Сколько хранится личное дело после увольнения

Что кладут в личное дело

Обязательного состава личного дела у обычного работодателя нет. Перечень № 236 в примечании к ст. 445 говорит прямо: виды документов в личных делах государственных и муниципальных служащих определяются законодательством, а иных работников — локальными нормативными актами организации. Порядок хранения и использования персональных данных работников работодатель устанавливает сам (ст. 87 ТК РФ), и вести личные дела он вообще не обязан: обязанность есть только на государственной и муниципальной службе.

Поэтому «обязательный перечень документов личного дела» из поисковой выдачи — это либо норма для служащих, либо чей-то внутренний регламент. У служащих состав действительно закрыт: он перечислен в п. 16 Положения, утверждённого Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, — от заявления и анкеты до копии паспорта и сведений о доходах. Часть пунктов Положения утратила силу с 1 января 2026 года (Указ Президента РФ от 31.12.2025 № 1009), так что состав надо смотреть в действующей редакции.

В коммерческой организации в дело обычно подшивают:

• личный листок по учёту кадров и автобиографию;
• заявление о приёме, трудовой договор и допсоглашения к нему;
• копии приказов о приёме, переводах, поощрениях, о прекращении договора;
• должностную инструкцию, согласие на обработку персональных данных, документы об образовании.

Осторожнее с копиями. Обрабатываемые данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям (ч. 5 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ), а объём данных работника работодатель определяет по кодексу и федеральным законам (п. 2 ст. 86 ТК РФ). Документы по ст. 65 ТК РФ работник предъявляет, а не сдаёт: держать в деле ксерокопию паспорта «на всякий случай», если ЛНА не объясняет, зачем она нужна, — типовое замечание проверяющих.

Трудовая книжка в дело не подшивается. Это подлинный личный документ работника, он идёт по отдельной ст. 449 Перечня и хранится в сейфе кадровой службы, а не в папке с делом.

Сколько лет хранить дело и его окружение

Личное дело — не единственное, что остаётся от уволенного. Сроки разные, и подшивать всё в одну папку «чтобы уничтожить разом» нельзя:

Запись «50/75» расшифрована в п. 4.8 Инструкции № 237: 75 лет — для дел, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, 50 лет — для законченных после этой даты. Никакого «выбора» между цифрами нет, дата закрытия дела определяет всё однозначно. Для всех, кто увольняется сегодня, срок — 50 лет.

Отметка «ЭПК» означает другое: по истечении срока часть документов может быть отобрана на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности (п. 4.9 Инструкции). Выбросить дело автоматически в день истечения срока она не даёт — сначала его надо просмотреть полистно (п. 27 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).

Личную карточку работника в дело обычно не вкладывают, но живёт она столько же — 50/75 лет по ст. 444, и уничтожать её вместе с пятилетними бумагами нельзя.

Сокращать сроки Перечня организация не вправе (п. 4.10 Инструкции), а вот продлить — может, если этого требуют особенности её работы (п. 4.11). Подробнее о сроках по остальным кадровым бумагам — в разборе, чем приказы по личному составу отличаются от приказов по основной деятельности.

С какого дня считать 50 лет

Срок хранения исчисляется с 1 января следующего года — года, идущего за тем, в котором дело закончено делопроизводством (п. 4.1 Инструкции № 237). Те же слова повторяет п. 12 Правил № 77: документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводством.

Личное дело — переходящее: оно формируется не за календарный год, а в течение всего периода работы человека в организации (п. 49 «г» Правил № 77). Закрывается оно в год увольнения, от него и пляшет отсчёт.

Кладовщика Семёнова уволили 14 апреля 2026 года. Дело закрыто делопроизводством в том же году, поэтому 50 лет пойдут с 1 января 2027 года и закончатся 31 декабря 2076-го. Включить дело в акт на уничтожение получится не раньше 2077 года: п. 26 Правил № 77 разрешает вносить в акт только те дела, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта. Ошибка на один год здесь стоит дороже, чем кажется, — уничтоженное раньше времени дело восстановить нечем.

