Личный листок по учёту кадров: бланк и образец

Есть ли обязательная форма

Единой обязательной формы личного листка по учёту кадров сейчас нет. Тот бланк, который многие помнят по советским отделам кадров, утверждался нормативами Госкомтруда СССР и давно утратил силу как обязательный. После 1 января 2013 года унифицированные формы первичной кадровой документации перестали быть обязательными для коммерческих организаций: работодатель вправе применять собственные бланки, утвердив их локальным актом (ч. 4 ст. 9 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Поэтому личный листок — это фактически шаблон, который организация оформляет по своему усмотрению. Наш бланк собран из типового набора граф; убирайте лишние строки и добавляйте свои, если это удобнее для учёта.

Исключение — государственная и муниципальная служба. Там при поступлении заполняют не «личный листок», а анкету строго установленной формы. С 10 октября 2024 года действует форма анкеты, утверждённая Указом Президента РФ от 10.10.2024 № 870 (пришла на смену прежней форме из распоряжения Правительства). Для обычного работодателя эта анкета необязательна, но её структуру удобно взять за ориентир при разработке своего листка.

Кто и когда заполняет листок

Листок заполняет сам работник собственноручно при трудоустройстве, на основании личных документов: паспорта, диплома, документов воинского учёта, свидетельств о браке и рождении детей. Кадровик проверяет заполненное на соответствие подлинникам и следит, чтобы не осталось пустых обязательных граф.

Заполняют разборчиво, без сокращений и исправлений. Сведения, которые со временем меняются (адрес, фамилия, состав семьи), не переписывают заново — для них служит отдельный раздел «Дополнение к личному листку», куда вносят изменения с датой и основанием.

Какие сведения включают

Состав граф работодатель определяет сам, но на практике сложился устойчивый набор. В образце заполнения использованы данные менеджера по продажам Соловьёвой Анны Викторовны, принятой в ООО «Меридиан» (г. Нижний Новгород).

Персональные данные

Первый блок — идентификация работника: фамилия, имя, отчество, пол, дата и место рождения, гражданство. В образце:

1. Фамилия Соловьёва. Имя Анна. Отчество Викторовна.
2. Пол женский.
3. Год, число и месяц рождения — 8 июня 1992 г. Место рождения — г. Нижний Новгород.
4. Гражданство — Российская Федерация.

Образование и квалификация

Указывают уровень образования, учебное заведение, год окончания, специальность и квалификацию по диплому, реквизиты диплома. Отдельными графами идут владение иностранными языками и учёная степень или звание, если они есть:

5. Образование высшее: в 2014 году окончила Нижегородский государственный университет им. Н. И. Лобачевского по специальности «Менеджмент», квалификация — менеджер, диплом 105218 № 0044512.

Трудовая деятельность

Ключевой раздел — таблица с местами работы с начала трудовой деятельности: месяц и год поступления и ухода, должность с наименованием организации, местонахождение. Заполняется по трудовой книжке или по сведениям о трудовой деятельности (форма СТД-Р). В образце последняя строка — приём в текущую организацию:

09.2014 – 03.2018 — менеджер, ООО «Ритейл-НН», г. Нижний Новгород; 04.2018 – 07.2026 — старший менеджер по продажам, ООО «Партнёр-Волга», г. Нижний Новгород; с 07.2026 — менеджер по продажам, ООО «Меридиан», г. Нижний Новгород.

Семья и воинский учёт

Семейное положение и состав семьи (степень родства, ФИО и год рождения) плюс отношение к воинской обязанности. Для военнообязанных дублируют данные из документов воинского учёта; для остальных пишут «невоеннообязанный(-ая)»:

9. Семейное положение — замужем. Состав семьи: муж — Соловьёв Игорь Петрович, 1990 г. р.; дочь — Соловьёва Мария Игоревна, 2018 г. р.
10. Отношение к воинской обязанности — невоеннообязанная.

Адрес, паспорт, подпись

Завершают листок домашний адрес с телефоном, паспортные данные и подпись работника с датой заполнения. Подпись подтверждает, что сведения внесены им лично и достоверны:

20 июля 2026 г. Личная подпись — А. В. Соловьёва.

Личный листок и личное дело

Личное дело — это папка со всеми документами по конкретному работнику, и личный листок открывает её. Важно не путать обязательность самого дела с обязательностью листка.

Вести личные дела обязаны государственные органы: для гражданских служащих это прямо предписано ст. 42 ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ, а порядок ведения установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609. Для коммерческих организаций ведение личных дел законом не предусмотрено — они делают это добровольно, для удобства кадрового учёта. Соответственно и личный листок обязательным документом не является: организация решает сама, включать его в комплект или ограничиться приказом и трудовым договором.

Типовой состав личного дела в коммерческой компании: личный листок, копии документов об образовании, приказ о приёме на работу, экземпляр трудового договора, согласие на обработку персональных данных. По мере работы туда добавляют приказы о переводах, отпусках, поощрениях.

Персональные данные в листке

Личный листок содержит большой объём персональных данных, поэтому его обработка подчиняется ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и главе 14 Трудового кодекса. Работодатель вправе получать только те сведения, которые нужны для трудовых отношений, и не вправе получать и обрабатывать данные, относящиеся к специальным категориям персональных данных, — кроме случаев, прямо предусмотренных Кодексом и федеральными законами (п. 4 ч. 1 ст. 86 ТК РФ). Прежняя редакция перечисляла запретное открытым текстом — «политические, религиозные и иные убеждения, частная жизнь»; действующая отсылает к специальным категориям персональных данных по ФЗ-152, а состав сведений остался по существу тем же. Передача данных третьим лицам без письменного согласия работника запрещена, кроме случаев, прямо предусмотренных законом (ст. 88 ТК РФ).

Часть граф листка (состав семьи, сведения о родственниках) выходит за пределы минимально необходимого для исполнения трудового договора. Такие сведения безопаснее собирать с отдельного письменного согласия работника, а сам режим обработки закрепить в положении о персональных данных. Хранить листки и личные дела нужно в запирающихся шкафах или, в электронном виде, с разграничением доступа.

Частые ошибки

• Заполнение листка кадровиком вместо работника. Смысл собственноручного заполнения — фиксация достоверности сведений самим работником; подпись под чужим текстом ослабляет этот эффект.
• Выдача советского бланка за обязательную форму. Обязательной унифицированной формы нет; ссылаться на «утверждённую» форму для коммерческой организации некорректно.
• Переписывание листка при смене фамилии или адреса. Для изменений предназначено «Дополнение к личному листку»; повторное заполнение рвёт хронологию.
• Сбор избыточных данных без согласия. Графы о родственниках и семье требуют письменного согласия работника — иначе возникает риск ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ.
• Хранение листков вместе с общедоступными документами. Личное дело содержит персональные данные и требует ограниченного доступа.

Похожие документы

• Личная карточка работника (форма Т-2) — сводный кадровый документ, который кадровик ведёт весь период работы.
• Приказ о приёме на работу — оформляет трудоустройство, подшивается в личное дело.
• Характеристика с места работы — отзыв о деловых качествах работника по месту требования.
• Положение о персональных данных работников — режим обработки и защиты данных, собранных в листке.
• справка-объективка на военнослужащего — выжимка из личного дела, которую составляет кадровое подразделение, а не сам работник — состав граф по приложению № 9 к приказу МВД России № 800.