Заявление на ежегодный отпуск

Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск — письменное обращение работника к работодателю с просьбой предоставить отпуск в конкретные даты. Документ обязателен, если отпуск берётся вне графика, переносится на другой период, делится на части или оформляется впервые в первый год работы.

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск гарантировано ст. 114 ТК РФ: на период отпуска за работником сохраняются место работы и средний заработок. Минимальная продолжительность основного оплачиваемого отпуска на 2026 год — 28 календарных дней. Воскресенья, субботы и государственные праздники, выпадающие на период отпуска, в эти 28 дней не входят, если они нерабочие праздничные.

Сроки подачи и виды отпусков

Заявление подают не менее чем за две недели до начала отпуска. Этот срок нужен работодателю на издание приказа, расчёт отпускных (выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска по ч. 9 ст. 136 ТК РФ) и поиск замены. Нарушение срока выплаты — основание для переноса отпуска по требованию работника и штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Если отпуск идёт строго по утверждённому графику отпусков (форма Т-7), заявление формально не требуется: график обязателен для обеих сторон. Но на практике кадровики всё равно просят заявление — оно служит дополнительным подтверждением намерения и точкой расчёта.

Виды отпусков, по которым подаётся заявление, и их продолжительность.

• Основной оплачиваемый — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).
• Удлинённый основной — для отдельных категорий: педагогов (42 или 56 дней), научных работников с учёной степенью, госслужащих, несовершеннолетних (31 день), инвалидов (не менее 30 календарных дней).
• Дополнительный за работу во вредных и опасных условиях — не менее семи календарных дней (ст. 117 ТК РФ). Конкретная продолжительность устанавливается по результатам СОУТ.
• Дополнительный за ненормированный рабочий день — не менее трёх календарных дней (ст. 119 ТК РФ).
• Дополнительный за работу в районах Крайнего Севера — 24 календарных дня, в приравненных местностях — 16 дней.
• Отпуск без сохранения заработной платы — по соглашению сторон или в обязательном порядке для отдельных категорий: работающим пенсионерам по старости (до 14 дней в году), родителям и супругам погибших военнослужащих (до 14 дней), инвалидам (до 60 дней), при рождении ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников (до 5 дней) — по ст. 128 ТК РФ.

Первый отпуск по новому месту работы предоставляется по истечении шести месяцев непрерывной работы. До истечения шести месяцев отпуск по заявлению работника даётся: несовершеннолетним, женщинам перед отпуском по беременности и родам, усыновителям детей до трёх месяцев, в иных случаях, предусмотренных законом (ст. 122 ТК РФ).

Обязательные реквизиты заявления

Заявление составляется на имя руководителя организации в свободной форме на листе А4. Стандартная структура:

• Шапка: «Генеральному директору ООО „Ромашка“ Иванову И. И. от менеджера отдела продаж Петрова П. П.».
• Наименование: «Заявление».
• Текст: «Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 15 июня 2026 года по 28 июня 2026 года».
• Если отпуск делится — указать, что это часть отпуска, и сколько дней остаётся на следующие периоды.
• Если дополнительный — указать основание: «за работу во вредных условиях согласно карте СОУТ № 12 от 03.02.2025».
• Если без сохранения — указать причину и желаемую продолжительность.
• Дата и подпись работника.

Заявление подают непосредственному руководителю с резолюцией или в кадровую службу напрямую с регистрацией входящим. Электронный вариант возможен в системе КЭДО.

После согласования кадровик издаёт приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6 или собственная), знакомит с ним работника под подпись, бухгалтерия рассчитывает отпускные. Сумму отпускных по формуле «средний дневной заработок × число календарных дней» можно прикинуть в калькуляторе отпускных. Средний дневной заработок исчисляется по правилам Постановления Правительства РФ № 922 от 24.12.2007.

Замена отпуска денежной компенсацией

Денежной компенсацией можно заменить только часть отпуска, превышающую 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). То есть если работнику положен отпуск 28 дней — компенсация невозможна, отпуск надо отгулять. Если же у работника удлинённый или дополнительный отпуск (например, 31 день у несовершеннолетнего — нельзя, ему компенсация запрещена полностью; 35 дней у работника во вредных условиях — можно заменить 7 дней сверх 28, но только основной отпуск во вредных условиях заменить нельзя).

Запрет на замену денежной компенсацией действует для беременных женщин, несовершеннолетних, работников, занятых во вредных и опасных условиях труда (кроме дополнительного отпуска, если это прямо предусмотрено отраслевым соглашением).

Замена оформляется отдельным заявлением и приказом, выплата производится в обычные сроки заработной платы и облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме.

При увольнении неиспользованные дни отпуска компенсируются всегда — это безусловная гарантия (ст. 127 ТК РФ). Подробнее о порядке увольнения и расчёта — в Навигаторе по увольнениям и в материале заявление об увольнении по собственному желанию.