Работа с самозанятым: договор, оплата, чек и акт

Почему самозанятого нельзя «взять на работу»

Формулировка «нанять самозанятого» подменяет два разных действия. Взять человека в штат по трудовому договору можно всегда — но с этого момента он для вас работник, а его зарплата облагается НДФЛ и взносами по общим правилам. Статус плательщика НПД к трудовым выплатам не применяется вовсе, и приложение «Мой налог» такой доход провести не даст.

Обратная ситуация тоже ограничена: сам исполнитель на НПД не вправе нанимать людей по трудовым договорам (п. 4 ч. 2 ст. 4 № 422-ФЗ). Поэтому проект, где нужна команда, под этот режим не собрать — придётся заключать договоры с каждым исполнителем отдельно.

Остаётся гражданско-правовой договор: подряд по гл. 37 ГК РФ, если нужен овеществлённый результат, или возмездное оказание услуг по гл. 39 ГК РФ, если результат неотделим от процесса. Это тот же тип договора, что и с обычным физлицом, — разница в налоговых последствиях для заказчика, и она разобрана в статье ГПХ или самозанятость.

Какой договор заключить и что в нём написать

Договор с самозанятым составляется по общим правилам ГК. Письменная форма нужна, поскольку одной из сторон выступает организация или предприниматель (п. 1 ст. 161 ГК РФ). Исключение ФНС описала в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@: если сделка исполняется сразу при заключении — курьер довёз, вы оплатили, — отдельный документ не нужен, факт договорённости подтверждает оплата. Это разъяснение налоговой службы, а не норма закона, но им пользуются и суды.

За основу берите договор гражданско-правового характера и добавьте четыре условия, которых в обычном шаблоне нет.

• Статус исполнителя. Прямо указать: исполнитель применяет НПД, приводится его ИНН, НДФЛ и взносы заказчик не начисляет.
• Обязанность передать чек. Назвать срок — например, в течение одного рабочего дня после поступления денег.
• Уведомление об утрате статуса. Три рабочих дня на сообщение о снятии с учёта — разумный срок.
• Возмещение потерь. Если статус слетел, а вас не предупредили, исполнитель компенсирует доначисленные налог, взносы и пени.

Отдельная услуга под тем же договором — ведение бухучёта. Руководитель обязан либо возложить учёт на своего сотрудника, либо заключить договор об оказании услуг (ч. 3 ст. 7 № 402-ФЗ), и второй вариант закон не привязывает к статусу исполнителя. Бухгалтер на НПД подходит, если ведёт учёт как внешний подрядчик, а не сидит в офисе по графику компании.

Чего в договоре быть не должно: должности вместо предмета, режима рабочего времени, подчинения внутренним правилам, оплаты «за месяц» и упоминания рабочего места. Каждая такая формулировка потом читается проверяющими как признак трудовых отношений.

Что проверить до подписания договора

Три обстоятельства делают режим НПД неприменимым к вашим выплатам, даже когда исполнитель формально зарегистрирован.

Бывший работодатель. Доходы по гражданско-правовому договору не подпадают под НПД, если заказчик — нынешний работодатель исполнителя или был им менее двух лет назад (п. 8 ч. 2 ст. 6 № 422-ФЗ). Двухлетний отсчёт идёт от даты увольнения. Договор при этом законен, но платить придётся как обычному физлицу — с НДФЛ и взносами.

Лимит дохода. Право на режим утрачивается при превышении 2,4 млн ₽ с начала календарного года (п. 8 ч. 2 ст. 4 № 422-ФЗ), причём с даты превышения, а не с начала месяца (ч. 19 ст. 5 № 422-ФЗ). Лимит считается по всем заказчикам сразу, поэтому вы своих цифр не видите — отсюда правило проверять статус перед каждым платежом на сервисе ФНС «Проверить статус налогоплательщика НПД» по ИНН и дате.

Характер работ. Перепродажа чужих товаров (п. 2 ч. 2 ст. 4) и работа в чужих интересах по договорам поручения, комиссии и агентским (п. 5 ч. 2 ст. 4 № 422-ФЗ) под режим не попадают. Заказать самозанятому закупку материалов от своего имени не получится — такую деятельность режим не допускает.

Как платить: аванс, безнал и перевод на карту

Запрета на предоплату в законе нет. Аванс самозанятому перечислить можно: чек формируется в момент расчёта (ч. 3 ст. 14 № 422-ФЗ), то есть на дату получения денег, а не на дату акта. Значит, при авансе чеков будет два — на предоплату и на окончательный расчёт, а акт ФНС в том же письме № СД-4-3/2899@ назвала дополнительным документом налогового учёта расходов покупателя — как раз на случай предоплаты.

Форма расчётов свободная. Компания или ИП платит с расчётного счёта на карту или счёт физлица; открывать расчётный счёт самозанятому без статуса ИП не требуется. Реквизиты для перевода лучше указать в договоре и менять письменно: перевод на карту постороннего человека «по просьбе исполнителя» лишает вас доказательства оплаты именно по этой сделке.

