Обязательно ли утверждать должностные инструкции?

Закон не обязывает работодателя их разрабатывать, кроме случаев, прямо предусмотренных федеральными законами для отдельных видов деятельности (например, в государственной службе). Однако без инструкции невозможно применить дисциплинарное взыскание за нарушение конкретных обязанностей и сложно проводить аттестацию. Поэтому для всех должностей, кроме самых простых, инструкции рекомендуется разрабатывать.

Может ли работник отказаться от выполнения работы, не указанной в инструкции?

Да. Если задание явно выходит за рамки трудовой функции, работник вправе отказаться от его выполнения. Поручение работы, не входящей в обязанности, без письменного согласия работника и допсоглашения — нарушение ст. 60 ТК РФ. Совмещение и расширение зоны обслуживания оформляются отдельным соглашением и доплатой по ст. 60.2 и 151 ТК РФ.

Можно ли менять должностную инструкцию в одностороннем порядке?

Если инструкция оформлена как самостоятельный локальный акт и не входит в текст трудового договора, работодатель может вносить изменения приказом, ознакамливая работника. Если меняются обязанности и это влечёт изменение трудовой функции или существенных условий — действует процедура ст. 74 ТК РФ: уведомление за два месяца, право работника отказаться, перевод на другую должность или увольнение по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Кто разрабатывает инструкцию — кадровик или руководитель подразделения?

Содержательную часть готовит руководитель того подразделения, в котором работает должность: он лучше понимает реальные обязанности. Кадровая служба проверяет соответствие профстандарту, единым справочникам должностей служащих, оформление и порядок утверждения. Юрист — раздел об ответственности и привязку к договору.

Нужно ли пересоставлять инструкцию при переименовании должности?

Да. Если в штатном расписании поменялось наименование должности, должны измениться все производные документы: штатное расписание, трудовой договор (через допсоглашение), приказ о переводе, должностная инструкция. Старая инструкция сохраняется в архиве, новая утверждается приказом и подписывается работником.

Должностная инструкция

Образец должностной инструкции на 2026 год — структура, обязанности, права, ответственность, порядок утверждения и ознакомления работника

должностная инструкциякадрылокальные актыобязанности

Обновлено: 2026-03-12

Должностная инструкция — локальный нормативный акт, который раскрывает содержание трудовой функции работника: что он делает, какие у него права и за что он отвечает. Закон не обязывает работодателя утверждать инструкции, но они закрывают ключевой пробел: при споре о ненадлежащем исполнении обязанностей работодатель должен доказать, какие именно обязанности нарушены. Без письменно зафиксированных обязанностей доказать что-либо сложно.

Должностную инструкцию можно оформить как приложение к трудовому договору либо как отдельный локальный акт. В первом случае любое изменение требует допсоглашения с работником. Во втором — работодатель может менять инструкцию приказом, уведомляя работника за два месяца, если меняются существенные условия (ст. 74 ТК РФ).

Зачем нужна должностная инструкция

Письменно закреплённые обязанности нужны не для красоты:

Дисциплина. Применить замечание, выговор или уволить за неоднократное неисполнение обязанностей по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ можно только за нарушение конкретных пунктов. «Не выполнял свою работу» — не основание; «не подготовил отчёт за апрель в срок до 10-го числа, обязанность пункт 2.4 должностной инструкции» — основание (ст. 192 ТК РФ).
Аттестация. Аттестация на соответствие занимаемой должности проводится по критериям должностной инструкции. Без неё критерии произвольны, увольнение по п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ оспоримо.
Прохождение проверок. ГИТ, Роспотребнадзор, прокуратура запрашивают должностные инструкции при проверках по жалобам работников.
Защита от споров об оплате. Если работник требует доплату «за совмещение» или «за расширение зоны обслуживания», инструкция показывает, входит ли спорная работа в его обязанности.
Соответствие профстандартам. Профессиональные стандарты, утверждённые Минтрудом, обязательны там, где квалификация работника установлена федеральным законом (например, для педагогов, медиков, главных бухгалтеров публичных компаний). Инструкцию строят на основе соответствующего профстандарта.

Профстандарты — где обязательны

Профессиональные стандарты обязательны, если требования к квалификации работника установлены ТК РФ, иными федеральными законами или нормативными правовыми актами (ст. 195.3 ТК РФ). В остальных случаях работодатель применяет их как ориентир. Реестр стандартов ведёт Минтруд России на профстандарты.рф — берите за основу формулировки трудовых функций и требований к образованию.

Структура инструкции: четыре раздела

Сложилась устойчивая четырёхразделная структура, удобная и для пользователей, и для проверяющих.

