках (п. 5.5), и наименование вида документа — ПРИКАЗ (п. 5.9);
• дата, совпадающая с датой подписания: «27.07.2026» либо «27 июля 2026 г.» (п. 5.10);
• регистрационный номер (п. 5.11) и место составления, если его нет в наименовании организации (п. 5.13);
• заголовок к тексту с предлогом «О» или «Об», отвечающий на вопрос «о чём?»: «Об утверждении штатного расписания» (п. 5.17);
• подпись руководителя — наименование должности, собственноручная подпись, инициалы и фамилия (п. 5.22; между инициалами пробела нет, перед фамилией — есть), а также визы согласования и отметка об исполнителе.

Текст делится на констатирующую часть (преамбулу) и распорядительную. В преамбуле — основание: норма закона, реквизиты документа-основания, причина решения; если предписываемые действия в разъяснении не нуждаются, преамбулы может не быть. Распорядительная часть начинается словом «приказываю»: по п. 5.18 ГОСТа в приказах текст излагают от первого лица единственного числа, а Методические рекомендации Росархива для госорганов (приказ от 24.12.2020 № 199) уточняют, что это слово печатают вразрядку и допускают полужирный шрифт. Написание прописными — «ПРИКАЗЫВАЮ» — распространённая практика, нормой она не закреплена. Пункты нумеруют арабскими цифрами, уровней рубрикации — не больше четырёх, последним пунктом обычно назначают ответственного за контроль исполнения.

Унифицированной формы у приказа по основной деятельности нет — его составляют на бланке организации. Для кадровых приказов формы есть: Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года они необязательны для негосударственных организаций (информация Минфина № ПЗ-10/2012 к Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»), но пользоваться ими удобно: нужные графы там уже собраны.

Чем распоряжение отличается от приказа

По юридической силе — ничем: и приказ, и распоряжение представляют собой правовой акт, изданный единолично. Перечень № 236 их вообще не разделяет: в ст. 19 и ст. 434 стоит «приказы, распоряжения», сроки хранения общие. Трудовой кодекс тоже пишет «приказ (распоряжение) работодателя» — в ст. 68, 84.1 и 193, и выбор формы на кадровые последствия не влияет.

Разница практическая и внутренняя. Распоряжение обычно издают по оперативным, разовым вопросам и по вопросам организации исполнения уже принятых приказов; подписывает его не обязательно первый руководитель — часто заместитель или начальник подразделения в пределах своих полномочий. Приказом решают то, что действует долго: утверждают локальные акты, создают комиссии, оформляют кадровые решения. В государственном органе перечень видов правовых актов и право их издавать закреплены в положении об органе, в коммерческой организации — в уставе и инструкции по делопроизводству. Если в ходу оба вида, регистрируют их отдельными последовательностями, иначе номер перестаёт однозначно указывать на документ. Ошибочно изданный акт отменяют не задним числом, а новым документом — по этой же логике оформляется приказ об отмене приказа.

Выписка из приказа: когда нужна и как заверить

Выписка из документа — это копия его части, заверенная в установленном порядке (ГОСТ Р 7.0.8-2025, п. 27). Приказ по основной деятельности часто состоит из нескольких пунктов и касается разных людей, а выдавать его целиком третьему лицу нельзя: в тексте персональные данные и внутренняя информация. Выписку берут, когда нужно подтвердить один пункт — что работник назначен ответственным за пожарную безопасность, что комиссия создана, что премия начислена.

Работник получает выписку по заявлению: по ст. 62 ТК РФ работодатель обязан в течение трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления бесплатно выдать копии документов, связанных с работой, включая копии приказов. Объяснять, зачем ему копия, работник не обязан.

Шапка выписки повторяет реквизиты приказа, вид документа — «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», далее дословно приводят нужные пункты. Заверяют по п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025: слово «Верно», должность заверившего, подпись, расшифровка, дата. Для выписки, которая уходит в другую организацию, добавляют надпись о месте хранения подлинника и заверяют её печатью.

ООО «Меридиан»

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

27 июля 2026 г.                                              № 18-од
г. Самара

О назначении ответственного за архив

ПРИКАЗЫВАЮ:

2. Назначить секретаря Панову Елену Викторовну ответственной за архив
   организации и ведение номенклатуры дел с 1 августа 2026 года.

Директор                                                   И.П. Ковалёв

Верно
Инспектор службы кадров                                   Т.В. Романова
27.07.2026

Подлинник документа находится в ООО «Меридиан» в деле № 01-03 за 2026 год.

Что сделать, чтобы приказы не смешивались

1. Разделить нумерацию с 1 января. Три группы — три последовательности, внутри кадровой ещё две: для приказов со сроком 50/75 лет и для пятилетних. Задним числом перенумеровать изданные приказы нельзя, поэтому начинают с нового делопроизводственного года.
2. Описать схему в инструкции по делопроизводству. Какие группы выделены, какие индексы к номеру применяются, кто регистрирует, где хранятся подлинники. Утверждают инструкцию приказом по основной деятельности.
3. Завести журналы под каждую группу. Проверьте, что срок хранения журнала не меньше срока хранения зарегистрированных в нём приказов, иначе учёт исчезнет раньше документов.
4. Внести дела приказов в номенклатуру дел. Номенклатуру составляют в IV квартале на следующий календарный год, срок хранения напротив каждого дела — со ссылкой на статью Перечня № 236.
5. Уничтожать только после экспертизы ценности. Дела с истёкшим сроком включают в акт о выделении к уничтожению, который рассматривает экспертная комиссия и утверждает руководитель. Приказы с отметкой «ЭПК» до этого проверяют на возможность постоянного хранения.