Расчётно-платёжная ведомость Т-49: бланк и образец

Когда нужна ведомость на выплату зарплаты

Ведомость появляется там, где деньги выдаются на руки, а не уходят на карту. Типичных ситуаций четыре:

• Плановая выплата из кассы. Аванс за первую половину месяца и окончательный расчёт по итогам месяца в компании, которая не перешла на зарплатный проект.
• Часть коллектива без карт. Сезонные рабочие, вахтовики, недавно принятые сотрудники: остальным деньги переводят, этим выдают наличными.
• Разовые выплаты наличными. Премия, отпускные, материальная помощь, оплата по гражданско-правовому договору — всё, что проходит через кассу.
• Расчёт при увольнении. Работодатель обязан рассчитаться в день увольнения, а при неявке работника — не позднее следующего дня после предъявления требования (ст. 140 ТК РФ).

Обратный случай встречается чаще: если зарплата переводится в банк по заявлению работника (ч. 3 ст. 136 ТК РФ), платёжная ведомость не нужна вовсе. Подписывать работнику нечего — деньги он не получает из рук в руки, а факт выплаты подтверждают платёжное поручение и реестр, переданный в банк.

Т-49, Т-51 или Т-53: какую форму брать

Все три формы утверждены одним постановлением и различаются тем, какую часть выплаты они фиксируют.

Комбинировать их нельзя произвольно. Указания по применению форм к постановлению № 1 прямо задают развилку: при использовании расчётно-платёжной ведомости Т-49 другие расчётные и платёжные документы по формам Т-51 и Т-53 не составляются, а на работников, получающих зарплату через платёжные карты, составляется только расчётная ведомость Т-51. То есть либо один документ Т-49, либо связка «Т-51 плюс Т-53», либо одна Т-51 — других сочетаний Указания не предусматривают. Именно поэтому в скачанном образце заполнена только Т-49: заполнить рядом ещё и Т-53 на ту же выплату означало бы продублировать один факт двумя первичными документами.

Практический критерий выбора простой. Т-49 удобна, когда работников немного и все получают деньги в кассе: один бланк, один комплект подписей. Связка Т-51 и Т-53 выигрывает при смешанной выплате — расчёт по всему штату идёт одной расчётной ведомостью, а платёжная выписывается только на тех, кому выдают наличные. Ещё один аргумент за связку — конфиденциальность: в Т-49 работник, расписываясь, видит оклады и удержания соседей по списку, а в Т-53 стоят только фамилии и суммы к выдаче.

Выданные платёжные ведомости регистрируют в журнале по форме Т-53а (ОКУД 0301050) из того же постановления. Журнал ведёт бухгалтерия; он нужен, чтобы ведомость не потерялась между кассой и архивом.

Шапка ведомости: организация, период и срок выдачи

Верхняя часть отвечает на два вопроса: за какой период считали и до какого числа кассир вправе выдавать деньги.

Унифицированная форма № Т-49. Форма по ОКУД 0301009

Организация: Общество с ограниченной ответственностью «Артэкс», г. Тверь. ИНН 6950123456, код по ОКПО 41258963.

Расчётно-платёжная ведомость № 8 от 04.08.2026. Отчётный период: с 01.07.2026 по 31.07.2026.

В кассу для оплаты в срок с 05.08.2026 по 07.08.2026.

Сумма к выплате: 69 600 (Шестьдесят девять тысяч шестьсот) руб. 00 коп.

Руководитель организации: директор Ершов П. А. Главный бухгалтер Литвинова Е. В.

Разрешительная надпись со сроком — не украшение бланка, а требование кассовых правил: срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчётно-платёжной ведомости 0301009 (платёжной ведомости 0301011) — п. 6.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Указания Госкомстата добавляют, что разрешение на выплату подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Без этой подписи и без срока кассир формально не имеет основания открывать кассу.

Сама ведомость составляется в одном экземпляре в бухгалтерии. Второй экземпляр никому не выдаётся: в отличие от накладной, здесь нет двух сторон, каждой из которых нужен свой документ.

Табличная часть: начислено, удержано, к выплате

Каждому работнику отводится строка, и она должна сходиться по горизонтали: начислено минус удержания минус уже выплаченное за первую половину месяца равно сумме к выдаче.

