Заявление на ежегодный отпуск

Сроки подачи и виды отпусков

Срока подачи заявления Трудовой кодекс для работника не устанавливает: двухнедельный срок из ч. 3 ст. 123 ТК РФ — обязанность работодателя известить сотрудника под роспись о начале отпуска по графику. Отпуск вне графика дают по соглашению с работодателем, поэтому заявление на него лучше подать заранее, за две недели и более: время нужно на издание приказа, расчёт отпускных (выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска по ч. 9 ст. 136 ТК РФ) и поиск замены. Нарушение срока выплаты — основание для переноса отпуска по требованию работника и штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ.

Если отпуск идёт строго по утверждённому графику отпусков (форма Т-7), заявление формально не требуется: график обязателен для обеих сторон. Но на практике кадровики всё равно просят заявление — оно служит дополнительным подтверждением намерения и точкой расчёта.

Виды отпусков, по которым подаётся заявление, и их продолжительность.

• Основной оплачиваемый — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).
• Удлинённый основной — для отдельных категорий: педагогов (42 или 56 дней), научных работников с учёной степенью, госслужащих, несовершеннолетних (31 день), инвалидов (не менее 30 календарных дней).
• Дополнительный за вредные условия — за работу во вредных и опасных условиях, не менее семи календарных дней (ст. 117 ТК РФ). Конкретная продолжительность устанавливается по результатам СОУТ.
• Дополнительный за ненормированный рабочий день — не менее трёх календарных дней (ст. 119 ТК РФ).
• Дополнительный за Крайний Север — за работу в районах Крайнего Севера 24 календарных дня, в приравненных местностях — 16 дней.
• Отпуск без сохранения заработной платы — по соглашению сторон или в обязательном порядке для отдельных категорий: работающим пенсионерам по старости (до 14 дней в году), родителям и супругам погибших военнослужащих (до 14 дней), инвалидам (до 60 дней), при рождении ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников (до 5 дней) — по ст. 128 ТК РФ.

Первый отпуск по новому месту работы предоставляется по истечении шести месяцев непрерывной работы. До истечения шести месяцев отпуск по заявлению работника даётся: несовершеннолетним, женщинам перед отпуском по беременности и родам, усыновителям детей до трёх месяцев, в иных случаях, предусмотренных законом (ст. 122 ТК РФ).

Обязательные реквизиты заявления

Заявление составляется на имя руководителя организации в свободной форме на листе А4. Стандартная структура:

• Шапка: «Генеральному директору ООО „Ромашка“ Иванову И. И. от менеджера отдела продаж Петрова П. П.».
• Наименование: «Заявление».
• Текст: «Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 15 июня 2026 года по 28 июня 2026 года».
• Если отпуск делится — указать, что это часть отпуска, и сколько дней остаётся на следующие периоды.
• Если дополнительный — указать основание: «за работу во вредных условиях согласно карте СОУТ № 12 от 03.02.2025».
• Если без сохранения — указать причину и желаемую продолжительность.
• Дата и подпись работника.

Заявление подают непосредственному руководителю с резолюцией или в кадровую службу напрямую с регистрацией входящим. Электронный вариант возможен в системе КЭДО.

После согласования кадровик издаёт приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6 или собственная), знакомит с ним работника под подпись, бухгалтерия рассчитывает отпускные. Сумму отпускных по формуле «средний дневной заработок × число календарных дней» можно прикинуть в калькуляторе отпускных. Средний дневной заработок исчисляется по правилам Положения, утверждённого постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540 (действует с 1 сентября 2025 года вместо постановления № 922). Как из строки «с … по …» в заявлении и приказе получается дата выхода, показано в разборе когда выходить на работу после отпуска.

Замена отпуска денежной компенсацией

Денежной компенсацией можно заменить только часть отпуска, превышающую 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). То есть если работнику положен отпуск 28 дней — компенсация невозможна, отпуск надо отгулять.

С удлинёнными и дополнительными отпусками правило работает не всегда. Несовершеннолетнему положен удлинённый отпуск 31 день, но замена ему запрещена полностью. У работника во вредных условиях отпуск 35 дней складывается из 28 дней основного и 7 дней дополнительного — и заменить деньгами нельзя именно дополнительные 7 дней за вредность (ч. 3 ст. 126 ТК РФ). Замена возможна лишь в части, превышающей минимальные 7 дней, и только если это прямо предусмотрено отраслевым соглашением и коллективным договором.

Полный запрет на замену действует для беременных женщин и несовершеннолетних. У занятых во вредных и опасных условиях труда запрет закрывает дополнительный отпуск за вредность: деньгами можно заменить только его часть свыше семи календарных дней, и только на условиях отраслевого соглашения и коллективного договора (ч. 4 ст. 117 ТК РФ).

Замена оформляется отдельным заявлением и приказом, выплата производится в обычные сроки заработной платы и облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме.

При увольнении неиспользованные дни отпуска компенсируются всегда — это безусловная гарантия (ст. 127 ТК РФ). Подробнее о порядке увольнения и расчёта — в Навигаторе по увольнениям и в материале заявление об увольнении по собственному желанию.

Связанные документы

Согласованное заявление становится основанием для приказа о предоставлении отпуска по форме Т-6. Если даты отпуска совпадают с запланированными, заявление не требуется — приказ издают по графику отпусков. Беременная сотрудница вправе взять ежегодный отпуск перед декретом, а затем подать заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам и далее заявление об отпуске по уходу за ребёнком до 1,5 лет. Дни отпуска отражают в табеле учёта рабочего времени. Если в организации предусмотрена выплата к отпуску или отпуск берётся по семейным обстоятельствам, отдельно подают заявление на материальную помощь. Сколько дней положено по ст. 128 ТК РФ на свадьбу, рождение ребёнка и похороны и что даёт сдача крови по ст. 186 ТК РФ — разобрано в статье про отпуск на свадьбу, похороны и донорские дни.