Выписка из трудовой книжки: образец и как получить

Когда нужна выписка из трудовой книжки

Выписку просят там, где нужно подтвердить стаж или место работы, а оригинал книжки предъявить нельзя: работающему сотруднику её на руки не выдают, кроме случая оформления пенсии.

• Банк при рассмотрении заявки на кредит или ипотеку, вместе со справкой о доходах.
• Суд — как письменное доказательство периода работы по трудовому или пенсионному спору.
• Консульство при оформлении визы, если требуется подтверждение занятости и стажа.
• Новый работодатель — когда нужно подтвердить опыт по конкретной должности при переходе.
• Органы соцзащиты и Социальный фонд — при назначении пособий, надбавок и перерасчёте пенсии.
• Лицензирующие органы и СРО — когда к специалисту предъявляется требование по стажу.

Если получателю важен не стаж, а сам факт занятости и режим работы, дешевле обойтись документом попроще — справкой с места работы: её оформляют одним абзацем и не переписывают кадровую историю.

Выписка, копия и сведения о трудовой деятельности — три разных документа

Слова «выписка», «копия» и «справка о трудовой деятельности» в бытовой речи смешались, но за ними стоят документы с разными основаниями и разными выдающими органами.

Различие между первыми двумя строками задаёт терминологический стандарт: выписка из документа — это «копия части документа, заверенная в установленном порядке» (термин 27 ГОСТ Р 7.0.8-2025, действует с 1 марта 2025 года). Копия воспроизводит документ целиком, выписка — только выбранный фрагмент. Практический смысл разницы простой: в выписку не попадают записи о работе у прежних работодателей, если работник о них не просил.

Формы СТД-Р и СТД-СФР утверждены приложениями № 1 и № 2 к приказу Минтруда России от 10.11.2022 № 713н. Это не копии книжки, а самостоятельные документы: они формируются из данных информационных ресурсов Социального фонда и существуют даже у тех, у кого бумажной книжки нет вовсе.

Кто обязан выдать выписку и в какой срок

Выписка названа в законе прямо. По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления выдать копии документов, связанных с работой, и среди перечисленных в норме — выписки из трудовой книжки (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Документы заверяются надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно.

Три рабочих дня отсчитываются от даты подачи заявления, а не от того дня, когда до него дошли руки в кадровой службе. Причину обращения указывать не требуется: норма её не спрашивает, а число обращений не ограничивает.

Оговорка про электронную книжку. После слов «выписки из трудовой книжки» в норме стоит исключение: за исключением случаев, если трудовая книжка на работника не ведётся. Эту оговорку добавил Федеральный закон от 14.07.2022 № 240-ФЗ, она действует с 1 января 2023 года. Смысл её в том, что выписывать нечего, когда книжки нет.

Половина статей в выдаче до сих пор выводит обязанность выдать выписку из пункта 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Этих Правил не существует с 1 сентября 2021 года: их отменило постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250. Пришедший им на смену Порядок (приложение № 2 к приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, действует до 1 сентября 2027 года) слова «выписка» не содержит вовсе — вся опора осталась в ст. 62 ТК РФ.

Отдельным основанием работает Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X — он не отменён и действует в редакции 2003 года. Его пункт 1 обязывает организации выдавать гражданам копии документов, касающихся их прав и законных интересов, за подписью руководителя и с приложением печати.

За отказ или просрочку отвечают по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: должностному лицу предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 ₽, предпринимателю — от 1 000 до 5 000 ₽, организации — от 30 000 до 50 000 ₽. При повторном нарушении вилка для организации доходит до 70 000 ₽ (ч. 2 той же статьи).

Что должно быть в выписке

Бланк собирают из четырёх блоков: реквизиты работодателя, данные работника с титульного листа книжки, сами записи и заверительная надпись. Пропуск любого из них превращает документ в бумагу, которую получатель не может проверить.

Реквизиты организации и исходящий номер

В левом верхнем углу — полное наименование работодателя, ИНН, ОГРН, адрес и контакты, затем исходящий номер и дата. По номеру выписку находят в журнале регистрации, если получатель решит перезвонить.

Общество с ограниченной ответственностью «Вектор-Инструмент» ИНН 6670345612, ОГРН 1146670021345 620100, г. Екатеринбург, ул. Ткачей, д. 23, оф. 405 Тел.: +7 (343) 287-14-60, e-mail: kadry@vektor-instrument.ru Исх. № 214 от 6 августа 2026 г.

Заголовок документа пишут по центру — «ВЫПИСКА ИЗ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ», а под ним серию и номер самой книжки. Серию берут с обложки бланка, а не из кадровой программы: расхождения там встречаются чаще, чем кажется.

Сведения о работнике с титульного листа

Дальше идёт то, что в книжке напечатано на первой странице. Эти строки позволяют получателю сопоставить выписку с паспортом заявителя.

Выписка из трудовой книжки серия ТК-III № 3847162

Фамилия, имя, отчество: Дементьев Артём Игоревич Дата рождения: 14 июня 1988 г. Образование: высшее Профессия, специальность: инженер-технолог Дата заполнения трудовой книжки: 22 августа 2011 г.

Таблица «Сведения о работе»

Записи переносят с сохранением граф формы трудовой книжки — той, что утверждена приложением № 1 к приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Граф четыре: номер записи, дата, содержание записи и документ-основание. Наименование работодателя, как и в самой книжке, пишут отдельной строкой без номера и даты.

Номера записей сохраняют сквозную нумерацию книжки — в образце это № 7 и № 8, а не № 1 и № 2. Если пронумеровать заново, из выписки исчезнет главное: место этих записей в общей кадровой истории. Реквизиты приказов сверяют с самими приказами, а не с памятью, — с приказом о приёме на работу и приказом о переводе.

