Как исправить запись в трудовой книжке

Чем регулируется исправление записей в 2026 году

Действующий документ один — Порядок ведения и хранения трудовых книжек, приложение № 2 к приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Он применяется с 1 сентября 2021 года, а срок его действия ограничен 1 сентября 2027 года: к этой дате Минтруд либо переиздаст документ, либо продлит нынешний.

Что перестало действовать. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утверждённые постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, признаны утратившими силу постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250. Одновременно перестала действовать Инструкция по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда от 10.10.2003 № 69) — её отменил сам приказ № 320н. Между тем готовые образцы записей в интернете до сих пор ссылаются на «п. 1.2 Инструкции № 69» и на пункты Правил № 225. Кадровик, который решит проверить основание перед проверкой ГИТ, обнаружит, что опирался на документ, отменённый пять лет назад.

Где в Порядке норма об исправлениях. Прямое правило ровно одно: п. 12 запрещает зачёркивать в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» неточные, неправильные и признанные недействительными записи. Самой процедуры — что писать в графах и в каком порядке — Порядок не содержит. Пробел закрыло письмо Минтруда от 24.09.2024 № 14-6/ООГ-5613, и оно же оговаривает, что не является ни разъяснением, ни нормативным правовым актом. То есть формулировка «Запись за № … недействительна» — устоявшаяся практика, поддержанная позицией ведомства, а не текст нормы.

Как признать запись недействительной в сведениях о работе

Раздел «Сведения о работе» состоит из четырёх граф: порядковый номер, дата, содержание записи и документ-основание (п. 10 Порядка). Исправление вносится теми же графами после последней имеющейся записи — следом за ошибкой, а не поверх неё.

Так выглядит исправление неверной даты приёма на работу: сотрудницу приняли 2 февраля, а в книжку записали 12 февраля.

Дата в графе 2 — сегодняшняя. Письмо Минтруда прямо называет для строки о недействительности дату внесения записи, а не дату события. Для самой исправленной записи нормы нет: п. 10 описывает графу 2 только у первичной записи о приёме. Кадровые консультанты ставят и здесь дату внесения, а правильную дату события пишут словами в графе 3 — тогда строка читается однозначно и не превращается в новую ошибку.

По той же схеме исправляют любую ошибку в сведениях о работе: неверную должность, название подразделения, пропущенный перевод, неправильное основание увольнения. Меняется только текст правильной записи; строка «Запись за № … недействительна» всегда одинаковая. Ссылку на статью ТК РФ в записи об увольнении переписывают целиком, с указанием пункта, части и статьи.

Если ошибка была в самом приказе

Записи вносятся на основании приказа и должны точно соответствовать его тексту (п. 9 Порядка). Значит, при ошибке в приказе исправлять надо сначала приказ, а не книжку — иначе правильная запись разойдётся с документом-основанием.

Сначала приказ, потом книжка. Работодатель издаёт приказ об отмене приказа либо приказ о внесении изменений, а затем вносит исправление в книжку. В графе 4 при этом указывают реквизиты нового приказа: именно он подтверждает, почему прежняя запись недействительна. Тот же п. 9 задаёт и срок: запись по приказу вносится не позднее пяти рабочих дней, а запись об увольнении — в день увольнения.

Титульный лист: здесь как раз зачёркивают

Смена фамилии после брака или развода, ошибка в имени, отчестве или дате рождения — это не раздел «Сведения о работе», и правило п. 12 сюда не распространяется.

Здесь зачёркивание разрешено. По п. 7 Порядка прежнюю фамилию, имя, отчество или дату рождения зачёркивают одной чертой и записывают новые данные. Ссылки на документы, по которым внесено изменение, делаются на внутренней стороне обложки книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации либо печатью кадровой службы — при наличии печати. Основанием служат паспорт, свидетельство о рождении, о браке, о расторжении брака, о перемене имени и другие подтверждающие документы.

Печать есть не у всех. Обязательность печати для ООО и АО отменена ФЗ от 06.04.2015 № 82-ФЗ, и это учтено в самой норме: оговорку «при наличии печати» п. 7 содержит прямо. Если печати нет, достаточно подписи уполномоченного лица — но саму ссылку на документ-основание пропускать нельзя, иначе зачёркивание выглядит самовольной правкой.

Сведения об образовании, профессии и специальности на титульном листе меняются иначе: их дополняют, ничего не зачёркивая (п. 8 Порядка). Полученный диплом не отменяет прежний, а добавляется к нему.

Переименование организации — не исправление записи

Если название работодателя изменилось за время работы сотрудника, в разделе «Сведения о работе» отдельной строкой пишут: «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)», а в графе 4 указывают приказ с датой и номером (п. 13 Порядка). Слово «недействительна» здесь не пишут: прежняя запись была верной на момент внесения.

Ту же строку добавляют при реорганизации, если у юридического лица изменилось наименование. А вот при переводе внутри компании нужен полноценный кадровый документ — приказ о переводе на другую работу, и запись о переводе вносится по нему в общем порядке.

