Образец счёт-фактуры

Когда выставляется счёт-фактура

Счёт-фактуру обязаны выставлять плательщики НДС: компании и ИП на общей системе налогообложения, а также налоговые агенты по НДС, например арендаторы государственного и муниципального имущества. Срок выставления — не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) или со дня получения оплаты, частичной оплаты в счёт предстоящих поставок (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Не выставляются счета-фактуры при операциях, освобождённых от НДС (ст. 149 НК РФ), и при работе с физлицами через ККТ — для них выдаётся кассовый чек. Иностранные компании, оказывающие электронные услуги российским покупателям, счета-фактуры также не составляют (п. 3.2 ст. 169 НК РФ).

С 2025 года плательщики УСН признаются плательщиками НДС. На 2026 год от налога автоматически освобождены упрощенцы с доходом за 2025 год до 20 млн ₽ (в 2025 году порог составлял 60 млн ₽) — основание ст. 145 НК РФ. Остальные платят НДС по выбору: спецставки 5% или 7% без права на вычет входящего налога либо общие ставки с вычетом, и выставляют счета-фактуры в общем порядке. Если освобождённый от НДС упрощенец добровольно выставит счёт-фактуру с выделенным налогом, он обязан уплатить этот налог в бюджет, не получая права на вычеты. ИП на патентной системе НДС не платят и счета-фактуры не выставляют; плательщики ЕСХН могут получить освобождение при доходе до 60 млн ₽ в год. Объяснить покупателю, почему счёта-фактуры не будет, проще всего письмом о применяемой системе налогообложения.

Обязательные реквизиты: строки и графы формы

Перечень обязательных реквизитов установлен п. 5 ст. 169 НК РФ; в форме они распределены между шапкой (строки 1–8) и табличной частью (графы 1–14). Без обязательного реквизита налоговая может отказать покупателю в вычете НДС, а бланк старого образца, в котором нет строк 5а и 5б или граф прослеживаемости, действующим правилам уже не соответствует.

Шапка: строки 1–8

В строке 1 указывают порядковый номер и дату составления, в строке 1а — реквизиты исправления, если оно вносилось. Строки 2, 2а и 2б отведены продавцу: наименование, адрес, ИНН и КПП; строки 6, 6а и 6б аналогично заполняются на покупателя. В строках 3 и 4 указывают грузоотправителя и грузополучателя; если продавец отгружает товар сам, в строке 3 допустима запись «он же».

Строка 5 заполняется при авансовых расчётах: в неё вписывают номер и дату платёжно-расчётного документа. В строке 5а указывают документ об отгрузке (накладную или акт) с привязкой к номерам записей таблицы. Строка 5б добавлена с 1 апреля 2026 года: при отгрузке в счёт ранее полученной предоплаты в ней приводят номер и дату авансового счёта-фактуры, а если авансов было несколько, перечисляют все через точку с запятой. Завершают шапку строка 7 с валютой расчётов («российский рубль, 643») и строка 8 с идентификатором госконтракта, в обычных сделках там ставится прочерк.

Фрагмент заполненной шапки из образца:

СЧЁТ-ФАКТУРА № 214 от 08.06.2026. Продавец: ООО «Канцторг», 127018, г. Москва, ул. Складочная, д. 1, стр. 5, ИНН/КПП 7715384629/771501001. Покупатель: ООО «Восход», 300041, г. Тула, пр-т Ленина, д. 84, ИНН/КПП 7107095831/710701001. К платёжно-расчётному документу № 318 от 02.06.2026 (строка 5). Документ об отгрузке: товарная накладная № 214 от 08.06.2026 (строка 5а). К счёту-фактуре № 198 от 02.06.2026 (строка 5б). Валюта: российский рубль, 643.

Табличная часть: графы 1–14

Итоговая строка «Всего к оплате» суммирует графы 5, 8 и 9: в образце это 45 000,00 ₽ стоимости без налога, 9 900,00 ₽ НДС по ставке 22% и 54 900,00 ₽ к оплате.

Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными приказом или доверенностью. ИП подписывает счёт-фактуру сам или поручает подпись уполномоченному лицу по доверенности; в документе указываются реквизиты свидетельства о госрегистрации (для зарегистрированных с 2017 года — листа записи ЕГРИП).

Частые ошибки в счетах-фактурах

Самая массовая ошибка связана со ставкой: по отгрузкам начиная с 1 января применяется НДС 22%, даже если договор заключён раньше и в нём зафиксированы прежние 20%. Счёт-фактура со старой ставкой занижает налог, и покупатель не получит вычет, пока продавец не выставит исправленный документ.

Критичны ошибки в ИНН продавца или покупателя: налоговая не может идентифицировать стороны сделки, и система контроля фиксирует разрыв. При этом неверный КПП, опечатка в адресе или ошибка в номере счёта-фактуры вычету не мешают (п. 2 ст. 169 НК РФ), исправлять их не обязательно.

Арифметика проверяется автоматически: сумма налога в графе 8 должна равняться произведению стоимости из графы 5 на ставку из графы 7, а данные счёта-фактуры должны совпадать с накладной и договором. Расхождение даже в копейках между книгой продаж продавца и книгой покупок покупателя порождает требование о пояснениях.

