Акт о невыходе на работу: бланк и образец

Когда составляют акт о невыходе на работу

Акт нужен в любой ситуации, где работодатель собирается зафиксировать отсутствие как нарушение, а не просто отметить неявку в табеле:

• работник не пришёл к началу рабочего дня и не выходит на связь;
• ушёл в середине дня и не вернулся — здесь важно посчитать часы, от них зависит квалификация;
• не вышел после окончания отпуска, больничного или командировки;
• самовольно использовал день отдыха, о котором с работодателем не договаривался;
• не приступил к работе в первый день по только что подписанному трудовому договору.

Последний случай стоит особняком. Если человек не вышел в день начала работы, работодатель вправе аннулировать трудовой договор, и аннулированный договор считается незаключённым (ч. 4 ст. 61 ТК РФ). Дисциплинарное взыскание тут не применяют — наказывать некого, трудовых отношений не возникло. Акт всё равно составляют: он обосновывает приказ об аннулировании.

В остальных случаях речь идёт о прогуле — отсутствии на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня или смены независимо от её продолжительности либо более четырёх часов подряд (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Пункт 39 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 приравнивает к прогулу и оставление работы без предупреждения либо до истечения срока предупреждения об увольнении.

Обязательной формы акта не существует

Унифицированные формы по учёту труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 — это Т-1 (приём), Т-6 (отпуск), Т-8 (увольнение), Т-12 и Т-13 (табель). Акта об отсутствии на рабочем месте в этом альбоме нет и никогда не было, поэтому его составляют в произвольной форме на бланке организации.

Ссылка на ч. 4 ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учёте», которую любят ставить в шаблонах из выдачи, к акту отношения не имеет. Эта норма про формы первичных учётных документов — тех, которыми оформляется факт хозяйственной жизни (ч. 1 той же статьи). Табель под неё подпадает, потому что по нему считают зарплату; акт об отсутствии в бухгалтерском учёте ничего не оформляет, это доказательство для кадрового спора.

Юридическую силу акту даёт не бланк, а состав сведений и подписи. Свидетелей должно быть минимум двое: один составитель без подтверждения превращает документ в служебную записку заинтересованного лица. Закон не требует, чтобы свидетели работали в том же отделе, но брать их логично из тех, кто действительно мог видеть пустое рабочее место.

Что указать в акте: разбор по пунктам

Дата и точное время составления. Срок закон не устанавливает, но акт составляют в день невыхода — дата задним числом обесценивает документ. В образце указано «15 июня 2026 г., время составления 18 ч. 20 мин.»: рабочий день кончился в 18:00, и только после этого можно утверждать, что человек отсутствовал весь день.

Кто составил и кто подтверждает. Составителем обычно выступает непосредственный руководитель, а не кадровик: он отвечает за рабочее время подчинённых. В образце это начальник отдела оптовых продаж Ковалёва М.С., свидетели — специалист по кадрам Гурьянова Е.П. и менеджер по продажам Сафин Р.М.

Кто, где и сколько отсутствовал. Главный пункт: фамилия, должность, табельный номер, точный адрес рабочего места и часы. Расплывчатое «отсутствовал в течение дня» не позволяет проверить квалификацию, поэтому в образце написано так:

Работник Тихонов Артём Игоревич, табельный номер 148, занимающий должность менеджера по продажам отдела оптовых продаж, отсутствовал на рабочем месте, расположенном по адресу: г. Санкт-Петербург, Лесной проспект, д. 63, лит. А, офис 210, 15 июня 2026 г. с 09 ч. 00 мин. до 18 ч. 00 мин., что составляет 8 часов рабочего времени, то есть в течение всего рабочего дня.

Режим работы из документов. Следом ссылаются на правила внутреннего трудового распорядка и трудовой договор с его реквизитами — иначе непонятно, откуда взялись границы 09:00 и 18:00 и почему час обеда не считается. Если рабочее место в договоре не определено, спор о прогуле работодатель чаще проигрывает: доказать отсутствие «на рабочем месте» без описания этого места нечем.

Меры по выяснению причин. Пункт, который чаще всего пропускают. Звонки с указанием времени и результата, письмо на корпоративную почту, проверка сведений об открытом электронном больничном — всё это показывает, что работодатель не торопился с выводом о неуважительности. В образце зафиксированы два звонка (09:40 и 17:30), письмо в 10:05 и запрос по электронному листку нетрудоспособности.