Три года в кадрах — это про переезд, а не про срок

Распространённое «личное дело хранится в отделе кадров три года» — пересказ п. 47 Правил № 77, и смысл у нормы другой. Дела передаются в архив организации не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения делопроизводством. Три года — крайний срок переезда внутри компании, а не срок хранения: и до передачи, и после неё дело живёт свои 50 лет.

Исключение сделано для служащих. Личные дела гражданских и муниципальных служащих, уволенных со службы, передаются в архив по истечении 10 лет со дня увольнения (тот же п. 47 и п. 23 Положения по Указу № 609) — все эти годы дело лежит в кадровой службе.

Перед передачей дело оформляют полностью (п. 50 Правил № 77): убирают скрепки и файлы, нумеруют листы, составляют лист-заверитель и внутреннюю опись, оформляют обложку, подшивают или переплетают документы. Внутренняя опись для личных дел обязательна — это прямо названная в п. 54 категория. Дело на бумаге не должно превышать 250 листов при толщине корешка до 4 см и подшивается на четыре прокола в твёрдую обложку (п. 51); дальше заводится второй том. Место дела в системе хранения задаёт номенклатура дел организации, из неё же берётся индекс и срок на обложке.

Что делать с трудовой книжкой, которую не забрали

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Если человек не пришёл или отказался её получать, ему направляют уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправку по почте — со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи (ч. 6 той же статьи). Уведомление — не формальность, а единственное, что снимает риск оплаты вынужденного прогула, и его отправку нужно уметь подтвердить.

Дальше книжка остаётся у работодателя. П. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н) говорит, что не полученные при увольнении книжки и дубликаты хранятся до востребования — со ссылкой на главу IV ФЗ-125. Конкретную цифру даёт Перечень: по ст. 449 невостребованные работниками личные документы хранятся 50/75 лет. Если работник умер, книжку после записи о прекращении договора выдают под расписку члену семьи, предъявившему свидетельство о смерти, либо высылают почтой по письменному заявлению одного из родственников (п. 38 Порядка).

За ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек отвечает уполномоченное лицо, назначаемое приказом или распоряжением работодателя (п. 42 Порядка № 320н). Утверждённой формы такого приказа не существует: его составляют произвольно, указывая должность, Ф. И. О. ответственного, замещающего на время отпуска и дату, с которой возложены обязанности. Если книжку выдают на руки до увольнения, факт передачи фиксирует расписка о получении трудовой книжки.

Как уничтожить дело по акту

Просто выбросить папку по истечении срока нельзя. Уничтожение документов до экспертизы ценности и до утверждения руководителем описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу прямо запрещено п. 17 Правил № 77. Порядок такой:

1. Провести экспертизу ценности — ежегодно, силами экспертной комиссии организации (главы III и IV Правил № 77). Дела с отметкой «ЭПК» просматриваются полистно, документы постоянного хранения из них изымаются.
2. Составить проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (п. 26, рекомендуемый образец — приложение № 3 к Правилам). В акт попадают только дела, срок которых истёк к 1 января текущего года.
3. Рассмотреть акт на заседании комиссии одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу (п. 28).
4. Утвердить акт у руководителя: организация — источник комплектования государственного архива делает это после утверждения документов ЭПК архивного учреждения, остальные — после согласования своей комиссией (пп. 29 и 30).
5. Уничтожить дела. Документы с персональными данными измельчают шредером или иным способом, исключающим восстановление содержания; бумажные отходы передают на переработку, а документ об утилизации подшивают к акту (п. 31).

Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов — это предупреждение или штраф по ст. 13.20 КоАП РФ: 1 000–3 000 ₽ на граждан, 3 000–5 000 ₽ на должностных лиц и 5 000–10 000 ₽ на организацию. Дороже обходится другое: без личного дела и приказов по личному составу бывшему работнику нечем подтвердить стаж и заработок, и восстанавливать их он пойдёт в суд — с вашей организацией в ответчиках.