Как прошнуровать журнал и заверить его печатью

Как пронумеровать и прошить журнал: порядок действий

1. Нумерация. Считают и нумеруют листы, а не страницы: лист с записями на обеих сторонах остаётся одним листом. Номер ставят арабской цифрой в правом верхнем углу ручкой, обложку и титульный лист обычно не нумеруют. Простой карандаш — правило для дел, которые сдают в архив (п. 52 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77), а не для рабочего журнала.
2. Проколы. Два-три отверстия шилом или дыроколом по левому полю, в 1,5–2 см от края, так, чтобы нить не закрывала графы. Обложку прокалывают вместе с блоком, иначе она отделяется.
3. Нить. Прочная нить или банковский шпагат, протянутые через проколы дважды, концы выводят на оборот последнего листа или задней обложки и завязывают. Концы оставляют такой длины, чтобы они выходили из-под наклейки на пару сантиметров.
4. Наклейка. Бумажный прямоугольник около 4 × 6 см приклеивают поверх узла так, чтобы он закрыл узел целиком. На нём — формулировка, число листов цифрой и прописью, должность, подпись, расшифровка, дата.
5. Подпись и печать. Подпись и оттиск заходят с наклейки на лист. Наклейка, на которой подпись и печать помещаются целиком, защиты не даёт.

Слово «страниц» на наклейке не ошибка, если журнал так отпечатан или так требует норма: порядок заполнения КУДиР говорит именно о количестве страниц. Ошибкой будет расхождение между надписью и нумерацией внутри — такую наклейку переделывают целиком. Если сбились при нумерации листов, номер не стирают: зачёркивают одной чертой и рядом пишут верный.

Кто заверяет журнал и что делать без печати

Заверяет руководитель либо лицо, которому это поручено приказом или доверенностью. На книгах учёта трудовых книжек Порядок № 320н называет руководителя организации или самого предпринимателя, в КУДиР — тоже руководителя или предпринимателя. Вторая подпись главного бухгалтера, под которую отведена строка на типографских обложках, нормой не установлена: это привычка, а не требование, и её отсутствие журнал не порочит.

Печать нужна только тем, у кого она есть. С 7 апреля 2015 года общество вправе иметь печать, а не обязано: п. 5 ст. 2 ФЗ «Об ООО» и п. 7 ст. 2 ФЗ «Об АО» в редакции ФЗ от 06.04.2015 № 82-ФЗ, сведения о наличии печати должны быть в уставе. У индивидуального предпринимателя обязанности иметь печать не было и до этой поправки. Поэтому и Порядок № 320н, и порядок ведения КУДиР оговаривают печать словами «при наличии». Без печати надпись сокращают до «прошнуровано и пронумеровано ___ листов» и заверяют одной подписью, а проверяющему или контрагенту, который спрашивает об оттиске, предприниматель отдаёт письмо о работе без печати.

Сургучная печать и пломба журналу не нужны. Их требовал п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, — оно утратило силу с 1 сентября 2021 года по постановлению Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250, а в п. 40 действующего Порядка № 320н ни сургуча, ни пломбы нет. Строку «опломбировано» на типографской обложке оставляют незаполненной: бланки, которые её печатают, воспроизводят отменённый акт.

Как исправить ошибку в журнале

Ошибочную запись зачёркивают одной чертой так, чтобы её можно было прочитать, верный текст пишут над зачёркнутым, рядом ставят дату, должность, фамилию с инициалами и подпись того, кто исправил. Для регистров бухгалтерского учёта и первичных документов это прямое требование п. 21 ФСБУ 27/2021 (приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н): исправление сопровождается надписью «Исправлено», а подчистки, замазывание и стирание не допускаются. Привычная формула «исправленному верить» стандарту не противоречит, но слова «Исправлено» не заменяет — безопаснее написать так, как сказано в норме. Кадровые журналы под ФСБУ не подпадают, однако инспектор читает их по той же логике: должно быть видно, что было, что стало и кто это сделал.

В КУДиР требования жёстче: по п. 5 Порядка заполнения исправление должно быть обосновано и подтверждено подписью руководителя или предпринимателя с указанием даты и печатью при её наличии. Подписи бухгалтера, который вёл книгу, недостаточно, а обоснованием служит ссылка на первичный документ, из-за которого меняется запись.

Чего делать нельзя: вырывать лист, заклеивать запись, пользоваться корректором, расшивать журнал ради замены листа. Каждое из этих действий превращает заверенную книгу в стопку листов, тогда как исправленная по правилам запись показывает, что журнал вели честно. Испорченную целиком страницу перечёркивают по диагонали с пометкой «аннулировано», датой и подписью, нумерацию не меняют.

Похожие материалы

• Прошито, пронумеровано и скреплено печатью: образец надписи — бланк наклейки, размеры и число проколов для подшивок в инспекцию и архив.
• Журнал учёта выданных доверенностей — книга, которую указания к форме М-2а называют прошнурованной.
• Журнал регистрации инструктажа по охране труда — пример журнала, форму которого работодатель утверждает сам.
• Письмо о том, что ИП работает без печати — что показать тому, кто требует оттиск на журнале.