Инвентаризационная опись (форма ИНВ-3)

Когда нужна инвентаризационная опись

Опись составляют всякий раз, когда нужно пересчитать ценности, закреплённые за конкретным человеком или местом хранения. На практике это чаще всего такие ситуации:

• Годовая отчётность. В конце года комиссия проходит склады, чтобы остатки в балансе совпали с тем, что реально лежит на полках.
• Смена кладовщика. Уходящий кладовщик сдаёт склад, новый принимает: опись фиксирует, с какого количества начинается ответственность нового работника.
• Подозрение на недостачу. Покупатели жалуются на пересортицу, в учёте «висит» товар, которого никто не видел, — пересчёт показывает реальную картину.
• Передача склада. Помещение с запасами сдают в аренду или передают в управление, и стороны должны договориться, что именно передано.
• Ликвидация или реорганизация. Перед промежуточным ликвидационным балансом или передаточным актом имущество пересчитывают полностью.

Помимо обязательных случаев, организация вправе проводить выборочные проверки когда угодно: по отдельной группе товаров, по одному складу, без предупреждения материально ответственного лица.

Восемь обязательных случаев по ФСБУ 28/2023

Случаи обязательного проведения перечислены в п. 15 стандарта, дата, по состоянию на которую считают фактическое наличие, — в п. 16. Конкретные даты начала и окончания работ устанавливает руководитель (п. 17).

Послабления по периодичности стандарт даёт только для двух групп: библиотечные фонды разрешено инвентаризировать раз в пять лет, иные основные средства — раз в три года (подп. «а» п. 15). Драгоценные металлы и драгоценные камни под ФСБУ 28/2023 не подпадают вовсе: их проверяют по Инструкции, утверждённой приказом Минфина от 09.12.2016 № 231н (п. 2 стандарта). Периодичность закрепляют в учётной политике.

Как заполнить форму ИНВ-3: разбор по разделам

Бланк ИНВ-3 состоит из четырёх страниц: заголовочная часть с распиской, две страницы таблицы и итоговая страница с подписями. Опись заполняют отдельно по каждому месту хранения и каждому материально ответственному лицу (п. 23 ФСБУ 28/2023). Ниже — фрагменты образца из скачиваемого файла: в ООО «Название» сменился кладовщик склада № 2, и комиссия пересчитала материалы в день передачи дел.

Заголовочная часть: организация, основание, даты

В шапке указывают организацию, структурное подразделение и код по ОКПО. В строке «Основание» ставят номер и дату приказа о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22), ниже — даты начала и окончания работ. Номер и дата составления — реквизиты самой описи.

                                        Форма по ОКУД           0317004
                                        по ОКПО                 12345678
Основание для проведения инвентаризации: приказ   № 17-инв от 11.09.2026
Дата начала инвентаризации                                   14.09.2026
Дата окончания инвентаризации                                14.09.2026
Вид операции                                                          —
Номер документа и дата составления               № 5 от 14.09.2026

Организация: ООО «Название»      Структурное подразделение: склад № 2

            ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ
материалы (строительные материалы и кабельная продукция),
находящиеся в собственности организации

Под заголовком указывают вид ценностей и их принадлежность: собственные или полученные для переработки. На чужие ценности, которые числятся за балансом, составляют отдельную опись (п. 32 ФСБУ 28/2023). Поле «Вид операции» заполняют, если в организации принята кодировка операций; если нет — ставят прочерк.

Расписка материально ответственного лица до начала проверки

Расписка встроена в первую страницу формы. Материально ответственное лицо подтверждает, что все приходные и расходные документы сданы, поступившее оприходовано, выбывшее списано (п. 27 ФСБУ 28/2023). Без этой подписи работник сможет потом сказать, что недостача — это неоформленная отгрузка.

                              РАСПИСКА
К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы
на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-
материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность,
оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное(ые) лицо(а):
кладовщик  ________  Петрова Н. Г.  (сдаёт ценности)
кладовщик  ________  Сидоров П. А.  (принимает ценности)

Произведено снятие фактических остатков ценностей
по состоянию на «14» сентября 2026 г.

Такие же расписки берут у работников, получивших деньги под отчёт или доверенность на получение ценностей, — о них забывают чаще всего.

Табличная часть: графы 1–13

Таблица занимает вторую и третью страницы. При автоматизированном учёте комиссия получает бланк с уже заполненными графами 1–9 и на месте вписывает фактическое количество в графу 10.

