Образец счёт-фактуры

Когда выставляется счёт-фактура

Счёт-фактуру обязаны выставлять плательщики НДС — это компании и ИП на общей системе налогообложения, а также иностранные организации, оказывающие электронные услуги российским покупателям. Срок выставления — не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) или со дня получения оплаты, частичной оплаты в счёт предстоящих поставок (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Не выставляются счета-фактуры при операциях, освобождённых от НДС (ст. 149 НК РФ), и при работе с физлицами через ККТ — для них выдаётся кассовый чек.

Налогоплательщики на УСН, ЕСХН, патентной системе по общему правилу не плательщики НДС и счета-фактуры не выставляют. Однако если такая компания добровольно выставит счёт-фактуру с НДС, она обязана уплатить этот НДС в бюджет, не имея при этом права на вычеты по своим расходам. С 2025 года введён новый режим: налогоплательщики УСН с доходом свыше установленного порога обязаны платить НДС (по выбору — спецставки или общие ставки) — это привело к тому, что многие «упрощенцы» теперь тоже выставляют счета-фактуры. Конкретные пороги и ставки уточняйте в действующей редакции главы 26.2 НК РФ.

Обязательные реквизиты

Перечень обязательных реквизитов установлен п. 5 ст. 169 НК РФ. Без любого из них налоговая может отказать покупателю в вычете НДС:

1. Порядковый номер и дата составления счёта-фактуры.
2. Наименование, адрес, ИНН и КПП продавца и покупателя.
3. Наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя (если они отличаются от продавца и покупателя).
4. Номер платёжно-расчётного документа — обязательно при получении авансов или иных платежей в счёт предстоящих поставок.
5. Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) — для бюджетных операций.
6. Наименование поставляемых товаров (работ, услуг, имущественных прав).
7. Единица измерения (если возможно её указание).
8. Количество (объём) поставляемых товаров (работ, услуг).
9. Валюта платежа.
10. Цена за единицу без НДС.
11. Стоимость всего количества без НДС.
12. Сумма акциза (для подакцизных товаров).
13. Налоговая ставка (основная, 10%, 0% либо «без НДС»).
14. Сумма НДС, предъявляемая покупателю.
15. Стоимость с НДС.
16. Страна происхождения товара и регистрационный номер таможенной декларации — для импортных товаров.
17. Код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС — при поставках в страны ЕАЭС.

Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными приказом или доверенностью. ИП подписывает счёт-фактуру лично с указанием реквизитов свидетельства о госрегистрации.

Электронные счета-фактуры и ЭДО

С 2025-2026 годов электронный документооборот фактически стал стандартом для среднего и крупного бизнеса. Электронный счёт-фактура (ЭСФ) формируется в утверждённом ФНС формате XML, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя и передаётся через оператора электронного документооборота (ЭДО).

Преимущества электронных счетов-фактур:

• Скорость — документ доставляется контрагенту за секунды, не нужны курьеры и почта.
• Автоматизация учёта — ЭСФ автоматически попадает в книгу покупок/продаж, в декларацию по НДС, в бухгалтерскую программу. Снижение трудозатрат бухгалтерии — в 5-10 раз.
• Снижение ошибок — формат XML валидирует структуру и реквизиты ещё до отправки.
• Хранение — электронные документы хранятся в сертифицированных хранилищах операторов ЭДО без затрат на бумажный архив. Срок хранения счетов-фактур — 5 лет (подп. 8 п. 1 ст. 93 НК РФ).

Популярные операторы ЭДО на 2026 год: Контур.Диадок, СБИС, Такском, Калуга Астрал. Подключение стандартное: получение УКЭП в удостоверяющем центре, регистрация в системе оператора, настройка роуминга с контрагентами на других операторах.

С 1 апреля 2024 года прослеживаемые товары (определённые товарные группы, отслеживаемые ФНС от импорта до конечной продажи) обязаны проходить только через электронные счета-фактуры. Перечень — в распоряжении Правительства РФ № 1110-р.

Корректировочный счёт-фактура

Корректировочный счёт-фактура (КСФ) формируется при изменении стоимости ранее отгруженных товаров (работ, услуг) в случаях (п. 5.2 ст. 169 НК РФ):

• изменение цены (тарифа) после отгрузки;
• уменьшение или увеличение количества (объёма) поставленных товаров;
• предоставление скидки, премии, бонуса, влияющего на стоимость;
• частичный возврат товара покупателем.

КСФ не отменяет первоначальный счёт-фактуру, а корректирует его: в нём указываются обе суммы (до изменения и после) и разница. Срок выставления — не позднее 5 календарных дней с даты подписания сторонами документа, подтверждающего согласие на изменение (соглашение, акт об изменении цены, претензия, акт возврата).

Не путайте КСФ с исправленным счётом-фактурой: исправленный СФ оформляется при обнаружении технических ошибок в первоначальном (опечатка в названии, неверный ИНН, описка в цифрах), и он заменяет ошибочный экземпляр. КСФ применяется только при экономическом изменении условий сделки.

Книги покупок и продаж, декларация по НДС

Все выставленные и полученные счета-фактуры регистрируются в книгах:

• Книга продаж — у продавца, фиксирует выставленные счета-фактуры (начисленный НДС).
• Книга покупок — у покупателя, фиксирует полученные счета-фактуры (входящий НДС, принимаемый к вычету).

Данные книг автоматически попадают в декларацию по НДС — её сдают ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за истёкшим кварталом, исключительно в электронном виде через оператора ТКС (п. 5 ст. 174 НК РФ).

ФНС автоматически сопоставляет данные книг продаж продавца и книг покупок покупателей через систему АСК НДС-3. Расхождения (когда продавец не отразил счёт-фактуру, а покупатель заявил вычет, или наоборот) — главный источник запросов и доначислений. Поэтому контроль соответствия данных между контрагентами — критическая задача бухгалтерии.

Что приложить к счёту-фактуре

Счёт-фактура — не самостоятельный документ, а сопровождающий первичный учётный документ. Стандартные «парные» документы:

• При поставке товаров — товарная накладная (ТОРГ-12) или универсальный передаточный документ (УПД).
• При выполнении работ или оказании услуг — акт выполненных работ/оказанных услуг или УПД.
• При получении аванса — авансовый счёт-фактура отдельно от отгрузочного, с особой пометкой.

УПД (универсальный передаточный документ) — комбинация счёта-фактуры и накладной/акта в одном документе, утверждена письмом ФНС № ММВ-20-3/96@. Удобен тем, что не нужно дублировать реквизиты в двух документах, и работает как для целей бухучёта, так и для НДС.

Связанные документы

• Товарная накладная ТОРГ-12 — «парный» документ к счёту-фактуре при поставке товаров.
• Бланк счёта на оплату — выставляется покупателю до отгрузки и оплаты.
• Акт сверки взаимных расчётов — сверка задолженности между продавцом и покупателем по выставленным счетам-фактурам.
• Бухгалтерская справка — оформляет исправления и корректировки в учёте НДС.
• Договор поставки товара — основной договор, по которому выставляется счёт-фактура.