Внутренняя опись документов личного дела: бланк

Когда нужна внутренняя опись личного дела

Опись — часть полного оформления дела. По п. 50 Правил № 77 полное оформление означает: вынуть скрепки, файлы и стикеры, пронумеровать листы, составить лист-заверитель (приложение № 4), оформить обложку (приложение № 6), подшить или переплести документы — и на отдельные категории дел составить внутреннюю опись.

• Личные дела — названы в п. 54 Правил первыми, наравне с судебными делами, материалами уголовных дел, делами о присуждении учёных степеней и присвоении учёных званий и делами о выдаче авторских свидетельств и патентов на изобретения.
• Любая другая категория дел, если так решила сама организация: п. 54 разрешает расширять список локальным нормативным актом — например, распространить опись на договорные дела или дела по проверкам.
• Закрытие дела уволенного работника. Личное дело хранится 50/75 лет (ст. 445 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236), то есть попадает в архив с полным оформлением.
• Личное дело гражданского служащего — здесь опись нужна всегда: п. 18 Положения, утверждённого Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, требует документы брошюровать, страницы нумеровать, а к делу прилагать опись. Такое дело хранится в кадровой службе 10 лет со дня увольнения и только потом уходит в архив (п. 23 того же Положения, п. 47 Правил № 77).

Коммерческую организацию закон вообще не обязывает заводить личные дела: в Трудовом кодексе такой обязанности нет, а состав дела для «иных работников» определяют локальные акты — это прямо сказано в примечании к ст. 445 Перечня № 236. Но обеспечивать сохранность документов в течение сроков хранения обязаны все (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»), и если личные дела заведены, при закрытии они оформляются по общим правилам.

Шапка описи: номер дела и что к нему добавить

В рекомендуемом образце над таблицей стоит ровно одна строка — номер дела. Ни наименования организации, ни заголовка дела, ни фамилии работника форма не предусматривает, поэтому кадровики добавляют вторую строку сами: по номеру 05-14 через тридцать лет никто не поймёт, чьё это дело.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА № 05-14

Литвинова Мария Сергеевна, специалист по закупкам отдела снабжения

Номер дела — это его индекс по номенклатуре дел организации: первая часть означает раздел (отдел кадров), вторая — порядковый номер заголовка внутри раздела. Заводить опись «на всякий случай» без номенклатуры бессмысленно: индекса просто неоткуда взять.

Шесть граф описи и что в них писать

Граф в форме шесть, и ни одна из них не лишняя: сокращать набор не стоит, даже если часть колонок в конкретном деле останется пустой.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке по мере поступления — подп. «ж» п. 49 Правил № 77. Опись просто повторяет этот порядок, поэтому пересортировывать записи по видам документов не нужно.

1	2	3	4	5	6
1	—	10.03.2020	Заявление о приёме на работу	1
2	—	10.03.2020	Личный листок по учёту кадров	2–3
3	—	10.03.2020	Автобиография	4
4	—	10.03.2020	Диплом о высшем образовании	5	Заверенная копия
5	18-тд	13.03.2020	Трудовой договор	6–9
6	24-к	13.03.2020	Приказ о приёме на работу (копия)	10
7	—	13.03.2020	Лист ознакомления с должностной инструкцией	11
8	1	01.02.2022	Дополнительное соглашение к трудовому договору № 18-тд	12–13
9	9-к	01.02.2022	Приказ о переводе на другую работу (копия)	14
10	—	14.08.2026	Заявление об увольнении по собственному желанию	15
11	71-к	28.08.2026	Приказ о прекращении трудового договора (копия)	16

Крайние даты такого дела — 13.03.2020 и 28.08.2026: датами личного дела п. 58 Правил называет даты подписания приказов о приёме и об увольнении, а не первую и последнюю бумагу в нём.

Итоговая запись и подпись

Под таблицей идут две итоговые строки и подпись. Обе цифры пишутся и цифрами, и прописью — ровно так, как в рекомендуемом образце.

Итого 11 (одиннадцать) документов.

Количество листов внутренней описи 1 (один) лл.