№ | Счёт  | Наименование              | Код       | ОКЕИ | Ед. | Цена     | Факт: кол-во / сумма | Учёт: кол-во / сумма
1 | 10.01 | Цемент М500, мешок 50 кг  | 00-000124 | 796  | шт  |   520,00 |  40 / 20 800,00      |  42 / 21 840,00
2 | 10.01 | Кабель ВВГнг 3×2,5        | 00-000311 | 006  | м   |    98,00 | 250 / 24 500,00      | 250 / 24 500,00
3 | 10.01 | Краска фасадная белая, ведро 14 кг | 00-000207 | 796 | шт | 3 150,00 |  12 / 37 800,00      |  11 / 34 650,00
  |       | Итого                     |           |      |     |          | 302 / 83 100,00      | 303 / 80 990,00

Графы «расхождение» в ИНВ-3 нет. В образце видно, что цемента на два мешка меньше, чем по учёту, а краски на одно ведро больше, но в опись это не пишут: разницу выводит бухгалтерия в сличительной ведомости. Фактическое количество определяют пересчётом, взвешиванием или обмером (п. 4 ФСБУ 28/2023), а вносить его со слов материально ответственного лица или из учётных регистров запрещено (п. 23).

Итоги прописью на каждой странице

Под таблицей на каждой странице пишут три итога прописью: число порядковых номеров, общее количество единиц и сумму. Все три строки заложены в форму, а п. 31 стандарта отдельно требует прописью на каждой странице количество порядковых номеров и общее количество ценностей: итоги прописью мешают дописать строку после подписания. Проверить написание суммы поможет калькулятор суммы прописью.

Итого по странице:
а) количество порядковых номеров          Три
б) общее количество единиц фактически     Триста две
в) на сумму фактически                    Восемьдесят три тысячи сто руб. 00 коп.

Если строк не хватает, печатают вкладной лист по образцу второй и третьей страниц. Пустые строки на последней странице бумажной описи прочёркивают (п. 33 ФСБУ 28/2023).

Последняя страница: проверка итогов, подписи и расписка МОЛ

Четвёртая страница повторяет итоги по всей описи. Дальше идёт отметка, что цены, таксировка и подсчёт итогов проверены, подписи председателя и членов комиссии, а после них — заключительная расписка материально ответственного лица.

Все цены, подсчёты итогов по строкам, страницам и в целом по
инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей проверены.
Председатель комиссии  заместитель директора  ________  Кузнецов А. В.
Члены комиссии:        бухгалтер              ________  Орлова Е. С.
                       менеджер по снабжению  ________  Лебедев Д. И.

Все товарно-материальные ценности, поименованные в настоящей
инвентаризационной описи с № 1 по № 3, комиссией проверены в натуре
в моём (нашем) присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий
к инвентаризационной комиссии не имею (не имеем). Товарно-материальные
ценности, перечисленные в описи, находятся на моём (нашем) ответственном
хранении.
Лицо(а), ответственное(ые) за сохранность товарно-материальных ценностей:
кладовщик  ________  Петрова Н. Г. (сдала)
кладовщик  ________  Сидоров П. А. (принял)          «14» сентября 2026 г.

Указанные в настоящей описи данные и расчёты проверил:
главный бухгалтер  ________  Воронина Т. М.          «15» сентября 2026 г.

При смене материально ответственного лица расписку подписывают оба: и сдавший, и принявший ценности (п. 31 ФСБУ 28/2023). Опись по Указаниям Госкомстата составляют в двух экземплярах — для бухгалтерии и для материально ответственного лица. Стандарт двух экземпляров не требует, но обязывает выдать документ материально ответственному лицу по его требованию.

Как исправить ошибку в описи

Ошибку в бумажной описи исправляют зачёркиванием чертой, чтобы неверная запись осталась читаемой. Над зачёркнутым пишут правильный текст или сумму, надпись «Исправлено» и дату; подчистки, замазывания и стирания запрещены (п. 21 ФСБУ 27/2021). Само исправление удостоверяют подписи всех членов комиссии и материально ответственного лица (п. 34 ФСБУ 28/2023) — без них исправленную позицию легко оспорить. Если работник сам заметил ошибку уже после пересчёта, он обязан заявить о ней комиссии до открытия склада (п. 30).

Документы инвентаризации: от приказа ИНВ-22 до ведомости ИНВ-26

Инвентаризация — не один документ, а комплект, который оформляют последовательно. Все формы ниже унифицированные и необязательные, но проверяющим они привычны.

Приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22). Руководитель издаёт его до начала работ и указывает основание, состав комиссии, проверяемое имущество, сроки работы комиссии и срок сдачи материалов в бухгалтерию. Приказы удобно регистрировать в журнале по форме ИНВ-23.

