Товарная накладная торг 12

Когда применяется ТОРГ-12

Товарная накладная по форме ТОРГ-12 оформляется при продаже товарно-материальных ценностей в рамках:

• договоров поставки (ст. 506 ГК РФ) — между организациями и ИП;
• договоров купли-продажи b2b — когда сторонами являются юрлица или ИП;
• отгрузки на ответственное хранение (часто дополняется актом по форме МХ-1).

Накладная не применяется в розничной торговле с конечным потребителем — там используется кассовый чек и (по требованию покупателя) товарный чек. Не подходит она и для перемещения ценностей внутри организации: собственник не меняется, продажи нет, поэтому со склада в склад или в подразделение товары и тару передают по накладной ТОРГ-13 (то же постановление Госкомстата № 132), а материалы — по требованию-накладной М-11 (постановление Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а).

Структура накладной и заполнение строк

Накладная составляется в двух экземплярах — один остаётся у продавца как основание списать товар, второй передаётся покупателю как основание оприходовать товар. При перевозке товара третьим лицом-перевозчиком оформляются дополнительные экземпляры для перевозчика и для грузополучателя.

Строка «Грузоотправитель»

Указывается полное или сокращённое наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами, адрес местонахождения, банковские реквизиты, ИНН/КПП и контактная информация. Если отгрузка осуществляется обособленным подразделением (филиалом, складом) — указывается адрес местонахождения этого подразделения. Условиями договора может быть предусмотрено, что поставщик и грузоотправитель — разные лица (например, отгрузка со склада производителя по поручению дистрибьютора).

Строка «Поставщик»

Указывается полное или сокращённое наименование поставщика по учредительным документам, адрес местонахождения, банковские реквизиты, ИНН/КПП. Если поставщик и грузоотправитель — одно и то же лицо, во втором поле часто пишут «Тот же» или дублируют реквизиты.

Строка «Плательщик»

Указывается полное или сокращённое наименование покупателя в соответствии с учредительными документами, адрес местонахождения, банковские реквизиты, ИНН/КПП. На практике плательщик и грузополучатель — одна компания.

Строка «Грузополучатель»

Если отличается от плательщика, указывается отдельно. Это нужно, например, когда товар покупает головной офис, а получает филиал по другому адресу.

Строка «Основание»

Указываются номер и дата договора поставки, дополнительного соглашения, а также номер и дата транспортной накладной, если перевозка оформляется отдельным договором с перевозчиком. Без указания основания накладная не привязана к договору, и могут возникнуть споры о том, по какой именно сделке передан товар.

Табличная часть

Каждая позиция товара отражается отдельной строкой с указанием:

• номера по порядку;
• наименования товара (по номенклатуре поставщика);
• кода (артикула) товара;
• единицы измерения (шт., кг, м, л) и кода единицы по ОКЕИ;
• количества (мест и масса);
• цены за единицу без НДС и с НДС;
• ставки НДС (0%, 5%, 7%, 10%, 22% или «без НДС»);
• суммы НДС;
• суммы всего по строке.

В итоговой строке таблицы суммируются количество мест, масса и общая сумма с НДС и без НДС.

Подписи и должности

Товарную накладную подписывают:

• работник организации-продавца, разрешивший отпуск груза (как правило, руководитель или уполномоченное им лицо);
• главный бухгалтер организации-продавца;
• работник организации-продавца, фактически производящий отпуск груза (кладовщик, менеджер склада).

Со стороны покупателя:

• работник, получивший груз (по доверенности или иному уполномочивающему документу);
• его непосредственный руководитель или уполномоченное лицо.

Подпись скрепляется печатью, если организация её применяет. С 2015 года печать для ООО и АО — факультативный реквизит, но многие контрагенты до сих пор требуют печать на накладной по корпоративным регламентам.

Данные о товаре, указанные в накладной, должны точно соответствовать данным счёта-фактуры — расхождения по наименованию, количеству, цене или сумме НДС приводят к проблемам с вычетом НДС у покупателя.

