Что грозит работодателю за неоформленного работника

Штраф по КоАП: кому и сколько

Состав — ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ: уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора, а также договор ГПХ, который на деле регулирует трудовые отношения. Дело возбуждает трудовая инспекция. Срок давности — год, но работа без договора — нарушение длящееся, и срок считают со дня его обнаружения, а не со дня найма (ч. 1 и 2 ст. 4.5 КоАП).

Повтор — ч. 5 той же статьи: организации 100 000–200 000 ₽, ИП 30 000–40 000 ₽. Должностному лицу за повтор штраф не назначают вовсе, санкция одна — дисквалификация на 1–3 года, и её назначает только суд.

Три оговорки, которых обычно нет в ответах на этот вопрос:

• «Штраф за каждого». Такого правила в ст. 5.27 нет. Это практика: если неоформленных несколько, инспекция вправе составить протокол по каждому эпизоду, и суммы умножаются. Готовиться стоит к худшему варианту, но нормой закона это не является.
• Малое предприятие платит как ИП. Организация из реестра МСП, отнесённая к малым или микропредприятиям, получает штраф в размере для ИП: 5 000–10 000 ₽, за повтор 30 000–40 000 ₽ — ч. 1 ст. 4.1.2 КоАП РФ.
• Предупреждение вместо штрафа. Штраф заменяют предупреждением, если нарушение совершено впервые, выявлено в ходе госконтроля и не причинило вреда или имущественного ущерба — ч. 1 ст. 4.1.1 КоАП РФ. Статьи 5.27 в перечне исключений нет. Но если работнику недоплатили зарплату, инспекция может увидеть в этом ущерб и в замене отказать.

Если сотрудника «оформили» самозанятым или по договору подряда, а работает он как штатный, это та же ч. 4. Признаки такой подмены — в статье работодатель предлагает стать самозанятым.

Налоги и взносы: штрафы за прошлые месяцы

Неофициальная зарплата остаётся доходом, с которого работодатель как налоговый агент должен удержать и перечислить НДФЛ. За неудержание и неперечисление — штраф 20 % от суммы налога, которую следовало удержать, по п. 1 ст. 123 НК РФ, и пени за каждый день просрочки. Страховые взносы работодатель платит из своих денег; за их неуплату — 20 % от неуплаченной суммы, а если неуплата умышленная — 40 % (п. 1 и 3 ст. 122 НК РФ). Выездная проверка захватывает до трёх календарных лет перед годом, в котором её назначили (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Уголовная ответственность — только за крупные суммы. По НДФЛ отвечают по ст. 199.1 УК РФ, если налоговый агент не исполнил обязанности в личных интересах; по страховым взносам организации — по ст. 199 УК. Ответы, которые сводят всё к одной ст. 199, путают составы: невзятый с зарплаты НДФЛ — это налог работника, и за него отвечают как налоговый агент. Крупный размер в обеих статьях — свыше 18,75 млн ₽ за три финансовых года подряд, особо крупный — свыше 56,25 млн ₽. Для бизнеса с парой неоформленных сотрудников эти пороги недостижимы. По ст. 199.1 впервые совершившего освобождают от ответственности, если налог, пени и штраф уплачены полностью.

Что работник взыщет через суд

Сотрудник может в любой момент потребовать признать отношения трудовыми, и тогда суд пересчитает их по Трудовому кодексу. Бремя доказывания в таком споре сдвинуто на работодателя: доказательства отсутствия трудовых отношений представляет он (п. 21 постановления Пленума ВС РФ от 29.05.2018 № 15; постановление посвящено работодателям-физлицам и микропредприятиям, но это разъяснение суды применяют и к остальным). Если отношения прикрыты договором ГПХ, неустранимые сомнения суд толкует в пользу трудовых — ч. 3 ст. 19.1 ТК РФ. Выиграв, работник получит:

• недоплаченную зарплату за весь период, по которому не пропущен срок;
• проценты за задержку — не меньше 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день (ст. 236 ТК РФ), в том числе с сумм, признанных судом, и независимо от вины работодателя;
• компенсацию за все неиспользованные отпуска при увольнении — ч. 1 ст. 127 ТК РФ;
• компенсацию морального вреда по ст. 237 ТК РФ.

Параллельно работник вправе подать жалобу в трудовую инспекцию, и это прямой путь к штрафу по ч. 4 ст. 5.27.

Как закрыть риск, пока проверки нет

1. Подпишите с сотрудником письменный трудовой договор — подойдёт один из образцов трудовых договоров.
2. Дату начала работы ставьте фактическую. Договор и так считается заключённым со дня допуска (п. 20 того же постановления Пленума), а более поздняя дата в документах — то же ненадлежащее оформление по ч. 4 ст. 5.27.
3. Издайте приказ о приёме и передайте сведения о приёме в СФР не позднее следующего рабочего дня после приказа (подп. 2 п. 5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
4. Вместе с бухгалтером пересчитайте НДФЛ и взносы за прошедшие месяцы. Взносы доплатите с пенями. НДФЛ за счёт собственных средств платить нельзя (п. 9 ст. 226 НК РФ): его удерживают из ближайших выплат работнику, не больше половины каждой (п. 4 ст. 226 НК РФ). Пени растут каждый день, пока недоимка висит.