Делопроизводство и документооборот в организации: основы

Делопроизводство и документооборот — не одно и то же

Термины закреплены в ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (приказ Росстандарта от 28.01.2025 № 30-ст, действует с 1 марта 2025 года взамен редакции 2013 года).

Делопроизводство — совокупность процессов работы с документами, включая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в деятельности организации (термин 1). Документооборот — движение документов с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки (термин 88). То есть документооборот входит в делопроизводство как одна из его частей: делопроизводство отвечает ещё и за то, как документ создан (документирование, термин 56) и что с ним происходит после исполнения — формирование в дело, хранение, передача в архив или уничтожение.

Третье понятие, без которого не обойтись, — регистрация документа: запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, с присвоением регистрационного номера и даты (термин 95). Регистрация — точка, в которой документооборот становится доказуемым: без неё нельзя подтвердить, когда письмо пришло и когда ушло.

Что обязательно по закону, а что организация решает сама

Разделение принципиальное: одни требования установлены федеральными законами и действуют для всех, другие адресованы только государственному сектору, третьи применяются добровольно.

Срок хранения налоговых документов, к слову, вырос: подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ говорил о четырёх годах, а Федеральный закон от 17.02.2021 № 6-ФЗ увеличил его до пяти. Инструкции и памятки с формулировкой «храним четыре года» устарели.

Добровольность ГОСТа — не формальность, а прямая норма: по ч. 1 ст. 26 ФЗ-162 «О стандартизации в Российской Федерации» документы национальной системы стандартизации применяются на добровольной основе. На практике по стандарту оформляют почти все: другого общего ориентира нет, а отступления от него приходится объяснять инспектору, контрагенту или суду. Как только организация сослалась на ГОСТ в своей инструкции по делопроизводству, он становится обязательным уже в силу локального акта.

Три потока документов и маршрут каждого

Весь документооборот раскладывается на три потока: входящие документы (пришли извне), исходящие (уходят наружу) и внутренние (создаются и остаются в организации — приказы, служебные записки, акты, протоколы). У каждого потока свой маршрут и своя точка регистрации.

Входящий документ проходит приём и первичную обработку, регистрацию в день поступления, рассмотрение руководителем с резолюцией, передачу исполнителю, исполнение и списание в дело. Исходящий идёт в обратном порядке: подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, отправка, а копия с отметкой об отправке подшивается в дело. Внутренний документ регистрируется в день подписания, доводится до исполнителей под подпись и тоже уходит в дело по номенклатуре.

Учёт входящих и исходящих ведут в журнале регистрации входящей и исходящей корреспонденции — бумажном или в виде таблицы. Внутренние распорядительные документы регистрируют отдельно, причём разными последовательностями по группам: подробный разбор — в статье о приказах по основной деятельности и по личному составу. Согласование проектов удобно фиксировать листом согласования, а передачу дел между сотрудниками — актом приёма-передачи документов.

Как оформлять документы: ГОСТ Р 7.0.97-2025

С 18 августа 2025 года действует ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (приказ Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст) — взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016. Стандарт распространяется на уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма и справки, причём и на бумажные, и на электронные документы.

Что поменялось по сравнению с редакцией 2016 года:

• Реквизитов стало 31 вместо 30 — добавился «штрих-код (QR-код) документа» для автоматического поиска в информационных системах.
• Конкретные гарнитуры шрифтов стандарт больше не называет: организация выбирает их сама и закрепляет в своей инструкции; рекомендуемые кегли — 12, 13 и 14.
• Заголовок к тексту стал обязательным, прежнее послабление для коротких документов в 4–5 строк отменено.
• Требования к электронной подписи разделены для простой и усиленных, добавлена метка доверенного времени.
• Нумерация пунктов раздела 5 не изменилась, поэтому ссылки вида «п. 5.11 ГОСТа» из старых инструкций переписывать не нужно.

