Запись об увольнении в трудовой книжке: образцы

Четыре графы: что в каждой

Раздел «Сведения о работе» устроен одинаково для приёма, перевода и увольнения — меняется только содержание граф 2 и 3.

Дата в графе 2. Это дата увольнения, а не день, когда кадровик взял ручку. Датой увольнения считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением сторон (п. 16 Порядка). Тем же днём запись и вносится: п. 9 отводит на записи по приказу пять рабочих дней, но для увольнения делает исключение — «в день увольнения».

Оформление регулирует п. 3 Порядка, и требования в нём разной силы. Даты во всех разделах производятся арабскими цифрами — число и месяц двузначными, год четырёхзначным; это императив. Аккуратность, чернила чёрного, синего или фиолетового цвета и запись без каких-либо сокращений даны мягче, как рекомендация. Зато следом норма переходит на прямой запрет и называет конкретные случаи: не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Поэтому в графе 4 стоит «Приказ от 12.08.2026 № 37-к», а не «Пр. № 37-к».

Образцы записей по основаниям увольнения

Порядок разводит основания по четырём пунктам, и от этого зависит глубина реквизита. По п. 17 при увольнении по общим основаниям ст. 77 ТК ссылаются на её пункт — кроме п. 4 и п. 10 части первой, которые сами отсылают к ст. 81 и ст. 83; по п. 18 при инициативе работодателя — на подпункт и пункт части первой ст. 81; по п. 19 при обстоятельствах вне воли сторон — на пункт части первой ст. 83; по п. 20 при остальных основаниях — на статью, часть статьи и пункт статьи того закона, который это основание установил.

Формулировка про выборную работу дана в п. 22 Порядка дословно — это единственный образец записи, который ведомство вписало в сам текст документа. Остальные строки собираются по общему правилу: причина берётся из формулировки соответствующего пункта кодекса, реквизит дописывается полностью.

«Уволен» или «трудовой договор расторгнут»

Спор об этих двух зачинах занимает половину статей в выдаче, хотя нормы за ним нет. Порядок № 320н единой формулы не устанавливает, а в собственном примере (п. 22) пишет «Уволен в связи с …». Кодекс при этом формулирует само основание иначе — «расторжение трудового договора по инициативе работника». Оба варианта требованию ч. 5 ст. 84.1 ТК отвечают, если дальше идёт причина в формулировке кодекса и полный реквизит нормы.

Ошибаются обычно не в глаголе, а в трёх других местах.

• Перевёрнутый реквизит. «Ст. 77 п. 3 ТК РФ» — порядок наоборот. Норма читается от частного к общему: пункт 3 части первой статьи 77.
• Пропущенная часть статьи. «Пункт 3 статьи 77» без слова «части первой» неполон: ч. 5 ст. 84.1 ТК требует ссылку и на часть статьи тоже.
• Ссылка на процедурную статью. Увольнение по собственному желанию оформляется по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, а ст. 80 ТК РФ описывает порядок предупреждения. В графе 3 нужна первая, а не вторая.

Причина увольнения, дающая льготы, пишется отдельно. Когда работник расторгает договор по своей инициативе по основанию, с которым законодательство связывает льготы и преимущества, п. 17 Порядка требует внести запись с указанием этого основания. Проверяемый по норме пример — выход на пенсию: он назван в ч. 3 ст. 80 ТК среди случаев, когда работодатель обязан уволить в срок, указанный работником. Запись тогда выглядит как «Уволен по инициативе работника (по собственному желанию) в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»: формально это всё то же собственное желание, но названная причина объясняет, почему увольнение прошло без двухнедельного предупреждения.

Кто заверяет запись и нужна ли подпись работника

По п. 36 Порядка при увольнении заверяются все записи за время работы, а не одна последняя. Заверяет работодатель или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, и ставит печать работодателя либо кадровой службы — с оговоркой «при наличии печатей». Для ООО и АО печать перестала быть обязательной ещё в 2015 году (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ), поэтому её отсутствие само по себе дефектом записи не является.

Подписи работника в этом перечне нет. Она была в п. 35 Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225: там записи заверялись «подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника». Правила утратили силу с 1 сентября 2021 года, и вместе с ними исчезло требование к работнику расписываться в книжке. Кадровые шаблоны и инструкции из интернета этот абзац до сих пор воспроизводят — вместе со ссылками на Инструкцию по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда от 10.10.2003 № 69), которая умерла тогда же.

Чем подтверждается получение книжки на руки, действующий Порядок не задаёт вовсе: формы книг (журналов) учёта работодатель разрабатывает сам (п. 40), а требование работнику расписаться в книге учёта движения осталось в п. 41 мёртвых Правил № 225. На практике подпись ставят там же либо оформляют расписку работника.

Когда книжку отдают и что уходит в СФР

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности и произвести расчёт (ч. 4 ст. 84.1 ТК). Если выдать книжку в этот день невозможно — работник отсутствует или отказался её получать, — работодатель направляет уведомление о необходимости явиться либо дать согласие на отправку по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК); отправка почтой без согласия работника запрещена прямо (п. 37 Порядка).

