Обязательно ли вести журнал регистрации корреспонденции?

Для коммерческих организаций и ИП обязанность законом не установлена — форма и сам факт регистрации остаются на усмотрение организации, которая закрепляет их внутренней инструкцией по делопроизводству. Обязательным ведение делопроизводства по единым правилам является только для государственных органов и органов местного самоуправления (приказ Росархива от 22.05.2019 № 71). На практике журнал ведут все, кому важно доказывать даты получения и отправки писем.

Сколько хранится журнал регистрации корреспонденции?

5 лет — по ст. 182 Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Журналы учёта рассылки документов хранят 1 год (ст. 183 того же Перечня). При этом срок хранения журнала не может быть меньше срока хранения зарегистрированных в нём документов: если через журнал проходили документы длительного или постоянного хранения, журнал хранят столько же.

Как нумеровать записи в журнале?

Сквозной нумерацией в пределах календарного года: с 1 января нумерация начинается заново с единицы, отдельно для входящих и отдельно для исходящих документов. Пропускать или повторно использовать номера нельзя. К порядковому номеру часто добавляют индекс дела по номенклатуре — например, «05-14/92».

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Да. Организация вправе вести учёт в Excel или в системе электронного документооборота — единой обязательной формы нет. Но у обычной таблицы легко изменить строку задним числом, поэтому доказательственная сила у неё ниже. Если журнал может понадобиться в суде, записи заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью или периодически распечатывают и подшивают заверенные выгрузки.

Нужно ли прошивать журнал регистрации?

Бумажный журнал прошнуровывают, нумеруют листы и заверяют надписью «прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью» с указанием количества листов, подписью руководителя и печатью. Прошивка не позволяет вырвать или вставить лист задним числом — именно поэтому прошитый журнал суд принимает как подтверждение даты регистрации.

Чем входящий номер отличается от исходящего?

Входящий номер присваивают полученному письму в день его поступления в организацию, исходящий — своему письму в день его подписания и отправки. Ведут их в разных журналах (или разных разделах) со своей нумерацией. Исходящий номер проставляют на самом отправляемом документе, чтобы адресат мог сослаться на него в ответе.

Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции: бланк и образец

Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции: скачайте бланк и образец заполнения в Word, разбор граф, правила нумерации и срок хранения 5 лет.

журнал корреспонденциивходящая корреспонденцияисходящая корреспонденцияделопроизводствосрок хранения

Обновлено: 20 июля 2026

Журнал регистрации корреспонденции — учётная книга или электронная таблица, в которой организация фиксирует каждое входящее и исходящее письмо: присваивает регистрационный номер, отмечает дату, отправителя или адресата, содержание и исполнителя. Без такого учёта невозможно доказать, что письмо контрагента получено вовремя, а ответ отправлен в срок.

Скачать журнал регистрации корреспонденции

Пустой бланк

DOCX PDF

Образец заполнения

DOCX PDF

Единой обязательной формы журнала нет. Правила делопроизводства, утверждённые приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, обязательны только для государственных органов и органов местного самоуправления. Коммерческая организация или ИП ведут учёт в удобной форме — на бумаге, в таблице Excel или в системе электронного документооборота, — а состав граф закрепляют внутренней инструкцией по делопроизводству. Бланк и образец выше — рабочая структура, которую остаётся адаптировать под свой поток писем.

Когда нужен журнал регистрации корреспонденции

Регистрация нужна там, где по письму позже придётся восстановить дату, автора и судьбу документа.

Претензионная переписка с контрагентами: входящий номер и дата фиксируют, когда получена претензия и с какого дня идёт срок на ответ.
Переписка с налоговой, судами, госорганами: требование ИФНС регистрируют в день поступления, чтобы не пропустить срок представления пояснений.
Кадровые и организационные письма: заявления, уведомления, служебные записки с движением внутри компании.
Отправка юридически значимых сообщений: исходящий номер связывает письмо с описью вложения и квитанцией об отправке.
Восстановление хронологии в трудовом или арбитражном споре, когда важно, кто, когда и что направил.

Обязательные графы журнала входящей корреспонденции

Входящие письма регистрируют в день поступления — это правило одинаково для бумажной книги и электронной таблицы. Каждой позиции присваивают входящий регистрационный номер по порядку. Регистрационный номер и дата документа — реквизиты по ГОСТ Р 7.0.97-2025, они и составляют основу учёта.

Минимальный состав граф журнала входящих:

Входящий номер и дата поступления — порядковый номер регистрации и день, когда письмо фактически пришло в организацию.
Корреспондент — от кого поступил документ (наименование организации или ФИО гражданина).
Дата и номер поступившего документа — исходящие реквизиты, проставленные отправителем на самом письме.
Краткое содержание — тема одной строкой: «претензия об оплате», «требование о пояснениях».
Исполнитель и резолюция — кому руководитель расписал документ для работы.
Отметка об исполнении — как отработали письмо и в какое дело подшили.