Графа «Выплачено за первую половину месяца» показана здесь уже за вычетом налога, и это принципиально. С 1 января 2023 года датой фактического получения дохода в денежной форме признаётся день выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ); прежний п. 2 той же статьи, привязывавший оплату труда к последнему дню месяца, утратил силу по Федеральному закону от 14.07.2022 № 263-ФЗ. НДФЛ поэтому удерживается при каждой выплате, включая аванс. Ведомость, в которой аванс стоит полной суммой оклада за половину месяца, обычно означает, что налог с него не удержали.

Количество отработанных дней берётся не из головы, а из табеля учёта рабочего времени: в июле 2026 года при пятидневке это 23 рабочих дня, и все трое отработали месяц полностью. Про сроки самих выплат и про то, чем аванс отличается от зарплаты за первую половину месяца, подробнее — в разборе статей 136 и 142 ТК РФ и в статье об авансе по зарплате.

Удержания в ведомости не ограничиваются налогом: там же проходят алименты, взыскания по исполнительным листам, суммы за неотработанный отпуск. У них общий потолок — 20 % заработной платы, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, 50 % (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Для алиментов на несовершеннолетних детей, возмещения вреда здоровью, вреда лицам, потерявшим кормильца, ущерба от преступления и удержаний при исправительных работах предел выше — 70 % (ч. 3 той же статьи). Считается лимит от суммы, оставшейся после удержания НДФЛ.

Пять рабочих дней на выдачу, а не три

Самое живучее заблуждение вокруг зарплатной ведомости — что она лежит в кассе три дня. Действующее правило другое: продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней, включая день получения наличных с банковского счёта на эти выплаты (п. 6.5 Указания № 3210-У). Три дня (и пять для районов Крайнего Севера) стояли в п. 9 Порядка ведения кассовых операций, утверждённого решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40, — этот документ утратил силу с 1 января 2012 года. В образце руководитель назначил три дня, с 5 по 7 августа, и это его право: пять рабочих дней — потолок, а не обязательная длительность.

Срок важен не сам по себе, а из-за лимита остатка кассы. В дни выплат накопление наличных сверх лимита разрешено (абз. 6 п. 2 Указания № 3210-У), но ровно на тот срок, который указан в ведомости. Как только он истёк, невыданные деньги надо сдать в банк, иначе превышение лимита образует состав по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ — штраф от 4 000 до 5 000 рублей на должностных лиц и от 40 000 до 50 000 на организацию.

Отдельно про лимит наличных расчётов в 100 000 рублей: к зарплате он не относится. Ограничение действует для расчётов между участниками наличных расчётов в рамках одного договора (п. 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У), то есть между организациями и предпринимателями. Выплаты работникам, включённые в фонд заработной платы, наоборот, прямо названы среди целей, на которые можно расходовать наличную выручку из кассы (п. 1 того же указания), и никакой суммовой планки у них нет.

Депонирование: слово осталось, процедуры больше нет

Графа «Депонировано» в бланках никуда не делась — Указания Госкомстата велят по истечении срока выплаты проставлять эту отметку напротив фамилий не получивших зарплату работников: в унифицированной форме Т-49 это графа 23, в Т-53 — графа 5. А вот кассовые правила от депонирования отказались. Абзац третий п. 6.5 Указания № 3210-У, требовавший ставить отметку и подсчитывать депонированную сумму, утратил силу 30 ноября 2020 года (Указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У). Реестра депонированных сумм и книги депонентов действующие кассовые правила не предусматривают вовсе: депонирование осталось бухгалтерской практикой и удобным словом, а не нормативной процедурой.

Что при этом происходит с деньгами на самом деле — вопрос трудового права, а не кассового. Долг перед работником сохраняется и сроком из ведомости не ограничивается. Обратиться в суд за невыплаченной зарплатой работник вправе в течение одного года со дня установленного срока выплаты (ч. 2 ст. 392 ТК РФ), пропущенный по уважительной причине срок восстанавливается судом (ч. 5 той же статьи). Пока трудовые отношения не прекращены, а начисленная зарплата не выплачена, нарушение носит длящийся характер, и одно лишь заявление работодателя о пропуске срока основанием для отказа не служит — это позиция Пленума Верховного Суда РФ (п. 56 постановления от 17.03.2004 № 2), а не текст кодекса.