Параллельно идёт вторая, независимая обязанность: подраздел 1.1 формы ЕФС-1 об увольнении подаётся в Социальный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа (подп. 2 п. 5 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Сроки записи в книжку и отчёта в фонд разные, и выполнение одного не закрывает другое.

Цена задержки считается по ст. 234 ТК РФ: работодатель возмещает не полученный работником заработок как при задержке выдачи книжки или сведений, так и при неправильной формулировке причины увольнения.

Пример: увольнение по сокращению от приказа до отчёта

Менеджера по закупкам Игнатьева сокращают в ООО «Полимер-Трейд». Приказ издан 12 августа 2026 года (среда) под номером 37-к, этим же днём работник увольняется.

Специалист по кадрам, назначенный приказом ответственным за ведение трудовых книжек (п. 42 Порядка), заверяет своей подписью все записи, внесённые за время работы Игнатьева, ставит печать кадровой службы и выдаёт книжку 12 августа. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 уходит в фонд не позднее 13 августа.

Если книжку не выдали. Допустим, кадровик уехал в отпуск, уведомление работнику не направили, а книжку отдали только 31 августа. С 13 по 31 августа набирается 13 рабочих дней, в течение которых Игнатьев не мог подтвердить стаж новому работодателю. При среднем дневном заработке 2 730 ₽, исчисленном по Положению, утверждённому постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540, возмещение по ст. 234 ТК составит 2 730 × 13 = 35 490 ₽. Уведомление, отправленное 12 августа, освободило бы работодателя от этой ответственности.

Нет записи об увольнении в электронной трудовой книжке

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности на индивидуальном лицевом счёте, и формирует их не Социальный фонд, а работодатель отчётом ЕФС-1. Фонд ничего не досчитывает и не восстанавливает сам: нет отчёта — нет записи. Причины пробела обычно три: отчёт не сдан вовсе, сдан с ошибкой в СНИЛС и не разнесён по счёту либо отменён и не подан заново.

Проверять надо в двух источниках. СТД-СФР запрашивается на Госуслугах, в клиентской службе фонда или в МФЦ (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ) — учтите, что эта форма показывает данные только с 1 января 2020 года. СТД-Р выдаёт работодатель: по заявлению за три рабочих дня, а при увольнении — в день увольнения (ч. 5 ст. 66.1 ТК).

1. Сравните СТД-Р и СТД-СФР. Если у работодателя запись есть, а на лицевом счёте нет, проблема в отчёте, а не в приказе.
2. Направьте письменное требование. Просите подать или скорректировать подраздел 1.1 ЕФС-1; заявление в двух экземплярах с отметкой о вручении фиксирует дату обращения.
3. Приложите документы-основания. Копия приказа об увольнении, бумажная книжка с записью, экземпляр трудового договора — с ними фонд разнесёт корректирующий отчёт быстрее.
4. Пожалуйтесь в инспекцию труда. За непредставление в срок либо неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ даёт предупреждение или штраф на должностное лицо 300–500 ₽; именно к этим сведениям (п. 2.1 ст. 6 ФЗ-27) часть вторая и адресована, остальной персучёт идёт по ч. 1 той же статьи, где предупреждения нет. Нарушение самого трудового законодательства наказывается по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Как подать обращение, разобрано в статье про жалобу в трудовую инспекцию.
5. Суд при ликвидации. Если организации больше нет, подать отчёт некому: факт прекращения трудовых отношений устанавливает суд, и его решение становится основанием для корректировки лицевого счёта. Срок по спорам об увольнении — месяц со дня вручения копии приказа или выдачи книжки (ч. 1 ст. 392 ТК).

Отдельное заблуждение: будто у работника, сохранившего бумажную книжку, электронных сведений быть и не должно. Подраздел 1.1 работодатель подаёт на всех: подп. 4 п. 2 ст. 11 ФЗ-27 обязывает страхователя представлять сведения о трудовой деятельности о каждом работающем у него лице, и изъятия для тех, кто сохранил бумажную книжку, в норме нет. Переход на электронную трудовую книжку меняет только то, какой документ работник получает на руки.

Если запись уже внесли с ошибкой

Зачёркивать в разделе «Сведения о работе» нельзя (п. 12 Порядка). Ошибку закрывают следующей строкой «Запись за № … недействительна», а за ней вносят правильную; в графе 2 такой строки стоит уже дата внесения исправления, а не дата увольнения. Если недействительной признана именно запись об увольнении, у работника появляется право потребовать дубликат книжки без этой записи (п. 30 Порядка).

Разбор всех случаев — с формулировками для ошибки в дате, должности и основании — в отдельной статье про исправление записи в трудовой книжке.

Похожие документы

• Приказ об увольнении — форма Т-8; запись в графе 3 должна точно соответствовать его тексту
• Как исправить запись в трудовой книжке — что делать, если основание или дата увольнения записаны неверно
• Выписка из трудовой книжки — как получить подтверждение записи, пока книжка у работодателя
• Расчёт при увольнении: выплаты и сроки — вторая обязанность последнего дня работы, помимо выдачи книжки