Положение о разъездном характере работы

Когда нужно положение о разъездном характере работы

Документ имеет смысл там, где поездки — не событие, а способ работы:

• водители, экспедиторы и курьеры, для которых дорога и есть рабочее место;
• сервисные инженеры и монтажники, обслуживающие объекты заказчиков;
• торговые представители и медицинские представители с закреплённой территорией;
• прорабы и мастера, ведущие несколько строительных площадок сразу;
• специалисты по замерам, установке и техническому надзору.

Второй повод — административный. Если бухгалтерия оформляет по десять приказов о направлении в командировку в неделю и столько же авансовых отчётов, разъездной характер снимает эту работу целиком: возмещение идёт по одному локальному акту, а поездка подтверждается маршрутным листом.

Кого закон считает работником с разъездным характером

Определения разъездного характера в Трудовом кодексе нет. Есть только отсечка: служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Критерии сформулировал Роструд в письме от 12.12.2013 № 4209-ТЗ: разъездной считается работа, при которой работник выполняет должностные обязанности вне расположения организации, и такая работа носит постоянный характер. Ведомство прямо противопоставляет её командировке — временной и ограниченной сроком. Расстояние роли не играет: курьер, весь день перемещающийся по одному городу, под разъездной характер подпадает, а инженер, выезжающий на объект дважды в год, — нет.

Перечень работ, профессий и должностей с разъездным характером устанавливается коллективным договором, соглашениями и локальными нормативными актами (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). В образце это Приложение № 1 к положению: инженер-монтажник и водитель-экспедитор сервисной службы с территорией разъездов по Тульской, Калужской и Рязанской областям, курьер и специалист по замерам — по Туле и Тульской области.

Формулировка условия для трудового договора

Условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы), названы среди обязательных условий трудового договора (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Локальный акт эту обязанность не закрывает: положение о разъездном характере работы описывает порядок, а сам характер работы фиксируется в договоре с конкретным человеком.

В образце дополнительного соглашения формулировка выглядит так: «Работа Работника имеет разъездной характер. Служебные поездки Работника в пределах Тульской, Калужской и Рязанской областей служебными командировками не признаются и приказом о направлении в командировку не оформляются. Возмещение расходов, связанных со служебными поездками, производится в порядке и размерах, установленных Положением о разъездном характере работы, утверждённым приказом ООО „Термокрафт“ от 3 августа 2026 г. № 54-ОД».

Как оформить — зависит от того, кого оформляете:

1. Новый работник — условие сразу в текст трудового договора отдельным пунктом.
2. Действующий работник, согласен — дополнительное соглашение по ст. 72 ТК РФ, дата вступления в силу любая по договорённости сторон.
3. Действующий работник, не согласен — только процедура ст. 74 ТК РФ: письменное уведомление за два месяца, обоснование организационными или технологическими изменениями, предложение других вакансий при отказе.

Отсутствие обязательного условия в трудовом договоре инспекция труда квалифицирует как ненадлежащее оформление договора — ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ: 10 000–20 000 ₽ на должностное лицо, 5 000–10 000 ₽ на ИП и 50 000–100 000 ₽ на организацию.

Что писать в разделах положения

Структура документа диктуется не традицией, а тем, что придётся показывать инспектору и налоговой. Бланк построен по семи разделам.

Общие положения. Назначение акта, ссылки на ст. 57, 166 и 168.1 ТК РФ, дата введения в действие. Здесь же — ключевая оговорка, ради которой всё и затевается: поездки работников из перечня командировками не признаются и приказом о направлении в командировку не оформляются.

Должности с разъездным характером. Отсылка к Приложению № 1 и правило, что условие включается в трудовой договор, а действующим работникам вводится дополнительным соглашением. Держать перечень в приложении удобнее: новая должность добавляется приказом об изменении приложения, а не переутверждением всего положения.

Возмещаемые расходы. Перечень воспроизводит ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ: расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы, произведённые с разрешения или ведома работодателя. В образце к «иным» отнесены платные парковки и участки дорог, оплата связи сверх корпоративного тарифа и погрузочно-разгрузочные работы на объектах заказчиков. Использование личного автомобиля в этот раздел не попадает — это отдельная компенсация по письменному соглашению сторон (ст. 188 ТК РФ).

Суточные. Размер, основание выплаты и порядок расчёта. Формулировка образца: «Суточные выплачиваются за каждый день служебной поездки, из которой Работник не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, в размере 700 (Семисот) рублей 00 копеек за день».

Надбавка за разъездной характер работы. Размер по каждой должности, порядок начисления пропорционально отработанному времени и прямая оговорка о том, что надбавка входит в состав заработной платы. В образце — 6 000 ₽ в месяц инженеру-монтажнику и водителю-экспедитору, 4 000 ₽ курьеру и специалисту по замерам.

Документальное подтверждение поездок. Форма маршрутного листа, срок его сдачи и состав прилагаемых документов. В образце маршрутный лист сдаётся еженедельно, не позднее второго рабочего дня следующей недели.

Порядок и сроки возмещения. Аванс на поездки, срок рассмотрения маршрутного листа и день выплаты. В образце возмещение производится в ближайший установленный день выплаты заработной платы после утверждения маршрутного листа.

Суточные, надбавка и налоги: где проходит граница

Это главный узел темы, и путают его чаще всего. Возмещение расходов по ст. 168.1 ТК РФ и надбавка за разъездной характер — выплаты разной природы с разным налогообложением.