Списать невостребованную сумму можно только по истечении срока исковой давности и только на основании инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя (п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учёта, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). В налоговом учёте такая кредиторская задолженность становится внереализационным доходом (п. 18 ст. 250 НК РФ). Если работник умер, деньги выдаются членам семьи или лицу, находившемуся на его иждивении, не позднее недельного срока со дня подачи документов (ст. 141 ТК РФ).

Чем закрывается ведомость: расходный ордер и хранение

По итогам срока выдачи ведомость закрывают, и это отдельная операция, а не просто подшивка листа в папку.

Выплачено наличными: 50 025 (Пятьдесят тысяч двадцать пять) руб. 00 коп.

Не выплачено (депонировано): 19 575 (Девятнадцать тысяч пятьсот семьдесят пять) руб. 00 коп.

Расходный кассовый ордер № 214 от 07.08.2026 на сумму 50 025,00 ₽.

Выплату произвёл кассир Панкратова О. Н. Ведомость проверил бухгалтер Литвинова Е. В.

Ключевая цифра здесь — 50 025 рублей, а не 69 600. На фактически выданные суммы наличных денег по расчётно-платёжной ведомости оформляется расходный кассовый ордер 0310002 (абз. 4 п. 6.5 Указания № 3210-У); Указания Госкомстата называют его формой № КО-2 и требуют проставить его номер и дату на последней странице ведомости. Водитель Мещеряков был в рейсе и денег не получил — его 19 575 рублей в ордер не попадают.

Индивидуальным предпринимателям здесь дана поблажка: если ИП ведёт учёт доходов либо доходов и расходов и других объектов налогообложения или физических показателей, кассовые документы он вправе не оформлять, а кассовую книгу не вести (п. 4.1 и 4.6 Указания № 3210-У). На саму ведомость это не распространяется — она нужна ИП с работниками как подтверждение выплаты и как первичный документ по расходам на оплату труда.

Хранят зарплатные ведомости дольше обычной первички. Общее правило — не менее пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ), но специальная норма строже: сводные расчётные, расчётно-платёжные и платёжные ведомости и документы к ним хранятся шесть лет, а при отсутствии лицевых счетов работников — 50 или 75 лет (ст. 295 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Разница между 50 и 75 годами зависит от того, закончено дело делопроизводством после 1 января 2003 года или раньше.

Частые ошибки

Т-49 и Т-53 на одну выплату. Бухгалтер печатает расчётно-платёжную ведомость, а кассир для подписей заводит ещё и платёжную. Один факт выплаты оказывается подтверждён двумя первичными документами с разными итогами — при сверке кассы это выглядит как двойная выдача.

Пустая строка со сроком выдачи. Разрешительная надпись не заполнена или подписана только главным бухгалтером. Формально основания выдавать деньги нет, а отсчёт срока хранения наличных сверх лимита начать не от чего.

Ордер на всю сумму ведомости. Расходный ордер выписывают на итог графы «к выплате», не глядя на то, сколько денег реально ушло. При неявке хотя бы одного работника остаток кассы по документам расходится с фактическим.

Аванс без НДФЛ. За первую половину месяца выдают полный расчёт без удержания налога, как было до 2023 года. Недоудержанный НДФЛ приходится добирать из второй части зарплаты, и лимит удержаний по ст. 138 ТК РФ при этом легко превысить.

Подпись за работника. Кассир или бригадир расписывается «за отсутствующего». Ведомость перестаёт подтверждать выдачу денег конкретному человеку, и в трудовом споре работодатель остаётся без доказательства выплаты.

Похожие документы

• Расчётный листок — обязательное извещение работника о составе зарплаты, которое ведомость не заменяет.
• Табель учёта рабочего времени — форма Т-13, из которой в ведомость переходит количество отработанных дней.
• Штатное расписание — источник окладов и тарифных ставок для графы начислений.
• Претензия о выплате задолженности по зарплате — шаг работника, если деньги по ведомости так и не выданы.