Бухгалтерская справка — первичный учётный документ, которым бухгалтер оформляет операцию, если внешней первички для неё нет: исправление ошибки, начисление процентов, списание долга. Ниже — пустой бланк и образец справки об исправлении ошибки с разбором каждого раздела.
Скачать бухгалтерскую справку
Каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учётным документом — это требование ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Единой формы справки нет: формы первичных документов утверждает руководитель по представлению того, кто ведёт учёт (ч. 4 ст. 9), поэтому бланк ниже — основа, которую стоит закрепить в учётной политике и подогнать под свои операции.
Когда нужна бухгалтерская справка
Справку составляют, когда операцию нужно отразить в учёте, а контрагент документа не присылал или присылать не должен. Типовые ситуации и записи, которые под ними стоят:
| Ситуация | Типовая запись | Что приложить |
|---|---|---|
| Ошибка в учёте: акт проведён дважды, расход попал не на тот счёт, сумма введена неверно | Сторно ошибочной записи или дополнительная запись, при ошибке прошлого года — через счёт 84 или 91 | Акт сверки, документ, по которому ошиблись |
| Проценты по полученному займу, если заимодавец не присылает расчёт | Дт 91.02 Кт 66 (67) | Расчёт по договору займа |
| Пересчёт валютных остатков на отчётную дату | Дт 91.02 или Кт 91.01 в корреспонденции со счётом валютного актива или обязательства | Расчёт по курсу ЦБ на дату пересчёта |
| Списание дебиторской задолженности с истёкшим сроком исковой давности | Дт 63 Кт 62, если резерв создан, иначе Дт 91.02 Кт 62; за балансом — счёт 007 | Акт инвентаризации расчётов, приказ руководителя |
| Списание кредиторской задолженности, по которой давность истекла | Дт 60 (62, 76) Кт 91.01 | Акт инвентаризации расчётов, приказ руководителя |
В налоговом учёте списанная дебиторка с истёкшим сроком давности относится к безнадёжным долгам по п. 2 ст. 266 НК РФ, а списанная кредиторка — к внереализационным доходам по п. 18 ст. 250 НК РФ. Как считать сам срок, разобрано в статье о сроке исковой давности.
Справка не заменяет двусторонний документ. Если услугу оказал контрагент, основанием записи остаётся его акт, а справка может лишь пояснять расчёт или исправлять уже сделанную по акту запись.
Какие реквизиты обязательны в справке
Справку примут как первичный документ, только если в ней есть все семь реквизитов из ч. 2 ст. 9 ФЗ-402. В скачиваемом бланке каждый из них стоит на своём месте:
| Реквизит по ч. 2 ст. 9 | Где он в бланке |
|---|---|
| 1. Наименование документа | Заголовок «Бухгалтерская справка» |
| 2. Дата составления | Строка «№ … от …» под заголовком |
| 3. Наименование организации, составившей документ | Строка «Организация» |
| 4. Содержание факта хозяйственной жизни | Разделы 1 и 2: основание и описание операции |
| 5. Величина натурального и (или) денежного измерения с единицами | Строка «Сумма» и расчёт в разделе 3 |
| 6. Должности лиц, совершивших операцию и ответственных за оформление | Раздел 6 «Подписи» |
| 7. Подписи этих лиц с фамилиями и инициалами | Раздел 6 «Подписи» |
Подпись главного бухгалтера и печать в этот перечень не входят. Главбух подписывает справку тогда, когда это предусмотрено утверждённой формой, — в бланке для этого есть строка «Проверил». Номер, приложения и таблица проводок — дополнительные реквизиты: закон их не требует, но без них проверяющему трудно понять, откуда взялась запись.
Пункт 8 ФСБУ 27/2021 добавляет два уточнения. Если операция относится к другому дню, чем дата справки, указывают и дату операции — для этого в бланке строка «Период, к которому относится операция». Если данные взяты из другого документа, его называют так, чтобы его можно было найти, — это раздел 5 «Документы-основания».
Составить справку нужно при совершении операции, а если это невозможно — сразу после её окончания (ч. 3 ст. 9). Электронная справка подписывается электронной подписью (ч. 5 ст. 9). Вид подписи организация выбирает сама, если закон не требует конкретного (п. 17 ФСБУ 27/2021), так что квалифицированная подпись для внутренней справки не обязательна.
Как заполнить бухгалтерскую справку: разбор по разделам
Разберём образец из скачиваемого файла. В ООО «Название» из Твери акт транспортной компании (контрагента, тоже ООО) на 36 000 рублей провели дважды: первый раз 30 июня по скану, второй — 2 июля, когда пришёл оригинал. Ошибку заметили в сентябре при сверке расчётов.
