Дополнительное соглашение о дистанционной работе

Когда нужно соглашение, а когда работодатель обходится без него

Перевод на дистанционную работу меняет определённые сторонами условия трудового договора, а такие изменения допускаются только по соглашению сторон в письменной форме (ст. 72 ТК РФ). Отсюда и набор ситуаций, где документ обязателен.

• Офисный сотрудник переходит на удалёнку — целиком или на два-три дня в неделю.
• Работник переезжает в другой город и хочет сохранить должность.
• Удалёнка нужна на время: ремонт в офисе, уход за родственником, лечение.
• Истёк срок ранее установленной временной удалёнки, и стороны продлевают её или делают постоянной.
• Меняется график комбинированного режима: были среда и пятница, стали вторник и четверг.

Исключение одно, и оно узкое. При катастрофе природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастном случае на производстве, пожаре, наводнении, землетрясении, эпидемии или эпизоотии, а также по решению органа государственной власти либо местного самоуправления работодатель переводит сотрудников на дистанционную работу сам, на период сохранения обстоятельств (ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ). Согласие работника при этом не требуется (ч. 2), а изменения в трудовой договор не вносятся: основанием служит локальный нормативный акт, принимаемый с учётом мнения профсоюзного органа (ч. 3). Перечень не исчерпывается названными бедствиями — норма охватывает и «любые исключительные случаи», но с оговоркой, которая и сужает статью: обстоятельство должно ставить под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части. Нехватка мест в офисе или карантин в одном отделе под это не подходят.

Вернуть сотрудника в офис в одностороннем порядке тоже не выйдет: понадобится либо новое соглашение, либо процедура ч. 2 ст. 74 ТК РФ с письменным уведомлением не позднее чем за два месяца и доказанным изменением организационных или технологических условий труда.

Три режима удалёнки: какой записать в соглашении

Закон знает ровно три варианта, и они перечислены в ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ. Пункт соглашения должен называть один из них прямо — иначе спор о том, обязан ли работник появляться в офисе, решается не в его пользу.

Постоянная удалёнка формулируется одной фразой с датой начала:

Работник выполняет трудовую функцию дистанционно на постоянной основе в течение всего срока действия Трудового договора с 1 сентября 2026 года.

Временная удалёнка требует обеих дат, и разрыв между ними не может превышать шести месяцев подряд:

Работник выполняет трудовую функцию дистанционно временно, непрерывно в период с 1 сентября 2026 года по 27 февраля 2027 года.

Комбинированный режим описывается через чередование — так, как это сделано в образце:

2. Устанавливается комбинированный режим дистанционной работы: с 1 сентября 2026 года Работник выполняет трудовую функцию дистанционно по вторникам и четвергам, в остальные рабочие дни — на стационарном рабочем месте по адресу: 603000, г. Нижний Новгород, ул. Ковалихинская, д. 14, оф. 302.

Шестимесячный лимит относится только к непрерывной временной удалёнке. Комбинированный режим под него не подпадает: периоды работы дома чередуются с работой на стационарном рабочем месте, поэтому соглашение можно заключить бессрочно. Когда срок временной удалёнки истекает, продлить её молчанием нельзя — нужно новое соглашение либо возврат к прежнему порядку работы.

Место работы и режим рабочего времени

Место выполнения трудовой функции указывают до населённого пункта — полный адрес квартиры не нужен, и на этом настаивает Роструд (письмо от 09.04.2024 № ПГ/05642-6-1). Строка эта не формальная: от местности зависят районный коэффициент, северная надбавка и то, чьи региональные праздники распространяются на работника.

Отдельно про переезд. У работника на постоянной дистанционной работе смена местности, если она делает исполнение договора на прежних условиях невозможным, — самостоятельное основание для прекращения трудового договора (ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ); на временную и комбинированную удалёнку это основание не распространяется. Поэтому в соглашение стоит вписать обязанность уведомлять работодателя о переезде и срок такого уведомления.

