Журнал прихода и ухода сотрудников: бланк и образец

Обязателен ли журнал и что закрывает табель

Обложки готовых журналов в продаже обычно подписаны «(ТК РФ, ст. 91)», и это создаёт впечатление, что журнал требует закон. Требование в статье другое: работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Эту обязанность закрывает табель учёта рабочего времени — по нему бухгалтерия считает зарплату, и именно его спросит инспектор. Отдельной нормы про журнал прихода и ухода в трудовом законодательстве нет вовсе.

Отсюда практический вывод: журнал не заменяет табель, а питает его данными. В табеле стоит «Я / 8» на весь день, а в журнале видно, что работник появился в 09:41. Запрос «график прихода и ухода сотрудников» обычно означает тот же самый журнал, но настоящий график — это другой документ: план, а не факт.

Когда журнал действительно нужен

Заводить его есть смысл там, где расхождение между расписанием и реальностью стоит денег или уже дошло до конфликта.

• В компании есть пропускной пункт, но нет системы контроля доступа, и данные о входе фиксировать больше нечем.
• Опоздания стали системой, и руководителю нужны не впечатления, а даты и минуты по каждому работнику.
• Работники разъезжаются по объектам: журнал показывает, кто уехал по заданию, а кто уехал домой.
• Идёт спор об оплате переработки, и нужно подтвердить, что человек оставался после 18:00.
• Готовится дисциплинарное взыскание, и записи журнала за месяц станут приложением к докладной записке.

Как ввести журнал: приказ, ПВТР и персональные данные

Опоздание существует только там, где зафиксировано время начала работы. Трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка — локальным нормативным актом, который регламентирует в том числе режим работы (чч. 3 и 4 ст. 189 ТК РФ). Утверждает их работодатель с учётом мнения представительного органа работников, если такой орган есть (ч. 1 ст. 190 ТК РФ). Пока в правилах внутреннего трудового распорядка или в трудовом договоре нет времени начала и окончания работы, приход в 09:41 нарушением не является. Микропредприятие вправе от правил вообще отказаться, но тогда режим работы должен быть прописан в трудовом договоре по типовой форме (ст. 309.2 ТК РФ) — иначе отсчитывать опоздание снова не от чего.

Дальше — три шага. Издать приказ о ведении журнала и утвердить им форму: состав граф свободный, унифицированного бланка нет. Назначить ответственного за ведение и хранение. Ознакомить работников под роспись: знакомить с принимаемыми локальными актами, связанными с трудовой деятельностью, работодатель обязан по ч. 2 ст. 22 ТК РФ, а при приёме на работу — до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Для этого в файле и лежит вторая форма.

Время прихода конкретного человека — его персональные данные. Согласия работника на такую обработку не требуется: контроль количества и качества выполняемой работы прямо назван среди допустимых целей (п. 1 ст. 86 ТК РФ). Но там же, в п. 8 ст. 86, есть встречное требование — ознакомить работников под роспись с документами, устанавливающими порядок обработки их данных; обычно это положение о персональных данных работников. И передавать сведения третьей стороне без письменного согласия работника нельзя (ст. 88 ТК РФ). Журнал, лежащий на проходной открытым, эти правила нарушает: несоблюдение условий хранения материальных носителей персональных данных, повлёкшее неправомерный доступ к ним, стоит юридическому лицу 50 000–100 000 ₽ по ч. 6 ст. 13.11 КоАП РФ.

Графы журнала и образец заполнения

Состав граф в бланке — минимальный набор, при котором запись годится как повод начать проверку.

1. Порядковый номер записи — сквозной, без пропусков.
2. Дата.
3. Фамилия, имя и отчество работника — полностью, а не инициалами: журнал ведут годами, и однофамильцы появляются.
4. Должность по штатному расписанию.
5. Время прихода в формате ЧЧ:ММ.
6. Подпись работника за время прихода.
7. Время ухода.
8. Подпись работника за время ухода.
9. Примечание — причина опоздания или раннего ухода и реквизиты подтверждающего документа.

Так выглядят записи образца. Режим работы в ООО «Меридиан-Сервис» — с 9:00 до 18:00 с перерывом с 13:00 до 14:00, он закреплён правилами внутреннего трудового распорядка (приказ № 3-ОД от 12.01.2026), журнал введён приказом № 14-ОД от 26.01.2026 и ведёт его специалист по кадрам Гурьева М. А.

