Можно ли вести табель в электронной форме?

Да. Электронный документооборот в кадрах допускается с 2021 года (ст. 22.1-22.3 ТК РФ). Табель можно вести в учётной системе или специализированном кадровом ПО, заверять усиленной квалифицированной электронной подписью ответственного лица. При проверке распечатывают актуальную версию. Внутренним приказом работодатель закрепляет порядок ведения табеля в электронной форме.

Что делать, если работник не явился, а причина не известна?

В первый день отсутствия в табеле проставляют код «НН» (неявка по невыясненным причинам). Составляют акт об отсутствии на рабочем месте, подписанный двумя свидетелями. Связываются с работником, запрашивают объяснения. Если причина уважительная (болезнь, форс-мажор) — после получения подтверждающих документов меняют код на «Б», «У», «ОЗ» и т. д. Если уважительной причины нет — на «ПР» и инициируют дисциплинарную процедуру.

Кто подписывает табель?

Табель подписывают: ответственный за ведение (табельщик, кадровик, руководитель подразделения), руководитель подразделения, работник кадровой службы. После согласования и подписей табель передают в бухгалтерию. Перечень ответственных утверждают приказом по организации.

Сколько хранится табель?

Срок хранения — 5 лет (ст. 402 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Для работников с тяжёлыми, вредными или опасными условиями труда — 75 лет (75 лет 1 января при создании документа после 2003 года, 75 лет — для документов, созданных до 2003 года). Это связано с пенсионным правом на досрочное оформление пенсии.

Должен ли работодатель показывать табель работнику по запросу?

Работник вправе получить копии документов, связанных с работой, не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления (ст. 62 ТК РФ). Табель в части, относящейся к этому работнику, входит в перечень таких документов. Работодатель выдаёт заверенную выписку или копию страниц с данными запросившего работника, без сведений о других сотрудниках (персональные данные).

Табель учёта рабочего времени

Образец табеля по форме Т-13 на 2026 год — условные обозначения, порядок ведения, ответственные лица, ст. 91 и 99 ТК РФ

табельрабочее времяформа Т-13учёт времени

Обновлено: 2026-04-13

Табель учёта рабочего времени — первичный учётный документ, в котором фиксируют отработанное и неотработанное время каждого работника по дням и итогом за месяц. На основании табеля бухгалтерия начисляет зарплату, доплаты за сверхурочную работу, ночные часы и выходные, удерживает за прогулы и опоздания.

Закон обязывает работодателя вести учёт фактически отработанного каждым работником времени (ст. 91 ТК РФ). Без табеля невозможно подтвердить ни одно начисление: суд при споре о зарплате опирается именно на табель.

Формы табеля и кто их утверждает

Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1:

Т-12 — табель и расчёт оплаты труда в одном документе. Удобен для небольших организаций с ручным расчётом.
Т-13 — только табель учёта; расчёт ведётся отдельно. Применяют при автоматизированной обработке и в большинстве компаний.

Бюджетные учреждения с 2015 года используют форму 0504421 (приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н). Коммерческие организации могут разработать собственный шаблон с обязательными реквизитами первичного документа по ст. 9 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»: название документа, дата составления, наименование организации, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального и денежного измерения, должности и подписи ответственных.

Условные обозначения

В табеле каждый день месяца отмечают буквенным или цифровым кодом. Стандартные обозначения формы Т-13:

Я (01) — продолжительность работы в дневное время (в часах).
Н (02) — продолжительность работы в ночное время (с 22:00 до 06:00).
РВ (03) — продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни.
С (04) — сверхурочные часы.
К (06) — служебная командировка.
ПК (07) — повышение квалификации с отрывом от работы.
ПМ (08) — повышение квалификации в другой местности.
ОТ (09) — ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
ОД (10) — ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.
У (11) — учебный отпуск с сохранением заработка.
Р (14) — отпуск по беременности и родам.
ОЖ (15) — отпуск по уходу за ребёнком до полутора и до трёх лет.
ДО (16) — отпуск без сохранения зарплаты по соглашению сторон.
ОЗ (17) — отпуск без сохранения зарплаты, обязательный по закону.
Б (19) — временная нетрудоспособность с пособием.
Т (20) — временная нетрудоспособность без пособия.
ПР (24) — прогул (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин).
НН (30) — неявка по невыясненным причинам (до выяснения).
В (26) — выходные и нерабочие праздничные дни.

Проставлять в табеле «работал» цифрой 8 без буквенного кода — не лучшая практика: в спорной ситуации непонятно, был ли это обычный рабочий день или, например, командировка в выходной с двойной оплатой.

