Заявление на отпуск без сохранения зарплаты

Как правильно называется отпуск за свой счёт

Название в Трудовом кодексе одно — отпуск без сохранения заработной платы. «Административный отпуск», «отпуск без содержания», «бесплатный отпуск», «административный день» в тексте кодекса не встречаются: это разговорные ярлыки, прижившиеся в бухгалтерии и в объявлениях кадровых служб. Юридической разницы между ними нет, за всеми стоит одно основание — ст. 128 ТК РФ.

На заявление это влияет мало: просьбу «предоставить административный отпуск» кадровик поймёт и переформулирует. А вот в приказе и в табеле формулировка должна быть кодексной — по ней проверяющий сопоставляет документ с нормой, а бухгалтерия решает, начислять ли за эти дни что-либо.

Отдельная история — «административные часы». В ч. 2 ст. 128 ТК РФ продолжительность задана календарными днями, и отпуск за свой счёт короче дня на практике не оформляют. Отсутствие на два-три часа закрывают иначе: сдвигом рабочего времени либо отгулом за ранее отработанное. Как это выглядит на бумаге — в материале про заявление, чтобы отпроситься с работы на несколько часов.

Что написать в заявлении

Форма свободная: унифицированного бланка заявления на неоплачиваемый отпуск не существует. Обязательное требование в ст. 128 ТК РФ одно — письменная форма. Минимальный набор реквизитов такой.

1. Адресат — должность и Ф. И. О. руководителя, наименование работодателя.
2. Данные работника — должность, структурное подразделение, Ф. И. О. полностью.
3. Просьба предоставить отпуск без сохранения заработной платы.
4. Дата начала и продолжительность в календарных днях либо дата окончания.
5. Причина — семейные обстоятельства либо конкретное основание из ч. 2 ст. 128 ТК РФ.
6. Упоминание подтверждающего документа, если основание обязательное.
7. Дата составления и личная подпись с расшифровкой.

Генеральному директору ООО «Вектор-Проект»

Лазареву Игорю Петровичу

от специалиста отдела закупок

Гавриловой Марии Сергеевны

Заявление

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 10 (десять) календарных дней с 17 по 26 августа 2026 года по семейным обстоятельствам — в связи с переездом родителей в другой город.

3 августа 2026 г. ________________ /Гаврилова М. С./

Называть и дату начала, и число дней надёжнее, чем одну дату. Из «прошу отпуск с 17 августа» непонятно, когда человека ждать обратно, и табельщик закроет дни на своё усмотрение. Причину по ч. 1 ст. 128 ТК РФ детализировать не обязательно — формулировки «по семейным обстоятельствам» достаточно, расшифровки кодекс не требует. Основание по ч. 2 нужно назвать прямо и подтвердить документом: свидетельством о браке, справкой об инвалидности или пенсионным удостоверением. Иначе заявление читается как обычная просьба, которую можно и отклонить.

Когда отпустить обязаны, а когда решает работодатель

Статья 128 ТК РФ делится надвое, и от того, под какую часть попал работник, зависит всё остальное — от права на отказ до кода в табеле.

Перечень ч. 2 шире: там же названы родители и супруги погибших военнослужащих и сотрудников силовых ведомств, а сама норма отсылает к другим федеральным законам и коллективному договору. Бытовые случаи — свадьба, рождение ребёнка и похороны — подробно разобраны в статье про отпуск на свадьбу, похороны и донорские дни.

Ловушка ст. 263 ТК РФ в том, что сама по себе она права не даёт: отпуск «может устанавливаться коллективным договором». Нет колдоговора или нет в нём такого пункта — нет и обязанности. Переносить эти дни на следующий рабочий год статья прямо запрещает.

Стаж значения не имеет. Правило о шести месяцах непрерывной работы относится только к ежегодному оплачиваемому отпуску (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). В ст. 128 такого условия нет: просить отпуск за свой счёт работник вправе хоть на второй неделе работы, а по основаниям ч. 2 работодатель обязан его дать независимо от стажа.

Согласование срока и приказ

По ч. 1 ст. 128 ТК РФ продолжительность определяется соглашением между работником и работодателем. Руководитель вправе отказать целиком, дать меньше дней, чем просят, или предложить другие даты, и обосновывать своё решение он не обязан. Пока на заявлении нет резолюции, отпуска нет.

Не возражаю. Отделу закупок обеспечить замещение.

Лазарев И. П., 4 августа 2026 г.

После резолюции кадровая служба издаёт приказ о предоставлении отпуска — в примере это приказ от 5 августа 2026 года № 46-к. Унифицированная форма Т-6 обязательной не является: формы первичных учётных документов утверждает руководитель экономического субъекта (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), поэтому приказ издают и на бланке организации. Работника знакомят с ним под подпись, а даты из приказа переносят в табель.

