Журнал учёта выданных доверенностей: бланк и образец

Форма М-3 отменена, а журнал вести можно

Форму № М-3 «Журнал учёта выданных доверенностей» утвердило постановление Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241. Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а с 1 ноября 1997 года ввело собственный комплект форм и признало постановление № 241 утратившим силу на территории России в части форм по труду и заработной плате, основным средствам, материалам и малоценным предметам. Формы с индексом «М» — это как раз учёт материалов.

В самом комплекте № 71а журнала нет. По учёту материалов там девять форм: М-2 «Доверенность» (ОКУД 0315001), М-2а «Доверенность» (0315002), М-4 «Приходный ордер» (0315003), М-7, М-8, М-11, М-15, М-17 и М-35. Код 0315003, который агрегаторы бланков подписывают как «журнал М-3», занят приходным ордером. Формулировка «унифицированная форма М-3, утверждённая постановлением № 71а» встречается в выдаче постоянно и не соответствует ни одному из двух актов.

На практике это ничего не ломает. С 1 января 2013 года формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта, — ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Организация вправе взять состав граф М-3 как есть, сократить его или добавить свои графы, закрепив форму журнала в учётной политике. Обязанности вести такой журнал закон не устанавливает вовсе: она возникает у тех, кто применяет форму М-2а.

В выдаче смешивают два разных журнала — вот чем они отличаются.

Когда журнал нужен на практике

Учёт заводят там, где доверенность даёт доступ к чужим или своим ценностям и её судьбу придётся восстанавливать.

• Организация применяет форму М-2а: у неё нет отрывного корешка, и без журнала выданная доверенность нигде не фиксируется.
• Снабжение работает с несколькими поставщиками, и кладовщики с экспедиторами получают партии еженедельно.
• Нужно понять, почему по оплаченному счёту не пришёл товар: журнал показывает, кому выдана доверенность и вернулась ли она.
• Инвентаризация расчётов с поставщиками: незакрытая запись в журнале означает либо неполученную поставку, либо доверенность на руках у уволенного сотрудника.
• Проверка или спор с поставщиком, где нужно доказать, что груз получило уполномоченное лицо, а не случайный человек с печатью.

Восемь граф журнала и как их заполнять

Состав формы № М-3 — восемь граф. Первые три отвечают на вопрос «что за доверенность», следующие три — «кому и на что», последние две закрывают её судьбу.

1. Номер доверенности — сквозной в пределах календарного года, без пропусков.
2. Дата выдачи. Доверенность без даты совершения ничтожна — это прямая норма абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ, и графа не декоративная.
3. Срок действия — дата, по которую доверенность годна.
4. Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность.
5. Наименование поставщика, у которого получают ценности.
6. Номер и дата наряда (заменяющего наряд документа) или извещения — так графа названа в форме. На практике сюда пишут реквизиты счёта, договора или спецификации, по которым поставщик отпускает ценности.
7. Расписка лица, получившего доверенность. Ради неё журнал и заводят: подпись здесь переносит ответственность за бланк на получателя.
8. Отметка о выполнении поручения — реквизиты документа, которым ценности фактически получены, либо запись о возврате неиспользованной доверенности.

Так выглядят записи заполненного образца — журнал ведёт бухгалтер материального стола Дроздова Н. В.:

№ | Дата выдачи | Срок действия      | Кому выдана             | Поставщик            | Основание                | Расписка  | Отметка о выполнении
1 | 12.01.2026  | по 26.01.2026      | кладовщик               | ООО «МеталлСнаб»     | счёт № 118               | Ерёмина   | УПД № 402
  |             |                    | Ерёмина Т. Н.           |                      | от 09.01.2026            |           | от 20.01.2026
2 | 19.01.2026  | по 02.02.2026      | экспедитор              | АО «Электрокомплект» | договор поставки № 7/26  | Кузьмин   | ТОРГ-12 № 1180
  |             |                    | Кузьмин Д. С.           |                      | от 13.01.2026            |           | от 22.01.2026
3 | 22.01.2026  | по 21.02.2026      | водитель-экспедитор     | ООО «Тара-Сервис»    | договор поставки № 2/26  | Абрамов   | УПД № 55
  |             | (плановые платежи) | Абрамов И. Л.           |                      | от 11.01.2026            |           | от 05.02.2026
4 | 26.01.2026  | по 09.02.2026      | менеджер по закупкам    | ООО «Крепёж-НН»      | счёт № 340               | Панфилова | не использована,
  |             |                    | Панфилова Е. Ю.         |                      | от 23.01.2026            |           | возвращена 09.02.2026

Восьмая графа — единственная, где журнал перестаёт быть списком выданных бланков и становится инструментом контроля. Пустая графа напротив записи двухмесячной давности означает, что либо поставка не закрыта, либо документ о получении не дошёл до бухгалтерии, либо доверенность лежит у сотрудника. Проверять её удобнее раз в месяц: у каждой записи должен быть либо номер приходного документа, либо отметка о возврате.

Корешок М-2, форма М-2а и почему журнал нужен второй

Разница между двумя формами доверенности только в способе учёта, а не в содержании. Форма М-2 состоит из отрывного корешка и самой доверенности: корешок с номером, датой, сроком, фамилией получателя и его распиской остаётся в бухгалтерии, отрывная часть уходит к поставщику. Учёт получается сам собой — подшивка корешков и есть журнал.

Форма М-2а корешка не имеет, поэтому выдачу приходится регистрировать отдельно. Указания к постановлению № 71а формулируют это прямо: форму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер, и выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учёта выданных доверенностей. Отсюда простое правило: М-2 — корешок, М-2а — журнал. Ведут оба варианта одновременно редко, и запись в журнале дублирует корешок без пользы.