Под таблицей добавляют две строки, которые снимают половину вопросов получателя: какие именно записи вошли в выписку и чем закончилась работа на дату выдачи.

Выписка содержит записи № 7 и № 8 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. По состоянию на 6 августа 2026 года Дементьев А. И. продолжает работать в ООО «Вектор-Инструмент», запись об увольнении в трудовой книжке отсутствует.

Выписка выдана по письменному заявлению Дементьева А. И. от 3 августа 2026 г. для предъявления по месту требования.

Заверительная надпись

Именно она превращает набор строк в документ. Ориентир по составу — п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025: слово «Верно», должность заверившего, его подпись, расшифровка и дата. Для копии, выдаваемой в другую организацию, отметка дополняется надписью о месте хранения подлинника и заверяется печатью.

Верно

Начальник отдела кадров ____________ Е. В. Лапина 6 августа 2026 г. Подлинник трудовой книжки хранится в ООО «Вектор-Инструмент». М.П.

Сам ГОСТ применяется добровольно (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ), поэтому отступление от его формулировок выписку не порочит. Порочит другое — отсутствие подписи, даты и указания на то, где лежит подлинник: без них получатель не понимает, кто и когда подтвердил соответствие. Печать ставят при её наличии; акционерные общества и ООО вправе работать без неё.

Как запросить выписку у работодателя

1. Напишите заявление на имя руководителя в свободной форме и укажите, какие именно записи нужны: все или только за период работы у этого работодателя.
2. Назовите способ получения — на руки или почтой, — и количество экземпляров, если их больше одного.
3. Подайте заявление так, чтобы остался след: второй экземпляр с отметкой о приёме, запись в журнале входящих либо письмо с уведомлением о вручении.
4. Отсчитайте три рабочих дня со дня подачи. Устная просьба срок не запускает, а плату за выписку требовать нельзя.
5. При отказе или просрочке обращайтесь в государственную инспекцию труда — по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ это самостоятельное нарушение.

Формулировка заявления может быть короткой, но конкретной: чем точнее описан нужный период, тем меньше шансов получить не то.

Прошу выдать мне заверенную выписку из моей трудовой книжки серия ТК-III № 3847162, содержащую записи о работе в ООО «Вектор-Инструмент» с 9 февраля 2021 года по настоящее время, в одном экземпляре, для предъявления по месту требования.

Уволенный сотрудник обращается в том же порядке: ст. 62 ТК РФ не ограничивает срок, прошедший с момента увольнения. Разница в том, что бумажная книжка при увольнении уже выдана работнику на руки (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ), и заверить выписку из неё может нотариус — он свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных юридическими лицами (ст. 77 Основ законодательства о нотариате).

Если трудовая книжка электронная: СТД-Р и СТД-СФР

Бумажной книжки нет у двух категорий работников. Первая — те, кто подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности: им книжку выдали на руки один раз и навсегда, а работодатель освободился от ответственности за её ведение. Вторая — впервые поступившие на работу после 31 декабря 2020 года: на них книжки не оформляются вовсе (ч. 3 и ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Таким работникам работодатель выдаёт не выписку, а сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р — на бумаге заверенными либо электронным документом с усиленной квалифицированной подписью. Срок в период работы тот же, что и у выписки, — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления, а при увольнении сведения выдают в день прекращения трудового договора (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Более широкую картину даёт не работодатель, а Социальный фонд: форма СТД-СФР охватывает всю трудовую деятельность, а не только последнее место работы. Получить её можно четырьмя способами (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ): у работодателя по последнему месту работы, в МФЦ, в отделении Социального фонда и через портал госуслуг — там документ формируется за минуты и подписывается электронной подписью фонда.

Ограничение по глубине. С 22 сентября 2025 года применяется обновлённая форма СТД-СФР (приказ Минтруда России от 10.11.2022 № 713н в редакции приказа от 08.08.2025 № 489н): из неё убрали таблицу с периодами до 31 декабря 2019 года. В справочниках и новостных заметках эту поправку сплошь приписывают приказу Минтруда № 645н от 03.09.2025 — такого акта нет: изменения внёс приказ № 489н, он же назван в шапке самой формы («в ред. Приказа Минтруда России от 08.08.2025 № 489н»). Стаж до перехода на электронный учёт подтверждается бумажной книжкой и выпиской из неё — поэтому для пенсионных вопросов старые записи по-прежнему важнее свежей справки.

Частые ошибки

• Нумерация записей заново. Записи в выписке нумеруют так же, как в книжке; собственная нумерация с единицы обесценивает документ.
• Нет отметки о месте хранения подлинника. Для получателя со стороны это ключевая строка (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025), без неё выписку часто возвращают.
• Нет даты заверения. Выписка без даты не показывает, на какой момент подтверждены сведения, а кадровая история за это время могла измениться.
• Выписка вместо СТД-Р. Работнику с электронной книжкой выдают форму СТД-Р; самодельная справка с тем же текстом получателя не устроит.
• Ответ на чужой запрос. Выписку отдают работнику, а не тому, кто позвонил: сведения о трудовой деятельности — персональные данные.
• Плата за оформление. Ст. 62 ТК РФ прямо называет выдачу безвозмездной, поэтому «оплатите бланк» — незаконное требование.

Похожие документы

• Справка с места работы — когда получателю нужен факт занятости и режим работы, а не история записей.
• Приказ о приёме на работу — документ-основание, реквизиты которого стоят в четвёртой графе выписки.
• Приказ о переводе на другую работу — основание записи о переводе, которую переносят в выписку.
• Личная карточка работника (форма Т-2) — кадровый документ, из которого сверяют даты и должности.