Шапка: организация, номер и дата
В шапке указывают организацию, номер справки и дату составления. Датой справки считается день её подписания (п. 8 ФСБУ 27/2021). От неё зависит, в каком месяце появится запись, поэтому дату ошибки в шапку не переносят.
Организация: ООО «Название», ИНН 6950217834, КПП 695001001
БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА
№ 27 от 15.09.2026
Закон не требует нумеровать справки, но сквозной номер внутри года, например 27 или «БС-2026-027», помогает быстро найти документ при проверке.
Основание: зачем составлена справка
В разделе 1 называют повод для справки и то, как ошибку обнаружили. Для исправлений полезно сразу сослаться на пункт ПБУ 22/2010: это объясняет, почему запись сделана именно в этом месяце.
1. Основание составления
Исправление ошибки отчетного года, выявленной до его окончания:
исправляется записями в месяце выявления (п. 5 ПБУ 22/2010).
Ошибка выявлена 14.09.2026 при сверке расчетов с ООО «Название»
(акт сверки за период с 01.01.2026 по 31.08.2026).
Содержание операции и сумма
Раздел 2 — смысловое ядро справки. Нужно написать, какая запись была сделана, в чём ошибка и как её исправляют, со ссылками на документы. Сумму дают цифрами и прописью; проверить написание поможет калькулятор суммы прописью.
2. Содержание факта хозяйственной жизни
Акт об оказании транспортных услуг № 214 от 30.06.2026 по договору
№ 18/25 от 10.02.2025 с ООО «Название» на сумму 36 000,00 руб.
(НДС в акте не выделен) отражен в учете дважды: записью от 30.06.2026
и повторно записью от 02.07.2026 при поступлении оригинала акта.
Повторная запись завысила расходы на продажу и кредиторскую
задолженность перед ООО «Название» на 36 000,00 руб.
и сторнируется.
Период, к которому относится операция: июль 2026 г.
(исправление отражается в сентябре 2026 г.)
Сумма: 36 000,00 руб. (Тридцать шесть тысяч рублей 00 копеек)
Формулировка «исправлена ошибка на 36 000 руб.» без номера акта и дат записей первичным документом не является: по ней невозможно понять, что именно исправили.
Расчёт суммы
Раздел 3 показывает, откуда взялась цифра. Для исправления это сверка остатков, для процентов — сумма займа, ставка и число дней, для курсовых разниц — курсы на две даты.
3. Расчет
Кредиторская задолженность перед контрагентом
на 31.08.2026 по данным учета организации 108 000,00
То же по данным контрагента (акт сверки) 72 000,00
Расхождение (108 000,00 − 72 000,00) 36 000,00
Сумма повторной записи от 02.07.2026 по акту № 214 36 000,00
Задолженность после исправления
(108 000,00 − 36 000,00) 72 000,00
Расхождение по сверке совпало с суммой лишней записи — значит, другой причины разницы нет. Если суммы не сходятся, справку составлять рано: сначала нужно найти остаток расхождения.
Бухгалтерские записи
В разделе 4 приводят проводки по Плану счетов. Повторная запись была Дт 44 Кт 60, поэтому её убирают тем же сочетанием счетов со знаком минус — это сторнировочная запись.
4. Бухгалтерские записи
Дата Дебет Кредит Сумма, руб. коп. Содержание записи
15.09.2026 44 60 −36 000,00 Сторно повторной записи
от 02.07.2026 по акту № 214
от 30.06.2026, ООО «Название»
Ошибка попала в июль. При квартальных отчётных периодах декларация по налогу на прибыль за девять месяцев на 15 сентября ещё не сдана, и уточнять нечего. Если организация платит ежемесячные авансы исходя из фактической прибыли, отчётный период у неё — месяц (п. 2 ст. 285 НК РФ): декларация за семь месяцев уже сдана с заниженным налогом, и её нужно уточнить по п. 1 ст. 81 НК РФ.
Документы-основания и приложения
В разделе 5 перечисляют документы, на которые опирается справка. Копию акта сверки прикладывают: это единственное подтверждение того, что ошибка реальна.
5. Документы-основания
1. Договор № 18/25 от 10.02.2025 с ООО «Название».
2. Акт об оказании услуг № 214 от 30.06.2026.
3. Акт сверки взаимных расчетов за период с 01.01.2026
по 31.08.2026, подписан 14.09.2026.
Приложения: копия акта сверки на 1 л.
Подписи
Раздел 6 закрывает шестой и седьмой обязательные реквизиты: должность, подпись, фамилия и инициалы каждого подписанта. В образце справку составила бухгалтер, проверила главный бухгалтер.
