Служебная записка о повышении заработной платы — внутренний документ, которым руководитель подразделения просит директора увеличить оклад сотруднику и объясняет, за что. Сама по себе она зарплату не меняет: после одобрения нужны дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ.
Скачать служебную записку о повышении зарплаты
В каждом файле четыре документа по порядку: служебная записка руководителя, заявление работника, дополнительное соглашение и приказ. Образец составлен на специалиста по логистике Лаптева Д. О. из ООО «Название-Логистик» (Екатеринбург), которому оклад повышают с 62 000 до 72 000 рублей с 1 октября 2026 года. Эти же данные цитируются ниже.
Когда пишут служебную записку, а когда заявление
Трудовой кодекс не называет ни служебную записку, ни заявление обязательными документами для повышения зарплаты и формы для них не устанавливает. Обязательно другое: оклад — одно из условий оплаты труда, которые трудовой договор должен содержать (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ), а изменить такое условие можно только письменным соглашением сторон (ст. 72 ТК РФ). Записка и заявление — способ запустить эту процедуру и оставить след, почему она началась.
- Руководитель просит за подчинённого. Пишет служебную записку директору. В разных компаниях тот же документ называют ходатайством, представлением или письмом руководителю о повышении зарплаты — содержание от названия не меняется.
- Работник просит за себя. Пишет заявление на повышение оклада на имя директора, часто с визой непосредственного начальника. Если начальник поддерживает, к заявлению прикладывают его служебную записку, как в образце.
- Повышают отделу или группе должностей. Одна записка со списком сотрудников и новых окладов; если меняются оклады в штатном расписании, основанием будет приказ о его изменении.
- Индексация. Здесь записка не нужна: повышение реального содержания зарплаты работодатель обеспечивает в порядке, установленном коллективным договором или локальным актом (ст. 134 ТК РФ), и оформляет его по этому акту — см. положение об индексации заработной платы.
Чем служебная записка отличается от докладной и кому её адресуют, подробно разобрано в статье «Докладная и служебная записка: в чём разница».
Как составить служебную записку о повышении зарплаты
Записку оформляют на бланке подразделения или на обычном листе с реквизитами из ГОСТ Р 7.0.97-2025 (он с 18 августа 2025 года заменил версию 2016 года): адресат, вид документа, дата и номер, заголовок к тексту, подпись. Основная часть — обоснование: чем работа сотрудника изменилась с момента, когда ему устанавливали оклад.
Генеральному директору ООО «Название-Логистик»
Воронцову П. А.
от начальника отдела логистики Кравченко И. С.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА от 15.09.2026 № 14
О повышении должностного оклада Лаптеву Д. О.
Прошу повысить должностной оклад специалисту по логистике отдела логистики Лаптеву Денису Олеговичу с 62 000 (Шестидесяти двух тысяч) рублей 00 копеек до 72 000 (Семидесяти двух тысяч) рублей 00 копеек в месяц с 1 октября 2026 года.
Обоснование: с июня 2026 года Лаптев Д. О. самостоятельно ведёт направление международных перевозок, ранее закреплённое за двумя сотрудниками; в июле 2026 года прошёл обучение по программе повышения квалификации «Таможенное оформление грузов» (удостоверение от 17.07.2026 № 0452); за июль и август 2026 года срок обработки заявок клиентов по его направлению сократился с трёх до двух рабочих дней.
Поддерживаю заявление Лаптева Д. О. от 10.09.2026. Приложение: копия заявления Лаптева Д. О. от 10.09.2026 на 1 л.
Начальник отдела логистики ____________ И. С. Кравченко
Обоснование пишут фактами, которые директор может проверить, а не оценками. Подходят новые обязанности, освоенная квалификация, рост объёма или результатов в цифрах, разрыв с окладами на аналогичных должностях у конкурентов. Закон прямо связывает зарплату с квалификацией, сложностью, количеством и качеством труда (ч. 1 ст. 132 ТК РФ) — аргументы из этого ряда и читаются убедительнее всего.
Размер повышения указывают конкретной суммой нового оклада и датой, с которой он действует. Формулировка «прошу рассмотреть возможность повышения» оставляет директору только резолюцию «рассмотрено». Под текстом оставляют место для визы: «Согласовано. В отдел кадров — подготовить соглашение и приказ с 01.10.2026. Воронцов П. А., 17.09.2026».
Заявление работника о повышении оклада
Если инициатива исходит от самого сотрудника, он пишет заявление. Отказать в нём работодатель вправе без объяснений: поощрять работников за добросовестный труд — его право, а не обязанность (ст. 22 ТК РФ). Ограничение одно — при установлении и изменении условий оплаты запрещена дискриминация (ч. 2 ст. 132 ТК РФ).
Генеральному директору ООО «Название-Логистик» Воронцову П. А.
от специалиста по логистике отдела логистики Лаптева Дениса Олеговича
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу повысить мне должностной оклад до 72 000 (Семидесяти двух тысяч) рублей 00 копеек в месяц с 1 октября 2026 года в связи с тем, что с июня 2026 года я веду направление международных перевозок и в июле 2026 года прошёл повышение квалификации по таможенному оформлению грузов.