Часть ошибок связана с самой формой. Бланк без строк 5а и 5б и граф 12–14 устарел, а строку 5б при отгрузке в счёт ранее полученного аванса нужно заполнять: реквизит включён в перечень обязательных по п. 5 ст. 169 НК РФ. По прослеживаемым товарам счёт-фактура на бумаге недопустим, такие документы выставляются только в электронной форме.

Наконец, не путайте способы исправления: техническая ошибка устраняется исправленным счётом-фактурой, а изменение цены или количества после отгрузки оформляется корректировочным (подробнее в разделе ниже).

Электронные счета-фактуры и ЭДО

Электронный документооборот фактически стал стандартом для среднего и крупного бизнеса. Электронный счёт-фактура (ЭСФ) формируется в XML-формате, утверждённом приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (с 1 апреля 2025 года применяется только версия формата 5.03), подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и передаётся через оператора электронного документооборота (ЭДО).

Электронный документ доставляется контрагенту за секунды, автоматически попадает в книгу покупок или продаж, в декларацию по НДС и в учётную программу, а формат XML отсеивает структурные ошибки ещё до отправки. Хранятся ЭСФ в сертифицированных хранилищах операторов ЭДО без затрат на бумажный архив. Срок хранения счетов-фактур — 5 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Популярные операторы ЭДО: Контур.Диадок, СБИС, Такском, Калуга Астрал. Подключение стандартное: получение УКЭП в удостоверяющем центре, регистрация в системе оператора, настройка роуминга с контрагентами на других операторах.

По прослеживаемым товарам (импортные товарные группы, которые ФНС отслеживает от ввоза до конечной продажи) счета-фактуры выставляются только в электронной форме. Это правило действует с 1 июля 2021 года (п. 1.1 ст. 169 НК РФ), перечень таких товаров утверждён Постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110.

Корректировочный счёт-фактура

Корректировочный счёт-фактура (КСФ) формируется при изменении стоимости ранее отгруженных товаров (работ, услуг) в случаях (п. 5.2 ст. 169 НК РФ):

• изменение цены (тарифа) после отгрузки;
• уменьшение или увеличение количества (объёма) поставленных товаров;
• предоставление скидки, премии, бонуса, влияющего на стоимость;
• частичный возврат товара покупателем.

КСФ не отменяет первоначальный счёт-фактуру, а корректирует его: в нём указываются обе суммы (до изменения и после) и разница. Срок выставления — не позднее 5 календарных дней с даты подписания сторонами документа, подтверждающего согласие на изменение (соглашение, акт об изменении цены, претензия, акт возврата).

Не путайте КСФ с исправленным счётом-фактурой: исправленный СФ оформляется при обнаружении технических ошибок в первоначальном (опечатка в названии, неверный ИНН, описка в цифрах), и он заменяет ошибочный экземпляр. КСФ применяется только при экономическом изменении условий сделки.

Книги покупок и продаж, декларация по НДС

Все выставленные счета-фактуры продавец регистрирует в книге продаж (начисленный НДС), а полученные покупатель — в книге покупок (входящий налог, принимаемый к вычету). Данные обеих книг попадают в декларацию по НДС: её сдают ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за истёкшим кварталом, исключительно в электронном виде через оператора ТКС (п. 5 ст. 174 НК РФ).

Формы книг покупок и продаж с 1 апреля 2026 года также обновлены Постановлением № 26: в книге покупок появилась графа 7а, в книге продаж графа 11а для реквизитов авансовых счетов-фактур, а ставка 22% выделена в отдельные графы.

ФНС автоматически сопоставляет данные книг продаж продавца и книг покупок покупателей через систему АСК НДС-2. Расхождения (когда продавец не отразил счёт-фактуру, а покупатель заявил вычет, или наоборот) остаются главным источником запросов и доначислений, поэтому сверка данных с контрагентами входит в обязательный регламент бухгалтерии.

Счёт-фактура или УПД: что выставлять в 2026 году

Счёт-фактура оформляется в паре с первичным учётным документом, который подтверждает саму операцию. При поставке товаров это товарная накладная ТОРГ-12, при выполнении работ или оказании услуг — акт. Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет оба документа: со статусом «1» он заменяет и счёт-фактуру, и накладную либо акт, со статусом «2» работает только как первичка без налоговой функции. Форма рекомендована письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

С 1 января 2026 года в электронном документообороте УПД стал безальтернативным: приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ отменил отдельные XML-форматы товарной накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ, и единственным электронным форматом отгрузочных документов остался УПД версии 5.03. Компании, которые обмениваются документами через операторов ЭДО, оформляют отгрузку только им.

Сам счёт-фактура как документ при этом не отменён. На бумаге по-прежнему действуют и счёт-фактура, и ТОРГ-12, и акты. Авансовый счёт-фактура оформляется только отдельным документом, УПД для аванса не предназначен. Сохраняются корректировочные счета-фактуры (их электронный аналог — универсальный корректировочный документ, УКД) и счета-фактуры налоговых агентов; внутри электронного формата 5.03 отдельному счёту-фактуре соответствует функция «СЧФ».

Связанные документы

• Товарная накладная ТОРГ-12 — «парный» документ к счёту-фактуре при поставке товаров.
• Бланк счёта на оплату — выставляется покупателю до отгрузки и оплаты.
• Акт сверки взаимных расчётов — сверка задолженности между продавцом и покупателем по выставленным счетам-фактурам.
• Бухгалтерская справка — оформляет исправления и корректировки в учёте НДС.
• Договор поставки товара — основной договор, по которому выставляется счёт-фактура.