Приказ о предоставлении отпуска

Приказ о предоставлении отпуска оформляет факт ухода работника в ежегодный оплачиваемый отпуск, дополнительный отпуск или отпуск без сохранения заработной платы. Документ обязателен независимо от того, есть ли в организации график отпусков и подавал ли работник заявление: без приказа бухгалтерия не имеет права начислить отпускные.

Унифицированная форма Т-6 (для одного работника) и Т-6а (для группы) утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Коммерческие организации могут использовать собственный шаблон.

Виды отпусков и основания для приказа

Право на отпуск работник получает после шести месяцев непрерывной работы у работодателя. По соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и до истечения этого срока (ст. 122 ТК РФ).

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Минимум 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Удлинённый отпуск установлен для отдельных категорий: педагогам — 42 или 56 дней, инвалидам — не менее 30 дней, несовершеннолетним — 31 день.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Предоставляют работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями, имеющим особый характер работы, с ненормированным рабочим днём (не менее 3 календарных дней), работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 116 ТК РФ).

Отпуск без сохранения заработной платы. Предоставляют по семейным обстоятельствам и иным уважительным причинам по соглашению сторон. Закон обязывает работодателя предоставить такой отпуск в ряде случаев: участникам ВОВ — до 35 дней в году, работающим пенсионерам — до 14, родителям погибших военнослужащих — до 14, работнику в случае рождения ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников — до 5 календарных дней (ст. 128 ТК РФ).

Учебный отпуск. Работникам, совмещающим работу с обучением в аккредитованных вузах и колледжах, предоставляют отпуск с сохранением заработка для прохождения сессии и сдачи итоговых экзаменов (ст. 173-176 ТК РФ).

Обязательные реквизиты приказа Т-6

В приказе указывают:

• Номер и дату приказа.
• ФИО работника, табельный номер, должность, структурное подразделение.
• Период работы, за который предоставляется отпуск (рабочий, а не календарный год: например, «за период работы с 12.05.2025 по 11.05.2026»).
• Вид отпуска: ежегодный основной, ежегодный дополнительный, без сохранения зарплаты, учебный, по уходу за ребёнком.
• Количество календарных дней.
• Дата начала и дата окончания отпуска включительно.
• При суммировании основного и дополнительного — расшифровку: «28 календарных дней основного и 7 календарных дней дополнительного, всего 35 календарных дней».
• Подпись руководителя, подпись работника об ознакомлении.

Основанием в приказе указывают график отпусков с реквизитами утверждения и заявление работника, если он подавал. Отсутствие графика — нарушение по ст. 5.27 КоАП РФ. График утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ).

Расчёт отпускных и компенсаций

Размер отпускных рассчитывают исходя из среднего дневного заработка за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Среднедневной заработок — сумма выплат, делённая на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Из расчётного периода исключают периоды нетрудоспособности, отпусков, командировок, простоя по вине работодателя.

Готовая методика и пошаговый ввод чисел — на странице Калькулятор отпускных. Налогообложение: НДФЛ удерживают в день выплаты, страховые взносы — в обычном порядке. Удобно проверить результат через калькулятор НДФЛ.

Если работник увольняется не использовав отпуск, ему положена денежная компенсация (ст. 127 ТК РФ). Компенсация считается пропорционально отработанному времени из расчёта 2,33 дня отпуска за каждый полностью отработанный месяц при стандартном отпуске 28 дней.

За часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, работник может получить денежную компенсацию по письменному заявлению (ст. 126 ТК РФ). Замена основной части 28 дней деньгами — только при увольнении.

Особенности отдельных видов отпусков

Разделение отпуска на части. По соглашению сторон отпуск можно делить, но хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Остальные части — любой продолжительности.

Перенос отпуска. Работодатель обязан перенести отпуск, если работник заболел во время отпуска, исполнял государственные обязанности с освобождением от работы, не получил отпускные за три дня до начала или не был уведомлён за две недели. По производственной необходимости — с письменного согласия работника и не позднее 12 месяцев после года, за который положен отпуск.

Отзыв из отпуска. Допустим только с согласия работника. Не использованная часть предоставляется в удобное для работника время в текущем рабочем году или присоединяется к отпуску за следующий год. Не допускается отзыв из отпуска беременных, несовершеннолетних, занятых на вредных работах.

Отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком. Оформляются отдельными приказами на основании больничного листа или заявления и документов о рождении ребёнка. Подробно — в Навигаторе по декрету и в шаблоне заявления о предоставлении отпуска по уходу.

Порядок издания и регистрация

После того как работник или график определили дату начала отпуска, кадровик действует так:

1. Получает заявление работника или сверяется с графиком отпусков.
2. Готовит проект приказа Т-6, подписывает у руководителя.
3. Знакомит работника с приказом под подпись не позднее чем за две недели до начала отпуска.
4. Передаёт приказ в бухгалтерию для расчёта отпускных. Записку-расчёт по форме Т-60 заполняет совместно с бухгалтером.
5. Бухгалтерия выплачивает отпускные не позднее чем за три календарных дня до даты начала.
6. Кадровик вносит сведения в личную карточку работника и в график отпусков отметку об использовании.

Командировки, отпуска и больничные часто переплетаются. Если отпуск приходится на период командировки, см. Навигатор по командировкам, чтобы корректно сместить даты.