Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

Когда нужна докладная записка, а когда акт

Докладная записка — внутренний информационно-справочный документ, адресованный вышестоящему руководителю: автор сообщает о событии и предлагает, что с ним делать. Служебная записка отличается адресатом — она идёт равному по положению или в смежное подразделение, — но в кадровой практике оба названия используют вперемешку, и сам по себе заголовок исход спора не решает: суд смотрит на содержание документа.

Типичные поводы для записки:

• работник не выполнил конкретное поручение или сорвал установленный срок;
• опоздания и уходы с работы раньше времени, особенно повторяющиеся;
• отказ исполнить распоряжение руководителя, отданное в пределах трудовой функции;
• нарушение правил, закреплённых в ПВТР, инструкции по охране труда, регламенте;
• работа выполнена с браком или ошибками, из-за которых пострадал заказчик.

Акт решает другую задачу. Он фиксирует факт коллегиально: составитель плюс два свидетеля, подписи, дата и время. Записка адресна и всегда содержит просьбу — рассмотреть, принять решение, затребовать объяснение. В сложных случаях оформляют оба документа, и записка ссылается на акт как на приложение.

Отдельный сценарий — отсутствие на рабочем месте: там первичен акт с фиксацией времени по часам, и для него есть свой бланк акта о невыходе на работу. На этой странице разбирается другой случай — работник на месте, но обязанности не исполняет.

Что должно быть в докладной записке

Унифицированной формы у записки нет: среди форм по учёту труда, утверждённых постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, её не существует, и содержание определяет сам работодатель. Ориентир по оформлению — ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утверждён приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст, действует с 18.08.2025). Применяется он добровольно (ч. 1 ст. 26 ФЗ № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»), обязательным становится, только если организация закрепила стандарт в своём локальном акте.

Состав записки:

1. Адресат — должность, инициалы и фамилия руководителя, которому она подаётся.
2. Автор — должность и ФИО составителя, обычно непосредственный руководитель работника.
3. Вид документа, дата и номер. Регистрационный номер присваивается в журнале.
4. Заголовок к тексту — по п. 5.17 стандарта он составляется ко всем документам; прежней оговорки для коротких текстов в редакции 2025 года нет.
5. Констатирующая часть — что произошло: дата, время, место, что именно работник не сделал или сделал не так.
6. Квалификация проступка — какой пункт какого документа нарушен.
7. Просительная часть, приложения, подпись.

В образце текст выглядит так:

Генеральному директору ООО «Ремтехснаб»
Кулагину И.В.
от начальника отдела снабжения
Демьяновой О.А.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
от 11 августа 2026 г. № 7

О неисполнении работником должностных обязанностей

Довожу до Вашего сведения, что специалист отдела снабжения Абрамов Денис
Сергеевич (табельный номер 0147) не исполнил поручение от 03.08.2026
(резолюция на служебной записке от 03.08.2026 № 21) о подготовке
и направлении поставщику спецификации № 3 к договору поставки
от 12.01.2026 № 4/П в срок до 10.08.2026 включительно.

По состоянию на 11 августа 2026 г. спецификация не подготовлена,
поставщику не направлена, о причинах и о необходимости продлить срок
работник не сообщал. Подготовка спецификаций к договорам поставки
отнесена к обязанностям работника пунктом 2.4 должностной инструкции
специалиста отдела снабжения, с которой Абрамов Д.С. ознакомлен
под подпись 15 января 2025 г.

Прошу затребовать у работника письменное объяснение в порядке
статьи 193 Трудового кодекса Российской Федерации и рассмотреть вопрос
о применении дисциплинарного взыскания.

Приложение: акт от 11.08.2026 № 3 на 1 л. в 1 экз.

Начальник отдела снабжения ____________ / Демьянова О.А. /

Обратите внимание на две вещи, которых обычно не хватает в шаблонах из выдачи: точную дату истёкшего срока и реквизиты документа, из которого обязанность взялась. Без них записка — пересказ недовольства.

Главное в записке — какой пункт какого документа нарушен

Дисциплинарный проступок — это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 ТК РФ). Ключевое слово — «возложенных»: обязанность должна быть где-то записана и доведена до работника.

Пленум Верховного Суда перечисляет, откуда обязанности берутся: нарушение требований законодательства, обязательств по трудовому договору, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов работодателя, технических правил и тому подобного (п. 35 постановления от 17.03.2004 № 2). Перечень открытый, но общее у всех его позиций одно — обязанность зафиксирована в документе. Это разъяснение, а не текст кодекса, однако суды применяют его дословно, и записка без ссылки на конкретный пункт конкретного документа проигрывает именно по нему.

