Как перейти на электронную трудовую книжку

Как подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Заявление подаётся работодателю по текущему месту работы — не в Социальный фонд и не через портал госуслуг. Утверждённой формы у него нет ни в законе, ни в подзаконных актах, поэтому пишут в свободной форме. Юридически значимая часть одна: просьба предоставлять сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ. Формулировка вроде «прошу перевести меня на электронную трудовую книжку» кадровика устроит, но в основании лучше назвать саму норму.

Прошу предоставлять мне сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Кто вправе подать такое заявление сейчас, зависит от того, что человек решил в 2020 году.

Заявление принимают и в день приёма на работу, вместе с остальными документами, и через год после него. Ограничения по сроку внутри трудовых отношений в законе нет.

Книжку выдают на руки за три рабочих дня, а не в день заявления

Это место чаще всего перевирают: срок установлен пунктом 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (приложение № 2 к приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н) — работодатель выдаёт книжку не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Обязанности отдать её сразу, «в день выбора», в норме нет, как нет и права затянуть выдачу до конца месяца.

Перед выдачей в книжку вносится запись о подаче работником заявления, заверенная подписью работодателя (тот же п. 35). Минтруд в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150 рекомендовал формулировку: «Выдана на руки на основании письменного заявления … о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Что меняется после выдачи. Работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение книжки (ч. 3 ст. 2 ФЗ-439) — с этого момента документ хранит сам работник. Факт передачи фиксируют в книге движения трудовых книжек и распиской работника; как она выглядит, показано в образце расписки о получении трудовой книжки.

Если увольнение раньше срока. Когда заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, книжку выдают не позднее дня увольнения — эта оговорка есть в том же п. 35 и совпадает с общим правилом ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ.

Отдельная обязанность работодателя — сообщить о выборе в Социальный фонд. Сведения идут подразделом 1.1 формы ЕФС-1 (утверждена приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 в редакции приказа от 15.04.2026 № 389) не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления (подп. 1 п. 5 ст. 11 ФЗ-27). Правило «следующий рабочий день» к этому событию не относится: оно про приём, увольнение, приостановление и возобновление договора.

Пример: как выглядит переход по датам

Ирина работает бухгалтером с 2014 года и в 2020 году написала заявление о продолжении ведения бумажной книжки. В понедельник, 10 августа 2026 года, она передала в отдел кадров заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

• 10 августа, понедельник. Заявление зарегистрировано входящим номером. Отсчёт трёх рабочих дней начинается со следующего дня.
• Не позднее 13 августа, четверга. Кадровик вносит в книжку запись о подаче заявления, выдаёт документ Ирине и берёт расписку.
• Не позднее 25 сентября. Работодатель сдаёт подраздел 1.1 ЕФС-1 со сведениями о сделанном выборе.

Между 13 августа и сдачей отчётности никакого «переходного статуса» у Ирины нет. С четверга книжка — её личный документ, а всё, что произойдёт дальше (перевод, повышение, увольнение), попадёт только в базу Социального фонда. Записи о прежних местах работы из выданной книжки никуда не исчезают и продолжают подтверждать стаж.

Обратно на бумагу вернуться нельзя

Право менять формат в законе одностороннее. Часть 5 ст. 2 ФЗ-439 разрешает перейти с книжки на сведения о трудовой деятельности, а зеркальной нормы — вернуться со сведений к книжке — в законе нет. Работодатель не может завести работнику новую бумажную книжку даже по его письменной просьбе: оснований вести её у него не будет.

Отсюда практическое следствие: выданную книжку нельзя воспринимать как отработанный документ. Она остаётся единственным подтверждением стажа за периоды, которые в базу фонда не попали, и при утрате восстанавливать записи придётся архивными справками от бывших работодателей — процедура долгая и не всегда результативная, как получить справку о стаже и зарплате описано отдельно.

У кого бумажной трудовой книжки нет вообще

Часть 8 ст. 2 ФЗ-439 отменила оформление трудовых книжек лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года. Ключевое здесь — слово «впервые». Норма адресована тем, у кого до этой даты не было ни одного трудового договора; у всех остальных книжка существует, даже если человек не работал несколько лет подряд.

Третью строку кадровики иногда трактуют как «на новом месте выбор надо подтвердить». Подтверждать ничего не нужно: право следует за работником автоматически, а новый работодатель просто продолжает вести книжку, предъявленную по ч. 1 ст. 65 ТК РФ.

Где посмотреть и распечатать сведения о трудовой деятельности

Способов четыре, и они прямо перечислены в ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ: у работодателя по последнему месту работы, в МФЦ, в территориальном органе Социального фонда и через портал госуслуг. Фонд предоставляет сведения экстерриториально — без привязки к месту жительства или работы.

Документов при этом два, и путать их не стоит. СТД-Р формирует работодатель по своим данным: по письменному заявлению — не позднее трёх рабочих дней, в день увольнения — без всякого заявления (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ). СТД-СФР выдаёт фонд, и в ней видны все места работы, а не одно. Обе формы утверждены приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н в редакции приказа от 08.08.2025 № 489н; обновлённая СТД-СФР применяется с 22 сентября 2025 года.

Запрос «как распечатать электронную трудовую книжку работодателю» основан на недоразумении: доступа к базе фонда по своим сотрудникам у работодателя нет. Распечатать он может только СТД-Р — форму, которую сам же и заполняет из собственного кадрового учёта. Всё, что было у человека до прихода в компанию, работодатель видит лишь в тех сведениях, которые кандидат принёс сам. Чем СТД-Р отличается от копии книжки и от выписки из трудовой книжки, разобрано на отдельной странице с образцом.