Самостоятельно разработанные формы

Закон № 402-ФЗ позволяет применять формы первичных документов, утверждённые руководителем организации. В таком случае собственная форма обязательно должна содержать (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание факта хозяйственной жизни — то есть описание операции;
• величину натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения;
• наименование должностей лиц, ответственных за оформление и совершение операции;
• подписи этих лиц с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.

При работе с государственными и крупными корпоративными заказчиками собственные формы часто отклоняются — требуется именно ТОРГ-12 или УПД.

Переход на универсальный передаточный документ (УПД)

С 2013 года ФНС рекомендует использовать универсальный передаточный документ (УПД) — комбинированную форму, объединяющую счёт-фактуру и товарную накладную (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). УПД заменяет одновременно:

• счёт-фактуру (для целей вычета НДС) — только УПД со статусом «1»;
• товарную накладную ТОРГ-12 (для оформления передачи товара);
• акт оказания услуг или акт выполненных работ (если УПД оформляется на работы или услуги).

Преимущества УПД:

• сокращение объёма документооборота вдвое — один документ вместо двух;
• единый комплект реквизитов и подписей;
• единый формат для ЭДО (UPD/UCD).

При работе через ЭДО («Контур.Диадок», «СБИС», «1С-ЭДО») практически весь обмен с контрагентами переведён на УПД. Бумажная ТОРГ-12 встречается всё реже, в основном в работе с малыми ИП без ЭДО.

Электронный документооборот

Электронная ТОРГ-12 и УПД, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически равнозначны бумажным (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Отдельный электронный формат товарной накладной (приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@) с 1 января 2026 года утратил силу — его отменил приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. Электронную накладную теперь оформляют либо как УПД в формате 5.03, либо как неформализованный электронный документ, подписанный электронной подписью (ч. 5 ст. 9 ФЗ-402). Бумажную ТОРГ-12 эта отмена не затрагивает.

Основные операторы ЭДО в России:

• «Контур.Диадок» — самый распространённый, интегрируется с 1С и большинством ERP;
• «СБИС» — особенно популярен в малом и среднем бизнесе;
• «Такском» — ориентирован на работу с госсектором;
• «1С-ЭДО» — встроенный в платформу 1С.

Для подписания электронных документов используется квалифицированная электронная подпись (КЭП), получаемая в удостоверяющем центре ФНС или у аккредитованного коммерческого УЦ. С 2022 года КЭП для руководителей организаций выдаётся только в ФНС бесплатно.

Сроки хранения и ошибки

Срок хранения товарных накладных — 5 лет с года, следующего за годом окончания их использования для составления бухгалтерской и налоговой отчётности. При проверках ФНС вправе запросить накладные за весь срок хранения.

Типичные ошибки при заполнении ТОРГ-12, приводящие к отказам в признании расходов или вычетах НДС:

• расхождение цен и сумм с счёт-фактурой;
• отсутствие подписи или печати уполномоченного лица;
• ошибочный или неполный ИНН покупателя;
• неуказанное основание (договор) или ссылка на устаревший договор;
• ошибочная ставка НДС (например, «18%» или «20%» вместо актуальной с 2026 года «22%»);
• расхождение наименования товара со спецификацией поставщика.

Большинство таких ошибок можно исправить путём оформления исправительной накладной или универсального корректировочного документа (УКД).

Связанные документы

• Договор поставки — рамочный договор, на основании которого отгружается товар.
• Акт приема-передачи материальных ценностей — применяется при передаче на ответственное хранение и иных операциях, отличных от продажи.
• Образец счёт-фактуры — налоговый документ, оформляемый в паре с ТОРГ-12 для вычета НДС у покупателя.
• Товарный чек — документ розничной продажи вместо накладной, когда покупатель физлицо.
• Универсальный передаточный документ (УПД) — современная альтернатива комплекту «ТОРГ-12 + счёт-фактура».
• приходный ордер М-4 — чем покупатель оформляет приёмку материалов на склад по накладной поставщика.