Смена фамилии работника: что делать кадровику

Кодекс не обязывает работника сообщать о новой фамилии

Нормы, которая предписывала бы работнику известить работодателя об изменении персональных данных, в Трудовом кодексе нет — как нет ни срока, ни ответственности за молчание. Обязанность здесь лежит на работодателе, причём не как на стороне трудового договора, а как на операторе персональных данных: при обработке должны быть обеспечены точность и актуальность сведений, а оператор принимает меры по уточнению неполных или неточных данных (ч. 6 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Отсюда практический вывод: обязанность сообщать о смене фамилии имеет смысл закрепить в положении о персональных данных работников или в трудовом договоре. Правила передачи и защиты этих сведений разбирает ст. 88 ТК РФ.

Заявление пишется в свободной форме: новые фамилия, имя, отчество, дата изменения, реквизиты документа-основания. К нему прикладывают копии паспорта и свидетельства о заключении брака, о расторжении брака или о перемене имени. Полную копию паспорта в личном деле лучше не хранить — объём обрабатываемых данных должен соответствовать целям обработки и не быть избыточным (ч. 5 ст. 5 ФЗ-152), а для кадровых записей достаточно реквизитов документа.

Приказ о смене фамилии: зачем он нужен и на что в нём не ссылаются

Унифицированной формы такого приказа не существует: постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 её не содержит, а обязанность издавать распорядительный документ Трудовой кодекс не устанавливает. Приказ нужен по внутренней логике — одним документом кадровая служба поручает бухгалтерии, службе пропусков и оператору электронного документооборота сделать одно и то же.

ПРИКАЗ № 12-к от 13.04.2026

Об изменении персональных данных Ковалёвой А. С.

В связи с изменением фамилии работника на основании свидетельства о заключении брака от 03.04.2026 и паспорта гражданина РФ, выданного 10.04.2026,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Считать менеджера отдела продаж Ковалёву Анну Сергеевну Тимофеевой Анной Сергеевной с 03.04.2026.
2. Специалисту по кадрам внести изменения в трудовой договор, трудовую книжку и учётные документы работника.
3. Главному бухгалтеру внести изменения в данные для начисления и перечисления заработной платы.

Приказ поручает работу, но основанием кадровых записей не становится. Самая частая ошибка — сослаться в трудовой книжке именно на него: п. 7 Порядка требует ссылки на паспорт и документ ЗАГС, приказ там неуместен. О том, как исправляют уже сделанные записи, — в отдельном разборе ошибок в трудовой книжке.

Дополнительное соглашение или правка прямо в договоре

Фамилия работника и реквизиты его паспорта относятся к сведениям о сторонах (ч. 1 ст. 57 ТК РФ), а не к обязательным условиям договора, перечисленным в части второй той же статьи. Разница не формальная: для сведений и условий кодекс предусматривает разный способ правки.

По ч. 3 ст. 57 ТК РФ недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением либо отдельным соглашением сторон. Ближайшее по смыслу разъяснение — письмо Роструда от 05.07.2024 № ПГ/12386-6-1 о смене фамилии работодателя, индивидуального предпринимателя: перезаключать трудовые договоры не нужно, стороны вправе заключить дополнительное соглашение, и отсутствие такого соглашения само по себе трудовые отношения не прекращает и не меняет. Для фамилии работника кадровая практика идёт тем же путём, а ответы Онлайнинспекции признают оба способа: и запись новых сведений прямо в тексте договора — без перечёркивания прежних, с датой изменения рядом, — и отдельное дополнительное соглашение.

На практике удобнее второй вариант. Дополнительное соглашение подписывают обе стороны, его легко предъявить проверяющему и приложить к личному делу, тогда как рукописная вставка в договор пятилетней давности выглядит правкой задним числом. Соглашение оформляют одним пунктом: преамбула и раздел с реквизитами сторон излагаются в новой редакции с даты, когда изменилась фамилия.

