Инструкция по делопроизводству: образец и структура

Когда нужна инструкция по делопроизводству

Инструкцию пишут не «для порядка», а когда неопределённость начинает стоить денег и времени.

• В компании больше одного человека работает с документами, и каждый нумерует приказы по-своему.
• Меняется секретарь или кадровик: без инструкции преемник не знает, какие журналы велись и по какому принципу.
• Идёт переход на электронный документооборот, и нужно закрепить, какие документы подписываются какой электронной подписью.
• Появились филиалы или обособленные подразделения, а нумерация и бланки должны быть едиными.
• Готовитесь к передаче дел в архив или к проверке: инструкция объясняет, почему документ оформлен и уничтожен именно так.

Из каких разделов состоит инструкция

Примерная инструкция Росархива разбита на десять разделов — от общих положений до порядка хранения печатей и бланков. Для компании без службы делопроизводства этот состав избыточен: часть разделов сворачивается в один. В образце оставлено девять разделов, и этого хватает, чтобы закрыть весь путь документа.

Первый раздел задаёт всю рамку: именно в нём организация решает, применяет ли она национальные стандарты. Оба профильных стандарта обновились: ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» действует с 1 марта 2025 года (приказ Росстандарта от 28.01.2025 № 30-ст), ГОСТ Р 7.0.97-2025 — с 18 августа 2025 года (приказ Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст). Ссылки на редакции 2013 и 2016 годов в инструкции переписывают.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок создания, оформления,
согласования, подписания, регистрации, исполнения, хранения и уничтожения
документов в Обществе с ограниченной ответственностью «Меридиан»
(далее — Общество).
1.3. Инструкция разработана с учётом Примерной инструкции по делопроизводству
в государственных организациях (приказ Росархива от 11.04.2018 № 44),
ГОСТ Р 7.0.97-2025 и ГОСТ Р 7.0.8-2025.
1.4. Ведение делопроизводства, регистрацию документов, формирование дел
и подготовку номенклатуры дел обеспечивает секретарь Панова Елена Викторовна.

Применение стандартов добровольно в силу ч. 1 ст. 26 ФЗ-162 «О стандартизации в Российской Федерации». Но как только организация сослалась на ГОСТ в своей инструкции, он становится обязательным для её работников — уже в силу локального акта. Второй раздел решает смежный вопрос, который часто путают: приказ издаётся по основным вопросам деятельности и по личному составу и действует длительно, а распоряжение — по оперативным вопросам и утрачивает силу с исполнением поручений. Оформляются оба одинаково, а вот регистрируются и подшиваются раздельно — почему именно так, разобрано в статье Приказы по основной деятельности и по личному составу.

Бланки и оформление документов по ГОСТ Р 7.0.97-2025

Третий раздел — тот, ради которого инструкцию чаще всего и открывают. Здесь фиксируются виды бланков (общий, бланк письма, бланк конкретного вида документа), состав реквизитов и параметры страницы. В ГОСТ Р 7.0.97-2025 реквизитов стало 31 вместо 30: добавился штрих-код (QR-код) документа для поиска в информационных системах. Конкретные гарнитуры стандарт больше не называет — организация выбирает шрифт сама и записывает выбор в инструкцию; рекомендуемые кегли — 12, 13 и 14.

3.2. Состав и правила оформления реквизитов документов применяются
по ГОСТ Р 7.0.97-2025. Заголовок к тексту составляется для всех документов
независимо от объёма текста.
3.3. Гарнитура и размер шрифта: Times New Roman, кегль 12–14 (в таблицах
допускается кегль 10–11). Абзацный отступ — 1,25 см, межстрочный интервал —
от 1 до 1,5.
3.4. Поля документа: левое — 20 мм, правое — 10 мм, верхнее и нижнее —
по 20 мм. Для документов со сроком хранения свыше 10 лет левое поле
составляет не менее 30 мм.

Заголовок к тексту в новой редакции стал обязательным: прежнее послабление для документов в четыре-пять строк из стандарта изъяли. Нумерация пунктов раздела 5 при этом не поменялась, поэтому ссылки вида «п. 5.11 ГОСТа» из старой инструкции переписывать не нужно — достаточно заменить год в названии стандарта. В апреле 2026 года ВНИИДАД опубликовал Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2025 со сравнительной таблицей изменений и разбором спорных реквизитов — их удобно держать рядом при правке своего раздела о бланках.

Регистрация документов и нумерация журналов

Пятый раздел отвечает на вопрос, который в реальности порождает больше всего споров: какой номер у документа и где он записан. Примерная инструкция даёт три опорных правила. Входящий документ регистрируется один раз независимо от способа доставки (п. 5.18); регистрируют его в день поступления или на следующий рабочий день, если письмо пришло в конце дня или в нерабочее время (п. 5.19); регистрационный номер входящего состоит из порядкового номера в пределах календарного года и может дополняться цифровыми или буквенно-цифровыми индексами (п. 5.20). Определение самого номера дано в п. 2.36: это идентификатор из порядкового номера, который организация вправе дополнить кодами по своим классификаторам.

