Как составить акт об отсутствии на рабочем месте

Сколько нужно свидетелей

Числа свидетелей закон не устанавливает — ни ст. 193 ТК РФ, ни другая норма о составе подписантов не говорит. Правило «участников должно быть нечётное количество и не менее трёх», которое кочует по кадровым сайтам, взято из делопроизводственной традиции: акт с двумя подписями от этого незаконным не становится.

Сложившаяся практика — составитель и два свидетеля: документ, подписанный одним человеком, читается в споре как утверждение заинтересованного лица, а подписи коллег подтверждают, что рабочее место действительно было пустым. Берут тех, кто мог это видеть: соседей по кабинету, охранника на проходной.

Составляют акт в день отсутствия, а не через неделю: с даты, когда о проступке узнал непосредственный руководитель работника, идёт месячный срок на взыскание (подп. «б» п. 34 постановления Пленума № 2).

Что обязательно указать в акте

Состав сведений закон не диктует, но проверяется акт по одному критерию: может ли посторонний человек восстановить по нему, кого, где и когда не было.

• Дата и время составления. Время — до минут: отсутствие в течение всего дня можно зафиксировать только после того, как этот день кончился.
• Работник. Фамилия, имя и отчество полностью, должность, подразделение, табельный номер.
• Рабочее место. Адрес, корпус, кабинет или участок со ссылкой на трудовой договор и правила внутреннего трудового распорядка. Если конкретное рабочее место в договоре не оговорено, оно определяется по ст. 209 ТК РФ — как место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (п. 35 постановления Пленума № 2).
• Период отсутствия. Тоже до минут и со ссылкой на режим работы: прогулом считается отсутствие без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от её продолжительности либо более четырёх часов подряд (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
• Меры по выяснению причин. Звонки с указанием времени и результата, письмо на корпоративную почту, проверка сведений об открытом электронном больничном.
• Подписи. Составитель и свидетели — с должностями и расшифровкой.

Двух вещей в акте быть не должно. Слова «прогул»: на момент составления причина неизвестна, квалификация появится только после объяснения, а в табеле за этот день ставят «НН» — неявку по невыясненным причинам. И периода в несколько дней: акт «с 3 по 7 сентября» выглядит оформленным постфактум, на каждый день составляют отдельный документ.

Работник отказался подписывать акт

Отказ ничего не ломает: подпись работника акту не требуется вовсе. Он не сторона документа, а его предмет: силу дают подписи составителя и свидетелей, а строка «с актом ознакомлен» нужна лишь затем, чтобы работник потом не заявил, будто ему ничего не показывали.

Достаточно отметки «от подписи отказался» в самом акте, заверенной теми же свидетелями; содержание при этом зачитывают вслух. Отдельный акт об отказе подписать акт — практика, а не требование закона: в процедуре дисциплинарного взыскания Трудовой кодекс называет акт дважды. Первый раз — когда работник не представил письменное объяснение в течение двух рабочих дней (ч. 1 ст. 193 ТК РФ), второй — когда он отказался ознакомиться под роспись с приказом о взыскании (ч. 6 ст. 193 ТК РФ). Отсутствие акта об отказе от подписи взыскание не порочит, отсутствие этих двух — порочит.

Что делать после акта

Сам по себе акт никого не наказывает, это фиксация факта. Дальше идёт процедура ст. 193 ТК РФ, и нарушение её порядка отменяет взыскание даже при очевидном прогуле.

1. Отметить день в табеле кодом «НН» и доложить руководителю — для этого служит докладная записка о нарушении трудовой дисциплины, её же называют служебной.
2. Затребовать письменное объяснение — под подпись или заказным письмом, если работник на работу не вышел. На ответ у него два рабочих дня, объяснительную записку он пишет сам.
3. По истечении этих двух дней составить акт о непредставлении объяснения: молчание работника применению взыскания не мешает (ч. 2 ст. 193 ТК РФ), но зафиксировать его нужно. Приказ, изданный раньше срока, отменяют как вынесенный с нарушением процедуры.
4. Выбрать взыскание из трёх возможных — замечание, выговор, увольнение (ч. 1 ст. 192 ТК РФ); штрафы в этот перечень не входят. Срок — месяц со дня обнаружения проступка и не более шести месяцев со дня его совершения (ч. 3 и 4 ст. 193 ТК РФ).
5. Объявить приказ под роспись в течение трёх рабочих дней со дня издания, не считая времени отсутствия работника на работе.

Если причина оказалась уважительной — больничный, вызов в суд, авария в квартире, — акт остаётся в кадровых документах как основание для корректировки табеля, а взыскания не будет. Готовый бланк и заполненный образец на полный день отсутствия — на странице акта о невыходе на работу.