Уведомление о сокращении штата

Обязательное содержание и форма

Уведомление составляют в свободной форме на бланке организации в двух экземплярах: один остаётся у работника, второй — с подписью работника об ознакомлении — у работодателя. Электронная переписка для этой цели не годится: суды требуют именно «живую» подпись или ЭЦП в системе кадрового документооборота, оформленной согласно ст. 22.1-22.3 ТК РФ.

Документ должен содержать следующие смысловые блоки.

• Реквизиты работодателя и работника, должность и табельный номер.
• Ссылка на приказ о сокращении штата или численности с номером и датой. Без приказа уведомление не имеет правовой опоры.
• Конкретная дата предстоящего увольнения. Не «через два месяца», а «12 июля 2026 года».
• Основание увольнения: п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
• Перечень всех вакантных должностей у работодателя, которые работник может занять с учётом квалификации и состояния здоровья (включая нижестоящие и нижеоплачиваемые). Предложение вакансий — не право, а обязанность работодателя на весь период до даты увольнения.
• Гарантии: выплата выходного пособия в размере среднего месячного заработка и сохранение заработка на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев (для районов Крайнего Севера и приравненных местностей — трёх месяцев).
• Право на досрочное увольнение по письменному согласию работника с выплатой дополнительной компенсации пропорционально оставшемуся сроку.
• Подпись руководителя, печать (если используется), графа для подписи работника и даты ознакомления.

Кого нельзя сократить и какие гарантии действуют

Закон прямо запрещает увольнение по сокращению отдельных категорий работников. Уведомление о сокращении таким работникам вручать бессмысленно — приказ всё равно будет отменён судом.

• Беременные женщины — увольнение по сокращению запрещено независимо от срока беременности (ст. 261 ТК РФ). Допустимо только при ликвидации организации.
• Женщины с детьми до трёх лет, одинокие матери с ребёнком до 16 лет или ребёнком-инвалидом до 18 лет, а также лица, воспитывающие таких детей без матери. Порог для одинокой матери поднят с 14 до 16 лет Федеральным законом от 14.02.2024 № 12-ФЗ — в шаблонах и памятках до сих пор массово стоит «14».
• Единственные кормильцы ребёнка-инвалида до 18 лет либо ребёнка до трёх лет в семье с тремя и более детьми до 14 лет — при условии, что второй родитель не состоит в трудовых отношениях.
• Работники в отпуске и на больничном — увольнение в этот период запрещено в принципе (ч. 6 ст. 81 ТК РФ). Дата увольнения переносится на первый рабочий день после выхода.
• Несовершеннолетние — только с согласия государственной инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних.

Для остальных работников действует правило преимущественного оставления на работе (ст. 179 ТК РФ): при равной производительности и квалификации предпочтение отдаётся семейным с двумя и более иждивенцами, единственным кормильцам, получившим увечье на этой работе, повышающим квалификацию по направлению работодателя, инвалидам боевых действий. Пенсионный возраст сам по себе не даёт преимущества, но и не лишает работника защиты — пенсионеры сокращаются на общих основаниях с полным объёмом выплат.

Выплаты при сокращении

В день увольнения работодатель производит полный расчёт и выдаёт работнику следующее.

• Заработная плата за фактически отработанное время.
• Компенсация за неиспользованный отпуск — пропорционально отработанному в рабочем году времени. Рассчитать сумму поможет калькулятор отпускных.
• Выходное пособие в размере одного среднего месячного заработка. На 2026 год это значение не ограничено сверху и зависит от заработка за 12 предыдущих месяцев.
• Сохранение среднего заработка на период трудоустройства — за второй месяц безусловно (по заявлению работника с предъявлением трудовой книжки или формы СТД-Р), за третий месяц — по решению службы занятости при условии, что работник встал на учёт в течение 14 рабочих дней после увольнения и не был трудоустроен.
• При досрочном увольнении (по соглашению сторон) — дополнительная компенсация в размере среднего заработка пропорционально неотработанному до истечения двухмесячного срока времени.

Для районов Крайнего Севера и приравненных местностей средний заработок сохраняется до трёх месяцев, а по решению службы занятости — до шести.

Порядок действий и связанные документы

Сокращение — многошаговая процедура, в которой уведомление — лишь одно звено. До его вручения работодатель издаёт приказ о сокращении штата, утверждает новое штатное расписание с датой вступления в силу через два месяца, формирует комиссию по определению преимущественного права, готовит список вакансий. После уведомления — раз в две недели предлагает работнику обновлённый список вакансий, в день увольнения издаёт приказ по форме Т-8, выдаёт трудовую книжку или СТД-Р, расчёт, справку о доходах и суммах налога (бывшая 2-НДФЛ) и справку о среднем заработке для службы занятости.

Полный алгоритм с шагами и сроками описан в Навигаторе по сокращению и чек-листе по увольнению. Если работник параллельно подал заявление об увольнении по собственному желанию, оформляйте именно его — это снимает с работодателя обязанность по выплате пособия. Образец встречного документа — заявление об увольнении по собственному желанию.