Товарная накладная торг 12

Форма ТОРГ-12 — унифицированная форма товарной накладной, применяемая для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей покупателю — юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю. Документ подтверждает факт отгрузки товара продавцом и приёма-передачи покупателю.

Код формы по Общероссийскому классификатору унифицированных документов (ОКУД) — 0330212. Форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту торговых операций».

С 1 января 2013 года применение унифицированных форм первичных документов перестало быть обязательным — это следует из ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Организации вправе разрабатывать собственные формы при условии включения всех обязательных реквизитов. Тем не менее ТОРГ-12 остаётся фактическим стандартом — она реализована в большинстве учётных систем (1С, СБИС, «Контур»), привычна бухгалтерам и принимается всеми контрагентами.

Когда применяется ТОРГ-12

Товарная накладная по форме ТОРГ-12 оформляется при продаже товарно-материальных ценностей в рамках:

• договоров поставки (ст. 506 ГК РФ) — между организациями и ИП;
• договоров купли-продажи b2b — когда сторонами являются юрлица или ИП;
• внутренней передачи между подразделениями организации (используется собственный аналог);
• отгрузки на ответственное хранение (часто дополняется актом по форме МХ-1).

Накладная не применяется в розничной торговле с конечным потребителем — там используется кассовый чек и (по требованию покупателя) товарный чек.

Структура накладной и заполнение строк

Накладная составляется в двух экземплярах — один остаётся у продавца как основание списать товар, второй передаётся покупателю как основание оприходовать товар. При перевозке товара третьим лицом-перевозчиком оформляются дополнительные экземпляры для перевозчика и для грузополучателя.

Строка «Грузоотправитель»

Указывается полное или сокращённое наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами, адрес местонахождения, банковские реквизиты, ИНН/КПП и контактная информация. Если отгрузка осуществляется обособленным подразделением (филиалом, складом) — указывается адрес местонахождения этого подразделения. Условиями договора может быть предусмотрено, что поставщик и грузоотправитель — разные лица (например, отгрузка со склада производителя по поручению дистрибьютора).

Строка «Поставщик»

Указывается полное или сокращённое наименование поставщика по учредительным документам, адрес местонахождения, банковские реквизиты, ИНН/КПП. Если поставщик и грузоотправитель — одно и то же лицо, во втором поле часто пишут «Тот же» или дублируют реквизиты.

Строка «Плательщик»

Указывается полное или сокращённое наименование покупателя в соответствии с учредительными документами, адрес местонахождения, банковские реквизиты, ИНН/КПП. На практике плательщик и грузополучатель — одна компания.

Строка «Грузополучатель»

Если отличается от плательщика, указывается отдельно. Это нужно, например, когда товар покупает головной офис, а получает филиал по другому адресу.

Строка «Основание»

Указываются номер и дата договора поставки, дополнительного соглашения, а также номер и дата транспортной накладной, если перевозка оформляется отдельным договором с перевозчиком. Без указания основания накладная не привязана к договору, и могут возникнуть споры о том, по какой именно сделке передан товар.

Табличная часть

Каждая позиция товара отражается отдельной строкой с указанием:

• номера по порядку;
• наименования товара (по номенклатуре поставщика);
• кода (артикула) товара;
• единицы измерения (шт., кг, м, л) и кода единицы по ОКЕИ;
• количества (мест и масса);
• цены за единицу без НДС и с НДС;
• ставки НДС (0%, 10%, 20% или «без НДС»);
• суммы НДС;
• суммы всего по строке.

В итоговой строке таблицы суммируются количество мест, масса и общая сумма с НДС и без НДС.

Подписи и должности

Товарную накладную подписывают:

• работник организации-продавца, разрешивший отпуск груза (как правило, руководитель или уполномоченное им лицо);
• главный бухгалтер организации-продавца;
• работник организации-продавца, фактически производящий отпуск груза (кладовщик, менеджер склада).