Требований к численности комиссии и к обязательному участию бухгалтера в ФСБУ 28/2023 нет: стандарт обязывает лишь создать инвентаризационную комиссию (п. 19), а состав организация определяет сама и закрепляет приказом. Запрет один: в комиссию нельзя включать работников, материально ответственных за проверяемые ею объекты (п. 20). Отсутствие одной пятой и более членов комиссии при обязательной инвентаризации — самостоятельное основание признать её результаты недействительными (п. 21). Комиссию разрешено вовсе не создавать в трёх случаях (п. 22): работников, кроме руководителя и главного бухгалтера, в организации нет; проведение инвентаризации передано по договору аудиторской организации или индивидуальному аудитору; инвентаризацию проводит ревизионная комиссия, создание которой предусмотрено уставом. Тогда обязанности комиссии исполняет тот, на кого возложено проведение инвентаризации.

Инвентаризационная опись (форма ИНВ-3). Фиксирует фактическое наличие товарно-материальных ценностей — её устройство разобрано выше. Для основных средств есть отдельная опись ИНВ-1, для нематериальных активов — ИНВ-1а.

Сличительная ведомость (форма ИНВ-19). Бухгалтер составляет её после получения описи по тем позициям, где фактическое наличие разошлось с учётом, — в образце это цемент и краска. Для основных средств и нематериальных активов предназначена своя сличительная ведомость, ИНВ-18. Обе формы утверждены тем же постановлением Госкомстата № 88.

Итоговая ведомость (форма ИНВ-26). Полное название — ведомость учёта результатов, выявленных инвентаризацией. Это итоговый документ по результатам инвентаризаций, утверждённый отдельным постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 № 26. Сличительной ведомостью ИНВ-26 не является, хотя в инструкциях их часто путают.

По итогам руководитель утверждает квалификацию расхождений (п. 9 ФСБУ 28/2023). Излишки принимаются к учёту по справедливой стоимости либо по балансовой стоимости — своей или аналогичных активов (п. 11) — и относятся на доходы (счёт 91). Недостача в пределах норм естественной убыли идёт на затраты, сверх норм — на виновных или иных лиц, если есть основания требовать возмещения, а при их отсутствии на расходы организации (пп. 12, 14).

Порядок проведения инвентаризации

Последовательность действий от приказа до проводок:

1. Руководитель издаёт приказ ИНВ-22.
2. Комиссия получает последние приходные и расходные документы, председатель визирует их отметкой «до инвентаризации на (дата)» (п. 26).
3. Материально ответственное лицо подписывает расписку в заголовочной части описи.
4. Комиссия пересчитывает, перевешивает и перемеривает каждую позицию в присутствии материально ответственного лица и вносит данные в ИНВ-3.
5. Опись подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо, итоги проверяет бухгалтер.
6. Бухгалтерия по описи составляет сличительную ведомость ИНВ-19 по позициям с расхождениями.
7. Руководитель утверждает квалификацию расхождений: оприходование излишков, списание недостач, взыскание с виновных.

Если инвентаризация длится несколько дней, доступ в места хранения в отсутствие комиссии ограничивают: опечатывают помещения, включают сигнализацию или видеонаблюдение (п. 29).

Частые ошибки в инвентаризационной описи

Ошибки ниже не делают опись недействительной автоматически, но дают работнику или проверяющим повод оспорить результат:

• Пересчёт без материально ответственного лица. Его присутствие обязательно (п. 23 ФСБУ 28/2023). Без него работник легко отказывается возмещать недостачу, ссылаясь на то, что считали без него.
• Данные «со слов» или из учёта. Прямой запрет п. 23: если фактическое количество переписано из регистров, инвентаризации по сути не было.
• Нет расписки до начала проверки. Недостачу потом объясняют неоформленными накладными, и опровергнуть это нечем.
• Графа расхождений в самой описи. Недостачу и излишки пишут в сличительной ведомости, а не в ИНВ-3; самодельная графа путает итоги и сверку.
• Незаверенные исправления и пустые строки. Непрочёркнутую строку можно заполнить задним числом, исправление без подписей всех членов комиссии оспаривают первым.
• Кворум комиссии. Если отсутствует одна пятая состава и больше, результаты обязательной инвентаризации можно признать недействительными (п. 21).

Материалы инвентаризации хранят не менее пяти лет: ч. 1 ст. 29 ФЗ-402 требует хранить первичные учётные документы не менее пяти лет после отчётного года, а Перечень Росархива (приказ от 20.12.2019 № 236) закрепляет тот же пятилетний срок за документами об инвентаризации.

Похожие документы

• Акт списания ТМЦ — оформляет выбытие испорченных и недостающих ценностей после утверждения результатов.
• Бухгалтерская справка — для проводок по недостаче и её взысканию через счёт 73.
• Акт приёма-передачи материальных ценностей — передача склада новому кладовщику после пересчёта.
• Договор о полной материальной ответственности — основание требовать от кладовщика возмещения недостачи в полном размере, а не в пределах среднего месячного заработка.
• Приходный ордер М-4 — оприходование ценностей; пропущенные приходы всплывают именно при инвентаризации.