Отсюда практическая проверка перед подачей записки. Обязанность закреплена в должностной инструкции или в правилах внутреннего трудового распорядка? Работник ознакомлен с этим документом под подпись, и дата ознакомления раньше даты проступка? Общие обязанности из ч. 2 ст. 21 ТК РФ — добросовестно исполнять трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину — на практике такой опорой не служат: они слишком абстрактны, чтобы вывести из них конкретное нарушение.

Формулировки «проявил халатность», «безответственно относится к работе», «систематически подводит отдел» в записку не годятся. Оценка вместо факта — самый частый её дефект, и в приказе она превращается в описание проступка, которое невозможно проверить.

Дата записки запускает месячный срок

Взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, отпуска и времени на учёт мнения представительного органа (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Внешняя граница — шесть месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — два года (ч. 4 той же статьи).

Днём обнаружения считается день, когда о проступке стало известно лицу, которому работник подчинён по работе, независимо от того, вправе ли оно налагать взыскания (п. 34 постановления Пленума № 2). То есть месяц пошёл в тот день, когда узнал непосредственный руководитель, — а не когда бумага доползла до генерального директора. Дата на докладной записке фиксирует этот момент письменно, и подписывает её обычно как раз тот руководитель.

Практический вывод неочевиден и работает против привычки: датировать записку задним числом опасно. Поставив на ней дату двухнедельной давности, автор сам сжигает половину срока, а если бумагу подпишут ещё позже — процедура выйдет за месяц и взыскание отменят.

Два рабочих дня отсчитывают со следующего рабочего дня после вручения уведомления; выходные и нерабочие праздничные дни в них не входят. Три рабочих дня на ознакомление с приказом считают со дня, следующего за днём издания, не считая времени отсутствия работника на работе.

Сама записка и документы к ней хранятся три года — как документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий (ст. 454 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, изданного во исполнение ч. 3 ст. 6 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Один год по ст. 20 того же Перечня — срок для докладных и служебных записок к проектам приказов, и на записку, по которой взыскание применено, он не распространяется: её место в деле с материалами о взыскании.

Акт о невыполнении должностных обязанностей

Акт нужен там, где одной подписи руководителя мало: работник спорит с самим фактом, эпизод дорогой, дело явно идёт к увольнению. Обязательной формы у него тоже нет, а вес ему придаёт состав подписантов — составитель и минимум двое присутствующих, которые могут подтвердить обстоятельства.

ООО «Ремтехснаб»

АКТ № 3
от 11 августа 2026 г.
о невыполнении работником должностных обязанностей

г. Тула                                    Время составления: 16 ч. 40 мин.

Настоящий акт составлен начальником отдела снабжения Демьяновой Ольгой
Анатольевной в присутствии специалиста по кадрам Гуревич Марины Львовны
и юрисконсульта Панкратова Сергея Дмитриевича о том, что специалист
отдела снабжения Абрамов Денис Сергеевич (табельный номер 0147)
не подготовил и не направил поставщику спецификацию № 3 к договору
поставки от 12.01.2026 № 4/П в срок до 10 августа 2026 г. включительно,
установленный поручением от 03.08.2026.

Подготовка спецификаций предусмотрена пунктом 2.4 должностной инструкции
специалиста отдела снабжения (ознакомлен под подпись 15.01.2025).
Документы, подтверждающие уважительность причин неисполнения,
на дату составления акта от работника не поступали.

Подписи: ____________ / Демьянова О.А. /  ____________ / Гуревич М.Л. /
         ____________ / Панкратов С.Д. /

С актом ознакомлен: ____________ / Абрамов Д.С. / «11» августа 2026 г.

Если работник отказался подписать акт, об этом делают отметку и составляют отдельный документ — механика та же, что и при отказе расписаться в приказе, разобранная на странице акта об отказе от подписи.

Уведомление о представлении письменного объяснения

До применения взыскания работодатель обязан затребовать письменное объяснение; если по истечении двух рабочих дней оно не представлено, составляется соответствующий акт (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Непредставление объяснения применению взыскания не мешает (ч. 2 той же статьи), но акт обязателен: без него процедура считается нарушенной, даже когда проступок доказан.

ООО «Ремтехснаб»

УВЕДОМЛЕНИЕ
от 12 августа 2026 г. № 5
о необходимости представить письменное объяснение

Специалисту отдела снабжения Абрамову Д.С.

В срок до 10 августа 2026 г. включительно Вами не исполнено поручение
от 03.08.2026 о подготовке и направлении поставщику спецификации № 3
к договору поставки от 12.01.2026 № 4/П, что зафиксировано актом
от 11.08.2026 № 3 и докладной запиской начальника отдела снабжения
от 11.08.2026 № 7.