ПР и НН — разные коды

Не проставляйте «прогул» сразу. Сначала зафиксируйте «НН» — неявка по невыясненным причинам. После запроса объяснений и составления акта об отсутствии на рабочем месте, если уважительной причины нет, исправьте код на «ПР». Раннее проставление «ПР» без процедуры — повод для оспаривания дисциплинарного взыскания и восстановления работника. Подробнее — в Навигаторе по дисциплинарным взысканиям.

Порядок ведения

Табель ведут ежедневно. Ответственным назначается работник кадровой службы, табельщик в крупных подразделениях или руководитель подразделения — приказом по организации. В малом бизнесе табель часто ведёт бухгалтер или сам руководитель.

Алгоритм по итогам месяца:

По каждому работнику заполняют графы по дням: либо явку с количеством часов и кодом, либо причину отсутствия.
Суммируют отработанные часы за полмесяца и за месяц.
Подписывают табель ответственным лицом, руководителем подразделения, согласовывают с кадровой службой.
Передают в бухгалтерию для начисления зарплаты не позднее установленного в организации срока (как правило, до 25-го числа за первую половину и до 5-го числа следующего месяца за вторую).
Срок хранения подписанного табеля — 5 лет; при тяжёлых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Изменения в табель вносят корректирующим табелем за тот же период с пометкой «корректировка» и порядковым номером. Зачёркивать и переписывать данные первоначального табеля нельзя.

Норма рабочего времени и сверхурочные

Нормальная продолжительность рабочего времени — не более 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Сокращённая продолжительность установлена для несовершеннолетних, инвалидов I и II групп, занятых на вредных и опасных работах, педагогов, медиков и других категорий. Производственный календарь Минтруда задаёт месячную норму часов на 2026 год.

Сверхурочной считается работа сверх установленной для работника продолжительности рабочего времени по инициативе работодателя. Привлечение к сверхурочной работе допустимо с письменного согласия работника и в пределах 4 часов за два дня подряд и 120 часов в год (ст. 99 ТК РФ). Оплата — за первые два часа в полуторном размере, далее — в двойном (ст. 152 ТК РФ).

Работа в выходные и нерабочие праздничные дни оплачивается в двойном размере либо компенсируется предоставлением другого дня отдыха при сохранении одинарной оплаты (ст. 153 ТК РФ). В табеле — код «РВ».

Ночное время с 22:00 до 06:00 оплачивается с надбавкой не ниже 20% часовой тарифной ставки за каждый час работы (постановление Правительства от 22.07.2008 № 554). В табеле — код «Н» с указанием количества ночных часов отдельной строкой.

Суммированный учёт

При работе в режиме гибкого графика, сменной работе или вахтовом методе вводят суммированный учёт рабочего времени с учётным периодом до года (для вредных и опасных условий — до трёх месяцев). Норма часов берётся за весь учётный период, сверхурочные считают по окончании периода. Это меняет принцип заполнения табеля: ежедневная фактическая продолжительность смен может отличаться от 8 часов, а норма выравнивается на горизонте учётного периода.

Связь с расчётом зарплаты и отпускных

На основании табеля бухгалтерия:

Начисляет оклад пропорционально отработанным дням, если месяц отработан не полностью.
Считает доплаты за ночные, сверхурочные и работу в выходные.
Удерживает за дни прогула и невыясненные неявки до получения объяснений.
Передаёт данные в калькулятор отпускных и в калькулятор больничного — расчёт среднего заработка использует именно те периоды, что отмечены в табеле.

Минимальный оклад при полностью отработанной норме — не ниже МРОТ (27 093 ₽ в 2026 году). Если работник часть месяца был в отпуске, болел или был в командировке, оклад начисляют пропорционально отработанным дням — это видно из табеля.

При командировках в табеле проставляют «К». Подробно о расчёте средней зарплаты в этот период — в Навигаторе по командировкам. Если работодатель платит часть зарплаты «в конверте» и не отражает в табеле, см. риски в материале о серой зарплате.

Ответственность за нарушения

Отсутствие учёта рабочего времени или искажение данных табеля — нарушение трудового законодательства и законодательства о бухучёте. Штрафы по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: должностное лицо — от 1 000 до 5 000 ₽, юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 ₽. При повторном нарушении — до 70 000 ₽. Искажение первичных учётных документов влечёт штраф по ст. 15.11 КоАП РФ — от 5 000 до 10 000 ₽ для должностного лица, дисквалификацию при повторном нарушении.

Работник, обнаруживший расхождение между фактически отработанным временем и табелем, вправе обжаловать действия работодателя в ГИТ или суд (ст. 392 ТК РФ). См. Трудовые споры: куда жаловаться.