Что и как пишут в трудовой книжке

Порядок для бумажной книжки задан п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (приложение № 2 к приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н, который действует до 01.09.2027). Прежнюю фамилию на титульном листе зачёркивают одной чертой и рядом записывают новую. Ссылку на документы — их номер, дату и выдавший орган — делают на внутренней стороне обложки и заверяют подписью работодателя или ответственного лица и печатью, если она есть.

На внутренней стороне обложки:

Фамилия изменена на «Тимофеева» на основании свидетельства о заключении брака серии II-МЮ № 428317, выданного 03.04.2026 отделом ЗАГС.

Специалист по кадрам _________ / Орлова М. В. /

Замазывать штрихом, стирать или переклеивать титульный лист нельзя: книжка с такой правкой считается испорченной, и работник вправе потребовать дубликат. У электронной трудовой книжки этой процедуры нет вовсе — фамилии в сведениях о трудовой деятельности не хранятся, они живут в индивидуальном лицевом счёте Социального фонда.

Личная карточка, личное дело и учётные документы

Личная карточка по форме Т-2 перестала быть обязательной с 1 января 2013 года: унифицированные формы первичных учётных документов применяются по решению самой организации (ч. 4 ст. 9 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если карточка ведётся, фамилию в ней правят тем же способом — зачёркиванием одной чертой с записью новых данных и подписью кадровика. Состав разделов и порядок заполнения разобраны на странице личной карточки работника.

Отдельно ведётся карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту, по форме № 10 (приложение № 22 к Инструкции, утверждённой приказом Министра обороны от 22.11.2021 № 700) — её правят по тем же правилам.

Уже подписанные приказы, графики отпусков, табели и листы ознакомления с локальными актами не переоформляют: документ подписан фамилией, которая была верной на дату подписания. С даты изменения новые документы оформляются на новую фамилию, и этого достаточно. Общие правила внесения изменений в распорядительные документы — в материале о внесении изменений в приказ.

Что уходит в СФР, налоговую и военкомат

• СФР. Анкетные данные лицевого счёта обновляются по заявлению АДВ-2, которое работник подаёт сам или передаёт через работодателя; номер СНИЛС при этом сохраняется — подробности в разборе замены СНИЛС при смене фамилии. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подавать не нужно: его кадровые мероприятия — приём, перевод, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, начало и окончание договора ГПХ, переименование страхователя, а изменения анкетных данных среди них нет.
• Налоговая. Отдельного уведомления о смене фамилии работника закон не предусматривает. Значение имеет другое: персонифицированные сведения о физических лицах сдаются не позднее 25-го числа каждого месяца (п. 7 ст. 431 НК РФ), и связку «СНИЛС — ФИО» проверяют по базе персучёта. Пока лицевой счёт не обновлён, отчёт с новой фамилией рискует не пройти контроль.
• Военкомат. Подпункт «е» п. 32 Положения о воинском учёте (п. 32 ПП РФ от 27.11.2006 № 719) даёт на сообщение 5 дней со дня, когда сведения изменились, но перечень в нём закрытый: семейное положение, образование, структурное подразделение, должность, место жительства или пребывания, состояние здоровья. Самой фамилии там нет — зато при вступлении в брак меняется семейное положение, и обязанность возникает по этому основанию.

Порядок сообщения работает для работников, состоящих на воинском учёте; для остальных этого шага в цепочке нет. За непредставление сведений отвечает должностное лицо организации: штраф по ст. 21.4 КоАП РФ — от 40 000 до 50 000 ₽. Поэтому ответственному за воинский учёт сведения передают тем же приказом, что и в бухгалтерию.

Полис ОМС, зарплатная карта и паспорт самого работника

Эти шаги делает работник, но кадровику полезно назвать сроки на месте — иначе они всплывут позже как чужая проблема.

Месячного срока на уведомление страховой медицинской организации в законе больше нет: п. 3 ч. 2 ст. 16 ФЗ от 29.11.2010 № 326-ФЗ утратил силу с 1 января 2024 года, а Правила ОМС, дублировавшие этот срок (приказ Минздрава от 28.02.2019 № 108н), заменены новыми — приказом Минздрава от 21.08.2025 № 496н, действующим с 9 сентября 2025 года. Изменение фамилии — основание переоформить полис, и делается это по заявлению застрахованного лица (пп. 61 и 62 новых Правил). Номер полиса единого образца при этом сохраняется — меняются только сведения о застрахованном в едином регистре.

