Книга учёта доходов и расходов ИП на ОСНО

Почему это не КУДиР упрощенца

Обязанность вести такой учёт установлена п. 2 ст. 54 НК РФ: предприниматели, нотариусы и адвокаты считают налоговую базу по итогам каждого налогового периода на основе данных учёта доходов, расходов и хозяйственных операций в порядке, который определяет Минфин. Этот порядок и есть приказ 86н/БГ-3-04/430.

Книга, которую в поиске называют просто «КУДиР», — другой документ. Её формы для УСН, ПСН и ЕСХН утверждены приказом ФНС России от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@, а пункт 3 Порядка выводит из-под себя доходы на спецрежимах — в тексте 2002 года названы упрощённая система, ЕСХН и отменённый с 2021 года ЕНВД, патента тогда ещё не существовало. Бланк упрощенца предпринимателю на общей системе не подойдёт: в нём нет ни амортизации, ни расчёта зарплаты, ни разделения операций по НДС.

Признак устаревшего материала — обещание «новой формы книги для ОСНО от ФНС». Её не существует: приказ 86н никем не заменён, и запросы вроде «образец 2019 года» ведут ровно к тому же бланку, что и сегодня. Официальный текст приказа вместе с формой книги лежит в справочно-правовой системе; отдельного бланка ФНС на своём сайте не выкладывает.

Из чего состоит книга

Форма открывается титульным листом «Сведения об индивидуальном предпринимателе» и дальше делится на шесть разделов.

Раздел III — реликт: он рассчитан на предметы, не списанные к 1 января 2002 года, но из формы его так и не убрали. Пустой раздел в книге — норма, а не ошибка.

Почти все таблицы раздела I идут парами: с литерой «А» — для операций, облагаемых НДС, с литерой «Б» — для освобождённых от него. Заполняется одна ветка из двух, а не обе сразу. Без пары только таблица 1-2 по полуфабрикатам.

Сама форма писалась под производство, и предпринимателю, который оказывает услуги или перепродаёт товар, половина таблиц раздела I не нужна. Это предусмотрено: по п. 7 Порядка налогоплательщик по согласованию с налоговым органом вправе разработать иную форму книги, оставив показатели, необходимые для исчисления налоговой базы, и добавив свои.

Раздел I: доходы и расходы по датам

Учёт ведётся позиционным способом на основе первичных документов (п. 4 Порядка) — каждая операция отдельной строкой, в момент её совершения. Записи только в рублях; валютные поступления пересчитываются по курсу Банка России на дату фактического получения дохода (п. 5), а документы на иностранном языке требуют построчного перевода (п. 6).

Главное правило раздела задаёт п. 14: в книге отражаются все доходы «без уменьшения их на предусмотренные налоговым законодательством Российской Федерации налоговые вычеты». Свёртка доходов и расходов происходит только в разделе VI, а не по ходу записей.

Учёт ведётся раздельно по каждому виду деятельности (п. 7). Книгу можно вести и на бумаге, и в электронном виде, но электронную по окончании налогового периода обязательно выводят на бумажный носитель — там же, в п. 7.

Онлайн-сервиса ФНС под эту книгу нет. Личный кабинет предпринимателя такой формы не содержит, и обещания «заполнить КУДиР для ОСНО онлайн бесплатно» ведут на сторонние сервисы, а не на государственный. Практический вариант — бухгалтерская программа или таблица с распечаткой по итогам года; п. 7 Порядка это прямо допускает.

Раздел VI: то, что уходит в декларацию

В шестом разделе три таблицы, и они разные по назначению.

• Таблица 6-1 — определение налоговой базы: доходы, расходы по группам и итог, который идёт в декларацию.
• Таблица 6-2 — регистр прочих расходов, расшифровка к строке итоговой таблицы.
• Таблица 6-3 — расходы текущего периода, связанные с получением доходов в следующих периодах.

Расходы группируются по п. 16 Порядка: материальные, на оплату труда, амортизационные отчисления и прочие. В той же разбивке предприниматель показывает профессиональный вычет в декларации 3-НДФЛ — бланк и порядок подачи разобраны на странице про декларацию 3-НДФЛ.

Пример: ИП Кузнецов, ремонт бытовой техники на общей системе, работников нет. За налоговый период в разделе I накопилось 4 200 000 ₽ дохода и 2 600 000 ₽ документально подтверждённых расходов — запчасти, аренда мастерской, услуги подрядчиков. В таблице 6-1 налоговая база выходит 1 600 000 ₽. Она не превышает 2 400 000 ₽, поэтому налог считается по первой ступени шкалы п. 1 ст. 224 НК РФ — 13 %, или 208 000 ₽.