1. Общие положения

Здесь фиксируют:

Полное наименование должности по штатному расписанию.
К какой категории относится должность: руководители, специалисты, технические исполнители.
Кому подчиняется работник, кто его заместитель в период отсутствия.
Порядок назначения на должность и освобождения.
Требования к квалификации: образование, стаж, дополнительное обучение, допуски и сертификаты.
Перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется: законы, ГОСТы, внутренние регламенты, инструкции по охране труда.

2. Должностные обязанности

Самый длинный и самый важный раздел. Каждая обязанность формулируется как глагол + объект + результат. Не «работа с клиентами», а «принимает входящие заявки, проверяет полноту данных, регистрирует в CRM в течение 30 минут с момента поступления». Размытые формулировки превращают инструкцию в декларацию.

Полезный тест: можно ли по этому пункту проверить, выполнен он или нет? Если нет — переписывайте.

3. Права

Что работник вправе делать в силу занимаемой должности:

Получать от подразделений информацию и документы, необходимые для работы.
Вносить руководителю предложения по улучшению процессов.
Принимать решения в пределах своей компетенции (с указанием границ — например, «согласовывать платежи на сумму до 50 000 ₽ без визы директора»).
Требовать обеспечить рабочее место, средства труда, СИЗ.
Повышать квалификацию за счёт работодателя в случаях, предусмотренных законом.

Эти права во многом дублируют ст. 21 ТК РФ, но привязка к должности делает их операциональными.

4. Ответственность

Здесь не нужно переписывать ст. 192 ТК РФ. Достаточно отсылочной нормы и перечня специфичных для должности случаев:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение обязанностей, предусмотренных инструкцией, — в соответствии с трудовым законодательством.
За правонарушения, совершённые в процессе деятельности, — в пределах гражданского, административного и уголовного законодательства.
За причинение материального ущерба — в пределах, установленных трудовым и гражданским законодательством. Если работник занимает должность из перечня по постановлению Минтруда от 31.12.2002 № 85, отдельным пунктом указывают полную материальную ответственность и отсылку к договору.
За разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, — в установленном законом порядке.

Порядок утверждения и ознакомления

Должностную инструкцию утверждает руководитель организации либо уполномоченное им лицо. Гриф утверждения — в правом верхнем углу первой страницы: «Утверждаю. Генеральный директор. ФИО. Подпись. Дата».

С инструкцией обязательно знакомят работника под подпись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Подпись об ознакомлении проставляется на отдельном листе ознакомления, прикрепляемом к инструкции, или на её последней странице. Без подписи об ознакомлении работодатель не вправе требовать с работника исполнения обязанностей по этой инструкции.

Если инструкция оформлена как приложение к трудовому договору, она подписывается одновременно с договором. См. форму договора в материале Трудовой договор: образец 2026.

При изменении инструкции:

Если инструкция — приложение к договору и меняются существенные условия (трудовая функция, оплата) — требуется согласие работника и допсоглашение.
Если инструкция — отдельный акт и меняются формальности (подчинённость, состав обязанностей при сохранении трудовой функции) — достаточно нового приказа об утверждении и ознакомления работника. При несогласии — процедура по ст. 74 ТК РФ с уведомлением за два месяца.

Не дублируйте трудовой договор

Перенос условий о размере оклада, режиме работы, отпусках в должностную инструкцию — частая ошибка. Эти условия — содержание трудового договора. В инструкции укажите только то, что относится к трудовой функции. Иначе любое изменение оклада потребует пересмотра инструкции, и работник получит формальный повод для спора.

Связь с другими документами

Должностная инструкция работает в связке с другими локальными актами:

Штатное расписание — задаёт перечень должностей и окладов. Должность в инструкции должна совпадать со штатным расписанием.
Положение об оплате труда — описывает систему окладов, надбавок и премий, в инструкции на него ссылаются.
Положение о подразделении — задаёт функции отдела, инструкция должна вписываться в эти функции.
Правила внутреннего трудового распорядка — общая дисциплина, инструкция конкретизирует обязанности.
Договор о полной материальной ответственности — заключают параллельно с инструкцией для должностей из перечня Минтруда.

Если работник занят на дистанционной работе, в инструкцию добавляют пункт о способе обмена документами и контроля выполнения задач (см. Дистанционная работа). Если работа предполагает командировки — формулировку «выполняет служебные поручения с выездом в другую местность» (см. Командировки).

При споре о неисполнении обязанностей и возможном дисциплинарном взыскании работодатель ссылается на конкретные пункты инструкции — порядок применения взысканий см. в Навигаторе по дисциплинарным взысканиям.