В образце для скачивания входящую корреспонденцию ведёт ООО «Меридиан» (г. Самара):

Вх. № | Дата         | Корреспондент          | Дата и № документа   | Краткое содержание                       | Исполнитель          | Отметка об исполнении
47    | 10.07.2026   | ООО «Гринвуд»          | № 118 от 08.07.2026   | Претензия об оплате задолженности          | юрисконсульт          | Ответ исх. № 92 от
      |              |                        |                       | по договору поставки                       | Лебедев А. С.         | 17.07.2026, дело 05-14
48    | 14.07.2026   | ИФНС по Ленинскому     | № 06-12/3341          | Требование о представлении пояснений       | гл. бухгалтер          | Пояснения исх. № 90 от
      |              | району г. Самары       | от 11.07.2026         | по НДС за II квартал                        | Соколова М. И.        | 16.07.2026

Дата поступления и дата самого документа почти всегда различаются: письмо от 8 июля получено 10-го, и в споре считается именно день регистрации. Поэтому день поступления фиксируют сразу, а не «задним числом».

Обязательные графы журнала исходящей корреспонденции

Исходящее письмо регистрируют в день подписания и отправки: только после присвоения исходящего номера документ уходит адресату. Номер проставляют на самом письме — по нему адресат потом ссылается в ответе.

Минимальный состав граф журнала исходящих:

Исходящий номер и дата — номер регистрации и день отправки письма.
Адресат — кому направлен документ.
Краткое содержание — тема письма одной строкой.
Кто подписал — должность и фамилия лица, подписавшего документ.
Отметка об отправке — способ (почта, ТКС, курьер, электронная почта) и, при пересылке ценным письмом, реквизиты квитанции.

Продолжение образца — исходящие письма того же ООО «Меридиан»:

Исх. № | Дата        | Адресат                | Краткое содержание                    | Подписал            | Отметка об отправке
90     | 16.07.2026  | ИФНС по Ленинскому     | Пояснения по требованию                 | директор            | По ТКС, квитанция
       |             | району г. Самары       | № 06-12/3341 от 11.07.2026              | Ковалёв И. П.        | о приёме от 16.07.2026
92     | 17.07.2026  | ООО «Гринвуд»          | Ответ на претензию                      | директор            | Ценное письмо, опись
       |             |                        | от 08.07.2026 № 118                     | Ковалёв И. П.        | ф. 107 от 17.07.2026

Исходящий номер связывает переписку в цепочку: в графе «Отметка об исполнении» входящего журнала стоит ссылка на исходящий № 92, а в исходящем журнале — обратная ссылка на входящее требование. Так по любому письму видно, ответили ли на него и чем.

Нумерация документов и журналов в делопроизводстве

Регистрационные номера присваивают сквозной нумерацией в пределах одного календарного года. С 1 января нумерация начинается заново с единицы, отдельно для входящих и отдельно для исходящих: входящее письмо получает номер вида «Вх. № 47», исходящее — «Исх. № 90» или просто «№ 90». Пропускать и повторно использовать номера нельзя — разрыв в нумерации обесценивает журнал как доказательство.

К индексу часто добавляют код структурного подразделения или номенклатурного дела: «05-14/92», где 05-14 — индекс дела по номенклатуре дел организации, а 92 — порядковый номер письма. Такой составной номер сразу показывает, в какое дело подшит документ.

Сами журналы тоже нумеруют и учитывают. Если журналов несколько (отдельно входящие, исходящие, приказы, внутренние документы), каждому присваивают название и заводят на год или на несколько лет — до заполнения. Новый том начинают, когда предыдущий закончился, с указанием «Том 2» и дат начала и окончания. Внутри тома нумеруют не записи, а листы — это нужно для прошивки и защиты от изъятия страниц.

Как прошить, пронумеровать и сколько хранить журнал

Бумажный журнал ведут как книгу строгого учёта: листы нумеруют, прошнуровывают и заверяют. На последнем листе делают заверительную надпись «прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью» с указанием количества листов, подписью руководителя и оттиском печати. Прошивка не даёт вырвать или вставить лист задним числом — именно поэтому суд принимает журнал как доказательство даты регистрации.

Срок хранения журналов регистрации поступающих и отправляемых документов — 5 лет. Это прямо установлено ст. 182 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Отдельно журналы и реестры учёта рассылки (внутренней доставки уже зарегистрированных документов) хранят 1 год — ст. 183 того же Перечня. Срок хранения журнала не может быть меньше срока хранения самих зарегистрированных в нём документов: если через журнал проходили документы постоянного хранения, журнал хранят столько же.

Электронный учёт в Excel или в системе электронного документооборота удобнее бумажного, но у обычной таблицы легко изменить любую строку задним числом, и доказательственная сила у неё слабее. Если журнал ведётся электронно и может понадобиться в суде, записи заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью либо периодически распечатывают и подшивают заверенные выгрузки. Незаверенная таблица — рабочий инструмент, но не доказательство даты регистрации.

Частые ошибки

Регистрация задним числом. Письмо пришло 10 июля, а зарегистрировали 14-го — и срок на ответ формально «сдвинулся». В споре дату поступления подтверждает конверт с почтовым штемпелем, а не запись в журнале.
Сквозная нумерация без привязки к году. Если номера не обнуляют с 1 января, к декабрю индексы разрастаются, а связать письмо с годом по номеру уже нельзя.
Общее наименование в графе содержания. Запись «письмо» или «документы» не даёт опознать, о чём речь; пишут вид, дату и номер документа.
Не заполнена графа исполнения. Без отметки, чем и когда закрыто входящее письмо, журнал не показывает, ответили ли на претензию или требование в срок.
Незаверенный электронный журнал. Таблицу Excel без электронной подписи и без распечаток оппонент оспорит как редактируемую задним числом.