Прошито, пронумеровано и скреплено печатью: образец надписи

Когда нужна надпись «прошито и пронумеровано»

Прошивают не всё подряд. Сшив с заверительной надписью нужен там, где норма требует обеспечить целостность многостраничного документа:

• копии, которые организация подаёт в инспекцию по требованию о представлении документов — ст. 93 НК РФ и приложение № 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@;
• дела, которые сдают на архивное хранение, — пп. 50–53 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77;
• нотариально оформляемые документы на нескольких листах: их прошивает, нумерует и скрепляет своей печатью нотариус (ст. 45.1 Основ законодательства о нотариате);
• кадровые журналы, книги учёта и журналы инструктажей, если такой порядок закреплён локальным актом работодателя;
• пакеты документов на закупку, в банк или в суд, когда прошивку требует регламент площадки либо заказчика.

Обратная ситуация встречается не реже. При регистрации ООО и ИП заявления и приложения прошивать не нужно: ФНС подтвердила это письмом от 25.09.2013 № СА-3-14/3512@, а действующие Требования к оформлению (приложение № 13 к приказу ФНС от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@) прошивку не предусматривают. Сшивать устав скорее вредно: листы в инспекции сканируют поштучно, и подшивку всё равно придётся расшивать.

Что написать на наклейке: разбор образца

Единой утверждённой формы заверительной надписи нет. Приложение № 18 к приказу ФНС перечисляет только обязательные реквизиты: должность заверившего, его личную подпись, фамилию с инициалами, количество листов и дату. Практика делопроизводства добавляет к ним саму формулировку и число прописью. Универсальный вариант из образца — ООО «Каскад», генеральный директор Ковалёва Инна Петровна, 25 листов:

Прошито, пронумеровано и скреплено печатью
25 (Двадцать пять) листов
Генеральный директор ООО «Каскад»
______________ / Ковалёва И. П. /
М.П.        «18» июля 2026 г.

• Формулировка. «Прошито», «прошнуровано» и «сшито» равнозначны, разночтение ни на что не влияет. Для копий в инспекцию обычно берут развёрнутый вариант «Всего пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью» — он закрывает все реквизиты, которых требует приложение № 18.
• Количество. Пишут цифрой и следом прописью в скобках с заглавной буквы. Прописью нужна, чтобы цифру нельзя было исправить; на сшивах для инспекции этого прямо требует письмо Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336.
• Должность и подпись. Заверяет руководитель либо иное лицо, уполномоченное доверенностью или приказом. Подпись ставят так, чтобы часть её выходила за край наклейки на лист документа.
• Дата. Совпадает с датой сдачи подшивки, а не с датой самих документов внутри неё.

Что делать, если печати нет

С 7 апреля 2015 года печать — право, а не обязанность хозяйственного общества: п. 5 ст. 2 закона об ООО в редакции Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ оставляет её на усмотрение компании, сведения о наличии печати вносят в устав. Индивидуальный предприниматель печать не обязан иметь изначально.

Если печати нет, надпись сокращают до «Прошито и пронумеровано ___ листов» и заверяют подписью руководителя или ИП. Отказать в приёме документов из-за отсутствия оттиска инспекция не вправе — проверять наличие печати она может только по уставу. Для страховки приложите к подшивке письмо о том, что общество работает без печати.

Листов или страниц — что указывать

Считают листы. Лист, заполненный с двух сторон, остаётся одним листом, хотя страниц на нём две. Именно листами оперируют и требования ФНС к тому подшивки, и п. 52 Правил Росархива № 77 о нумерации дела.

Формулировка «прошито и пронумеровано ___ страниц» встречается в типографских журналах и старых бланках. Сама по себе ошибкой она не является, если число в надписи совпадает с фактической нумерацией внутри документа. Расхождение между надписью и нумерацией — уже дефект: подшивку вернут на переоформление. Для кадрового журнала формулировку разворачивают:

В настоящем журнале прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью
48 (Сорок восемь) листов
Генеральный директор ООО «Каскад»
______________ / Ковалёва И. П. /
М.П.        «18» июля 2026 г.

Как прошить документы и приклеить надпись

1. Сложите листы по порядку и пронумеруйте. Для копий в инспекцию — сплошная нумерация арабскими цифрами начиная с единицы, объём одного тома до 150 листов; ограничение не действует на один многостраничный документ, который больше этого объёма. Для архивного дела — до 250 листов при толщине корешка не более 4 см, номера ставят простым графитным карандашом в правом верхнем углу листа (пп. 51–52 Правил Росархива № 77).
2. Проколите стопку шилом или дыроколом в 2–4 прокола по левому полю, отступив 1,5–2 см от края, чтобы текст остался читаемым. Число проколов для сшивов в инспекцию задаёт письмо Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336, в приложении № 18 его нет.
3. Протяните через проколы прочную нить или банковский шпагат, выведите концы на оборотную сторону последнего листа и свяжите узлом. За края наклейки концы нити должны выходить не более чем на 2–2,5 см.
4. Наклейте на узел бумажную наклейку. То же письмо Минфина описывает прямоугольник примерно 40–60 на 40–50 мм; для архивных дел обычно берут 5 × 6 см. Наклейка должна полностью закрывать узел, а концы нити — торчать из-под неё.
5. Заполните надпись, распишитесь и поставьте оттиск печати так, чтобы подпись и оттиск частично заходили на лист документа за пределы наклейки.

Копии для инспекции дополнительно заверяют отметкой по п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025. Сам стандарт называет слово «Верно», привычное «Копия верна» — вариант практики, инспекции принимают оба:

Всего пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью
12 (Двенадцать) листов
Копия верна
Генеральный директор ООО «Каскад»
______________ / Ковалёва И. П. /
М.П.        «18» июля 2026 г.

Если копия уходит во внешнюю организацию, по ГОСТ отметку дополняют записью о месте хранения подлинника — например: «Подлинник документа находится в ООО „Каскад“ в деле № 03-14 за 2026 год».

Частые ошибки

• Наклейка не закрывает узел. Бирку клеят рядом с нитью или поверх ровного места. Смысл заверения теряется: листы можно вынуть, не повредив надпись.
• Цифра расходится с прописью. Классика при допечатке одного листа в готовую подшивку. Такую надпись переделывают целиком, зачёркивания и исправления в ней не допускаются.
• Подпись целиком на наклейке. Наклейку можно аккуратно отделить и перенести на другой сшив. Подпись и печать всегда выводят за её край.
• Том больше 150 листов. Приложение № 18 такой сшив не допускает: инспекция возвращает его на переоформление, а если срок представления документов к этому моменту истёк, спор о непредставлении и штрафе по ст. 126 НК РФ придётся решать в суде.

Похожие документы

• Акт приёма-передачи документов — фиксирует, какие бумаги и в скольких листах переданы.
• Инвентаризационная опись (форма ИНВ-3) — многостраничная форма, которую подшивают вместе с приказом ИНВ-22.
• Протокол общего собрания участников ООО — частый кандидат на прошивку при подаче в банк или инспекцию.
• Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции — бумажный журнал прошивают и заверяют этой надписью.
• Книга отзывов и предложений — в общепите её прошивают, нумеруют и скрепляют такой же надписью.
• Номенклатура дел организации — по ней формируют дела, а дела длительного хранения прошивают перед сдачей в архив.
• Все документы для бизнеса