6. Подписи
Составил: бухгалтер / ____________ / Лаптева О. В.
Проверил: главный бухгалтер / ____________ / Жукова И. С.
Ошибку в самой бумажной справке исправляют зачёркиванием так, чтобы прежний текст читался, с надписью «Исправлено», датой и подписями тех же лиц; подчистки и корректор запрещены (пп. 19 и 21 ФСБУ 27/2021).
Как исправить ошибку справкой по ПБУ 22/2010
ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учёте и отчётности» продолжает действовать и задаёт, в каком месяце и через какой счёт делать исправление. Всё зависит от того, когда ошибку нашли:
| Когда выявлена ошибка | Как исправить | Пункт ПБУ 22/2010 |
|---|---|---|
| В том же году, до его окончания | Записями в месяце, когда ошибку обнаружили | п. 5 |
| После окончания года, но до подписания годовой отчётности | Записями за декабрь года, в котором ошиблись | п. 6 |
| Несущественная ошибка прошлого года — после подписания отчётности | Записями в месяце обнаружения, результат — в прочие доходы или расходы (счёт 91) | п. 14 |
| Существенная ошибка прошлого года — после утверждения отчётности | Записями текущего периода через счёт 84 «Нераспределённая прибыль» и ретроспективным пересчётом показателей | п. 9 |
Существенность ошибки организация определяет сама, по величине и по характеру статьи отчётности (п. 3), и порог разумно закрепить в учётной политике. Организации, которым закон разрешает упрощённые способы учёта (прежде всего малые предприятия, кроме тех, чья отчётность подлежит обязательному аудиту, — ч. 4 и 5 ст. 6 ФЗ-402), вправе и существенную ошибку прошлого года исправлять по упрощённому правилу п. 14, без пересчёта.
Не каждая неточность — ошибка. Если данные изменились из-за новой информации, которой не было на момент записи, это не ошибка в смысле п. 2 ПБУ 22/2010, и оформляется она как обычная операция текущего периода.
Частые ошибки в бухгалтерской справке
- Общие слова вместо фактов. «Списано на убытки 250 000 руб.» ничего не доказывает: нужны номер и дата исходного документа, причина и расчёт суммы.
- Нет расчёта. Справка по процентам, резервам или курсовым разницам без расчёта вызывает вопрос, откуда взялась цифра.
- Исправление не в том периоде. Ошибку текущего года правят месяцем обнаружения, а не задним числом в закрытом периоде (п. 5 ПБУ 22/2010).
- Справка вместо акта контрагента. Покупные услуги и товары подтверждает документ поставщика, справкой его не заменить.
- Нет должности или расшифровки подписи. Без них не хватает шестого и седьмого реквизитов, и документ перестаёт быть первичным.
Справки хранят как остальную первичку — не менее пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 ФЗ-402). Справка, которая служит документом к расчётным ведомостям по зарплате, живёт их сроком по ст. 295 Перечня Росархива (приказ от 20.12.2019 № 236): 6 лет, а если лицевые счета работников не ведутся — 50 или 75 лет.
Чем грозит отсутствие первички
Отсутствие первичных документов — грубое нарушение правил учёта по ст. 120 НК РФ: штраф 10 000 рублей, 30 000 рублей при нарушении в нескольких налоговых периодах и 20 % неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей, если занижена база. Для директора и главного бухгалтера отсутствие первички в течение срока хранения — грубое нарушение по ст. 15.11 КоАП РФ: 5 000–10 000 рублей, при повторном нарушении 10 000–20 000 рублей или дисквалификация на 1–2 года.
Похожие документы
- Акт сверки взаимных расчётов — с него часто начинается справка об исправлении или о списании долга.
- Акт списания ТМЦ — первичный документ на выбытие запасов, к которому справка даёт расчёт.
- Инвентаризационная опись ИНВ-3 — результаты пересчёта, по которым справкой отражают недостачи и излишки.
- Положение о бухгалтерии — в нём закрепляют, кто составляет и подписывает справки.
Похожие документы
Дефектная ведомость: образец и бланк
Дефектная ведомость фиксирует неисправности объекта до ремонта или списания. Единой формы нет — разбираем реквизиты, комиссию и четыре сценария применения.
ОткрытьАкт выполненных работ: образец и бланк
Акт закрывает работы по договору подряда и услуги по гл. 39 ГК: подтверждает объём, открывает право на оплату и вычет НДС. Скачайте бланк и образец в Word.
ОткрытьТоварный чек: бланк и образец заполнения
Товарный чек — скачать пустой бланк и образец заполнения в Word бесплатно, обязательные реквизиты по ст. 9 ФЗ-402 и случаи, когда он заменяет кассовый чек.
Открыть