Ознакомление работников с положением об оплате труда

Кого и когда знакомить

Закон делит ознакомление на две ситуации — при приёме на работу и при изменении действующих локальных актов.

Новых работников знакомят до подписания трудового договора. Это прямо требует ч. 3 ст. 68 ТК РФ: работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, и коллективным договором. Положение об оплате труда — типичный «иной локальный акт», связанный с трудовой деятельностью, поэтому без ознакомления подписывать трудовой договор юридически некорректно. Если ознакомление пройдёт после подписания, работник вправе настаивать, что условия оплаты он не согласовывал.

Существующих работников знакомят при принятии новой редакции положения или внесении в него изменений. Здесь работают два сценария:

• Если изменения не затрагивают существенные условия трудового договора (например, уточнена формулировка раздела о премировании без снижения размеров) — достаточно издать приказ об утверждении новой редакции и ознакомить работников под подпись.
• Если изменения меняют существенные условия (снижается оклад, отменяется надбавка, меняется порядок индексации) — действует процедура ст. 74 ТК РФ: уведомление каждого работника за два месяца письменно, и только после этого ознакомление с новой редакцией.

Дополнительный обязательный сценарий — обязанность работодателя обеспечивать работника достоверной информацией о его трудовой деятельности и условиях труда (ст. 22 ТК РФ). Это значит: даже если работник просит ознакомиться с действующей редакцией спустя время — отказ невозможен.

Способы ознакомления

В 2026 году у работодателя три рабочих способа. Выбор зависит от размера компании и наличия КЭДО.

1. Общий лист ознакомления. Самый распространённый вариант — один лист (или журнал) ознакомления прикладывается к положению. Работники расписываются по очереди: ФИО, должность, дата, подпись. Подходит для небольших компаний, где штат меняется редко. Минус: при увольнении одного человека лист становится «историческим документом», а новые записи — продолжением того же листа.

2. Индивидуальный лист ознакомления. На каждого работника заводится отдельный лист, который подшивается в личное дело или хранится вместе с трудовым договором. Это удобнее для проверок — инспектору ГИТ показывают конкретный лист по запросу. Также удобно при разногласиях: лист легко скопировать и приложить к процессуальным документам.

3. КЭДО с электронной подписью. Если у работодателя внедрён кадровый электронный документооборот по ст. 22.2 ТК РФ, ознакомление возможно через информационную систему. Условия: работник дал письменное согласие на КЭДО, у него есть простая или усиленная электронная подпись, факт ознакомления фиксируется системой с указанием даты, времени и идентификатора подписи. Распечатывать подтверждение в этом случае не нужно — оно хранится в системе.

Образец листа ознакомления

Универсальная форма листа ознакомления, которая подходит и для бумажного, и для индивидуального варианта:

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
с Положением об оплате труда работников ООО «Альфа»,
утверждённым приказом от 15.01.2026 № 7-к

С Положением об оплате труда работников ООО «Альфа»
ознакомлен(а), один экземпляр выписки получил(а)*.

| № | ФИО                  | Должность         | Дата       | Подпись |
|---|----------------------|-------------------|------------|---------|
| 1 | Иванов Иван Иванович | Менеджер          | 27.05.2026 |         |
| 2 | Петрова Анна Сергеевна | Бухгалтер        | 27.05.2026 |         |
| 3 |                      |                   |            |         |

* — отметка о получении выписки заполняется по запросу работника
   в порядке ст. 62 ТК РФ.

Ответственный за ознакомление: ____________ / Сидоров П.П. /
                                  (подпись)      (расшифровка)

Минимальные обязательные реквизиты любого листа: ссылка на сам локальный акт (название, номер и дата приказа об утверждении), графа с ФИО, должностью, датой и подписью работника. Без даты лист может быть оспорен — невозможно установить, ознакомился ли работник до начала действия редакции положения или задним числом.

Отказ работника от ознакомления

Работник вправе отказаться расписаться в листе ознакомления, но это не освобождает работодателя от обязанности его ознакомить и не отменяет действие положения. Юридически правильное оформление — акт об отказе от ознакомления с двумя свидетелями.

Структура акта:

1. Дата, место составления. «г. Москва, 27 мая 2026 года».
2. Состав комиссии. Лицо, которому поручено ознакомление (обычно кадровик или непосредственный руководитель), и минимум два свидетеля из числа работников. Свидетели должны быть незаинтересованными — не близкими родственниками работника, не его прямыми подчинёнными.
3. Описание факта. «Работнику Иванову И.И., менеджеру отдела продаж, для ознакомления под подпись было предъявлено Положение об оплате труда, утверждённое приказом от 15.01.2026 № 7-к. Содержание Положения зачитано вслух. Работник от подписи в листе ознакомления отказался, объяснив отказ ...» — далее указывается причина либо «причину отказа объяснить отказался».
4. Подписи комиссии и свидетелей с расшифровками и должностями.

Акт прикладывается к листу ознакомления и хранится в личном деле работника. Этого достаточно: с момента составления акта считается, что обязанность работодателя выполнена, и работник несёт ответственность за соблюдение положения наравне с теми, кто подписал лист.

Должна ли выдаваться копия

Это самый частый вопрос работников: «Дайте мне копию положения об оплате труда». В чистом виде закон не обязывает работодателя выдавать копию локального акта каждому работнику — достаточно ознакомить под подпись и обеспечить возможность с ним ознакомиться повторно (например, разместить в общедоступном месте или во внутренней системе).

Но у работника есть отдельное право — запросить выписку по ст. 62 ТК РФ. По ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель не позднее трёх рабочих дней обязан выдать заверенные копии документов, связанных с работой: трудовой договор, приказы о приёме, переводе, увольнении, справки о зарплате и выписки из локальных нормативных актов, непосредственно относящиеся к данному работнику.

Что это значит на практике:

• Полностью копировать положение работодатель не обязан, но обязан выдать выписку в части, касающейся условий оплаты данного работника (например, раздел о премировании менеджеров отдела продаж — если работник на этой должности).
• Срок — 3 рабочих дня с даты заявления.
• Выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью (при наличии).
• Сбор за выдачу копий и выписок взимать нельзя.

Игнорирование запроса — нарушение трудового законодательства с риском штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ.

Хранение листа ознакомления

Лист ознакомления и акт об отказе хранятся вместе с положением об оплате труда. Срок хранения по Перечню типовых управленческих архивных документов — 75 лет (для документов, образованных до 2003 года) или 50 лет (для документов, образованных позднее). На практике лист хранится минимум до окончания трудовых отношений плюс срок исковой давности по индивидуальным трудовым спорам (3 года для споров о зарплате — ст. 392 ТК РФ).

Электронные записи об ознакомлении в системе КЭДО хранятся в порядке, установленном локальным актом о КЭДО, но не меньше указанных выше сроков.

Связанные материалы

Подробно про порядок разработки положения и согласования с представительным органом — в статье Как разработать положение об оплате труда. Если речь идёт об ознакомлении с новой редакцией действующего положения, отдельные правила по ст. 74 ТК РФ — в материале Изменения в положение об оплате труда. Сам шаблон положения, к которому прикладывается лист ознакомления, — положение об оплате труда.