График отпусков: бланк формы Т-7 и образец

До какого числа утвердить график отпусков

Очерёдность отпусков определяется ежегодно графиком, который работодатель утверждает не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Для графика на 2027 год крайняя дата — 17 декабря 2026 года. Если в организации есть первичная профсоюзная организация, проект сначала направляют её выборному органу в порядке ст. 372 ТК РФ, а реквизиты полученного мнения переносят в шапку графика.

Сам график нужен работодателю в нескольких ситуациях:

• Спланировать замену на период отпусков и заложить отпускные в бюджет следующего года.
• Обосновать отказ работнику, который просит отпуск вне графика в неудобный для производства момент.
• Оформить приказ об отпуске: график служит для него основанием, если работник не писал заявление.
• Пройти проверку трудовой инспекции — отсутствие графика инспектор фиксирует как нарушение.

За работу без графика отвечают по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: должностному лицу и ИП грозит предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 ₽, организации — от 30 000 до 50 000 ₽. При повторном нарушении по ч. 2 той же статьи организация платит 50 000–70 000 ₽, должностное лицо — 10 000–20 000 ₽ либо дисквалифицируется на срок от одного года до трёх лет.

Освобождены от графика немногие, и основание для этого спорное. Микропредприятия и приравненные к ним НКО вправе полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, перенеся их условия в трудовые договоры по типовой форме (ст. 309.2 ТК РФ, типовая форма — постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858). График отпусков в перечне ст. 309.2 прямо не назван; к локальным актам его относит Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1), и на этом письме строится вывод об освобождении. Безопасный вариант для микропредприятия — либо составлять график как обычно, либо оформить отказ от локальных актов приказом и прописать порядок предоставления отпусков в трудовых договорах, иначе инспектор увидит просто отсутствующий документ. У работодателя — физического лица время отпуска определяется соглашением сторон (ст. 305 ТК РФ). Остальным, включая ИП с наёмными работниками, график составлять нужно.

Хранят утверждённый график три года после окончания срока его действия — п. 453 Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Шапка графика: организация, год, грифы

Унифицированная форма Т-7 (код по ОКУД 0301020) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года формы из альбомов унифицированной первичной документации перестали быть обязательными для коммерческих организаций: работодатель вправе применять собственный бланк, утвердив его приказом (ч. 4 ст. 9 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ, Информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Для организаций бюджетной сферы формы первичных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством — там свободы меньше. На практике форму Т-7 держат почти все: она привычна проверяющим и уже содержит нужные графы.

В шапке указывают наименование организации, номер и дату составления документа, год, на который график составлен, реквизиты учтённого мнения профсоюза и гриф утверждения руководителем. В образце это выглядит так:

Наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «Каскад». Мнение выборного органа первичной профсоюзной организации от 09.12.2025 № 4 учтено. УТВЕРЖДАЮ. Директор ООО «Каскад» ________ С. Л. Панкратов. «12» декабря 2025 г. Номер документа: 1. Дата составления: 12.12.2025. На год: 2026.

Отдельный приказ об утверждении закон не требует — достаточно грифа. Но приказ удобен, когда график вводят вместе с другими кадровыми документами: в образце уведомления работнику график назван как «утверждённый приказом от 12.12.2025 № 214-к».

Табличная часть: что писать в графах 1–10

Таблица формы Т-7 состоит из десяти граф. Первые семь заполняют при составлении графика, последние три — в течение года, когда планы меняются.

Графы 1–7: планирование отпусков

• Графа 1 «Структурное подразделение» — отдел по штатному расписанию: «Отдел продаж», «Бухгалтерия», «Склад». Строки удобно группировать по подразделениям.
• Графа 2 «Должность» — в форме она названа полностью: «Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию». Наименование берут из штатного расписания дословно, без сокращений и вариаций.
• Графа 3 «Фамилия, имя, отчество» — полностью, без инициалов.
• Графа 4 «Табельный номер» — если в организации табельные номера не присваивают, графу оставляют пустой.
• Графа 5 «Количество календарных дней» — продолжительность отпуска: 28 дней основного плюс дни дополнительного, если он положен. При делении отпуска на части каждая часть — отдельная строка.
• Графа 6 «Дата запланированная» — конкретная дата начала отпуска, а не месяц. Месяц вместо даты обессмысливает график: от него отсчитывают и двухнедельное уведомление, и выплату отпускных.
• Графа 7 «Дата фактическая» — заполняется уже в течение года, когда работник действительно ушёл в отпуск.

