Положение о служебных командировках

Кого направить в командировку и кого нельзя

По общему правилу работодатель направляет в командировку любого работника, состоящего с ним в трудовых отношениях. Однако ТК РФ содержит закрытый перечень исключений.

Категорически запрещено направлять:

• беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
• работников в возрасте до 18 лет, кроме творческих профессий по перечню Правительства (ст. 268 ТК РФ);
• работников в период действия ученического договора, если поездка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний направляют:

• инвалидов — если командировка не запрещена по медицинскому заключению (ч. 2 ст. 167 ТК РФ);
• женщин с детьми до трёх лет (ч. 2 ст. 259 ТК РФ);
• работников, имеющих детей-инвалидов;
• матерей и отцов, воспитывающих детей до 14 лет без супруга, опекунов детей того же возраста, а также родителя ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
• работников с тремя и более детьми до 18 лет — пока младшему не исполнилось 14;
• работников, ухаживающих за больным членом семьи по медицинскому заключению (ч. 3 ст. 259 ТК РФ).

Согласие оформляют письменно с обязательной отметкой о разъяснении права отказаться. Без такой отметки согласие считается недействительным.

С дистанционными работниками действуют те же правила. Командировкой признаётся поездка в офис работодателя, к контрагенту или иному месту выполнения поручения. Передвижение работника от своего «домашнего офиса» к другому месту на территории того же населённого пункта командировкой обычно не считается, если иное не закреплено в положении.

Документальное оформление

С 2015 года командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт о выполненной работе по форме Т-10а отменены. Минимально необходимый комплект:

1. Служебная записка инициатора командировки или докладная — с обоснованием цели и предполагаемых результатов. Не обязательна, но полезна для подтверждения связи поездки с производственной деятельностью.
2. Приказ о направлении в командировку — основной распорядительный документ. Реквизиты: ФИО и должность работника, место назначения (страна, город, организация), срок (даты выезда и возвращения), цель, основание (служебная записка или решение руководителя), источник финансирования.
3. Письменное согласие работника — если он относится к категории, для которой согласие обязательно (см. выше).
4. Журнал учёта командировок (по решению работодателя) — для контроля и сводной отчётности.
5. Авансовый отчёт по форме АО-1 — после возвращения, с приложением подтверждающих документов.

Срок командировки определяется по проездным документам. Если работник едет на личном транспорте — по служебной записке с приложением путевого листа и кассовых чеков на ГСМ. День выезда — день отправления транспорта от места постоянной работы, день прибытия — день прибытия транспорта обратно. Если транспорт отправляется до 24:00 включительно, днём выезда считаются текущие сутки; после 0:00 — следующие.

Суточные, проезд и проживание

Работодатель обязан возместить работнику расходы по командировке (ст. 168 ТК РФ): расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы, согласованные с работодателем.

Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно в положении о командировках. На 2026 год действуют лимиты, не облагаемые НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ):

• 700 ₽ за каждый день нахождения в командировке по территории России;
• 2 500 ₽ за каждый день нахождения в зарубежной командировке.

Работодатель вправе платить больше, но сверхлимитная часть облагается НДФЛ (13/15%) и взносами в полном объёме. Однодневная командировка по России: суточные не выплачивают, но компенсируют документально подтверждённые расходы. Однодневная зарубежная — суточные 50% от установленного норматива.

Расходы по проезду включают стоимость билетов на любой вид транспорта, включая такси по обоснованию (например, ранний или поздний рейс, отсутствие общественного транспорта), оплату постельного белья, страховые сборы, провоз багажа в пределах нормы. Класс обслуживания работодатель определяет сам — обычно положение разрешает бизнес-класс для руководителей и эконом-класс для остальных работников.

Расходы по найму жилья возмещают по фактическим документам — гостиничный счёт, договор аренды, чек. На время вынужденной остановки в пути работодатель компенсирует проживание и суточные за каждый день остановки.

Авансовый отчёт и контроль

Аванс выдают работнику до выезда — на проезд, проживание и суточные. Расчёт оформляют заявлением работника или служебной запиской руководителя на основании приказа. Способ выдачи — наличными из кассы либо переводом на корпоративную или личную карту работника. Сумма аванса считается подотчётной до момента сдачи авансового отчёта.

В течение трёх рабочих дней после возвращения работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчёт — по форме АО-1 либо собственному шаблону, утверждённому в учётной политике. Срок установлен п. 23 Положения, утв. ПП РФ от 16.04.2025 № 501. К отчёту прикладывают:

• проездные документы (электронные билеты, посадочные талоны, кассовые чеки на ГСМ);
• счета и кассовые чеки гостиниц или договоры аренды с расписками;
• кассовые чеки и товарные накладные по иным расходам;
• документы, подтверждающие пересечение границы (для зарубежной командировки);
• отчёт о выполненной работе в свободной форме, если этого требует положение.

Бухгалтерия проверяет отчёт в течение установленного работодателем срока (обычно 3-5 рабочих дней), руководитель утверждает. Перерасход возмещают работнику не позднее срока выплаты ближайшей зарплаты, а остаток неизрасходованного аванса работник вносит в кассу либо письменно соглашается на его удержание из зарплаты.

Если работник не отчитался в срок и не вернул остаток, работодатель вправе удержать сумму из зарплаты в течение месяца со дня окончания срока возврата с письменного согласия работника. При отсутствии согласия — только через суд.

Подробности оформления выезда из России и въезда смотрите в Навигаторе по командировкам, документ-основание для дистанционных работников — в материале Трудовой договор: образец 2026.

Связанные документы

На основании положения по каждой поездке издают приказ о направлении в командировку по форме Т-9. Размер среднего заработка за дни поездки рассчитывают по правилам положения об оплате труда, а дни командировки отмечают кодом «К» в табеле учёта рабочего времени. Если работник на время поездки прерывает отдых, корректируют ранее изданный приказ о предоставлении отпуска. Какие документы из старого комплекта работодатель вправе сохранить локальным актом, а какие закон не требует с 2015 года — нужно ли командировочное удостоверение. Локальный акт для постоянных поездок — другой лимит необлагаемых суточных и маршрутный лист вместо приказа на каждый выезд — положение о разъездном характере работы.