Должностная инструкция

Зачем нужна должностная инструкция

Письменно закреплённые обязанности нужны не для красоты:

• Дисциплина. Применить замечание, выговор или уволить за неоднократное неисполнение обязанностей по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ можно только за нарушение конкретных пунктов. «Не выполнял свою работу» — не основание; «не подготовил отчёт за апрель в срок до 10-го числа, обязанность пункт 2.4 должностной инструкции» — основание (ст. 192 ТК РФ).
• Аттестация. Аттестация на соответствие занимаемой должности проводится по критериям должностной инструкции. Без неё критерии произвольны, увольнение по п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ оспоримо.
• Прохождение проверок. ГИТ, Роспотребнадзор, прокуратура запрашивают должностные инструкции при проверках по жалобам работников.
• Защита от споров об оплате. Если работник требует доплату «за совмещение» или «за расширение зоны обслуживания», инструкция показывает, входит ли спорная работа в его обязанности.
• Соответствие профстандартам. Профессиональные стандарты, утверждённые Минтрудом, обязательны там, где квалификация работника установлена федеральным законом (например, для педагогов, медиков, главных бухгалтеров публичных компаний). Инструкцию строят на основе соответствующего профстандарта.

Структура инструкции: четыре раздела

Сложилась устойчивая четырёхразделная структура, удобная и для пользователей, и для проверяющих.

1. Общие положения

Здесь фиксируют:

• Полное наименование должности по штатному расписанию.
• К какой категории относится должность: руководители, специалисты, технические исполнители.
• Кому подчиняется работник, кто его заместитель в период отсутствия.
• Порядок назначения на должность и освобождения.
• Требования к квалификации: образование, стаж, дополнительное обучение, допуски и сертификаты.
• Перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется: законы, ГОСТы, внутренние регламенты, инструкции по охране труда.

2. Должностные обязанности

Самый длинный и самый важный раздел. Каждая обязанность формулируется как глагол + объект + результат. Не «работа с клиентами», а «принимает входящие заявки, проверяет полноту данных, регистрирует в CRM в течение 30 минут с момента поступления». Размытые формулировки превращают инструкцию в декларацию.

Полезный тест: можно ли по этому пункту проверить, выполнен он или нет? Если нет — переписывайте.

3. Права

Что работник вправе делать в силу занимаемой должности:

• Получать от подразделений информацию и документы, необходимые для работы.
• Вносить руководителю предложения по улучшению процессов.
• Принимать решения в пределах своей компетенции (с указанием границ — например, «согласовывать платежи на сумму до 50 000 ₽ без визы директора»).
• Требовать обеспечить рабочее место, средства труда, СИЗ.
• Повышать квалификацию за счёт работодателя в случаях, предусмотренных законом.

Эти права во многом дублируют ст. 21 ТК РФ, но привязка к должности делает их операциональными.

4. Ответственность

Здесь не нужно переписывать ст. 192 ТК РФ. Достаточно отсылочной нормы и перечня специфичных для должности случаев:

• За ненадлежащее исполнение или неисполнение обязанностей, предусмотренных инструкцией, — в соответствии с трудовым законодательством.
• За правонарушения, совершённые в процессе деятельности, — в пределах гражданского, административного и уголовного законодательства.
• За причинение материального ущерба — в пределах, установленных трудовым и гражданским законодательством. Если работник занимает должность из перечня по приказу Минтруда от 16.04.2025 № 251н (заменил постановление Минтруда от 31.12.2002 № 85 с 01.09.2025), отдельным пунктом указывают полную материальную ответственность и отсылку к договору.
• За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, — в установленном законом порядке.

Порядок утверждения и ознакомления

Должностную инструкцию утверждает руководитель организации либо уполномоченное им лицо. Гриф утверждения — в правом верхнем углу первой страницы: «Утверждаю. Генеральный директор. ФИО. Подпись. Дата».

С инструкцией обязательно знакомят работника под подпись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Подпись об ознакомлении проставляется на отдельном листе ознакомления, прикрепляемом к инструкции, или на её последней странице. Без подписи об ознакомлении работодатель не вправе требовать с работника исполнения обязанностей по этой инструкции.

Если инструкция оформлена как приложение к трудовому договору, она подписывается одновременно с договором. См. форму договора в материале Трудовой договор: образец 2026.

При изменении инструкции:

1. Если инструкция — приложение к договору и меняются существенные условия (трудовая функция, оплата) — требуется согласие работника и допсоглашение.
2. Если инструкция — отдельный акт и меняются формальности (подчинённость, состав обязанностей при сохранении трудовой функции) — достаточно нового приказа об утверждении и ознакомления работника. При несогласии — процедура по ст. 74 ТК РФ с уведомлением за два месяца.

Связь с другими документами

Должностная инструкция работает в связке с другими локальными актами:

• Штатное расписание — задаёт перечень должностей и окладов. Должность в инструкции должна совпадать со штатным расписанием.
• Положение об оплате труда — описывает систему окладов, надбавок и премий, в инструкции на него ссылаются.
• Положение о подразделении — задаёт функции отдела, инструкция должна вписываться в эти функции.
• Правила внутреннего трудового распорядка — общая дисциплина, инструкция конкретизирует обязанности.
• Договор о полной материальной ответственности — заключают параллельно с инструкцией для должностей из перечня Минтруда.
• Приказ о закреплении автомобиля за сотрудником — для водителя дополняет инструкцию обязанностями по конкретной машине.

Если работник занят на дистанционной работе, в инструкцию добавляют пункт о способе обмена документами и контроля выполнения задач (см. Дистанционная работа). Если работа предполагает командировки — формулировку «выполняет служебные поручения с выездом в другую местность» (см. Командировки).

При споре о неисполнении обязанностей и возможном дисциплинарном взыскании работодатель ссылается на конкретные пункты инструкции — порядок применения взысканий см. в Навигаторе по дисциплинарным взысканиям.

Инструкция пригодится и кадровику: перечень обязанностей из неё переносят в характеристику с места работы, когда работник просит документ для суда, военкомата или банка. Расхождение формулировок между инструкцией и характеристикой — первое, за что цепляется адресат.