Отсутствие оправдательных документов. Отдельной строкой пишут, что заявлений об отпуске или дне отдыха не поступало, а приказов о командировке и освобождении от работы на этот день не издавалось. Иначе работник заявит в суде, что отсутствие было согласовано устно.

Отметка в табеле. Пункт связывает акт с учётом рабочего времени: вести его работодатель обязан по ч. 4 ст. 91 ТК РФ. На день составления акта причина неизвестна, поэтому ставят «НН».

Подписи и ознакомление. Подписывают составитель и оба свидетеля. Строку «С актом ознакомлен» работник заполняет, когда появится: в образце это 16 июня. Отказался — составляют отдельный акт об отказе, закон этого не требует, но в суде такой документ закрывает довод «мне ничего не показывали».

Докладная записка и уведомление о даче объяснений

Докладная записка решает ту же задачу, что и акт, но с другой стороны: акт фиксирует факт, записка адресно доводит его до руководителя и просит решения. На практике оформляют оба документа, записку — в свободной форме:

Генеральному директору ООО «Северный ветер»
Ершову П.В.
от начальника отдела оптовых продаж
Ковалёвой М.С.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
от 16 июня 2026 г. № 12

Об отсутствии работника на рабочем месте

Довожу до Вашего сведения, что менеджер по продажам отдела оптовых продаж
Тихонов А.И. 15 июня 2026 г. отсутствовал на рабочем месте с 09:00 до 18:00,
о причинах отсутствия не сообщил, на телефонные звонки и письмо по электронной
почте не ответил. Факт отсутствия зафиксирован актом от 15.06.2026 № 4.
16 июня 2026 г. работник вышел на работу.

Прошу принять решение о затребовании письменного объяснения в порядке
статьи 193 Трудового кодекса Российской Федерации.

Приложение: акт от 15.06.2026 № 4 на 1 л. в 1 экз.

Начальник отдела оптовых продаж ____________ / Ковалёва М.С. /

Затребовать объяснение работодатель обязан до применения взыскания (ч. 1 ст. 193 ТК РФ), и делать это устно рискованно: доказательств не останется. Уведомление вручают под подпись, а если работник на работу так и не вышел — направляют заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу из личной карточки.

ООО «Северный ветер»

УВЕДОМЛЕНИЕ
от 16 июня 2026 г. № 2
о необходимости представить письменное объяснение

Менеджеру по продажам отдела оптовых продаж Тихонову А.И.

15 июня 2026 г. Вы отсутствовали на рабочем месте (офис 210 по адресу:
г. Санкт-Петербург, Лесной проспект, д. 63, лит. А) с 09:00 до 18:00,
что зафиксировано актом от 15.06.2026 № 4.

В соответствии с частью 1 статьи 193 Трудового кодекса Российской Федерации
предлагаю в течение двух рабочих дней со дня получения настоящего уведомления,
то есть не позднее 18 июня 2026 г., представить письменное объяснение причин
отсутствия с приложением подтверждающих документов при их наличии.

Генеральный директор ____________ / Ершов П.В. /

Уведомление получил: ____________ / Тихонов А.И. / «16» июня 2026 г.

Готовый бланк ответной части — на странице объяснительной записки: работник заполняет её сам, работодателю остаётся зарегистрировать документ.

Акт о непредоставлении объяснения и акт об отказе от подписи

Два акта из этой цепочки прямо названы в законе, и без них процедура считается нарушенной.

Первый — акт о непредоставлении объяснения. Если по истечении двух рабочих дней объяснение не представлено, составляется соответствующий акт (ч. 1 ст. 193 ТК РФ), а само молчание работника применению взыскания не мешает (ч. 2 той же статьи). Составить его раньше срока нельзя: акт, датированный вторым днём, а не третьим, суды читают как лишение работника права объясниться.

ООО «Северный ветер»

АКТ № 5
от 19 июня 2026 г.
о непредоставлении работником письменного объяснения

Настоящий акт составлен начальником отдела оптовых продаж Ковалёвой М.С.
в присутствии специалиста по кадрам Гурьяновой Е.П. и менеджера по продажам
Сафина Р.М. о том, что менеджер по продажам Тихонов А.И., получивший
16 июня 2026 г. под подпись уведомление от 16.06.2026 № 2 о необходимости
представить письменное объяснение причин отсутствия на рабочем месте
15 июня 2026 г., в течение двух рабочих дней — 17 и 18 июня 2026 г. —
письменное объяснение не представил.

