Личная карточка работника (форма Т-2)

Когда ведение Т-2 обязательно

С 2013 года личная карточка перестала быть обязательной для всех работодателей, но в ряде случаев её ведение фактически предписано отраслевым законодательством или практикой контролирующих органов:

• Воинский учёт. Военные комиссариаты при проверках требуют именно Т-2 с заполненным разделом II «Сведения о воинском учёте». Без неё работодатель получает предписание о нарушении правил воинского учёта по постановлению Правительства РФ № 719 от 27.11.2006. Штрафы по ст. 21.4 КоАП РФ — от 40 000 до 50 000 рублей на должностное лицо за неуведомление военкомата (размеры повышены с 1 октября 2023 года, ФЗ от 31.07.2023 № 404-ФЗ).
• Государственные и муниципальные служащие — ведение Т-2ГС обязательно по приказу Минздравсоцразвития.
• Образовательные, медицинские, оборонные организации — отраслевые нормативы прямо или косвенно требуют ведения личной карточки.
• Аккредитация работодателей — банки, страховщики, организации, работающие с гостайной, обязаны вести подробный кадровый учёт, и Т-2 — наиболее удобная форма для этого.

Для остальных работодателей карточка остаётся рекомендованной, но крайне желательной. При трудовых спорах, проверках Роструда, ФНС, СФР работодатель должен документально подтвердить кадровые операции — переводы, отпуска, поощрения, изменения окладов. Без Т-2 это делается через приказы и трудовую книжку, что менее удобно и не покрывает все сведения.

Структура и обязательные сведения карточки

Форма Т-2 состоит из четырёх страниц и включает 11 разделов.

Раздел I. Общие сведения — табельный номер, ИНН, СНИЛС, алфавитный знак, характер работы (постоянная, временная, по совместительству), вид работы (основная, по совместительству), пол.

Сведения о работнике:

• ФИО полностью.
• Дата и место рождения, гражданство, степень владения иностранным языком.
• Образование с указанием уровня, наименования учебного заведения, года окончания, квалификации, специальности, номера и серии диплома.
• Профессия (основная и дополнительная) с указанием кода ОКПДТР.
• Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавки и доплаты, дающий право на ежегодный дополнительный отпуск) — рассчитывается на дату приёма и обновляется при изменениях.
• Состояние в браке, состав семьи (степень родства, ФИО, год рождения членов семьи).
• Паспортные данные: серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения.
• Адрес места жительства по регистрации и фактический, телефон.

Раздел II. Сведения о воинском учёте — категория запаса, воинское звание, состав, полное кодовое обозначение ВУС, категория годности, наименование военкомата, состояние на воинском учёте, отметка о снятии с воинского учёта при достижении предельного возраста.

Раздел III. Приём на работу и переводы на другую работу — таблица с датой, наименованием структурного подразделения, должностью, тарифной ставкой (окладом), надбавкой, основанием (приказ № __ от ..20__), личной подписью владельца карточки.

Раздел IV. Аттестация — дата, решение комиссии, документ-основание.

Раздел V. Повышение квалификации.

Раздел VI. Профессиональная переподготовка.

Раздел VII. Награды (поощрения), почётные звания.

Раздел VIII. Отпуска — вид (ежегодный основной, дополнительный, учебный, без сохранения зарплаты), период работы, количество дней, дата начала и окончания, основание (приказ).

Раздел IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.

Раздел X. Дополнительные сведения.

Раздел XI. Основание прекращения трудового договора — заполняется при увольнении, с указанием статьи ТК РФ, даты увольнения, реквизитов приказа. Если увольнение происходит по договорённости сторон, основанием служит соглашение о расторжении трудового договора.

Заполнение, изменения, хранение

Карточку заполняет кадровик — в отличие от личного листка по учёту кадров, который работник заполняет собственноручно при приёме. Основанием служат документы, представленные работником при приёме на работу по ст. 65 ТК РФ: паспорт, трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности), СНИЛС, документы об образовании, документы воинского учёта, ИНН (при наличии). Заполнение производится от руки или на компьютере — единого требования нет, но смешанный способ (часть на компьютере, часть от руки) не рекомендуется.

При изменениях персональных данных работника (смена фамилии, паспорта, адреса, семейного положения, рождение ребёнка) карточка корректируется в течение 5 рабочих дней. Старые данные зачёркиваются одной чертой так, чтобы прежняя запись осталась читаемой, новая запись вписывается рядом с указанием даты внесения и подписью кадровика. Корректирующая запись заверяется работником.

При увольнении работника карточка закрывается записью в разделе XI со ссылкой на статью ТК РФ, по которой произведено увольнение, дату и реквизиты приказа. Закрытая карточка передаётся в архив организации. Срок хранения — 50 лет для работников, поступивших на работу после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних случаев (приказ Росархива № 236 от 20.12.2019, ст. 444). Это один из самых долгих сроков хранения в кадровом делопроизводстве.

При оформлении приёма на работу карточка заполняется одновременно с подписанием трудового договора и изданием приказа о приёме. К комплекту прикладывается бухгалтерская справка с расчётом начислений и удержаний при необходимости, а ежемесячно работнику выдаётся расчётный листок с детализацией начислений.