Общие требования к странице сохранились: поля — левое 20 мм, правое 10 мм, верхнее и нижнее по 20 мм, а для документов со сроком хранения свыше 10 лет левое поле не меньше 30 мм (под подшивку). Абзацный отступ — 1,25 см, межстрочный интервал 1–1,5.

Бланк организации — не декорация, а способ один раз зафиксировать постоянные реквизиты: наименование организации как в учредительных документах, справочные данные, место составления. Дальше в каждом документе заполняются только переменные части — вид документа, дата, регистрационный номер, заголовок, текст, подпись.

Номенклатура дел: каркас, на который вешается всё остальное

Номенклатура дел — документ с систематизированным перечнем заголовков дел организации и сроками их хранения (термин 106 ГОСТ Р 7.0.8-2025). Практическая роль у неё двойная: по номенклатуре в течение года формируют дела, а по окончании года — определяют, что уходит в архив, а что можно уничтожить.

Составляют её в IV квартале на следующий календарный год и вводят в действие с 1 января. Обязательна номенклатура для государственных органов, муниципалитетов и организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов; обычная коммерческая компания ведёт её как рабочий инструмент. Готовая форма с разбором всех пяти граф и порядком утверждения — на странице номенклатуры дел организации.

Сколько хранить документы

Сроки задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 — он применяется с 18 февраля 2020 года и распространяется на организации независимо от формы собственности.

Запись «50/75 лет» расшифровывается через ст. 22.1 ФЗ-125: документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранят 75 лет, после этой даты — 50 лет. Отметка «ЭПК» означает, что по истечении срока документы проходят экспертизу ценности и часть из них может уйти на постоянное хранение — календарного уничтожения тут недостаточно.

В таблице только основные строки, и у каждой в Перечне есть примечание. Пятьдесят лет держат не любые приказы по личному составу, а подпункт «а» — о приёме, переводе, увольнении, оплате труда, аттестации, поощрении; приказы об отпусках и командировках хранят 5 лет, о дисциплинарных взысканиях — 3 года. Табели при вредных и опасных условиях труда, наоборот, переходят в разряд 50/75 лет. Общее правило 75/50 лет здесь вообще уступает Перечню: по ч. 4 ст. 22.1 ФЗ-125 оно не применяется к документам, для которых действующий перечень установил свой срок. Пятилетний срок по договорам считают не от даты подписания, а от истечения срока действия или прекращения обязательств, и применяют только к тем договорам, для которых в Перечне нет отдельной статьи.

Отметка «Постоянно» тоже читается по-разному. Организация — источник комплектования государственного или муниципального архива со временем передаёт такие документы в архив на постоянное хранение. Обычная коммерческая компания хранит их у себя до своей ликвидации и в любом случае не меньше десяти лет.

Считать сроки нужно не от даты документа, а от окончания делопроизводственного года. Пример: ООО «Меридиан» (г. Самара) с девятью работниками за 2025 год издало 74 приказа, зарегистрировало 310 входящих и 190 исходящих писем и заключило 46 договоров. Дела 2025 года становятся архивными с 1 января 2026 года — это п. 12 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Значит, журнал корреспонденции и договорные дела попадут в акт о выделении к уничтожению не раньше 2031 года, приказы о приёме и увольнении 2025 года — только в 2076-м, а номенклатура дел и приказы по основной деятельности останутся в организации до её ликвидации. Если организация подшила приказы всех групп в одно дело сплошной нумерацией, всё дело придётся хранить по наибольшему сроку — то есть постоянно вместо пяти лет.