Ещё три правила, о которых спрашивают чаще всего.

• Отозвать заявление можно до начала отпуска — тем же письменным заявлением.
• Выйти раньше срока работник вправе по своему решению: Роструд исходит из того, что он в любой момент может отказаться от использования отпуска и вернуться к работе.
• Вызвать из отпуска работодатель не вправе: процедура отзыва прописана в кодексе только для ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 125 ТК РФ) и требует письменного согласия работника — как она оформляется, показывает приказ об отзыве из отпуска. Прервать отпуск за свой счёт может лишь сам работник.

Праздники и болезнь такой отпуск не продлевают. Правило о том, что нерабочие праздничные дни в число календарных дней отпуска не включаются, написано для ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 120 ТК РФ), и на отпуск за свой счёт оно не распространяется: новогодние каникулы внутри четырнадцати пенсионерских дней расходуют лимит целиком. Больничный за эти дни тоже не оплачивается — пособие не назначается за период освобождения от работы без оплаты (п. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Если нетрудоспособность продолжается после выхода, пособие считают со дня, когда работник должен был приступить к работе.

Как отметить отпуск за свой счёт в табеле

Разные основания закрываются разными кодами — это главная кадровая деталь темы.

Обозначения взяты из указаний по применению форм первичной учётной документации по учёту труда, утверждённых постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применять именно их коммерческая организация не обязана: с 2013 года унифицированные формы Т-12 и Т-13 перестали быть обязательными по той же ч. 4 ст. 9 ФЗ-402, и работодатель вправе утвердить свой табель учёта рабочего времени с собственными обозначениями. На практике госкомстатовские коды сохраняют: их понимают и инспекторы, и зарплатные программы. Государственные и муниципальные учреждения ведут табель по форме 0504421, утверждённой приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, — там свой набор условных обозначений.

Дни за свой счёт не попадают в отработанное время и не оплачиваются, поэтому подмена кода ДО кодом НН — не формальность. Неявка по невыясненным причинам открывает работодателю дорогу к дисциплинарному разбирательству, и работнику придётся доказывать, что заявление он подавал.

Как эти дни влияют на стаж и следующий отпуск

В стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, входит время отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года (ч. 1 ст. 121 ТК РФ). Всё, что сверх, стаж не наращивает: рабочий год сдвигается вперёд ровно на количество лишних дней, а с ним отодвигается дата, к которой накопится следующий оплачиваемый отпуск.

Отсчёт идёт по рабочему году — от даты приёма на работу, а не с 1 января. Лимит общий на все неоплачиваемые дни, из какой бы части ст. 128 ТК РФ они ни брались.

Пример. Гаврилова принята 12 января 2024 года, её рабочий год длится с 12 января по 11 января. В августе 2026 года она берёт 10 дней за свой счёт, а в декабре — ещё 8. За рабочий год набегает 18 дней: 14 из них в стаж войдут, 4 — нет, и окончание рабочего года сместится с 11 на 15 января 2027 года. На августовской зарплате отпуск отразится сразу: при окладе 62 000 ₽ и 21 рабочем дне в месяце отработанными остаются 13 дней, то есть 62 000 ÷ 21 × 13 = 38 380,95 ₽.

Даты будущих неоплачиваемых дней имеет смысл сверять с графиком отпусков: отпуск за свой счёт в него не включают, но сдвиг рабочего года меняет период, за который положен очередной оплачиваемый отпуск.

Частые ошибки

• Заявление без даты окончания. «Прошу отпуск с 17 августа» — работодатель не знает, на сколько согласовывает, а табельщик не знает, когда закрывать код.
• Отпуск за свой счёт вместо простоя. Работы нет, и людей просят написать заявление — это подмена: инициатива должна исходить от работника.
• Код ДО там, где нужен ОЗ. Обязательный отпуск, закрытый как добровольный, при проверке читается так, будто работодатель предоставил его по своему усмотрению.
• Отказ по обязательному основанию. Отказать пенсионеру, инвалиду или работнику, у которого родился ребёнок, нельзя: ч. 2 ст. 128 ТК РФ сформулирована как обязанность.
• Заявление задним числом. Дата составления позже даты начала отпуска превращает документ в оправдание прогула, а не в основание приказа.

Похожие документы

• Заявление на ежегодный отпуск — тот же порядок, но с сохранением заработка и отпускными.
• Приказ о предоставлении отпуска — документ, который издают после согласования заявления.
• Табель учёта рабочего времени — куда ставят коды ДО, ОЗ и ДБ.
• Отпуск на свадьбу, похороны и донорские дни — разбор обязательных случаев ч. 2 ст. 128 ТК РФ.