С режимом рабочего времени работает правило по умолчанию, которое часто читают наоборот. Режим дистанционного работника может определяться коллективным договором, локальным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). Если ни один из этих документов режим не устанавливает, работник определяет его самостоятельно (ч. 2 той же статьи). Молчание соглашения — это не «как в офисе», а свободный график.

4. Режим рабочего времени и времени отдыха Работника в дни выполнения трудовой функции дистанционно не изменяется: пятидневная рабочая неделя продолжительностью 40 часов, рабочий день с 9:00 до 18:00, перерыв для отдыха и питания с 13:00 до 14:00.

Время взаимодействия Работника с Работодателем — с 9:00 до 18:00 по московскому времени. Время взаимодействия включается в рабочее время.

Последняя фраза — прямая цитата ч. 6 ст. 312.4 ТК РФ. Звонок в десять вечера, на который работник обязан ответить, становится работой за пределами нормы со всеми последствиями по оплате. Условия и порядок вызова на стационарное рабочее место закрепляют в том же пункте (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ) — в образце это уведомление по электронной почте за один рабочий день.

Оборудование и компенсация: почему в образце стоит 35 рублей

Обеспечить работника оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации обязан работодатель (ч. 1 ст. 312.6 ТК РФ). Если работник с согласия работодателя использует свою технику, работодатель выплачивает компенсацию за использование и возмещает связанные с ним расходы — в порядке, сроки и размерах, определённых коллективным договором, локальным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением (ч. 2 той же статьи). Это обязанность, а не предмет переговоров: пункт можно не писать, но платить всё равно придётся, только уже по решению суда и без внятного расчёта.

Размер подсказывает налоговое законодательство. Фиксированная компенсация освобождена от НДФЛ и страховых взносов в пределах 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно — либо в сумме фактически произведённых и документально подтверждённых расходов работника (п. 1 ст. 217 НК РФ и абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, лимит введён Федеральным законом от 31.07.2023 № 389-ФЗ). Платить больше можно, но с превышения удерживается НДФЛ и начисляются взносы.

5. Работодатель обеспечивает Работника доступом к информационной системе учёта обращений и корпоративной телефонии, а также средствами защиты информации (VPN-клиент и сертификат доступа).

С согласия Работодателя Работник использует для выполнения трудовой функции принадлежащие ему персональный компьютер и канал доступа в сеть «Интернет». Работодатель выплачивает Работнику компенсацию за использование указанного оборудования в размере 35 (Тридцать пять) рублей 00 копеек за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно и возмещает расходы на оплату услуг связи в сумме фактически произведённых и документально подтверждённых расходов на основании отчёта Работника.

Комбинация двух выплат в одном пункте закрывает обе строки нормы: компенсацию за сам факт использования техники и возмещение расходов по чекам оператора связи. Отдельной строкой в соглашении фиксируют, что переданное работодателем имущество оформляется актом приёма-передачи, — иначе взыскать его стоимость при увольнении будет нечем. Если работодатель отправляет дистанционного работника в другую местность для служебного поручения, это командировка по общим правилам ст. 166–168 ТК РФ (ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ), и положение о командировках действует без изъятий.

Порядок взаимодействия и обмен документами

Дистанционный работник обменивается документами с работодателем электронно в силу самой главы 49.1 — вводить общий кадровый электронный документооборот по ст. 22.2 ТК РФ для этого не требуется. Но у самого соглашения форма строгая: при заключении, изменении и расторжении трудового договора путём обмена электронными документами работодатель использует усиленную квалифицированную подпись, а работник — усиленную квалифицированную либо усиленную неквалифицированную (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ). Простая электронная подпись и скан с телефона для этого документа не годятся.

Бумажный экземпляр по требованию. По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней направить ему надлежаще оформленный экземпляр дополнительного соглашения на бумаге (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ). Тот же трёхдневный срок действует для копий других документов, связанных с работой (ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ).

