Доверенность на получение ТМЦ (форма М-2, М-2а)

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей — документ, которым организация-покупатель уполномочивает своего сотрудника или иное лицо получить от поставщика конкретный товар, материалы, оборудование. Без такой доверенности поставщик имеет полное право отказать в выдаче груза, даже если оплата уже произведена и накладные подготовлены.

Унифицированные формы доверенностей утверждены постановлением Госкомстата № 71а от 30.10.1997 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве»:

• форма М-2 — доверенность, выдаваемая при разовом получении ТМЦ от одного поставщика. Сохраняется в делах поставщика как обоснование выдачи груза;
• форма М-2а — применяется в организациях, где получение ТМЦ носит массовый характер. Выдаётся на основании журнала учёта выданных доверенностей.

С 2013 года, после вступления в силу ФЗ-402 «О бухгалтерском учёте», применение унифицированных форм перестало быть обязательным — организация вправе разработать собственную форму с включением всех необходимых реквизитов. Но на практике формы М-2 и М-2а остаются стандартом: их распознают поставщики, они интегрированы в 1С и не вызывают вопросов у проверяющих.

Срок действия и порядок выдачи

По общему правилу доверенность на получение ТМЦ выдаётся на срок не более 15 календарных дней. Этот срок установлен постановлением Госкомстата № 71а и сложившейся практикой документооборота. Если получение растягивается во времени — например, плановые ежемесячные отгрузки от постоянного поставщика — допускается выдача доверенности на срок до 1 месяца, а в исключительных случаях с пометкой о календарном графике поставок — до 3 месяцев. Это вписывается в общее правило ст. 186 ГК РФ: если срок не указан, доверенность действительна 1 год с даты выдачи, но в материальной сфере короткие сроки — это инструмент контроля.

Доверенность выдаётся работнику организации, ИП лично или другому уполномоченному лицу. Стандартно — кладовщику, экспедитору, водителю, ответственному за поставку менеджеру. На лиц, не состоящих в штате организации, доверенность выдаётся при условии оформления с ними договора гражданско-правового характера, по которому они выполняют поручение по получению ТМЦ.

Перед выдачей доверенности сотрудник предъявляет паспорт, а в журнале учёта (форма М-3) ставит подпись о получении. Журнал ведёт бухгалтерия или специально назначенный сотрудник. По итогам месяца проверяется, какие доверенности использованы, какие возвращены неиспользованными, какие подлежат списанию.

Обязательные реквизиты доверенности

Чтобы доверенность М-2 признавалась действительной и принималась поставщиком без вопросов, в ней должны присутствовать:

Реквизиты доверителя (организации-покупателя)

• полное наименование организации;
• ИНН, КПП;
• юридический адрес;
• наименование и реквизиты банка покупателя.

Реквизиты доверенного лица

• ФИО полностью;
• должность;
• данные паспорта: серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения;
• образец подписи доверенного лица (на отрывной части доверенности).

Реквизиты поставщика

• полное наименование организации-поставщика;
• основание получения — договор, счёт, заказ-наряд с указанием номера и даты.

Перечень ТМЦ

• наименование и количество ценностей, подлежащих получению;
• единица измерения;
• сумма по каждой позиции (если применимо).

Подписи и печати:

• подпись доверенного лица (внизу и на отрывной части);
• подписи руководителя и главного бухгалтера организации-доверителя;
• печать организации (если используется);
• дата выдачи и срок действия.

После получения ТМЦ доверенное лицо передаёт в бухгалтерию накладные и иные документы, на основании которых получены ценности. Доверенность с отметкой о получении и с подписью лица, выдавшего груз, остаётся у поставщика. Использованная доверенность считается погашенной — повторно использовать её невозможно.

Отказ в выдаче, отзыв доверенности и ответственность

Поставщик вправе отказать в выдаче ТМЦ, если:

• доверенность оформлена с нарушением (нет даты, нет подписи руководителя, истёк срок);
• данные доверенного лица не совпадают с данными его паспорта;
• наименование или количество ценностей в доверенности не соответствует данным накладной;
• отсутствуют подписи руководителя и главного бухгалтера организации-доверителя.

Покупатель вправе в любой момент отозвать доверенность — это право предусмотрено ст. 188 ГК РФ. Об отзыве организация уведомляет поставщика письменно. После получения уведомления поставщик обязан отказать в выдаче товара по отозванной доверенности; если выдаёт — ответственность за нарушение возлагается на поставщика.

Доверенное лицо несёт материальную ответственность за полученные ТМЦ перед своей организацией с момента получения груза от поставщика до момента передачи ценностей материально ответственному лицу на складе или производстве. Передача оформляется актом приёма-передачи материальных ценностей с подписью принимающей стороны.

За неправомерные действия с ТМЦ, полученными по доверенности (хищение, утрата, растрата), сотрудник несёт ответственность по нормам Трудового кодекса (ст. 238–248) — материальная ответственность в пределах среднего месячного заработка или полная при заключении договора о полной материальной ответственности. При установлении умысла наступает уголовная ответственность по ст. 160 УК РФ (присвоение или растрата).

За нарушение порядка ведения учёта первичных документов, к которым относится и журнал выдачи доверенностей, директор и главный бухгалтер отвечают по ст. 15.11 КоАП РФ — штраф 5 000–10 000 рублей за первое нарушение, 10 000–20 000 рублей или дисквалификация на 1–2 года за повторное.

Для оформления приёма полученных по доверенности материалов на склад используется накладная ТОРГ-12 или товарная накладная, а движение ТМЦ внутри организации фиксируется актом приёма-передачи материальных ценностей. При расхождении количества или качества фактически полученного и заявленного в доверенности составляется акт о расхождении (формы ТОРГ-2, ТОРГ-3), и претензия направляется поставщику. Сумму претензии с НДС удобно рассчитать через калькулятор суммы прописью при оформлении документа.