Журнал инструктажа по охране труда и технике безопасности

Утверждённой формы журнала не существует

Обязанность инструктировать есть, а бланка под неё нет. Обучение по охране труда включает инструктаж — это ст. 219 ТК РФ; обеспечить инструктаж и не допускать к работе непроинструктированных обязан работодатель (ст. 214 ТК РФ). Механику задают Правила обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утверждённые постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464.

Слово «журнал» в этих Правилах не встречается ни разу. Вместо него — пункт 88: порядок регистрации проведённого инструктажа по охране труда и форма его документирования утверждаются работодателем. Это вся норма о форме. Дальше вы решаете сами — бумажная книга, таблица в учётной системе или отдельный лист в деле.

Привычные бланки достались отрасли от двух документов, и оба сегодня не работают. Постановление Минтруда России и Минобразования России от 13.01.2003 № 1/29 утратило силу с 1 сентября 2022 года (приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 769н); собственных форм журнала оно не содержало и само отсылало к ГОСТу. А формы, которые печатают типографии, — из ГОСТ 12.0.004-2015: А.4 для вводного инструктажа, А.5 для инструктажа на рабочем месте, А.6 для целевого.

Здесь и лежит главная ловушка темы. Применение ГОСТ 12.0.004-2015 на территории России прекращено приказом Росстандарта от 06.06.2023 № 362-ст на срок до 1 сентября 2026 года. Стандарт не отменён, но не применяется, и купленный журнал «по форме А.5» держится на привычке, а не на норме. Что будет со стандартом после 1 сентября 2026 года, Росстандарт не объявлял, — на обязательность форм это не повлияет: даже восстановленный ГОСТ применяется добровольно, а состав сведений журнала задают пункты 86 и 87 Правил. Содержательных претензий к его графам обычно нет — плохо другое: ссылка на ГОСТ в шапке сообщает инспектору, что документ собирали по устаревшему образцу. К тому же национальные и межгосударственные стандарты применяются добровольно, пока организация сама не закрепила их в локальном акте (ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ).

Практический вывод для бланка: регистрировать инструктаж обязательно, форму утверждаете вы, а состав граф разумно взять прямо из пунктов 86 и 87 Правил. Бланк выше собран именно так.

Почему журнала должно быть два

Правила описывают два разных набора сведений, и это не стилистика, а разные пункты с разными перечнями. Свести их в одну таблицу можно только ценой пустых граф в половине строк.

Отсюда и деление файла на две части. В журнале вводного инструктажа графы «вид» не будет никогда — вид там ровно один. В журнале рабочего места не нужно подразделение: журнал и так ведут по подразделению, а вот без ссылки на инструкцию запись превращается в отметку «был проинструктирован» без предмета.

Журнал регистрации вводного инструктажа

Вводный инструктаж проходят до начала выполнения трудовых функций все вновь принятые работники и иные лица, участвующие в производственной деятельности организации, — в том числе командированные (п. 10 Правил). Проводит его специалист по охране труда либо иной уполномоченный работник по программе, утверждённой работодателем (п. 11).

Фрагмент заполненного образца (без граф подписей):

№ | Дата       | ФИО инструктируемого       | Профессия (должность)          | Дата рождения | Подразделение            | Инструктирующий
1 | 13.01.2026 | Шилов Артём Валерьевич     | Оператор экструзионной линии   | 14.03.1998    | Производственный участок | Кабанова Е. И., специалист по охране труда
2 | 13.01.2026 | Гареева Динара Рустамовна  | Кладовщик                      | 02.09.2001    | Склад                    | Кабанова Е. И., специалист по охране труда
3 | 03.02.2026 | Пантелеев Игорь Львович    | Инженер-технолог               | 27.06.1985    | Технический отдел        | Кабанова Е. И., специалист по охране труда
4 | 16.03.2026 | Смолина Ольга Дмитриевна   | Бухгалтер                      | 11.11.1994    | Бухгалтерия              | Кабанова Е. И., специалист по охране труда
5 | 06.04.2026 | Носов Даниил Егорович      | Слесарь-ремонтник (командирован) | 21.05.2005  | Производственный участок | Кабанова Е. И., специалист по охране труда

Дата рождения в этом перечне выглядит избыточной ровно до первого однофамильца в штате: п. 86 требует её прямо, и по ней запись привязывают к конкретному человеку. Строка 5 показывает случай, который забывают чаще прочих, — слесарь пришёл из подрядной организации, работником он не является, но участвует в производственной деятельности, поэтому вводный инструктаж ему проводят.

Бухгалтер Смолина в этом журнале есть, а в журнале рабочего места её не будет: она в перечне освобождённых. Как это устроено — в следующем разделе.