Отсюда и практическое правило нумерации журналов: нумерация каждой группы документов сквозная в пределах календарного года и с 1 января начинается заново с единицы. Буквенный индекс отделяет группы друг от друга — «12-од» для приказа по основной деятельности, «12-лс» для приказа по личному составу.

5.3. Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа
в пределах календарного года и может дополняться индексом дела
по номенклатуре дел и буквенным индексом группы документов.
С 1 января нумерация каждой группы начинается заново с номера 1.
5.6. Листы журнала нумеруются, журнал прошнуровывается, скрепляется
заверительной надписью с указанием количества листов, подписью
ответственного за делопроизводство и печатью (при её использовании).

Минимальный набор журналов — входящая и исходящая корреспонденция, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, договоры и доверенности. Готовый бланк первого из них — журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции; он же по ст. 182г Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, хранится 5 лет. Бумажный журнал заверяют надписью «прошито, пронумеровано и скреплено печатью» — иначе доказать, что лист не подменили, невозможно.

Номенклатура дел, хранение и уничтожение

Седьмой и восьмой разделы связывают инструкцию с архивом. Номенклатуру дел составляют в IV квартале на следующий календарный год и вводят в действие с 1 января, а сроки хранения берут не из головы, а из Перечня типовых управленческих архивных документов со ссылкой на конкретную статью: приказы по основной деятельности — постоянно (ст. 19а), приказы по личному составу о приёме, переводе и увольнении — 50/75 лет ЭПК (ст. 434а). Готовая форма с разбором всех пяти граф — на странице номенклатуры дел организации.

Расшифровка «50/75» идёт из ст. 22.1 ФЗ-125 «Об архивном деле в Российской Федерации»: документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранят 75 лет, более поздние — 50 лет. Обязанность обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков возложена на организацию ст. 17 того же закона — и именно она делает раздел о хранении единственной по-настоящему обязательной частью инструкции. Уничтожать документы раньше срока нельзя; решение об уничтожении принимает экспертная комиссия и оформляет актом о выделении к уничтожению.

Приказ об утверждении и ответственный за делопроизводство

Инструкция вступает в силу не сама по себе, а приказом по основной деятельности. Одним документом удобно решить сразу две задачи — утвердить инструкцию и назначить ответственного за делопроизводство. Если делопроизводство не входит в трудовую функцию работника, поручить его можно только с письменного согласия и с доплатой за совмещение по ст. 60.2 и ст. 151 ТК РФ.

ООО «Меридиан»

ПРИКАЗ

15 декабря 2025 г.                                              № 76-од
г. Самара

Об утверждении Инструкции по делопроизводству и назначении ответственного

В целях упорядочения работы с документами ООО «Меридиан»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству ООО «Меридиан» (приложение
   к настоящему приказу) и ввести её в действие с 1 января 2026 г.
2. Назначить секретаря Панову Елену Викторовну ответственным за ведение
   делопроизводства, регистрацию документов, формирование дел и подготовку
   номенклатуры дел.
3. Ответственному за делопроизводство ознакомить с Инструкцией под подпись
   работников, создающих документы и работающих с ними, в срок
   до 29.12.2025.
4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Директор                                                   И.П. Ковалёв

С приказом ознакомлена                                     Е.В. Панова
15.12.2025

Приказ регистрируется в журнале приказов по основной деятельности и хранится постоянно (ст. 19а Перечня). Сама инструкция подшивается в дело вместе с приказом, а работники знакомятся с ней под подпись — в листе ознакомления или в самом приказе.

Частые ошибки

• Скачали регламент госоргана на сто листов. Компания на десять человек не сможет исполнять инструкцию с описанием службы ДОУ, отделов и подсистем СЭД. Работающие 8–12 страниц лучше неисполнимых ста.
• Ссылки на старые стандарты. ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ГОСТ Р 7.0.8-2013 заменены редакциями 2025 года. Инструкция с прежними реквизитами стандартов устарела в тот же день, когда её утвердили.
• Инструкция есть, а приказа нет. Документ без грифа утверждения и приказа о введении в действие не является локальным актом и никого ни к чему не обязывает.
• Сроки хранения переписаны из интернета. Срок без ссылки на статью Перечня № 236 нельзя проверить, а при уничтожении дела он ничего не подтверждает.
• Нумерация «продолжается» из года в год. Приказ № 214 в мае означает, что нумерацию не обнулили 1 января; найти документ по номеру и году после этого невозможно.

Похожие документы

• Номенклатура дел организации — форма и порядок утверждения перечня дел, на который опирается раздел инструкции о хранении.
• Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции — бланк основного журнала, который вводится инструкцией.
• Прошито, пронумеровано и скреплено печатью — заверительная надпись для бумажных журналов и дел перед сдачей в архив.
• Делопроизводство и документооборот в организации — что обязательно по закону, три потока документов и сроки хранения по группам.
• фирменный бланк организации — макет бланка, который инструкция утверждает приложением — состав реквизитов трёх видов бланка по ГОСТ Р 7.0.97-2025.