Заявление на ежегодный отпуск

Сроки подачи и виды отпусков

Срока подачи заявления Трудовой кодекс для работника не устанавливает: двухнедельный срок из ч. 3 ст. 123 ТК РФ — обязанность работодателя известить сотрудника под роспись о начале отпуска по графику. Отпуск вне графика дают по соглашению с работодателем, поэтому заявление на него лучше подать заранее, за две недели и более: время нужно на издание приказа, расчёт отпускных (выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска по ч. 9 ст. 136 ТК РФ) и поиск замены. Нарушение срока выплаты — основание для переноса отпуска по требованию работника и штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ.

Если отпуск идёт строго по утверждённому графику отпусков (форма Т-7), заявление формально не требуется: график обязателен для обеих сторон. Но на практике кадровики всё равно просят заявление — оно служит дополнительным подтверждением намерения и точкой расчёта.

Виды отпусков, по которым подаётся заявление, и их продолжительность.

• Основной оплачиваемый — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).
• Удлинённый основной — для отдельных категорий: педагогов (42 или 56 дней), научных работников с учёной степенью, госслужащих, несовершеннолетних (31 день), инвалидов (не менее 30 календарных дней).
• Дополнительный за вредные условия — за работу во вредных и опасных условиях, не менее семи календарных дней (ст. 117 ТК РФ). Конкретная продолжительность устанавливается по результатам СОУТ.
• Дополнительный за ненормированный рабочий день — не менее трёх календарных дней (ст. 119 ТК РФ).
• Дополнительный за Крайний Север — за работу в районах Крайнего Севера 24 календарных дня, в приравненных местностях — 16 дней.
• Отпуск без сохранения заработной платы — по соглашению сторон или в обязательном порядке для отдельных категорий: работающим пенсионерам по старости (до 14 дней в году), родителям и супругам погибших военнослужащих (до 14 дней), инвалидам (до 60 дней), при рождении ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников (до 5 дней) — по ст. 128 ТК РФ.

Первый отпуск по новому месту работы предоставляется по истечении шести месяцев непрерывной работы. До истечения шести месяцев отпуск по заявлению работника даётся: несовершеннолетним, женщинам перед отпуском по беременности и родам, усыновителям детей до трёх месяцев, в иных случаях, предусмотренных законом (ст. 122 ТК РФ).

Обязательные реквизиты заявления

Заявление составляется на имя руководителя организации в свободной форме на листе А4. Стандартная структура:

• Шапка: «Генеральному директору ООО „Ромашка“ Иванову И. И. от менеджера отдела продаж Петрова П. П.».
• Наименование: «Заявление».
• Текст: «Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 15 июня 2026 года по 28 июня 2026 года».
• Если отпуск делится — указать, что это часть отпуска, и сколько дней остаётся на следующие периоды.
• Если дополнительный — указать основание: «за работу во вредных условиях согласно карте СОУТ № 12 от 03.02.2025».
• Если без сохранения — указать причину и желаемую продолжительность.
• Дата и подпись работника.

Заявление подают непосредственному руководителю с резолюцией или в кадровую службу напрямую с регистрацией входящим. Электронный вариант возможен в системе КЭДО.

После согласования кадровик издаёт приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6 или собственная), знакомит с ним работника под подпись, бухгалтерия рассчитывает отпускные. Сумму отпускных по формуле «средний дневной заработок × число календарных дней» можно прикинуть в калькуляторе отпускных. Средний дневной заработок исчисляется по правилам Положения, утверждённого постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540 (действует с 1 сентября 2025 года вместо постановления № 922).

Замена отпуска денежной компенсацией

Денежной компенсацией можно заменить только часть отпуска, превышающую 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). То есть если работнику положен отпуск 28 дней — компенсация невозможна, отпуск надо отгулять.

С удлинёнными и дополнительными отпусками правило работает не всегда. Несовершеннолетнему положен удлинённый отпуск 31 день, но замена ему запрещена полностью. У работника во вредных условиях отпуск 35 дней складывается из 28 дней основного и 7 дней дополнительного — и заменить деньгами нельзя именно дополнительные 7 дней за вредность (ч. 3 ст. 126 ТК РФ). Замена возможна лишь в части, превышающей минимальные 7 дней, и только если это прямо предусмотрено отраслевым соглашением и коллективным договором.

Полный запрет на замену действует для беременных женщин и несовершеннолетних. У занятых во вредных и опасных условиях труда запрет закрывает дополнительный отпуск за вредность: деньгами можно заменить только его часть свыше семи календарных дней, и только на условиях отраслевого соглашения и коллективного договора (ч. 4 ст. 117 ТК РФ).

Замена оформляется отдельным заявлением и приказом, выплата производится в обычные сроки заработной платы и облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме.

При увольнении неиспользованные дни отпуска компенсируются всегда — это безусловная гарантия (ст. 127 ТК РФ). Подробнее о порядке увольнения и расчёта — в Навигаторе по увольнениям и в материале заявление об увольнении по собственному желанию.

Связанные документы

Согласованное заявление становится основанием для приказа о предоставлении отпуска по форме Т-6. Если даты отпуска совпадают с запланированными, заявление не требуется — приказ издают по графику отпусков. Беременная сотрудница вправе взять ежегодный отпуск перед декретом, а затем подать заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам и далее заявление об отпуске по уходу за ребёнком до 1,5 лет. Дни отпуска отражают в табеле учёта рабочего времени. Если в организации предусмотрена выплата к отпуску или отпуск берётся по семейным обстоятельствам, отдельно подают заявление на материальную помощь. Сколько дней положено по ст. 128 ТК РФ на свадьбу, рождение ребёнка и похороны и что даёт сдача крови по ст. 186 ТК РФ — разобрано в статье про отпуск на свадьбу, похороны и донорские дни.