Инструкция по делопроизводству: что в ней написать

Инструкция по делопроизводству — локальный нормативный акт, который описывает, как в конкретной организации создаются, регистрируются, хранятся и уничтожаются документы. Для государственных органов её содержание задают Правила № 71 и Методические рекомендации Росархива (приказ от 24.12.2020 № 199); коммерческая организация берёт эту структуру как ориентир и сокращает под себя. Рабочий состав разделов:

1. Общие положения — на какие документы распространяется инструкция, кто отвечает за делопроизводство, какие нормативные акты и стандарты применяются.
2. Правила оформления документов — бланки, состав реквизитов, шрифты и поля, ссылка на ГОСТ Р 7.0.97-2025 либо собственные правила.
3. Порядок согласования и подписания — кто визирует проекты, в какой срок, кто вправе подписывать какие виды документов.
4. Регистрация — какие журналы ведутся, структура регистрационного номера, буквенные индексы групп, кто регистрирует и в какой срок.
5. Работа с входящими и исходящими — приём, рассмотрение, резолюции, контроль исполнения, отправка.
6. Формирование дел и номенклатура — как документы подшиваются, кто ведёт номенклатуру, когда она утверждается.
7. Хранение, передача в архив и уничтожение — экспертиза ценности, акт о выделении к уничтожению, состав экспертной комиссии.
8. Электронные документы и ЭДО — какие виды подписи применяются, как хранятся электронные оригиналы.

Утверждают инструкцию приказом по основной деятельности и знакомят с ней сотрудников, которые работают с документами. Требований к объёму нет: для компании на десять человек хватает 8–12 страниц, и лучше короткая работающая инструкция, чем скопированный из интернета регламент госоргана на сто листов. Кадровую часть удобно вынести отдельно — например, в правила электронного кадрового документооборота.

Ответственный за делопроизводство: как назначить

В небольшой организации отдельной службы ДОУ не бывает — функцию ведёт секретарь, офис-менеджер, кадровик или бухгалтер. Назначают его приказом по основной деятельности, а обязанности дублируют в должностной инструкции или трудовом договоре: приказ фиксирует момент назначения, должностная инструкция — содержание работы. Если делопроизводство не входит в трудовую функцию работника, поручить его можно только с письменного согласия и с доплатой за совмещение — ст. 60.2 и ст. 151 ТК РФ.

ООО «Меридиан»

ПРИКАЗ

28 июля 2026 г.                                              № 41-од
г. Самара

О назначении ответственного за делопроизводство

В целях организации работы с документами ООО «Меридиан»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить секретаря Панову Елену Викторовну ответственной за ведение
   делопроизводства, регистрацию документов, формирование дел и подготовку
   номенклатуры дел организации с 1 августа 2026 года.
2. Установить Пановой Е. В. доплату за совмещение в размере 8 000 (Восемь
   тысяч) рублей в месяц на основании дополнительного соглашения
   от 28.07.2026 № 3 к трудовому договору.
3. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Директор                                                   И.П. Ковалёв

С приказом ознакомлена                                     Е.В. Панова
28.07.2026

Ответственность за сохранность документов приказ с руководителя не снимает: обязанность обеспечивать сохранность архивных документов ст. 17 ФЗ-125 возлагает на организацию, а по ст. 13.20 КоАП РФ к ответственности привлекают в том числе должностное лицо.

С чего начать делопроизводство с нуля

1. Соберите то, что уже есть. Устав и решения участников, приказы, трудовые договоры и кадровые документы, договоры с контрагентами, первичка и отчётность, переписка. На этом этапе становится видно, какие дела реально существуют.
2. Составьте номенклатуру дел. Заголовок дела, индекс, срок хранения со ссылкой на статью Перечня № 236. Вводить её проще с 1 января ближайшего года.
3. Заведите журналы регистрации. Минимум три: входящая и исходящая корреспонденция, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу. Бумажные журналы прошнуруйте и заверьте надписью «прошито, пронумеровано и скреплено печатью».
4. Утвердите бланк организации и определитесь, применяете ли вы ГОСТ Р 7.0.97-2025 целиком или в части.
5. Напишите инструкцию по делопроизводству и утвердите её приказом по основной деятельности.
6. Назначьте ответственного приказом и внесите обязанности в должностную инструкцию.
7. Создайте экспертную комиссию. Без неё нельзя провести экспертизу ценности и оформить акт о выделении дел к уничтожению, а значит, документы будут накапливаться бесконечно.