В соответствии с частью 1 статьи 193 Трудового кодекса Российской
Федерации предлагаю в течение двух рабочих дней со дня получения
настоящего уведомления, то есть не позднее 14 августа 2026 г.,
представить письменное объяснение причин неисполнения с приложением
подтверждающих документов при их наличии.

Генеральный директор ____________ / Кулагин И.В. /

Уведомление получил: ____________ / Абрамов Д.С. / «12» августа 2026 г.

Требовать объяснение устно бесполезно: доказательств не остаётся, и взыскание снимают как применённое с нарушением ч. 1 ст. 193 ТК РФ. Если работник отказывается принять уведомление, его зачитывают вслух при свидетелях и составляют акт об отказе. Ответную часть работник пишет сам — бланк и разбор есть на странице объяснительной записки.

Невыполнение плана продаж само по себе не проступок

Это самый спорный повод для докладной записки, и работодатели проигрывают по нему регулярно. Причина в определении: проступок — неисполнение обязанности, а план продаж описывает результат. Работник может честно отработать всю свою трудовую функцию — сделать звонки, провести встречи, оформить заявки — и всё равно не выйти на цифру, потому что она зависит от рынка, сезона и поведения клиентов.

Отсюда два условия, без которых записка о невыполнении плана бессмысленна:

• План закреплён документально — в трудовом договоре, должностной инструкции или локальном акте, с которым работник ознакомлен под подпись до начала периода. Цифра, названная на планёрке или высланная в мессенджере, обязанностью не становится.
• Названы конкретные неисполненные действия — не «не выполнил план на 60 %», а «не совершил ни одного исходящего звонка 5 и 6 августа при норме 30 звонков в день, установленной пунктом 3.2 регламента».

Практика идёт по этому же пути. Первый кассационный суд общей юрисдикции определением от 01.11.2022 № 88-28704/2022 восстановил менеджера по продажам, указав в числе прочего, что обязанность выполнять ежедневный план не была закреплена ни в трудовом договоре, ни в должностной инструкции, а потому её невыполнение дисциплинарным нарушением не является.

Уволить за систематический срыв планов теоретически можно — по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, за неоднократное неисполнение обязанностей при наличии действующего взыскания. Но каждое взыскание в этой цепочке должно быть за конкретные невыполненные действия, а не за недостигнутую цифру.

Работать с результатом законно другим инструментом — премией. Штрафовать нельзя: ч. 4 ст. 192 ТК РФ запрещает взыскания, не предусмотренные федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине, а их всего три — замечание, выговор, увольнение. Снижение премии взысканием не является, но с 1 сентября 2025 года у него появились границы: по ч. 3 ст. 135 ТК РФ (введена ФЗ от 07.06.2025 № 144-ФЗ) взыскание учитывается при премировании только за тот период, в котором оно применено, а снижение премии из-за него не может уменьшить месячную зарплату работника более чем на 20 %. Основания и порядок должны быть описаны в положении о премировании.

Частые ошибки

• Оценка вместо факта. «Халатно относится к обязанностям» проверить невозможно, и приказ, повторяющий эту формулировку, суд читает как приказ без описания проступка.
• Нет ссылки на пункт документа. Записка не показывает, какая именно обязанность нарушена, и разваливается по п. 35 постановления Пленума № 2.
• Записка датирована задним числом. Автор сокращает себе месячный срок по ч. 3 ст. 193 ТК РФ, а иногда выводит процедуру за его пределы.
• Записку подал не тот руководитель. Документ от коллеги или из смежного отдела не доказывает подчинённости и не годится как отправная точка процедуры.
• Записка есть, уведомления нет. Взыскание применяют сразу по записке, пропустив два рабочих дня на объяснение, — отмена по формальному основанию гарантирована.
• Несколько проступков в одной записке. За каждый проступок применяется только одно взыскание (ч. 5 ст. 193 ТК РФ); свалив три эпизода в один документ, работодатель теряет возможность реагировать на них по отдельности.

Похожие документы

Следующий документ цепочки после объяснения работника — приказ о применении дисциплинарного взыскания: в нём описывают проступок и ссылаются на записку как на основание. Ответ работника оформляется объяснительной запиской. Обязанности, на которые записка ссылается, берут из должностной инструкции. Общий порядок процедуры со стороны работника разобран в сценарии «Дисциплинарное взыскание». Откуда берётся выписка с точным временем прихода, которую прикладывают к докладной об опоздании — журнал прихода и ухода сотрудников. Следующий шаг, когда одной записки мало и обстоятельства проступка или размер ущерба требуют комиссии — приказ о проведении служебного расследования.