Правила электронного кадрового документооборота

Электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — установленный работодателем порядок создания, подписания, использования и хранения документов, связанных с трудовыми отношениями, без дублирования на бумаге. Правовая основа — ст. 22.1-22.3 ТК РФ, введённые Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ и действующие на постоянной основе с 22 ноября 2021 года.

Переход на ЭКДО — право работодателя, а не обязанность. Решение оформляют локальным нормативным актом — положением или правилами ЭКДО, которое согласуют с профсоюзом (при наличии) и доводят до работников под подпись либо в электронной форме за 30 календарных дней до начала применения. Работник вправе согласиться или отказаться, и отказ не может быть основанием для увольнения, лишения премии или иной дискриминации.

На какие документы распространяется ЭКДО

ТК РФ закрепляет максимально широкий перечень кадровых документов, которые можно создавать и подписывать в электронной форме: трудовой договор и допсоглашения, приказы по личному составу, должностные инструкции, положения об оплате труда и премировании, графики отпусков и сменности, ознакомление с локальными актами, заявления работников.

Из ЭКДО исключены четыре группы документов (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ), которые в любом случае оформляют на бумаге:

• трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности (СТД-Р, СТД-СФР) — ведутся в порядке ст. 66 и 66.1 ТК РФ;
• акт о несчастном случае на производстве по форме Н-1;
• приказ (распоряжение) об увольнении работника;
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда (журналы, личные карточки выдачи СИЗ — за исключением документов, в отношении которых установлена возможность оформления в электронной форме отдельными актами Минтруда).

С 1 сентября 2022 года Минтруд расширил перечень документов по охране труда, допускающих электронную форму (Приказ от 29.10.2021 № 776н). Журналы инструктажей разрешено вести в электронном виде при условии применения УКЭП ответственного лица. Приказ об увольнении остаётся бумажным — при необходимости работнику выдают копию, заверенную собственноручной подписью уполномоченного работодателя.

Системы ЭКДО: «Работа в России» и собственные

Работодатель выбирает одну из двух платформ.

Цифровая платформа «Работа в России» (trudvsem.ru). Государственная информационная система, оператором которой выступает Минтруд. Использование бесплатное. Платформа интегрирована с Госуслугами, что упрощает идентификацию работников и работу с УНЭП Госуслуг. Документы хранятся на стороне государства, в случае ликвидации работодателя они остаются доступными работнику. Минус — ограниченная гибкость по типам документов и шаблонам.

Собственная информационная система работодателя. Это может быть продукт стороннего вендора (1С:КДП, СБИС, Контур.Кадры, HRlink, EnDocs и другие) или собственная разработка. Работодатель полностью контролирует функциональность, шаблоны и интеграции, но несёт расходы на лицензии, поддержку и обеспечение информационной безопасности. Обмен с работником может идти через личный кабинет, мобильное приложение, корпоративную почту.

В обоих сценариях работодатель в правилах ЭКДО фиксирует: наименование системы, порядок доступа работников, перечень документов, типы применяемых электронных подписей, сроки подписания, порядок направления работнику уведомлений о новых документах, способ ознакомления с локальными актами, порядок хранения, порядок переноса данных при смене системы.

Документ в ЭКДО считается подписанным работником, если он действительно подписал его электронной подписью в системе. Простой клик «ознакомлен» без ЭП не равнозначен подписанию — это лишь факт открытия.

Электронные подписи работодателя и работника

Работодатель — юридическое лицо или ИП — подписывает кадровые документы только усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). С 01.01.2023 УКЭП для организаций выдают исключительно удостоверяющие центры ФНС либо доверенные лица УЦ ФНС, для ИП — там же. Подпись выдаётся на руководителя или иного уполномоченного лица по машиночитаемой доверенности (МЧД).

Работник вправе использовать одну из трёх электронных подписей в зависимости от типа документа.

• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Подходит для любого документа в ЭКДО. Выдаётся аккредитованным УЦ за плату (1 500-3 000 ₽ в год). Работник получает подпись самостоятельно, работодатель оплачивает расходы только по соглашению.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись Госуслуг (УНЭП Госуслуг). Бесплатная подпись, привязанная к подтверждённой учётной записи Госуслуг. Доступна с 2022 года, подходит для большинства кадровых документов, кроме трудового договора, допсоглашения к нему, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования и приказа о применении дисциплинарного взыскания. Эти документы при подписании работником требуют УКЭП.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись работодателя (УНЭП работодателя). Выпускается в собственной системе ЭКДО работодателя на основе соглашения с работником о признании равнозначности с собственноручной подписью. Применяется только в этой системе и только к документам, для которых ТК РФ допускает УНЭП.

Простая электронная подпись (логин-пароль, СМС-код) в ЭКДО не применяется — её достаточно только для ознакомления с локальными нормативными актами при условии письменной фиксации этого порядка в правилах ЭКДО.

Сроки, хранение и переход на ЭКДО

Сроки подписания документов в ЭКДО устанавливают правилами с учётом трудовых норм. Работодатель направляет работнику документ через систему, работник имеет разумный срок на ознакомление и подписание. Если работник не подписывает документ по уважительной причине (отпуск, болезнь, отсутствие доступа к интернету), это не считается отказом — срок продлевают.

Сроки хранения электронных документов идентичны срокам бумажных, установленным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: трудовой договор и приказы по личному составу — 50 лет (для документов после 2003 года), расчётные ведомости — 5 или 50 лет в зависимости от наличия лицевых счетов, акты по охране труда — 45 лет. Электронные документы хранят в формате, обеспечивающем читаемость и проверяемость подписей весь период хранения. Простое сохранение PDF без контейнера ЭП не равно «электронному документу» — это копия, не имеющая юридической силы оригинала.

Алгоритм перехода на ЭКДО для работодателя:

1. Принять решение приказом руководителя, определить перечень документов, систему, сроки внедрения.
2. Разработать и утвердить правила (положение) о ЭКДО, согласовать с профсоюзом, ознакомить работников за 30 дней до начала применения.
3. Получить согласие работников. Работникам со стажем менее установленного — направить уведомление.
4. Обеспечить работников электронными подписями (УНЭП Госуслуг — самостоятельно через Госуслуги, УНЭП работодателя — централизованно в системе).
5. Запустить систему в опытную эксплуатацию, обучить кадровиков.
6. Поддерживать параллельный бумажный документооборот для несогласившихся работников.

Связь ЭКДО с приёмом на работу — на странице Приказ о приёме на работу, образец трудового договора для подписания в электронной форме — в материале Трудовой договор: образец 2026. Защита персональных данных в системе ЭКДО — в Положении о персональных данных работников.