Что делать, если потеряна трудовая книжка

Кому восстанавливать книжку не нужно

Прежде чем собирать справки, проверьте, ведётся ли книжка вообще. Людей, у которых бумажного документа либо нет, либо он больше не обязателен, две группы.

Первая — те, кто заключил первый в жизни трудовой договор после 31 декабря 2020 года. Им трудовые книжки не оформляются вовсе (ч. 8 ст. 2 ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ), поэтому терять нечего: весь стаж изначально лежит в информационных ресурсах Социального фонда.

Вторая — те, кто подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности и забрал книжку на руки. Работодатель освобождён от её ведения и хранения (ч. 3 ст. 2 ФЗ-439), и дубликат взамен утраченной он не выдаст — обязанности вести документ у него больше нет. Как устроен этот выбор, разобрано в материале про переход на электронную трудовую книжку.

Но и для второй группы книжка не была бесполезной бумагой. Сведения о трудовой деятельности формируются в ресурсах фонда начиная с 1 января 2020 года, всё более раннее подтверждает бумажный документ либо лицевой счёт. Поэтому первый шаг после пропажи — не звонки бывшим работодателям, а выписка из индивидуального лицевого счёта (форма СЗИ-ИЛС, приказ Минтруда России от 09.01.2019 № 2н): в её разделе 2 есть общий стаж до 2002 года и расшифровки по работодателям, в разделе 1 — периоды работы и взносы по годам. Как её заказать, показано в инструкции про справку о стаже через Госуслуги.

Дубликат и новая книжка — разные документы

Их путают и поисковая выдача, и кадровики. Разница одна, но принципиальная: попадёт ли в документ прежний стаж.

Новая книжка по ч. 5 ст. 65 ТК РФ — это чистый бланк. Работодатель обязан оформить его по письменному заявлению человека, в котором названа причина отсутствия книжки, но записи прежних работодателей он туда не перенесёт: их подтверждают документы, а не слова кандидата. Стаж до прихода в компанию в такой книжке не появится, и заявление «прошу оформить новую трудовую книжку в связи с утратой» решает ровно одну задачу — позволяет выйти на работу здесь и сейчас.

Вторую книжку при живой первой закон не предусматривает: ч. 5 ст. 65 говорит именно об отсутствии книжки, а не о желании завести ещё одну. Если утраченная нашлась уже после оформления новой, записи на практике сводят в один документ — просят дубликат по п. 27 Порядка, предъявив обе книжки.

Как получить дубликат: заявление и 15 рабочих дней

Пункт 27 Порядка № 320н формулирует обязанность работника коротко: лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись. Встречный срок для работодателя — выдать дубликат не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления.

Кому подавать. Не в Социальный фонд и не в трудовую инспекцию, а работодателю — тому, чья запись в книжке последняя. Если человек сейчас работает у него же, маршрут заканчивается на отделе кадров. Утверждённой формы заявления нет, пишут в свободной форме: факт и причина утраты, просьба выдать дубликат, ссылка на п. 27 Порядка. Зарегистрируйте заявление и оставьте себе экземпляр с отметкой о принятии — именно от этой даты пойдёт отсчёт.

Прошу выдать дубликат трудовой книжки в связи с её утратой при переезде.

Если работодателя больше нет. Норма отправляет работника туда, где внесена последняя запись, но, когда организация ликвидирована или ИП прекратил деятельность, обращаться физически некуда. Прямого решения для этого случая в Порядке нет: к работодателю по новому месту работы дубликат передан только в п. 30 и только для записи, признанной недействительной. На практике по аналогии с этим пунктом дубликат оформляет текущий работодатель — по документам, которые работник собрал сам. Если документы не сохранились и у архива их нет, стаж подтверждается в судебном порядке: такая оговорка стоит в п. 31 Порядка.

Как выглядит дубликат. В правом верхнем углу первой страницы делается надпись «Дубликат». Если прежняя книжка потом нашлась, на её титульном листе пишут «Взамен выдан дубликат» с указанием серии и номера нового бланка (п. 31 Порядка).

Чем подтвердить стаж за прошлые годы

Документы собирает сам работник — независимо от того, по чьей вине книжка пропала. Работодатель внесёт в дубликат только то, что подтверждено бумагами, и отвечать за чужие периоды работы он не может.

Механика записи задана п. 29 Порядка. Сначала в графу 3 вносится общий стаж до прихода к этому работодателю — суммарно, числом лет, месяцев и дней, без указания организаций, должностей и периодов. Затем те же периоды расписываются по отдельности: дата приёма, наименование работодателя, подразделение и должность, дата и основание увольнения. В графе 4 указывается документ, на основании которого сделана запись, а оригиналы после снятия и заверения копий возвращают владельцу.

Что работает как основание:

• справки прежних работодателей о периодах работы и занимаемых должностях;
• заверенные копии приказов о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры;
• архивные справки — если организация ликвидирована, её кадровые документы сдаются в архив;
• выписка из лицевого счёта (СЗИ-ИЛС) и сведения о трудовой деятельности (СТД-СФР) из Социального фонда.