Ошибку допустил прежний работодатель

Исправление вносит тот работодатель, у которого запись появилась. Если организация реорганизована, исправляет её правопреемник; если ликвидирована — работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 30 Порядка).

Перечень документов не установлен. Какой именно документ считать «соответствующим», Порядок не называет — это его прямой пробел. На практике новый работодатель принимает копию приказа прежнего работодателя, справку из архива, куда сданы кадровые документы ликвидированной организации, либо вступившее в силу решение суда. Собственную догадку кадровика основанием не считают: без документа исправление само становится нарушением.

Когда вместо исправления выдают дубликат

Если недействительной признана запись об увольнении или о переводе на другую работу, у работника появляется отдельное право — потребовать дубликат. По его письменному заявлению дубликат выдаёт тот работодатель, у которого была внесена неправильная или неточная запись; в дубликат переносятся все записи книжки, кроме признанной недействительной (п. 30 Порядка).

Дубликат по заявлению работника. Это удобнее исправления там, где ошибок накопилось много или где запись об увольнении портит документ при трудоустройстве: в дубликате не остаётся ни ошибки, ни строки о её отмене. Заявление подаётся именно тому работодателю, который ошибся, а не текущему.

Чем грозит неверная запись об увольнении

Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок, если внёс в книжку неправильную или не соответствующую законодательству формулировку причины увольнения (ст. 234 ТК РФ). В суде это работает через ст. 394 ТК РФ: по ч. 5 суд обязан изменить неправильную формулировку и указать основание в точном соответствии с кодексом, а по ч. 8 — взыскать средний заработок за всё время вынужденного прогула, если запись препятствовала поступлению на другую работу.

Марину уволили по соглашению сторон, но кадровик записал увольнение за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей. Два работодателя отказали ей после того, как увидели книжку. Суд изменил формулировку и взыскал средний заработок за 47 рабочих дней, в течение которых запись мешала трудоустройству: средний дневной заработок 2 480 ₽ (исчислен по Положению, утв. постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540) × 47 дней = 116 560 ₽. Сверх этого по ч. 9 ст. 394 ТК РФ суд присудил компенсацию морального вреда.

Что делать работнику, если исправлять отказываются

1. Подайте письменное заявление. Два экземпляра с отметкой о вручении или заказное письмо с описью фиксируют дату обращения — от неё считаются сроки в дальнейшем споре.
2. Пожалуйтесь в инспекцию труда. Нарушение порядка ведения книжек идёт по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: должностному лицу предупреждение или 1 000–5 000 ₽, ИП 1 000–5 000 ₽, организации 30 000–50 000 ₽. Повтор — по ч. 2: должностному лицу 10 000–20 000 ₽ или дисквалификация на 1–3 года, организации 50 000–70 000 ₽.
3. Потребуйте дубликат. Если недействительна запись об увольнении или переводе, работодатель обязан выдать дубликат по письменному заявлению (п. 30 Порядка).
4. Идите в суд. Заявление составляется по образцу искового заявления по трудовому спору. Сроки задаёт ст. 392 ТК РФ: месяц по спорам об увольнении со дня вручения копии приказа или выдачи книжки, три месяца по остальным индивидуальным трудовым спорам.

Срок давности — год. Привлечь работодателя к административной ответственности инспекция может в течение года со дня совершения нарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ), а по длящимся нарушениям — со дня обнаружения. Уложиться в этот срок стоит и по практическим причинам: чем свежее ошибка, тем проще найти приказ, которым она подтверждается.

Если бумажной книжки нет

Книжки может не быть вовсе. Лицам, впервые поступившим на работу после 31 декабря 2020 года, трудовые книжки не оформляются — так решил ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ (ч. 8 ст. 2). Кто подавал заявление о продолжении ведения бумажной книжки по ст. 66 ТК РФ, сохранил её; кто не подал ни одного заявления, тоже сохранил — работодатель продолжает вести книжку по умолчанию (ч. 2 ст. 2). Перейти на электронные сведения по ст. 66.1 ТК РФ можно и позже (ч. 5 ст. 2), а вернуться к бумаге — нет.

Ошибку в электронных сведениях исправляют не записью, а повторной подачей подраздела 1.1 формы ЕФС-1 (утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462, применяется с 30 декабря 2025 года). Порядок заполнения устроен так: сначала отменяют ошибочное мероприятие — строку повторяют в точности как в исходном отчёте и проставляют знак «X» в графе 11 «Признак отмены записи», — а верные сведения вносят следующей строкой. Сроки подачи различаются: приём и увольнение — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, а перевод на другую постоянную работу — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем приказа (подп. 1 и 2 п. 5 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Если работник сохранил бумажную книжку, исправлять придётся в двух местах — и в книжке, и в сведениях, которые уже ушли в СФР.

Похожие документы

• Приказ об отмене приказа — основание для исправления, когда ошибка попала в сам кадровый приказ
• Приказ о переводе на другую работу — форма Т-5, по которой вносится запись о переводе
• Приказ об увольнении — форма Т-8; запись в книжке должна точно повторять его текст
• Исковое заявление по трудовому спору — если работодатель отказался исправлять запись