Форма выдачи различается по каналам, и ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ разграничивает их прямо: через портал госуслуг сведения приходят только электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной подписью, а на бумажном носителе, заверенном надлежащим образом, их выдают МФЦ, территориальный орган фонда и работодатель. Домашняя распечатка файла с портала заверенным документом не становится, поэтому в банк или в консульство передавайте сам файл, бумажный экземпляр из МФЦ или фонда либо СТД-Р с подписью и печатью работодателя.

Стаж до 1 января 2020 года в электронную книжку не переносится сам

Информационные ресурсы фонда наполняются сведениями о трудовой деятельности начиная с 1 января 2020 года — всё, что было раньше, в СТД-СФР не отражается. Это и есть главная причина хранить выданную книжку: она закрывает период с первого места работы до 2020 года.

Пробел можно закрыть заранее. Часть 6.1 ст. 2 ФЗ-439 (введена Федеральным законом от 24.02.2021 № 30-ФЗ) даёт тем, у кого по состоянию на 31 декабря 2019 года был стаж по трудовому договору, право обратиться в фонд с заявлением о включении в его информационные ресурсы сведений о работе до 1 января 2020 года — на основании записей в трудовой книжке. Обращение добровольное, срока для него в норме нет, но разбираться с расхождениями между книжкой и лицевым счётом дешевле сейчас, чем за месяц до назначения пенсии. Куда именно обращаться и что случилось с прежним Пенсионным фондом — в разборе, что такое СФР.

Если в сведениях ошибка или нет записи об увольнении

Первый адрес — работодатель, который эти сведения сдал, а не фонд. По ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ при выявлении работником неверной или неполной информации работодатель по письменному заявлению обязан исправить или дополнить сведения и передать их в фонд. Отдельной «корректирующей» разновидности у подраздела 1.1 нет: работодатель сдаёт его заново — сначала повторяет ошибочную запись с отметкой в графе о признаке отмены, а следом даёт верную.

Отсутствие записи об увольнении — почти всегда не ошибка данных, а несданная отчётность: сведения о прекращении договора работодатель обязан подать не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа (подп. 2 п. 5 ст. 11 ФЗ-27). Заявление подаётся так же — письменно, с описанием того, какой записи не хватает.

Дальше сценарий расходится по двум веткам. Если компания работает, но игнорирует заявление, следующий шаг — обращение в трудовую инспекцию; как оно оформляется, описано в инструкции про жалобу в трудовую инспекцию. Если организация ликвидирована, спор переносится в Социальный фонд: работник подаёт заявление о корректировке сведений персонифицированного учёта и внесении уточнений в индивидуальный лицевой счёт по Порядку, утверждённому приказом СФР от 11.07.2023 № 1363 (в редакции приказа от 29.10.2025 № 1377). Счёт правят по документам самого работника — трудовой книжке, договорам, приказам, архивным справкам, — а решение фонд принимает в течение 10 рабочих дней со дня регистрации заявления со всеми документами. Ошибка в бумажной книжке правится по другим правилам, они собраны в разборе про исправление записи в трудовой книжке.

Что нужно от кадровика: заявление при приёме и учёт книжек

При приёме на работу человек предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Отдельного заявления о выборе формата закон в этот момент не требует — выбор сделан один раз и сохраняется у всех последующих работодателей. Заявление берут только тогда, когда работник хочет сменить формат на электронный; вместе с ним оформляется и остальной пакет, включая приказ о приёме на работу.

Режим определяется по принесённым документам:

1. Кандидат отдал бумажную книжку — работодатель ведёт её и параллельно сдаёт сведения по ЕФС-1.
2. Кандидат принёс СТД-Р или СТД-СФР без книжки — ведутся только электронные сведения.
3. Кандидат устраивается впервые после 31 декабря 2020 года — книжка не заводится (ч. 8 ст. 2 ФЗ-439).

Журнала учёта ЭТК нет. Такого документа законодательство не знает. Порядок, утверждённый приказом № 320н, требует учитывать бланки трудовых книжек и их движение, а формы этих книг работодатель разрабатывает самостоятельно (п. 40 Порядка). Никакого реестра работников с электронным форматом закон не вводил: подтверждением переданных сведений служат сданные формы ЕФС-1 и протоколы их приёма фондом. Сам Порядок утверждён на срок до 1 сентября 2027 года.

Что делать работнику

1. Проверьте свой текущий формат: если бумажная книжка хранится у работодателя, вы на бумажном учёте и заявление имеет смысл. Заодно закажите СТД-СФР на портале госуслуг или в МФЦ и сверьте её с записями книжки.
2. Напишите заявление на имя руководителя со ссылкой на ст. 66.1 ТК РФ и зарегистрируйте его у секретаря или в отделе кадров — с отметкой о принятии на своём экземпляре.
3. Получите книжку в течение трёх рабочих дней и проверьте запись о подаче заявления. Распишитесь в книге движения трудовых книжек.
4. Через месяц-полтора запросите СТД-СФР повторно и убедитесь, что фонд получил сведения о вашем выборе.
5. Уберите бумажную книжку к документам постоянного хранения — восстановить её после потери будет заметно дороже, чем сохранить.