Специалист по кадрам (подпись) О. В. Гусева

07.09.2026

Подписывает опись то лицо, которое её составило, — так и сформулировано в приложении № 5: «наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела». На практике это кадровик, делопроизводитель или ответственный за архив. Подписи работника, руководителя организации или членов какой-либо комиссии форма не требует, и добавлять их не нужно: опись удостоверяет не согласие сторон, а факт, что дело собрано именно в таком составе.

Нумерация листов: у дела валовая, у описи — своя

Это то место, где ошибаются чаще всего. Нумерация листов дела и нумерация листов самой описи живут независимо друг от друга.

• Чем нумеровать. Арабскими цифрами простым графитным карандашом или нумератором с водостойкой штемпельной краской, номер — в правом верхнем углу листа (подп. «а» и «б» п. 52 Правил № 77). Ручкой листы не нумеруют, а на обороте номер ставят только у фотографий, чертежей и других иллюстративных листов — в левом верхнем углу (подп. «в» того же пункта).
• Что попадает в валовую нумерацию. Все листы дела, кроме листа-заверителя и самой внутренней описи, — подп. «к» п. 52. Листы описи нумеруются отдельной последовательностью, а их количество указывается и в самой описи, и в листе-заверителе (п. 54).
• Сколько листов в деле. Не больше 250 при толщине корешка до 4 см (п. 51). Толстое дело делят на тома, и внутренняя опись составляется на каждый том отдельно — у каждого тома своя нумерация листов.
• Как подшивать. На четыре прокола в твёрдую обложку, для малоформатных дел — на три; перед подшивкой из дела вынимают скрепки, файлы и стикеры (п. 50 и 51).

Где именно лежит опись, действующие Правила не говорят. Привычное «подшивается в начале дела» пришло из п. 3.6.7 Основных Правил работы архивов организаций 2002 года, которые не применяются; требованием это считать нельзя, но практика разумная — с описи дело открывается, и искать документ по ней быстрее.

Внутренняя опись и опись дел — разные документы

Слово «опись» стоит в названии семи бланков Правил № 77 — от внутренней описи дела до описи электронных документов. К личным делам относятся три из них, и рядом с ними обычно путается ещё акт.

Отсюда ответ на частый запрос про «опись на уничтожение документов с истекшим сроком хранения»: такого документа не существует. Дела, у которых срок вышел, включают в акт о выделении к уничтожению, руководитель его утверждает — и только после этого бумагу можно везти на переработку. Документы с персональными данными по п. 31 Правил уничтожаются внутри организации шредированием или иным способом, исключающим восстановление текста, а подтверждение утилизации прикладывается к акту. Личное дело с его 50/75 годами в такой акт не попадёт ещё очень долго.

Не путается с внутренней описью и опись вложения формы 107: та относится к почтовому отправлению и доказывает, что именно ушло в конверте, а не что лежит в архивном деле.

Частые ошибки

Графа 5 заполнена заранее. Номера листов появляются только при полном оформлении дела, когда состав окончательно закрыт. Если вести опись «по ходу» и сразу проставлять листы, после каждого нового документа нумерацию приходится переделывать целиком.

Листы описи включены в общую нумерацию. Опись получает номера 1, 2, 3 в общем ряду с документами — и лист-заверитель показывает на два-три листа больше, чем есть в деле. Подп. «к» п. 52 прямо выводит её из валовой нумерации.

В графе 3 стоит дата подшивки. Дата берётся с самого документа. Расхождение видно мгновенно: приказ от 13 марта не может быть датирован в описи сентябрём.

Копия паспорта в описи. Кадровики переносят в личное дело всё, что принёс работник при трудоустройстве. Опись делает это наглядным: проверяющий читает перечень и видит состав дела целиком, не разбирая подшивку.

Опись подписал директор или сам работник. Форма предусматривает подпись составителя, и подмена подписанта превращает её в документ непонятного назначения. Директор в этой процедуре утверждает акты и описи дел, а не внутреннюю опись.

Похожие документы

• Личный листок по учёту кадров — первый документ большинства личных дел, в описи он обычно идёт вторым номером.
• Номенклатура дел организации — откуда берётся индекс дела и срок его хранения.
• Личная карточка работника (форма Т-2) — ведётся отдельно от личного дела и в опись не включается.
• Положение о персональных данных работников — локальный акт, в котором закрепляют состав личного дела и порядок доступа к нему.