Штатное расписание

Штатное расписание — локальный нормативный акт, который закрепляет структуру организации, перечень должностей, численность работников и фонд оплаты труда по каждой позиции. Документ применяют для планирования бюджета на персонал, оформления приёма и переводов, обоснования сокращения штата. Должность в трудовом договоре и приказе о приёме должна совпадать с наименованием в штатном расписании дословно — иначе суд при увольнении встаёт на сторону работника.

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. С 2013 года её применение носит рекомендательный характер для коммерческих организаций, но удобство и привычка проверяющих делают форму Т-3 фактическим стандартом. Бюджетные учреждения применяют форму Т-3 в силу прямых указаний вышестоящих органов.

Структура штатного расписания

Документ оформляют в виде таблицы с обязательными графами. Применение собственного шаблона допустимо при сохранении всех существенных реквизитов, перечисленных в ст. 57 ТК РФ — должность, тарифная ставка, надбавки. Минимальный набор граф формы Т-3:

• Наименование структурного подразделения — отдел, департамент, цех, обособленное подразделение. Код подразделения присваивают, если в организации действует внутренняя классификация.
• Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации. Наименование указывают по профстандарту или Общероссийскому классификатору профессий рабочих и должностей (ОКПДТР). Для должностей с льготами и компенсациями (вредные условия, досрочная пенсия) название обязано совпадать с квалификационным справочником — иначе работник лишится права на льготу.
• Количество штатных единиц. Целое число или дробь — 0,5; 0,25 ставки. Дробные ставки оформляют для работников на неполном рабочем времени.
• Тарифная ставка (оклад) и пр. Размер месячного оклада или часовой тарифной ставки в рублях. Оклад не может быть ниже МРОТ — на 2026 год это 27 093 ₽ при полностью отработанной норме. Региональный МРОТ может быть выше федерального.
• Надбавки. Районный коэффициент, северная надбавка, надбавка за вредные условия (от 4 % по ст. 147 ТК РФ), за стаж, за квалификацию, за работу с гостайной. По каждому виду — отдельная графа или общая сумма с расшифровкой.
• Итого в месяц. Произведение количества штатных единиц на сумму оклада и надбавок. Итоговая сумма по штатному расписанию — это месячный фонд оплаты труда.
• Примечание. Сведения о вакансиях, временном замещении, особенностях оплаты.

Порядок утверждения и срок действия

Штатное расписание утверждает приказом руководитель организации. Гриф «УТВЕРЖДАЮ» располагают в правом верхнем углу или используют формулировку «Утверждено приказом от 12.01.2026 № 3-ОД». Документ вступает в силу с даты, указанной в приказе об утверждении, и действует бессрочно — до утверждения новой редакции или внесения изменений.

Конкретного срока действия закон не устанавливает. На практике штатное расписание обновляют:

1. Ежегодно в начале календарного года — для актуализации окладов по итогам индексации (индексация заработной платы обязательна по ст. 134 ТК РФ для всех работодателей, не только бюджетных).
2. При изменении организационной структуры — добавление или ликвидация отделов, переподчинение должностей.
3. При сокращении численности или штата — изменение количества штатных единиц по конкретным позициям. Сокращение оформляют отдельным приказом с уведомлением работников за два месяца по ст. 180 ТК РФ.
4. При изменении окладов и надбавок — введение новой системы оплаты, изменение размера компенсационных выплат.

Изменения вносят либо приказом «О внесении изменений в штатное расписание» (для точечных правок), либо утверждением новой редакции (если изменений много). Полное переутверждение — норма при изменении свыше 15-20 % позиций.

Связь со смежными документами

Штатное расписание — основа всего кадрового учёта. Каждый трудовой договор, приказ о приёме, приказ о переводе ссылается на конкретную позицию из расписания. Соблюдение этой связки исключает претензии при увольнении и налоговых проверках.

• Трудовой договор. Должность работника — по штатному расписанию. См. Трудовой договор: образец 2026.
• Приказ о приёме. Дублирует должность и оклад из расписания. См. Приказ о приёме на работу.
• Приказ о переводе. При изменении должности — обязательная сверка с расписанием. Подробнее — Приказ о переводе.
• Должностная инструкция. Привязана к должности из расписания. См. Должностная инструкция.
• Положение об оплате труда. Раскрывает систему окладов, надбавок и премий, которые в расписании закреплены в цифрах. См. Положение об оплате труда.

Особенности для ИП и микропредприятий

Индивидуальные предприниматели формально не обязаны вести штатное расписание — закон требует его для организаций. Но при первой проверке отсутствие документа создаёт проблемы: невозможно обосновать структуру оплаты труда, доказать соблюдение МРОТ, оформить сокращение. На практике ИП с тремя и более работниками штатное расписание ведут.

Микропредприятия (до 15 работников) вправе отказаться от ряда локальных актов по ст. 309.2 ТК РФ, но штатное расписание в перечне исключений отсутствует. Документ остаётся обязательным.