Пункт 29 говорит о надлежаще оформленных документах, поэтому незаверенная ксерокопия утраченной книжки записи в дубликат не даёт. А вот заверенная работодателем выписка из трудовой книжки, сделанная когда-то по ст. 62 ТК РФ, документом является: если такая бумага сохранилась, работы становится заметно меньше. Как запрашивать справки у бывших работодателей и в архивах, разобрано в материале про справку о стаже и зарплате для пенсии.

Одна обязанность у работодателя всё же есть: если книжка утрачена по его вине, он обязан оказать работнику содействие в получении документов о стаже, предшествующем поступлению на работу (п. 29 Порядка).

Если книжку потерял работодатель

Хранение трудовых книжек — его обязанность (п. 42 Порядка), и утрата документа образует нарушение трудового законодательства. Санкция — ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: предупреждение либо штраф 1 000–5 000 ₽ для должностного лица и ИП и 30 000–50 000 ₽ для организации. Заявление подают в государственную инспекцию труда, порядок описан в инструкции про жалобу в трудовую инспекцию.

Отдельный рычаг появляется, когда из-за пропажи человек не смог устроиться на новое место. Статья 234 ТК РФ обязывает работодателя возместить не полученный заработок во всех случаях незаконного лишения возможности трудиться, а прямо в ней названа задержка выдачи трудовой книжки (абзац 4); утрату книжки работодателем суды разбирают по тому же правилу. Ущерб придётся доказывать — например, письменным отказом в приёме на работу со ссылкой на отсутствие документа.

Массовая утрата. Когда книжки пропали сразу у многих работников из-за чрезвычайной ситуации — пожара, наводнения, техногенной катастрофы, — стаж устанавливает комиссия, создаваемая органами исполнительной власти субъекта РФ (п. 31 Порядка). Она работает по документам работника, а при их отсутствии — по показаниям двух и более свидетелей, знающих его по совместной работе; по итогам составляется акт, и уже на его основании работодатель выдаёт дубликат.

Сколько стоит бланк трудовой книжки и кто за него платит

Нормативной цены у бланка нет, и «прейскуранта» искать бессмысленно. Раньше плату регулировал п. 47 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225: работодатель взимал с работника стоимость бланка. Правила утратили силу 1 сентября 2021 года (постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250), а в действующем Порядке № 320н нормы о плате нет вовсе — ни обязанности работника платить, ни прямого права работодателя требовать деньги.

Косвенно возможность оплаты сохранилась: п. 41 Порядка обязывает ответственного за книжки ежемесячно отчитываться в бухгалтерию о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши. На практике стоимость бланка удерживают с согласия работника, но требовать её как обязательный платёж по действующей норме уже не получается.

Два случая, когда бланк оплачивает работодатель, названы прямо: неправильное заполнение книжки или вкладыша и их порча не по вине работника (п. 45 Порядка). Сами бланки работодатель обязан постоянно иметь в наличии (п. 44) и хранить как документы строгой отчётности (п. 41), так что ответ «бланков нет, ждите» законным не является.

Книжки нового образца введены с 1 января 2023 года постановлением № 1250. Книжки прежнего образца при этом действительны и обмену не подлежат, а старые бланки у работодателей используются без ограничения срока — менять «устаревшую» книжку на новую по собственной инициативе не нужно. Изготовление бланков и обеспечение ими работодателей закреплено за Минфином России тем же постановлением.

Что делать: порядок действий

Марина работает менеджером с 2009 года, в 2020-м выбрала бумажную книжку, а в августе 2026 года потеряла её при переезде. Последнюю запись вносил нынешний работодатель, поэтому маршрут короткий: в среду 5 августа она подала в отдел кадров заявление о выдаче дубликата, предельный срок — 15 рабочих дней, то есть 26 августа. За это время Марина заказала СЗИ-ИЛС через портал госуслуг и взяла справки о периодах работы у двух прежних работодателей. В дубликат попали суммарный стаж 9 лет 4 месяца 12 дней и расписанные по справкам периоды; записи текущей компании кадровик перенёс из собственных приказов.

1. Сразу. Письменно заявите об утрате работодателю по месту последней записи и зарегистрируйте заявление. Срок в 15 рабочих дней идёт со дня подачи, а не со дня пропажи.
2. В первые дни. Закажите выписку из лицевого счёта и сведения о трудовой деятельности — они бесплатны и показывают, какие периоды уже подтверждены фондом.
3. Параллельно. Запросите справки у прежних работодателей, а по ликвидированным организациям — в государственном или муниципальном архиве по месту их нахождения.
4. При получении дубликата. Сверьте суммарный стаж и каждый период с документами, проверьте надпись «Дубликат» и распишитесь в книге движения трудовых книжек.
5. После. Храните дубликат вместе с собранными справками: второй раз собирать их будет дороже, а к назначению пенсии эти бумаги пригодятся снова.