Возмещение фактических расходов освобождено от НДФЛ и страховых взносов как компенсационная выплата, связанная с исполнением трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217 НК РФ и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Условие одно: у работодателя есть документы, подтверждающие обоснованность и целевой характер выплат, — на этом настаивает Минфин в письме от 14.04.2017 № 03-04-06/22286.

Суточные при разъездной работе с 1 января 2024 года нормированы: п. 1 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ дополнены Федеральным законом от 31.07.2023 № 389-ФЗ. Лимит по России — 700 ₽ за день; заграничный лимит первоначально составлял 2 500 ₽, а с 1 января 2025 года поднят до 3 500 ₽ Федеральным законом от 29.11.2024 № 416-ФЗ. Обратите внимание: у командировок заграничный лимит остался прежним — 2 500 ₽. Перенос командировочной цифры на разъездных работников — типичная ошибка старых шаблонов.

Надбавка природы компенсации не имеет: она не покрывает конкретных трат, а платится за условия труда, то есть относится к выплатам стимулирующего и компенсационного характера в системе оплаты труда (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Её включают в базу по НДФЛ и страховым взносам целиком и учитывают при расчёте среднего заработка, в отличие от суточных и возмещённых расходов.

Посчитаем на данных образца. В сентябре у инженера-монтажника Барсукова 16 дней с выездами, из них 6 — с ночёвкой вне Тулы. Суточные: 6 × 700 = 4 200 ₽, ни НДФЛ, ни взносов. Надбавка 6 000 ₽ облагается полностью. Если бы работодатель установил суточные 1 200 ₽ в день, выплата составила бы 6 × 1 200 = 7 200 ₽, из которых 4 200 ₽ остались бы вне налоговой базы, а 3 000 ₽ попали бы под НДФЛ и взносы.

Чем подтверждать поездки

Отдельной формы закон не устанавливает — работодатель утверждает свою. Маршрутный лист из Приложения № 2 к положению закрывает минимум, который спрашивают при проверке: дата, пункт назначения с адресом объекта, цель поездки, время убытия и прибытия, вид транспорта, сумма расходов и реквизиты подтверждающих документов.

В образце заполнен маршрутный лист Барсукова за период с 1 по 4 сентября: выезды на объекты в Туле, Алексине и Калуге, расходы по проезду и найму жилья 3 940 ₽ и одна ночёвка в Калуге по счёту гостиницы. К листу прикладывают проездные билеты, кассовые чеки, счета за проживание и распечатки с платных парковок.

Без такого комплекта выплаты перестают быть компенсационными: освобождение от НДФЛ и взносов Минфин увязывает с наличием у работодателя документов, подтверждающих обоснованность и целевой характер выплат (письмо от 14.04.2017 № 03-04-06/22286), — без них возмещение облагается как доход работника. Дни разъездов дополнительно отражают в табеле учёта рабочего времени — специального кода для них нет, поэтому проставляют обычную явку.

Разъездная работа, командировка и вахта — три разных режима

Вахтовый метод — форма работы вне места постоянного проживания, когда ежедневное возвращение работника домой обеспечить нельзя (ч. 1 ст. 297 ТК РФ). Вместо суточных вахтовику платят надбавку за вахтовый метод (ч. 1 ст. 302 ТК РФ), у коммерческого работодателя её размер определяется коллективным договором, локальным актом или трудовым договором (ч. 4 той же статьи). Эта надбавка идёт по тем же необлагаемым лимитам, что и суточные разъездного работника, — в отличие от надбавки за разъездной характер, которая облагается целиком.

Частые ошибки

• Условие только в локальном акте. Положение утверждено, работники ознакомлены, а в трудовых договорах о характере работы ни слова — это ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ и повод для инспектора признать выплаты не связанными с разъездами.
• Надбавка вместо суточных. Работодатель платит одну фиксированную сумму и называет её то надбавкой, то компенсацией. Налоговая переквалифицирует всю выплату в оплату труда и доначисляет НДФЛ и взносы за три года.
• Ссылка на постановление Минтруда № 51. Шаблоны из интернета до сих пор берут размеры надбавок из постановления Минтруда России от 29.06.1994 № 51 — «до 20 % месячной тарифной ставки при разъездах 12 дней и более в месяц». Акт признан утратившим силу постановлением Минтруда России от 26.04.2004 № 60; нормативно установленных размеров надбавки сегодня не существует.
• Командировка поверх разъездного характера. Приказ о направлении в командировку на поездку работника из перечня противоречит ч. 1 ст. 166 ТК РФ. Средний заработок за такие дни начислять не нужно — платится обычная зарплата.
• Перечень должностей не утверждён. Без Приложения № 1 непонятно, к кому положение вообще применяется, и любая выплата повисает без основания.
• Суточные за дни с возвращением домой. Суточные названы в законе дополнительными расходами, связанными с проживанием вне места постоянного жительства. За дни, когда работник ночует дома, безопаснее возмещать конкретные траты по документам.

Похожие документы

Порядок направления в поездки, которые командировками всё-таки являются, задаёт положение о служебных командировках, а каждая такая поездка оформляется приказом о направлении в командировку по форме Т-9. Надбавку за разъездной характер как элемент системы оплаты труда закрепляют в положении об оплате труда, а само условие о характере работы — в трудовом договоре.