Зарплатную карту банк перевыпускает на новую фамилию, но номер счёта остаётся прежним, поэтому реквизиты для перечисления не меняются. Заявление о замене кредитной организации с уведомлением работодателя не позднее чем за 15 календарных дней до дня выплаты (ч. 3 ст. 136 ТК РФ) требуется лишь тогда, когда работник действительно переходит в другой банк.

Паспорт меняют в первую очередь: документы подают не позднее 90 календарных дней после регистрации брака, развода или перемены имени (п. 25 Положения, утверждённого ПП РФ от 23.12.2023 № 2267), а старый паспорт действителен до дня оформления нового, но не дольше тех же 90 дней. Что происходит со штампом о браке и разводе, разобрано отдельно.

Анна Ковалёва зарегистрировала брак 3 апреля 2026 года и взяла фамилию мужа. Документы на паспорт она подала 6 апреля, получила его 10 апреля — оформление занимает не более пяти рабочих дней со дня приёма документов подразделением МВД (п. 30 Положения). 13 апреля она написала заявление в отдел кадров и приложила копии; в тот же день вышел приказ, а 14 апреля кадровик внёс запись в трудовую книжку, подписал дополнительное соглашение и передал в фонд заявление АДВ-2. К 25 мая, когда сдавались персонифицированные сведения за апрель, лицевой счёт был уже на фамилию Тимофеева, и отчёт прошёл сверку с первого раза.

Смена паспорта в 45 лет и другие паспортные данные

Замена паспорта по достижении 45 лет — самостоятельное основание (подп. «б» п. 22 Положения о паспорте), и фамилия при ней не меняется. Значит, отпадает половина цепочки: трудовую книжку не трогают вовсе, потому что паспортных данных в ней нет, приказ о смене персональных данных не нужен, а запись в лицевом счёте СФР обновлять не требуется. Остаются реквизиты документа, удостоверяющего личность, в трудовом договоре и в учётных документах — их правят так же, как фамилию.

Срок на подачу документов тот же: 90 календарных дней после дня рождения. Старый паспорт всё это время действителен, но не дольше 90 дней — после этого он становится недействительным по истечении срока действия (п. 1 ч. 8 ст. 9 ФЗ от 28.04.2023 № 138-ФЗ). При смене фамилии работает то же ограничение по другому пункту той же нормы.

Что делать кадровику: порядок по шагам

1. Примите заявление и документы. Заявление в свободной форме, копии паспорта и документа ЗАГС; реквизиты обоих документов понадобятся для записи в трудовой книжке.
2. Издайте приказ. Одним распоряжением поручите правку кадровых, бухгалтерских и учётных документов, укажите дату изменения фамилии по документу ЗАГС.
3. Оформите изменение договора. Дополнительное соглашение с новой редакцией реквизитов стороны либо запись прямо в тексте договора с датой.
4. Внесите запись в трудовую книжку. Зачёркивание одной чертой на титульном листе, ссылка на документы — на внутренней стороне обложки, подпись и печать.
5. Обновите учётные документы. Личная карточка, личное дело, карточка воинского учёта, кадровая и зарплатная программы, пропуск, доверенности и сертификат электронной подписи.
6. Проверьте внешние адресаты. Передайте АДВ-2 в СФР или убедитесь, что работник подал его сам; в течение 5 дней со дня изменения сведений сообщите в военкомат, если работник состоит на воинском учёте; напомните про переоформление полиса ОМС.

Похожие материалы

• Замена СНИЛС при смене фамилии — что делает сам работник: заявление АДВ-2, сроки и что с полисом ОМС.
• Личная карточка работника (форма Т-2) — бланк и разбор разделов, куда вносятся новые данные.
• Как исправить запись в трудовой книжке — что делать, если правку внесли неверно или не тем способом.
• Положение о персональных данных работников — локальный акт, в котором закрепляют обязанность сообщать об изменениях.