Фрагмент заполненной таблицы из образца:

Отдел продаж | Менеджер по продажам | Ерохина Анна Павловна | 0042 | 14 | 15.06.2026 — первая часть отпуска; Отдел продаж | Менеджер по продажам | Ерохина Анна Павловна | 0042 | 14 | 09.11.2026 — вторая часть отпуска; Склад | Кладовщик | Гаврилов Роман Викторович | 0056 | 28 | 21.09.2026 — отпуск в удобное время, ст. 262.2 ТК РФ.

Разбивая отпуск на части, следите за правилом ст. 125 ТК РФ: хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней. В образце у Ерохиной ровно две части по 14 дней — этого достаточно.

Графы 8–10: перенос отпуска и примечания

• Графа 8 «Основание (документ)» — реквизиты документа, которым отпуск перенесён: приказ руководителя, заявление работника, больничный лист.
• Графа 9 «Дата предполагаемого отпуска» — новая дата начала после переноса.
• Графа 10 «Примечание» — любые пояснения: часть отпуска, льготная категория, отзыв из отпуска, компенсация.

В образце перенос оформлен по строке бухгалтера: запланированная дата 13.04.2026, в графе 8 — «Приказ от 06.04.2026 № 41-к», в графе 9 — «17.08.2026», в примечании — «Перенос с письменного согласия работника». Согласие здесь принципиально: перенести отпуск, если он мешает нормальному ходу работы, работодатель вправе только с согласия работника, а сам перенесённый отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он положен (ст. 124 ТК РФ). Письменная форма согласия в норме не названа, но именно она подтверждает правомерность переноса при проверке.

Кто вправе выбрать даты отпуска сам

Для большинства работников график — это компромисс между их пожеланиями и интересами производства. Но у ряда категорий право на отпуск в удобное для них время закреплено законом, и отказать им, ссылаясь на график, нельзя.

Право появиться может и после утверждения графика — например, у работника родился третий ребёнок. Тогда даты меняют через графы 8 и 9, а основанием служит его заявление.

Уведомление работника о начале отпуска

О времени начала отпуска работника извещают под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Ознакомление с графиком в декабре эту обязанность не заменяет: закон говорит именно об извещении перед конкретным отпуском.

В самой форме Т-7 графы для подписи работника нет. Работодатели закрывают это тремя способами: добавляют в таблицу графу 11 «С датой начала отпуска ознакомлен», ведут отдельный лист ознакомления либо оформляют персональное уведомление. Третий вариант надёжнее — на руках остаётся документ с датой и подписью конкретного работника. Такой бланк лежит на второй странице обоих скачиваемых файлов, а в образце он заполнен так:

В соответствии со статьёй 123 Трудового кодекса Российской Федерации уведомляем Вас о том, что согласно графику отпусков на 2026 год, утверждённому приказом от 12.12.2025 № 214-к, Вам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 (двадцать восемь) календарных дней с 21 сентября 2026 г. по 18 октября 2026 г. включительно.

Уведомление вручили 4 сентября — за 17 дней до начала отпуска, то есть с запасом к двухнедельному сроку. Отпускные по этой строке графика нужно выплатить не позднее 17 сентября: ч. 9 ст. 136 ТК РФ требует оплатить отпуск не позднее чем за три дня до его начала, и Минтруд считает эти дни календарными, не включая в них день начала отпуска. Нарушение любого из двух сроков даёт работнику право требовать переноса отпуска на другое время (ст. 124 ТК РФ).

Само распоряжение о предоставлении отпуска оформляют не уведомлением, а приказом по форме Т-6 — образец есть на странице приказа о предоставлении отпуска. Сумму выплаты удобно прикинуть заранее через калькулятор отпускных.

Частые ошибки

• Указан месяц вместо даты. От даты начала отсчитывают уведомление и выплату отпускных, поэтому запись «июль» превращает график в формальность.
• В график включены не все работники. Вносить нужно каждого, кто состоит в трудовых отношениях на 1 января, — включая совместителей, декретниц и тех, кто планирует увольняться.
• Утверждение задним числом. Гриф с декабрьской датой на документе, который собрали в феврале, инспектор сверяет с журналом регистрации приказов и датой ознакомления работников.
• Перенос отпуска без документа. Пустые графы 8 и 9 при фактически изменённых датах означают, что работник отдыхал вне графика без основания.
• Работника не уведомили за две недели, ограничившись подписью под графиком в декабре. Это самостоятельное нарушение ч. 3 ст. 123 ТК РФ.

Похожие документы

• Приказ о предоставлении отпуска — форма Т-6, издаётся на основании графика.
• Заявление на ежегодный отпуск — нужно, когда работник просит даты вне графика.
• Табель учёта рабочего времени — форма Т-13, где дни отпуска отмечают кодом «ОТ».
• Штатное расписание — источник наименований подразделений и должностей для граф 1 и 2.
• Правила внутреннего трудового распорядка — закрепляют порядок предоставления отпусков в организации.