Срок передачи чека зависит от способа расчёта (ст. 14 № 422-ФЗ).

В назначении платежа пишите номер и дату договора: «Оплата по договору возмездного оказания услуг № 14 от 3 августа 2026 г.». Слова «заработная плата», «аванс за июль», «премия» из платёжек уберите — банк и налоговая читают их буквально. И не переводите одинаковые суммы дважды в месяц в одни и те же даты: это первое, что видно в выписке при проверке.

Чек и акт: чем закрывается сделка

Чек из «Мой налог» — единственный документ, который снимает с заказчика страховые взносы: выплаты не признаются объектом обложения только при его наличии (ч. 1 ст. 15 № 422-ФЗ). Без чека выплата не перестаёт быть доходом по НПД — исполнитель платит налог сам, и от НДФЛ он освобождён своим статусом, а не вашим чеком (ч. 8 ст. 2 № 422-ФЗ). Теряете здесь только вы: взносы начисляются, расход не признаётся.

Расходы без чека тоже не учитываются — и это прописано отдельно для каждого режима заказчика: ч. 8 ст. 15 для налога на прибыль, ч. 9 — для УСН и ЕСХН, ч. 10 — для ИП, платящих НДФЛ от предпринимательской деятельности.

Обратное утверждение неверно: одного чека для расходов мало. В письме от 30.10.2020 № АБ-4-20/17902@ ФНС указала, что чек сам по себе не подтверждает расход без документов о фактических отношениях сторон — договора и актов. Это позиция налоговой службы, а не текст закона, но именно её применяют инспекции на проверках.

Практическая деталь: чек в приложении можно аннулировать. Сохраняйте у себя PDF или ссылку на чек в день получения и раз в квартал сверяйте пакет — аннулированный задним числом чек обнаруживается уже на проверке. Формы документов есть в разделах счёт от самозанятого и акт выполненных работ.

За что доначислят: признаки переквалификации

Гражданско-правовой договор, который фактически регулирует трудовые отношения, суд признаёт трудовым (ст. 19.1 ТК РФ). Сами признаки в кодексе не перечислены — их дал Верховный Суд в п. 17 постановления Пленума от 29.05.2018 № 15: устойчивый характер отношений, подчинение правилам внутреннего распорядка, работа по определённой специальности, обеспечение условий труда заказчиком. Это судебное толкование, а не норма закона.

ФНС свои ориентиры описала в письме от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674 — тоже разъяснение, не норма. Инспекции ищут три типа зависимости исполнителя от заказчика: организационную (график и контроль), инфраструктурную (территория, техника и материалы заказчика) и финансовую (заказчик единственный, выплаты регулярные и сопоставимые с зарплатой). Перечень открытый.

С 16 февраля 2026 года у этой проверки появился автоматический вход. Приказ Минтруда от 02.02.2024 № 40н в редакции приказа от 19.11.2025 № 657н обязал налоговые органы передавать в межведомственные комиссии субъектов РФ и в территориальные органы Роструда сведения о заказчиках, попавших в один из двух срезов:

• за 12 месяцев — работа более чем с 35 плательщиками НПД, у каждого из которых среднемесячный доход от этого заказчика превышает 35 тыс. ₽, а сотрудничество длится больше 3 месяцев;
• за отчётный квартал — работа более чем с 10 плательщиками НПД со среднемесячным доходом свыше 25 тыс. ₽, которые в предыдущем отчётном квартале состояли в трудовых отношениях с этой же организацией или ИП.

Попадание в срез — не нарушение и не штраф: это основание вызвать компанию на комиссию и запросить пояснения. Но второй критерий бьёт ровно по схеме «уволить и переоформить самозанятым», и теперь она видна автоматически.

Цена ошибки на цифрах. ИП Ковалёв из Самары восемь месяцев платил шести курьерам на НПД по 40 000 ₽ в месяц — 1 920 000 ₽ за период. Комиссия и последующая проверка признали отношения трудовыми: у курьеров был график, форма и подчинение диспетчеру. Доначисления составили 249 600 ₽ НДФЛ и 576 000 ₽ страховых взносов по единому тарифу 30 %, к ним добавились пени. Сверху — штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ: для ИП от 5 000 до 10 000 ₽, для организаций от 50 000 до 100 000 ₽, для должностных лиц от 10 000 до 20 000 ₽.

Что делать заказчику: порядок действий

1. Проверьте статус по ИНН на сервисе ФНС в день подписания договора и повторяйте перед каждой выплатой.
2. Поднимите кадровую историю: если исполнитель был вашим работником последние два года, платите как обычному физлицу с НДФЛ и взносами.
3. Заключите договор подряда или оказания услуг, описав результат, а не функцию, и добавьте условия о статусе, чеке и уведомлении об его утрате.
4. Платите с расчётного счёта по реквизитам из договора, с понятным назначением платежа и без ежемесячного ритма «как зарплата».
5. Соберите комплект на каждую оплату: чек в течение оговорённого срока, акт после приёмки, договор — в одну папку. Проверьте чеки в конце квартала на аннулирование.