Заполняется корешок теми же данными, что и графы 1–4 и 7 журнала: номер, дата выдачи, срок действия, должность и фамилия получателя, подпись в получении, а после отработки — реквизиты документа о выполнении поручения. Как заполнить саму доверенность и что поставщик проверяет перед выдачей груза, разобрано на странице доверенности на получение ТМЦ по формам М-2 и М-2а.

Срок доверенности: откуда взялись 15 дней

Правило «доверенность на ТМЦ выдают на 15 дней, а при плановых платежах — на календарный месяц» повторяют почти все шаблоны журнала. Обязывающей нормы под ним больше нет. Срок задавала Инструкция Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» — она признана недействующей на территории России приказом Минфина России от 17.01.2012 № 5н. Ещё раньше Верховный Суд решением от 06.06.2011 № ГКПИ11-617 признал недействующим абз. 2 п. 1 той же инструкции — запрет выдавать доверенности лицам, не работающим в организации. Второй носитель правила, Методические указания по бухгалтерскому учёту материально-производственных запасов (приказ Минфина России от 28.12.2001 № 119н), утратил силу с 1 января 2021 года.

Сегодня 15 дней и месяц сохранились в двух местах: в указаниях к постановлению № 71а, которые с 2013 года применяются добровольно, и в Методических рекомендациях по бухучёту МПЗ в сельскохозяйственных организациях (приказ Минсельхоза России от 31.01.2003 № 26) — там правило живое, но только для сельхозорганизаций. Для всех остальных действует общая норма: если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу год со дня совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Верхнего предела ГК не устанавливает.

Короткий срок остаётся разумной практикой, а не обязанностью. Пятнадцать дней — это ограничение ущерба: бланк с подписью руководителя и печатью, действующий год, стоит дороже, чем неудобство переоформления. Организация закрепляет свой срок в учётной политике или в положении о доверенностях, и графа 3 журнала показывает, соблюдается ли он.

Неиспользованную доверенность сотрудник возвращает в бухгалтерию. Основание — п. 3 ст. 189 ГК РФ: по прекращении доверенности лицо, которому она выдана, обязано немедленно её вернуть. Возвращённый бланк гасят надписью «Не использована» и оставляют в подшивке, а в графе 8 журнала делают запись с датой возврата — как в четвёртой строке образца. Пока бланк не погашен, по нему технически можно получить груз.

Журнал доверенностей в бюджетном учреждении

Госсектор ждёт здесь готовую форму — и не находит её. Формы первичных учётных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством (та же ч. 4 ст. 9 ФЗ-402), то есть приказами Минфина: бумажные формы — приказ от 30.03.2015 № 52н, унифицированные электронные — приказ от 15.04.2021 № 61н, обязательный для применения с 1 января 2023 года. Ни в одном из них нет ни формы доверенности на получение ценностей, ни формы журнала их учёта.

Значит, учреждение действует так же, как коммерческая организация: разрабатывает бланк доверенности и журнала само либо берёт за основу необязательные формы М-2, М-2а и М-3 — и закрепляет выбор в учётной политике. Ссылки на «обязательную форму журнала для бюджетных учреждений» в выдаче не подкреплены ни 52н, ни 61н; проверять их стоит по перечням форм в приложениях к самим приказам.

Как прошить журнал и сколько его хранить

Бумажный журнал ведут как книгу учёта: листы нумеруют, прошнуровывают, на последнем листе указывают количество листов и заверяют надписью «прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью» с подписями руководителя и главного бухгалтера. Прошивка нужна ровно за тем же, зачем и расписка в графе 7: без неё лист с неудобной записью изымается, и журнал перестаёт что-либо доказывать.

Срок хранения — 5 лет. Он установлен ст. 292 подп. д) Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: «Журналы, базы данных учёта: … д) доверенностей». Сами доверенности на получение ценностей идут как первичные учётные документы по ст. 277 того же Перечня — 5 лет при условии проведения проверки, а при возникновении споров они хранятся до принятия решения по делу. Доверенности, выданные руководителем на представление интересов организации, и сведения об их отзыве — ст. 36, тоже 5 лет, но отсчёт идёт после истечения срока действия или отзыва.

Часто встречающаяся ссылка на «ст. 412 Перечня» — след предыдущего перечня, утверждённого приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В действующем Перечне № 236 под номером 412 идут документы о диагностике профессиональной пригодности работников, к доверенностям отношения не имеющие.

Частые ошибки

• Ссылка на несуществующий акт. Шапка «форма М-3, утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а» — самая частая ошибка в готовых бланках: этой формы в постановлении № 71а нет.
• Пустая графа 8. Журнал, в котором отмечена только выдача, показывает, сколько бланков ушло, но не показывает, сколько ценностей получено и сколько доверенностей на руках.
• Регистрация задним числом. Записи вносят пачкой в конце месяца, и дата выдачи в журнале расходится с датой на самой доверенности — расхождение всплывает при первой же сверке с поставщиком.
• Пропуски в нумерации. Разрыв в номерах означает, что бланк выдан мимо журнала; восстановить, кому он ушёл, потом нельзя.
• Незакрытые записи по уволенным. При увольнении материально ответственного лица журнал не проверяют, и его доверенность остаётся действующей до конца срока.

Похожие документы

• Доверенность на получение ТМЦ (формы М-2, М-2а) — сам документ, выдачу которого регистрируют в журнале.
• Прошито, пронумеровано и скреплено печатью: образец надписи — заверительная надпись для бумажного журнала.
• Акт приёма-передачи материальных ценностей — оформляет передачу полученных по доверенности ценностей на склад.
• Доверенность от юридического лица — общий шаблон для доверенностей, которые попадают во второй журнал.
• как прошнуровать и заверить журнал — нумерация листов, наклейка, подпись руководителя и печать при её наличии.