Страховые взносы за себя Кузнецов платит независимо от результата: фиксированные 57 390 ₽ за 2026 год плюс 1 % с дохода свыше 300 000 ₽. Посчитать их поможет калькулятор взносов ИП.

Вычет по документам или 20 процентов

Если подтверждающих документов нет, включается норматив из п. 1 ст. 221 НК РФ: профессиональный вычет в размере 20 % общей суммы доходов от предпринимательской деятельности. Совмещать его с документально подтверждёнными расходами нельзя — заключительный абзац той же статьи запрещает учитывать их одновременно.

Во второй строке база перешагивает 2 400 000 ₽, и налог считается по второй ступени: 312 000 ₽ плюс 15 % с превышения. Разница между способами — 248 000 ₽ на тех же оборотах, и это самый дорогой аргумент за то, чтобы собирать первичку.

Норматив книгу не отменяет. Он заменяет только расходную часть: доходы всё равно надо учитывать, иначе не из чего считать те самые 20 %.

Три пункта Порядка, которых больше нет

Порядок 2002 года пережил два суда, а материалы в выдаче до сих пор пересказывают отменённое.

• Пункт 13 — требование отражать доходы и расходы исключительно кассовым методом. Признан не соответствующим НК и недействующим решением ВАС РФ от 08.10.2010 № ВАС-9939/10.
• Подпункты 1–3 пункта 15 — условия признания расходов, привязывавшие их к моменту получения дохода. Отменены тем же решением.
• Пункт 22 — списание материальных расходов только по мере реализации товаров. Признан недействующим решением Верховного Суда РФ от 19.06.2017 № АКПИ17-283.

Это не значит, что кассовый метод запрещён: большинство предпринимателей ведут учёт именно так, а состав расходов в любом случае определяется по правилам главы 25 НК, как велит п. 1 ст. 221. Значит другое — ссылаться на п. 13 и п. 22 как на действующие нормы нельзя, и инструкция, которая это делает, устарела на годы.

Заверять ли книгу и сколько её хранить

Заверять книгу нужно, и это главное отличие от упрощёнки. По п. 8 Порядка на последней странице пронумерованной и прошнурованной книги указывается число страниц, которое заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью: у бумажной книги — до начала ведения, у электронной — после распечатки по окончании налогового периода. На УСН и патенте книгу заверяет сам налогоплательщик: по п. 4 порядков заполнения, утверждённых приказом ЕА-7-3/816@, число страниц там подтверждается его подписью и печатью при наличии, а инспекция в этом не участвует.

Хранить книгу и первичку нужно пять лет. Здесь Порядок и кодекс расходятся: п. 48 самого Порядка сохранил четырёхлетний срок, но подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ в редакции ФЗ от 17.02.2021 № 6-ФЗ требует обеспечивать сохранность данных налогового учёта и подтверждающих документов пять лет. Ориентироваться надо на кодекс — он и выше ведомственного приказа, и новее.

Отсутствие книги, первички или регистров подпадает под ст. 120 НК РФ: 10 000 ₽ за грубое нарушение в одном налоговом периоде, 30 000 ₽ — если оно растянулось на несколько, и 20 % от неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽, когда из-за нарушения занижена база. Отдельной санкции за незаверенную книгу в кодексе нет, но инспекция может счесть её отсутствующей — спорить об этом дороже, чем один раз сходить и заверить. Санкции за саму декларацию считаются отдельно — они разобраны в материале про штрафы за несданную декларацию.

Что делать предпринимателю на ОСНО

1. Заводите новую книгу на каждый год — она ведётся по налоговым периодам, старую продолжать нельзя.
2. Заверьте бумажную книгу в инспекции до первой записи, электронную — после того, как распечатали её по итогам года.
3. Вносите операции в момент совершения, отдельной строкой и с реквизитами первичного документа.
4. Считайте авансы поквартально. По п. 7 и 8 ст. 227 НК они исчисляются по итогам первого квартала, полугодия и девяти месяцев, а платятся не позднее 28-го числа первого месяца, следующего за каждым из этих периодов.
5. Перенесите итоги таблицы 6-1 в декларацию и сдайте её не позднее 30 апреля следующего года (п. 1 ст. 229 НК РФ); налог доплачивается до 15 июля.

Полная сетка сроков — в налоговом календаре, а разбор того, кого ещё касается 3-НДФЛ, — на странице кто подаёт декларацию.