Номенклатура дел организации: образец, как составить и утвердить

Когда нужна номенклатура дел

Номенклатуру заводят там, где документы нужно систематизировать заранее, а не разбирать хаос по итогам года.

• Организация — источник комплектования госархива: номенклатура обязательна и согласуется с ЭПК архива.
• Подготовка к передаче дел в архив: без номенклатуры невозможно составить описи и выделить дела к уничтожению.
• Определение сроков хранения: номенклатура заранее закрепляет, сколько хранить каждую группу документов.
• Смена ответственного за делопроизводство или ликвидация: по номенклатуре видно, какие дела вообще должны существовать.
• Проверка трудовой инспекцией, налоговой или архивным органом: отсутствие документа с истёкшим сроком хранения объясняется записью в номенклатуре, а не «потерялось».

Кто и когда составляет номенклатуру дел

Проект номенклатуры готовит служба делопроизводства или ответственный сотрудник — секретарь, делопроизводитель, кадровик. Каждое структурное подразделение подаёт перечень своих дел, а служба ДОУ сводит их в единый документ — сводную номенклатуру дел организации. Перед утверждением её рассматривает экспертная комиссия (ЭК) организации, которая проверяет заголовки и сроки хранения.

Номенклатуру составляют в IV квартале текущего года — на следующий календарный год, и вводят в действие с 1 января. Утверждает документ руководитель организации своим приказом или грифом «УТВЕРЖДАЮ». Организации — источники комплектования госархивов дополнительно согласуют номенклатуру с ЭПК архива не реже одного раза в пять лет; в промежуточные годы её уточняют и переутверждают внутри организации.

В образце номенклатуру дел на 2026 год ведёт ООО «Меридиан» (г. Самара). Её составил секретарь Панова Е. В., рассмотрела ЭК организации (протокол от 08.12.2025 № 2), а утвердил директор Ковалёв И. П. — приказом от 12.12.2025 № 74, с введением в действие с 1 января 2026 года.

Пять граф номенклатуры и как их заполнять

Форма номенклатуры дел из Правил Росархива — таблица из пяти граф, разбитая на разделы по структурным подразделениям. Каждый раздел — отдельное подразделение (руководство, отдел кадров, бухгалтерия), внутри которого дела нумеруют по порядку.

• Графа 1 «Индекс дела» — составной номер: код подразделения и порядковый номер дела внутри него. «01-05» означает пятое дело первого подразделения.
• Графа 2 «Заголовок дела» — краткое обозначение группы документов: вид, автор, вопрос. Не «Разное» и не «Документы», а «Приказы по основной деятельности».
• Графа 3 «Количество дел» — число томов; заполняется по окончании года, когда ясно, сколько папок реально завели.
• Графа 4 «Срок хранения» — срок и ссылка на статью Перечня, по которой он определён.
• Графа 5 «Примечание» — служебные пометки: «В электронном виде», «Переходящее» (дело ведут несколько лет), «ЭК» (срок уточняет комиссия).

Так выглядит раздел «Руководство» в образце:

Индекс | Заголовок дела                                        | Кол-во | Срок хранения, № статьи | Примечание
01-01  | Приказы директора по основной деятельности            |   1    | Пост., ст. 19а          |
01-02  | Штатное расписание организации                        |   1    | Пост., ст. 40а          |
01-03  | Переписка с контрагентами и госорганами               |   1    | 5 л. ЭПК, ст. 70        |
01-04  | Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции|   1    | 5 л., ст. 182г          | В электронном виде
01-05  | Номенклатура дел организации                          |   1    | Пост., ст. 157          |

Индекс из номенклатуры затем проставляют на обложке дела и в регистрационном номере документа — например, «01-04» связывает журнал регистрации корреспонденции с конкретной строкой номенклатуры.

Как проставить сроки хранения по Перечню № 236

Сроки хранения нельзя назначать произвольно — их берут из Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) со ссылкой на конкретную статью. Этот перечень охватывает управленческие документы большинства организаций; для отраслевых бумаг применяют специальные перечни.

Типичные сроки из образца:

• Постоянно — сама номенклатура дел (ст. 157), приказы по основной деятельности (ст. 19а), штатное расписание (ст. 40а), годовая бухгалтерская отчётность (ст. 268а).
• 50/75 лет — приказы по личному составу о приёме, переводе и увольнении (ст. 434а) и трудовые договоры (ст. 435). Разделение сроков задаёт сам закон: документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, более поздние — 50 лет (ч. 1 и 2 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
• 5 лет — табели учёта рабочего времени (ст. 402), переписка по основным вопросам (ст. 70), договоры оказания услуг и поставки (ст. 11), журналы регистрации поступающих и отправляемых документов (ст. 182г).

Букву подпункта в ссылке пропускать нельзя: у одной статьи сроки разные. По ст. 182 журнал регистрации входящих и исходящих писем хранится 5 лет (подпункт «г»), а журнал регистрации приказов по личному составу — 50/75 лет (подпункт «б»). Ещё одна оговорка касается статуса организации: та, что не отнесена к источникам комплектования государственных и муниципальных архивов, хранит документы постоянного срока до своей ликвидации. Для приказов по основной деятельности это прямо записано в примечании к ст. 19а Перечня.

Пометка «ЭПК» рядом со сроком (например, «5 л. ЭПК») означает, что после его истечения экспертно-проверочная комиссия решает, уничтожить дело или оставить на постоянное хранение из-за научной или практической ценности. Срок для дела нельзя ставить меньше, чем у самого «долгого» документа внутри него.

Итоговая запись в конце года

По окончании года служба делопроизводства заполняет графу 3 (реальное число заведённых дел) и подводит итоговую запись — сколько всего дел завели и сколько из них каждой категории хранения. Без итоговой записи номенклатуру нельзя использовать для передачи дел в архив.

В образце ООО «Меридиан» за 2026 год: всего заведено 10 дел, из них постоянного хранения — 4, временного (свыше 10 лет) — 2, временного (до 10 лет включительно) — 4; одно дело переходящее — договоры, которые продолжают действовать в следующем году. Категория «свыше 10 лет» — это дела по личному составу со сроком 50/75 лет; они хранятся дольше всего и в организациях-источниках комплектования передаются в архив.

Частые ошибки

• Заголовки-«помойки». Дело «Разное» или «Прочие документы» невозможно оценить по сроку хранения и найти в нём нужную бумагу. Заголовок должен называть вид и вопрос.
• Срок хранения «от себя». Поставили 3 года вместо 5 или «до минования надобности» без статьи Перечня — при проверке архивного органа такой срок не признают.
• Нет итоговой записи. Графу 3 и итог не заполнили по окончании года — номенклатура не годится для составления описей и акта на уничтожение.
• Индексы не совпадают с обложками дел. В номенклатуре «02-01», а на папке отдела кадров другой номер — связь между документом и делом теряется.
• Составили номенклатуру раз и забыли. Структура и состав дел меняются, а номенклатуру не переутверждают на новый год — она перестаёт отражать реальное делопроизводство.

Похожие документы

• Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции — регистрационный номер письма содержит индекс дела из номенклатуры.
• Прошито, пронумеровано и скреплено печатью: образец надписи — заверительная надпись для дел постоянного и длительного хранения при подготовке к архиву.
• Акт приёма-передачи документов — оформляют при передаче дел по номенклатуре новому ответственному.
• Делопроизводство и документооборот в организации — как поставить работу с документами с нуля: обязательные документы, ГОСТ, сроки хранения, инструкция.