Со стороны покупателя:

• работник, получивший груз (по доверенности или иному уполномочивающему документу);
• его непосредственный руководитель или уполномоченное лицо.

Подпись скрепляется печатью, если организация её применяет. С 2015 года печать для ООО и АО — факультативный реквизит, но многие контрагенты до сих пор требуют печать на накладной по корпоративным регламентам.

Данные о товаре, указанные в накладной, должны точно соответствовать данным счёта-фактуры — расхождения по наименованию, количеству, цене или сумме НДС приводят к проблемам с вычетом НДС у покупателя.

Самостоятельно разработанные формы

Закон № 402-ФЗ позволяет применять формы первичных документов, утверждённые руководителем организации. В таком случае собственная форма обязательно должна содержать (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание факта хозяйственной жизни — то есть описание операции;
• величину натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения;
• наименование должностей лиц, ответственных за оформление и совершение операции;
• подписи этих лиц с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.

При работе с государственными и крупными корпоративными заказчиками собственные формы часто отклоняются — требуется именно ТОРГ-12 или УПД.

Переход на универсальный передаточный документ (УПД)

С 2013 года ФНС рекомендует использовать универсальный передаточный документ (УПД) — комбинированную форму, объединяющую счёт-фактуру и товарную накладную. УПД заменяет одновременно:

• счёт-фактуру (для целей вычета НДС);
• товарную накладную ТОРГ-12 (для оформления передачи товара);
• акт оказания услуг или акт выполненных работ (если применяется как УПД-2).

Преимущества УПД:

• сокращение объёма документооборота вдвое — один документ вместо двух;
• единый комплект реквизитов и подписей;
• автоматическая интеграция с системой АСК НДС-2 ФНС;
• единый формат для ЭДО (UPD/UCD).

При работе через ЭДО («Контур.Диадок», «СБИС», «1С-ЭДО») практически весь обмен с контрагентами переведён на УПД. Бумажная ТОРГ-12 встречается всё реже, в основном в работе с малыми ИП без ЭДО.

Электронный документооборот

Электронная ТОРГ-12 и УПД, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически равнозначны бумажным (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). ФНС утвердила XML-форматы электронных первичных документов, обязательные для обмена через операторов ЭДО.

Основные операторы ЭДО в России:

• «Контур.Диадок» — самый распространённый, интегрируется с 1С и большинством ERP;
• «СБИС» — особенно популярен в малом и среднем бизнесе;
• «Такском» — ориентирован на работу с госсектором;
• «1С-ЭДО» — встроенный в платформу 1С.

Для подписания электронных документов используется квалифицированная электронная подпись (КЭП), получаемая в удостоверяющем центре ФНС или у аккредитованного коммерческого УЦ. С 2022 года КЭП для руководителей организаций выдаётся только в ФНС бесплатно.

Сроки хранения и ошибки

Срок хранения товарных накладных — 5 лет с года, следующего за годом окончания их использования для составления бухгалтерской и налоговой отчётности. При проверках ФНС вправе запросить накладные за весь срок хранения.

Типичные ошибки при заполнении ТОРГ-12, приводящие к отказам в признании расходов или вычетах НДС:

• расхождение цен и сумм с счёт-фактурой;
• отсутствие подписи или печати уполномоченного лица;
• ошибочный или неполный ИНН покупателя;
• неуказанное основание (договор) или ссылка на устаревший договор;
• ошибочная ставка НДС (например, «18%» вместо «20%»);
• расхождение наименования товара со спецификацией поставщика.

Большинство таких ошибок можно исправить путём оформления исправительной накладной или универсального корректировочного документа (УКД).

Связанные документы

• Договор поставки — рамочный договор, на основании которого отгружается товар.
• Акт приема-передачи материальных ценностей — применяется при передаче на ответственное хранение и иных операциях, отличных от продажи.
• Универсальный передаточный документ (УПД) — современная альтернатива комплекту «ТОРГ-12 + счёт-фактура».