Подписи: ____________ / Ковалёва М.С. /  ____________ / Гурьянова Е.П. /
         ____________ / Сафин Р.М. /

Второй — акт об отказе ознакомиться с приказом. Приказ о взыскании объявляют работнику под роспись в течение трёх рабочих дней со дня издания, не считая времени его отсутствия на работе; при отказе подписать составляется акт (ч. 6 ст. 193 ТК РФ). Текст такой же по структуре: кто, когда, в присутствии кого предъявил приказ, от чего работник отказался и что содержание приказа ему зачитано вслух.

Сроки процедуры: два дня, месяц, шесть месяцев

Дисциплинарное взыскание применяют не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, отпуска и времени на учёт мнения представительного органа (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Внешняя граница — шесть месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или аудиторской проверки — два года (ч. 4 той же статьи). За один проступок применяют только одно взыскание (ч. 5).

Два рабочих дня отсчитывают со следующего рабочего дня после вручения уведомления, выходные и нерабочие праздничные дни в них не входят. В примере уведомление вручено 16 июня, значит срок закрывается вечером 18 июня, а акт о непредоставлении можно составлять 19-го. Если бы на эти дни попал перенос выходного по производственному календарю, срок сдвинулся бы вместе с ним. Так же отсчитывают и три рабочих дня на ознакомление с приказом: день издания в них не входит, поэтому у приказа от пятницы 19 июня срок закрывается в среду 24 июня.

Приказ о дисциплинарном взыскании и документы к нему — акт о невыходе, уведомление, объяснительную — хранят три года (ст. 434 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Само взыскание действует год со дня применения, если не снято досрочно (ст. 194 ТК РФ).

Как отметить невыход в табеле

В день составления акта причина отсутствия неизвестна, поэтому в табеле ставят условное обозначение «НН» с цифровым кодом 30 — неявка по невыясненным причинам до выяснения обстоятельств (условные обозначения формы Т-12, утверждённой постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Сама форма Т-12 с 2013 года необязательна, но её коды применяют почти все: организация, утвердившая собственный бланк табеля, вправе задать свои обозначения — их тогда описывают в локальном акте.

После того как объяснение получено или составлен акт о его непредоставлении и работодатель признал причину неуважительной, отметку меняют на «ПР» (код 24) — прогул. Основанием для корректировки служит приказ о применении взыскания, а сам исправленный табель подписывают заново. Если работник принёс больничный, «НН» превращается в «Б» (код 19), и никакого прогула не было.

Заработная плата за день прогула не начисляется: работник трудовые обязанности не исполнял. А вот удерживать что-либо «в наказание» нельзя: ч. 1 ст. 192 ТК РФ называет три взыскания — замечание, выговор, увольнение, — а ч. 4 той же статьи запрещает применять взыскания, не предусмотренные федеральными законами и уставами о дисциплине. Штрафов среди них нет.

Частые ошибки

• Акт составлен одним человеком без свидетелей. Документ превращается в утверждение заинтересованного лица, и суд его не принимает.
• В акте нет времени отсутствия, только дата. Без часов невозможно проверить, был ли прогул: отсутствие три часа подряд прогулом не является.
• Объяснение затребовано устно. Доказательств не остаётся, и взыскание отменяют как применённое с нарушением ч. 1 ст. 193 ТК РФ.
• Приказ издан на второй день после уведомления. Работнику положены полные два рабочих дня, и досрочный приказ снимают даже при очевидном прогуле.
• Работника уволили, не выясняя причин отсутствия. Если он лежал в больнице или вызывал аварийную службу, увольнение незаконно, а работодатель платит средний заработок за время вынужденного прогула.
• Отметка «ПР» проставлена в табеле сразу, в день невыхода. Это фиксация вывода до процедуры, и в споре она работает против работодателя.

Похожие документы

• Объяснительная записка — ответ работника на уведомление, бланк и образец.
• Приказ о применении дисциплинарного взыскания — следующий документ цепочки после акта.
• Табель учёта рабочего времени — где проставляют коды «НН» и «ПР».
• Правила внутреннего трудового распорядка — из них берут режим работы, на который ссылается акт.