Журнал инструктажа на рабочем месте: первичный, повторный, внеплановый

Инструктаж на рабочем месте бывает трёх видов (п. 12), и все три идут в один журнал. Проводит их непосредственный руководитель работника (п. 22) — не специалист по охране труда и не кадровик.

1. Первичный — до начала самостоятельной работы (п. 13).
2. Повторный — не реже одного раза в 6 месяцев (п. 14).
3. Внеплановый — при изменении оборудования, технологии, должностных обязанностей или нормативных актов, по требованию инспекции, после аварии либо несчастного случая, а также при перерыве в работе более 60 календарных дней (п. 16).

Освобождение от первичного инструктажа задано тем же п. 13: его можно не проводить работникам, чья деятельность связана с офисной и бытовой техникой, при оптимальных или допустимых условиях труда по результатам специальной оценки. Перечень освобождённых профессий и должностей утверждает работодатель. Освобождённые не проходят и повторный инструктаж (п. 15) — отдельного решения для этого не нужно.

Фрагмент образца (без граф даты рождения и подписей):

№ | Дата       | ФИО                       | Вид         | Причина внепланового или целевого                    | Инструктирующий                | Локальный акт
1 | 13.01.2026 | Шилов Артём Валерьевич    | Первичный   | —                                                   | Дроздов К. Н., мастер участка  | ИОТ-014-2025
2 | 13.01.2026 | Гареева Динара Рустамовна | Первичный   | —                                                   | Ефимова Н. Б., зав. складом    | ИОТ-009-2025
3 | 20.04.2026 | Шилов Артём Валерьевич    | Внеплановый | Ввод в эксплуатацию термопресса ТП-63,              | Дроздов К. Н., мастер участка  | ИОТ-021-2026
  |            |                           |             | приказ № 26-ОД от 17.04.2026                        |                                |
4 | 27.05.2026 | Гареева Динара Рустамовна | Целевой     | Разгрузка вагона с сырьём — работы вне основного    | Ефимова Н. Б., зав. складом    | ИОТ-016-2025
  |            |                           |             | технологического процесса, распоряжение № 12-Р      |                                |
  |            |                           |             | от 27.05.2026                                       |                                |
5 | 06.07.2026 | Шилов Артём Валерьевич    | Повторный   | —                                                   | Дроздов К. Н., мастер участка  | ИОТ-014-2025
6 | 06.07.2026 | Гареева Динара Рустамовна | Повторный   | —                                                   | Ефимова Н. Б., зав. складом    | ИОТ-009-2025

Записи связаны между собой, и проверяющий читает их именно так. Первичный обоим провели 13 января, повторный — 6 июля, то есть внутри шестимесячного интервала. Инструктирующие разные, потому что непосредственный руководитель у оператора и у кладовщика тоже разный. Внеплановый по строке 3 привязан к приказу о вводе оборудования, и в графе локального акта стоит новая инструкция, а не старая, — иначе непонятно, чему именно человека учили.

Графа с локальным актом — единственная, где обычно пишут «по инструкции». Полезная запись называет инструкцию по охране труда номером и названием: при разборе несчастного случая сверяют содержание инструкции с тем, что человек делал, и безымянная ссылка эту сверку не выдерживает.

Целевой инструктаж: журнал или наряд-допуск

Целевой инструктаж проводят перед работами повышенной опасности с нарядом-допуском, перед работами на объектах повышенной опасности и на проезжей части, перед работами вне основного технологического процесса, перед ликвидацией последствий чрезвычайных ситуаций и в иных случаях, установленных работодателем (п. 19). Проводит его непосредственный руководитель работ (п. 22).

Отдельного журнала для него закон не требует. Пункт 87 накрывает целевой инструктаж вместе с инструктажем на рабочем месте — состав сведений у них общий, поэтому строка 4 образца стоит в том же журнале. Форма А.6 из ГОСТ 12.0.004-2015, под которую типографии до сих пор печатают третью книгу, обязательной не была никогда, а теперь ещё и опирается на неприменяемый стандарт.

Исключение одно и работает в обратную сторону: если работы повышенной опасности ведутся по наряду-допуску, целевой инструктаж оформляют записью в наряде-допуске в порядке, установленном актами по организации таких работ (п. 89). Дублировать его в журнале не нужно, а вот записать в журнал и не записать в наряд-допуск — уже нарушение.

Что меняется с 31 августа 2026 года

Постановление Правительства РФ от 30.06.2026 № 805 внесло в Правила № 2464 крупный пакет поправок; они вступают в силу 31 августа 2026 года. Срок действия самих Правил продлён с 1 сентября 2026 года до 1 сентября 2032 года — перестраивать систему обучения заново не придётся.