В остальном взаимодействии стороны свободны, но два условия закрепить придётся: каналы связи и подтверждение получения. Факт получения электронного документа подтверждает принявшая сторона в срок, установленный соглашением (ч. 3 ст. 312.3 ТК РФ) — без этого пункта невозможно доказать, что уведомление дошло.

6. Взаимодействие Сторон осуществляется путём обмена электронными документами по адресам электронной почты: Работодателя — kadry@interlogika.ru, Работника — m.kovaleva@interlogika.ru, а также в информационной системе Работодателя. Сторона, получившая электронный документ, направляет подтверждение его получения не позднее рабочего дня, следующего за днём получения.

Развёрнутый порядок обмена удобнее вынести в отдельный локальный акт — правила электронного кадрового документооборота, а в соглашении дать на него ссылку.

Что оформлять после подписания

Здесь у справочников накопился слой устаревших советов, и следовать им сейчас означает подавать отчётность, которую больше не ждут.

Отчётность в Социальный фонд не подаётся. С 30 декабря 2025 года коды «ДИСТ» и «НДОМ» исключены из графы 6 подраздела 1.1 формы ЕФС-1: приказ СФР от 17.11.2025 № 1462 отменил обязанность представлять сведения при приёме или переводе сотрудника на дистанционную и надомную работу. Половина инструкций в выдаче по-прежнему показывает заполнение подраздела 1.1 с кодом «ДИСТ» — эти образцы описывают порядок, действовавший до конца 2025 года.

Запись в трудовую книжку не вносится. Дистанционная работа меняет условия договора, а не трудовую функцию, поэтому переводом в смысле ст. 72.1 ТК РФ она не является. Унифицированная форма Т-5 здесь тоже не к месту — она рассчитана на приказ о переводе на другую работу.

Приказ издавать необязательно, но полезно: он ставит задачи бухгалтерии и системному администратору и служит основанием для начисления компенсации. Достаточно приказа в свободной форме со ссылкой на реквизиты соглашения. Если дистанционных сотрудников больше нескольких, повторяющиеся условия — каналы связи, порядок отчётности, размер компенсации — выносят в локальный акт, а соглашения делают короткими.

Заработная плата остаётся прежней: выполнение трудовой функции дистанционно не может быть основанием для её снижения (ст. 312.5 ТК РФ). Предложение «удалёнка в обмен на минус десять процентов оклада» противоречит этой норме независимо от того, подписал работник соглашение или нет.

Частые ошибки

• Вид удалёнки не назван. «Работник переводится на удалённую работу» без указания режима и срока читается как постоянная дистанционная работа: вернуть сотрудника в офис можно будет только по ч. 2 ст. 74 ТК РФ.
• Временная удалёнка длиннее полугода. Период сверх шести месяцев подряд противоречит ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ; продление оформляют новым соглашением.
• Нет пункта о компенсации. Обязанность по ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ никуда не исчезает, а размер без соглашения будет определять суд по чекам работника.
• Режим рабочего времени не описан. По ч. 2 ст. 312.4 ТК РФ работник тогда устанавливает его сам, и претензии к «недоступности в 11 утра» повисают в воздухе.
• График комбинированной удалёнки меняют приказом. Дни дистанционной работы — условие соглашения, и меняются они только новым соглашением.
• Соглашение подписано простой электронной подписью. Для изменения трудового договора обменом электронными документами ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ требует квалифицированной подписи работодателя.

Похожие документы

• Приказ о переводе на другую работу — форма Т-5 для случая, когда меняется должность или подразделение, а не место работы.
• Заявление о переводе на другую должность — с чего начинается кадровая процедура, если инициатива исходит от работника.
• Правила электронного кадрового документооборота — локальный акт, куда выносят порядок обмена документами и виды подписей.
• Трудовой договор — основной документ, к которому заключается соглашение.