10 сентября 2026 г. ____________ /Лаптев Д. О./
Срока ответа на такое заявление Трудовой кодекс не устанавливает. Тридцать дней, которые называют некоторые образцы, взяты из закона об обращениях граждан: он регулирует обращения в государственные органы и органы местного самоуправления (ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ), а не просьбы работника к своему работодателю. Срок может установить инструкция по делопроизводству или другой локальный акт компании.
Дополнительное соглашение и приказ об изменении оклада
Директор подписал резолюцию — теперь меняют трудовой договор. Для этого составляют дополнительное соглашение в двух экземплярах: пункт об оплате излагают в новой редакции и указывают дату, с которой он действует. Общая форма и порядок — на странице дополнительного соглашения к договору.
Дополнительное соглашение № 3 от 18.09.2026 к трудовому договору от 14.02.2024 № 27
Пункт 5.1 трудового договора изложить в следующей редакции: «Работнику устанавливается должностной оклад в размере 72 000 (Семьдесят две тысячи) рублей 00 копеек в месяц».
Настоящее соглашение вступает в силу с 1 октября 2026 года и составляет неотъемлемую часть трудового договора от 14.02.2024 № 27.
На основании соглашения издают приказ. Унифицированной формы для приказа об изменении оклада нет, его пишут в свободной форме на бланке организации. Трудовой кодекс приказа здесь прямо не требует, но бухгалтерии он нужен как основание для начисления, а кадровой службе — для правки штатного расписания.
ПРИКАЗ от 18.09.2026 № 112-к «Об изменении должностного оклада»
Установить специалисту по логистике отдела логистики Лаптеву Денису Олеговичу с 1 октября 2026 года должностной оклад в размере 72 000 (Семьдесят две тысячи) рублей 00 копеек в месяц.
Главному бухгалтеру начислять заработную плату Лаптеву Д. О. исходя из нового оклада с 1 октября 2026 года.
Специалисту по кадрам внести изменения в штатное расписание с 1 октября 2026 года.
Основание: служебная записка начальника отдела логистики от 15.09.2026 № 14, дополнительное соглашение от 18.09.2026 № 3.
Штатное расписание правят, если оклад там указан фиксированной суммой: иначе у должности будет два разных оклада в двух документах. Если в штатном расписании для должности задана вилка и новый оклад в неё укладывается, достаточно соглашения и приказа.
В трудовую книжку запись о повышении оклада не вносят: в книжку попадают сведения о работе, переводах, увольнении и награждениях (ч. 4 ст. 66 ТК РФ), а размер зарплаты среди них не назван. Форму ЕФС-1 в СФР тоже не подают: должность и трудовая функция не изменились, перевода нет.
Частые ошибки
- Оклад повышен только приказом. Письменного соглашения сторон нет, и формально условие трудового договора осталось прежним — при проверке трудовой инспекции это первое замечание.
- В записке нет суммы и даты. Директор согласовал «повышение», а на сколько и с какого числа — решают бухгалтер и кадровик по своему пониманию.
- Обязанности меняют без перевода. Если вместе с окладом сотруднику поручена другая трудовая функция, это уже перевод по ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ, и оформлять его нужно иначе — через приказ о переводе и запись в трудовой книжке.
- Соглашение подписано задним числом. Новый оклад за уже отработанные месяцы — это доплата за прошлый период; её проще оформить разовой премией, чем датировать соглашение прошлым месяцем.
- Разные оклады на одной должности. Два специалиста на одной должности с разными окладами в штатном расписании без объяснимых причин — повод для спора о дискриминации по ч. 2 ст. 132 ТК РФ.
Повышенный оклад потом нельзя вернуть обратно приказом. После подписания соглашения он становится условием трудового договора, и снизить его работодатель может только новым соглашением с работником либо по процедуре ст. 74 ТК РФ — при изменении организационных или технологических условий труда и с письменным уведомлением не позднее чем за два месяца (ч. 1 и ч. 2 ст. 74 ТК РФ). Если прибавка нужна на время, пока сотрудник ведёт дополнительный участок, оформляйте доплату за увеличение объёма работы: её размер устанавливают соглашением сторон с учётом объёма дополнительной работы (ч. 2 ст. 151 ТК РФ), а поручение дополнительной работы работодатель вправе досрочно отменить, письменно предупредив работника не позднее чем за три рабочих дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ). Как это сделать — в статье про доплату за увеличение объёма работ.
Похожие документы
- Дополнительное соглашение к договору — форма, которой меняют оклад в трудовом договоре.
- Штатное расписание — где фиксируют оклады по должностям.
- Положение об индексации заработной платы — плановое повышение всем работникам без служебных записок.
- Приказ о переводе на другую работу — если вместе с окладом меняется должность.
Похожие документы
Дополнительное соглашение к договору — образец и бланк
Дополнительное соглашение к договору: образец изменения пункта, цены и реквизитов. Как сформулировать новую редакцию и с какой даты работают новые условия.
ОткрытьДокладная записка о нарушении трудовой дисциплины
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины: бланк и образец в Word вместе с актом о невыполнении должностных обязанностей и уведомлением об объяснении.
ОткрытьЗаявление о переводе на другую должность
Заявление о переводе на другую должность: бланк и образец заполнения в Word. Когда нужно заявление работника, а когда хватает согласия на перевод.
Открыть