Личная карточка работника (форма Т-2)
Образец личной карточки работника по форме Т-2 2026 — обязательные сведения, ФИО, паспорт, образование, военный учёт, перемещения, постановление Госкомстата № 1
Обновлено: 2026-03-20
Личная карточка работника по форме Т-2 — основной кадровый документ, в котором аккумулируются все сведения о сотруднике: персональные данные, образование, трудовая биография, переводы внутри организации, отпуска, поощрения, сведения воинского учёта. Карточка ведётся на каждого работника с момента приёма и закрывается при увольнении.
Юридическая основа — Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты», которое утвердило форму Т-2. С 1 января 2013 года применение унифицированных форм перестало быть обязательным согласно ч. 4 ст. 9 ФЗ-402 от 06.12.2011 — организация вправе разработать собственную форму. На практике большинство работодателей продолжают использовать Т-2 как удобный и привычный документ, формально закрепляя её применение в учётной политике и положении о кадровом учёте.
Когда ведение Т-2 обязательно
С 2013 года личная карточка перестала быть обязательной для всех работодателей, но в ряде случаев её ведение фактически предписано отраслевым законодательством или практикой контролирующих органов:
- Воинский учёт. Военные комиссариаты при проверках требуют именно Т-2 с заполненным разделом II «Сведения о воинском учёте». Без неё работодатель получает предписание о нарушении правил воинского учёта по постановлению Правительства РФ № 719 от 27.11.2006. Штрафы по ст. 21.4 КоАП РФ — от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо за неуведомление военкомата.
- Государственные и муниципальные служащие — ведение Т-2ГС обязательно по приказу Минздравсоцразвития.
- Образовательные, медицинские, оборонные организации — отраслевые нормативы прямо или косвенно требуют ведения личной карточки.
- Аккредитация работодателей — банки, страховщики, организации, работающие с гостайной, обязаны вести подробный кадровый учёт, и Т-2 — наиболее удобная форма для этого.
Для остальных работодателей карточка остаётся рекомендованной, но крайне желательной. При трудовых спорах, проверках Роструда, ФНС, СФР работодатель должен документально подтвердить кадровые операции — переводы, отпуска, поощрения, изменения окладов. Без Т-2 это делается через приказы и трудовую книжку, что менее удобно и не покрывает все сведения.
Структура и обязательные сведения карточки
Форма Т-2 состоит из четырёх страниц и включает 11 разделов.
Раздел I. Общие сведения — табельный номер, ИНН, СНИЛС, алфавитный знак, характер работы (постоянная, временная, по совместительству), вид работы (основная, по совместительству), пол.
Сведения о работнике:
- ФИО полностью.
- Дата и место рождения, гражданство, степень владения иностранным языком.
- Образование с указанием уровня, наименования учебного заведения, года окончания, квалификации, специальности, номера и серии диплома.
- Профессия (основная и дополнительная) с указанием кода ОКПДТР.
- Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавки и доплаты, дающий право на ежегодный дополнительный отпуск) — рассчитывается на дату приёма и обновляется при изменениях.
- Состояние в браке, состав семьи (степень родства, ФИО, год рождения членов семьи).
- Паспортные данные: серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения.
- Адрес места жительства по регистрации и фактический, телефон.
Раздел II. Сведения о воинском учёте — категория запаса, воинское звание, состав, полное кодовое обозначение ВУС, категория годности, наименование военкомата, состояние на воинском учёте, отметка о снятии с воинского учёта при достижении предельного возраста.
Раздел III. Приём на работу и переводы на другую работу — таблица с датой, наименованием структурного подразделения, должностью, тарифной ставкой (окладом), надбавкой, основанием (приказ № __ от ..20__), личной подписью владельца карточки.
Раздел IV. Аттестация — дата, решение комиссии, документ-основание.
Раздел V. Повышение квалификации.
Раздел VI. Профессиональная переподготовка.
Раздел VII. Награды (поощрения), почётные звания.
Раздел VIII. Отпуска — вид (ежегодный основной, дополнительный, учебный, без сохранения зарплаты), период работы, количество дней, дата начала и окончания, основание (приказ).
Раздел IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.
Раздел X. Дополнительные сведения.
Раздел XI. Основание прекращения трудового договора — заполняется при увольнении, с указанием статьи ТК РФ, даты увольнения, реквизитов приказа. Если увольнение происходит по договорённости сторон, основанием служит соглашение о расторжении трудового договора.
Подпись работника при каждом изменении
Каждая запись в разделе III о приёме, переводе, изменении оклада требует ознакомления работника под подпись с указанием даты ознакомления. Это требование ст. 68 ТК РФ — работник должен быть ознакомлен с приказом о приёме под роспись в трёхдневный срок, а с приказом о переводе — до начала работы на новой должности. Подпись в Т-2 — дополнительная фиксация ознакомления.
Заполнение, изменения, хранение
Карточка заполняется кадровиком на основании документов, представленных работником при приёме на работу по ст. 65 ТК РФ: паспорт, трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности), СНИЛС, документы об образовании, документы воинского учёта, ИНН (при наличии). Заполнение производится от руки или на компьютере — единого требования нет, но смешанный способ (часть на компьютере, часть от руки) не рекомендуется.
При изменениях персональных данных работника (смена фамилии, паспорта, адреса, семейного положения, рождение ребёнка) карточка корректируется в течение 5 рабочих дней. Старые данные зачёркиваются одной чертой так, чтобы прежняя запись осталась читаемой, новая запись вписывается рядом с указанием даты внесения и подписью кадровика. Корректирующая запись заверяется работником.
Персональные данные — требования ФЗ-152
Личная карточка содержит максимальный объём персональных данных работника, что требует особого режима хранения и обработки по ФЗ-152 от 27.07.2006 «О персональных данных». Доступ к карточкам должен быть ограничен — храниться они должны в запирающихся шкафах или сейфах, в электронном виде — с разграничением прав доступа. Передача карточек третьим лицам без письменного согласия работника недопустима. За нарушение требований ФЗ-152 — штраф по ст. 13.11 КоАП РФ до 100 000 рублей на организацию, при повторных нарушениях — до 500 000 рублей.
При увольнении работника карточка закрывается записью в разделе XI со ссылкой на статью ТК РФ, по которой произведено увольнение, дату и реквизиты приказа. Закрытая карточка передаётся в архив организации. Срок хранения — 50 лет для работников, поступивших на работу после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних случаев (приказ Росархива № 236 от 20.12.2019, ст. 444). Это один из самых долгих сроков хранения в кадровом делопроизводстве.
При оформлении приёма на работу карточка заполняется одновременно с подписанием трудового договора и изданием приказа о приёме. К комплекту прикладывается бухгалтерская справка с расчётом начислений и удержаний при необходимости, а ежемесячно работнику выдаётся расчётный листок с детализацией начислений.