№ | Дата       | Работник               | Должность            | Приход | Уход  | Примечание
1 | 01.06.2026 | Ковалёва И. П.         | менеджер по продажам | 08:54  | 18:03 | —
2 | 01.06.2026 | Астахов Д. С.          | инженер-сметчик      | 09:26  | 18:02 | опоздание 26 мин.,
  |            |                        |                      |        |       | объяснительная от 01.06.2026
3 | 01.06.2026 | Нечаева О. В.          | бухгалтер            | 08:58  | 18:00 | —
6 | 02.06.2026 | Нечаева О. В.          | бухгалтер            | 09:00  | 16:30 | убыла в налоговую инспекцию
  |            |                        |                      |        |       | по распоряжению № 5-Р от 02.06.2026
8 | 03.06.2026 | Астахов Д. С.          | инженер-сметчик      | 09:41  | 18:00 | опоздание 41 мин., докладная
  |            |                        |                      |        |       | от 03.06.2026, объяснение затребовано

Работает здесь девятая графа. Без неё журнал показывает только цифры и одинаково клеймит того, кто проспал, и того, кто в 9:00 уехал в инспекцию по распоряжению руководителя. Шестая запись образца — как раз второй случай: время ухода раннее, нарушения нет, и подтверждение лежит рядом с записью. Ошибочную запись не зачёркивают и не переписывают — вносят новую строку со ссылкой на исправляемую.

Бумажный журнал ведут как книгу учёта: листы нумеруют, прошнуровывают и заверяют надписью «прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью». Обязательной эта процедура не является, но незашитый журнал легко теряет неудобный лист — и вместе с ним всякую доказательственную ценность.

Что запись в журнале доказывает при опоздании

Сама по себе — почти ничего. Она фиксирует факт, но взыскание накладывают не по журналу, а по процедуре. До применения взыскания работодатель обязан затребовать письменное объяснение; если через два рабочих дня его нет — составляется акт (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Взыскание применяют не позднее месяца со дня обнаружения проступка (ч. 3), причём днём обнаружения считается день, когда о проступке узнал непосредственный руководитель работника, независимо от того, вправе ли он сам налагать взыскания (п. 34 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2). Приказ объявляют работнику под роспись в течение трёх рабочих дней со дня его издания (ч. 6).

На данных образца цепочка выглядит так: 03.06.2026 руководитель отдела подаёт докладную записку о нарушении трудовой дисциплины с выпиской из журнала, в тот же день у работника затребуют объяснительную записку, а после её оценки издают приказ о применении дисциплинарного взыскания — или не издают, если причина уважительная.

Два ограничения, о которых чаще всего забывают. Опоздание — не прогул: прогулом считается отсутствие без уважительных причин весь рабочий день либо более четырёх часов подряд (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). И штрафовать за опоздание нельзя: перечень взысканий закрыт — замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям, а применение взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине, не допускается (чч. 1 и 4 ст. 192 ТК РФ). Выбирая меру, работодатель обязан учитывать тяжесть проступка и обстоятельства его совершения (ч. 5 ст. 192 ТК РФ), а доказывать в суде, что он это сделал, придётся ему же (п. 53 того же Пленума) — подробнее о процедуре в навигаторе по дисциплинарным взысканиям.

Частые ошибки

• Журнал без ПВТР. Время начала работы нигде не закреплено, и опоздание доказать нечем: нарушать нечего.
• Записи без подписи работника. Время проставляет вахтёр, работник его не видел — в споре это односторонний документ, а не подтверждение.
• Пустая графа примечания. Через месяц никто не вспомнит, почему человек ушёл в 16:30, и уважительная причина превращается в нарушение.
• Штраф за опоздание. Удержание из зарплаты «за минуты» незаконно само по себе и добавляет к спору требование о возврате удержанного.
• Журнал на виду у посетителей. Фамилии, должности и распорядок дня работников — персональные данные, и лежать открыто на проходной они не должны.

Похожие документы

• Табель учёта рабочего времени — обязательная форма учёта, которую журнал дополняет, но не заменяет.
• Правила внутреннего трудового распорядка — устанавливают режим работы, от которого считается опоздание.
• Объяснительная записка — следующий документ после записи об опоздании.
• Приказ о применении дисциплинарного взыскания — завершает процедуру, если причина неуважительная.