Инструктажей и журналов касается следующее. Условие освобождения от первичного инструктажа сузили словом «исключительно»: освобождать можно будет работников, деятельность которых связана исключительно с персональными компьютерами, офисной и бытовой техникой при оптимальных или допустимых условиях труда. Для впервые начавших трудовую деятельность и допущенных к работам повышенной опасности повторный инструктаж в течение первого года работы придётся проводить не реже одного раза в три месяца; по истечении года периодичность возвращается к обычной полугодовой. Круг внепланового инструктажа после аварии расширили на подразделения с аналогичными рисками, а не только на то, где произошло происшествие.

Формы журнала постановление № 805 не вводит: правило «порядок регистрации и форму документирования утверждает работодатель» остаётся на месте. Проверить придётся не бланк, а приказ с перечнем освобождённых от первичного инструктажа — под новую формулировку часть должностей из него выпадет.

Кто ведёт журнал, как его оформить и сколько хранить

Кто заполняет. Журнал вводного инструктажа ведёт тот, кто инструктаж проводит, — специалист по охране труда или уполномоченный работник (п. 11). Журнал на рабочем месте заполняет непосредственный руководитель (п. 22), поэтому в подразделениях их обычно несколько, по одному на участок.

Прошивка и нумерация. Правила № 2464 прошивать журнал не требуют, как не требуют и печати. Но книга со сменными листами доказывает ровно столько же, сколько незаверенная распечатка: при разборе несчастного случая оппонент заявит, что записи сделаны задним числом. Поэтому листы нумеруют, прошнуровывают и заверяют — надписью «прошито, пронумеровано и скреплено печатью» на последнем листе.

Электронная форма. Пункт 88 отдаёт форму документирования работодателю и электронный журнал не запрещает. Смысл он имеет тогда, когда подписи инструктирующего и инструктируемого получают электронными подписями в рамках кадрового электронного документооборота; таблица без подписей остаётся рабочим инструментом, но доказательством не служит.

Срок хранения. Журналы инструктажа по охране труда — вводного и на рабочем месте — хранят 45 лет: подпункт «а» ст. 423 Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Журналы проверки знания требований охраны труда по подпункту «б» той же статьи живут 5 лет. Индекс дела и срок закрепляют в номенклатуре дел организации.

Частые ошибки

• Один журнал на все инструктажи. Сведения по п. 86 и п. 87 не совпадают, и в общей таблице половина граф остаётся пустой. Формально это не запрещено, но пустая графа «причина» напротив внепланового инструктажа — уже неполная регистрация.
• Шапка со ссылкой на ГОСТ 12.0.004-2015. Применение стандарта приостановлено с 2023 года, а обязательной его форма не была и до того: реквизит в шапке лишь показывает, что бланк скачан из старого образца.
• Инструктаж проводит специалист по охране труда. На рабочем месте инструктирует непосредственный руководитель (п. 22). Подпись специалиста по охране труда в графе инструктирующего противоречит распределению обязанностей и обесценивает запись.
• Освобождение без приказа. Не проводить первичный инструктаж офисным сотрудникам можно, только если их должности внесены в перечень, утверждённый работодателем, и условия труда подтверждены картой специальной оценки. Устная договорённость перечень не заменяет.
• Повторный инструктаж «в конце года». Интервал считают от предыдущего инструктажа конкретного работника, а не по календарю компании. Принятый в марте и принятый в сентябре получают повторный в разные месяцы.
• Запись без локального акта. Графа с наименованием инструкции обязательна по п. 87, и «проинструктирован по охране труда» её не закрывает.

Штраф по ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ — предупреждение или от 2 000 до 5 000 рублей для должностного лица и ИП и от 50 000 до 80 000 рублей для организации. Допуск работника к работе без обучения и проверки знаний по охране труда идёт по ч. 3 той же статьи и стоит дороже: от 15 000 до 25 000 рублей для должностного лица и ИП, от 110 000 до 130 000 рублей для юридического лица. Работника, не прошедшего обучение и проверку знаний в области охраны труда, работодатель обязан отстранить от работы (ст. 76 ТК РФ) — и отсутствие записи в журнале инспектор читает как отсутствие инструктажа.

Похожие документы

• Инструкция по охране труда — тот самый локальный акт, номер которого ставят в графе журнала.
• Прошито, пронумеровано и скреплено печатью: образец надписи — заверительная надпись для бумажного журнала.
• Номенклатура дел организации — где закрепляют индекс дела и 45-летний срок хранения.
• Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции — соседний учётный журнал с той же механикой нумерации и прошивки.