Как рассчитать среднесписочную численность

Какие Указания действуют в 2026 году

Указания к форме П-4 Росстат переиздаёт почти ежегодно, и на этом спотыкается половина материалов в выдаче: формула описана верно, а реквизит акта взят от документа, который давно утратил силу. Действующий приказ — от 17.11.2025 № 638, вступил в силу 1 февраля 2026 года и отменил Указания из приказа Росстата от 16.12.2024 № 647. Ссылка на № 647, а тем более на приказ Росстата от 22.11.2017 № 772, означает, что текст не обновляли годами.

Сама формула от переиздания к переизданию не меняется, поэтому расчёт по устаревшей инструкции обычно даёт верный результат. Проверять стоит частности: с 1 февраля 2026 года в среднесписочную численность прямо включена женщина в отпуске по беременности и родам, с которой заключён трудовой договор по внутреннему совместительству, — прежде такой оговорки в Указаниях не было.

Росстат — не единственный адресат этой цифры, но методику для всех задаёт именно он. Налоговый кодекс расчёт не описывает, а отсылает к «порядку, устанавливаемому федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области статистики»: эта формулировка стоит и в пп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ про лимит УСН, и в п. 5 ст. 346.43 НК РФ про лимит патента.

Саму форму П-4 сдают не все: она предназначена для юридических лиц, кроме субъектов малого предпринимательства. Ежеквартально отчитываются те, у кого за два предшествующих года средняя численность работников — с совместителями и исполнителями по ГПХ — не превысила 15 человек, а оборот не превысил 800 млн рублей; остальные сдают форму ежемесячно. Срок в обоих случаях — до 15-го числа после отчётного периода. За несданный или недостоверный отчёт организации грозит от 20 000 до 70 000 рублей по ст. 13.19 КоАП РФ, при повторном нарушении — от 100 000 до 150 000 рублей.

Отчёта о среднесписочной численности нет с 2021 года

Форма КНД 1110018 «Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год», которую сдавали отдельным бланком до 20 января, отменена. Пункт 3 ст. 80 НК РФ в редакции ФЗ от 28.01.2020 № 5-ФЗ требует представлять эти сведения в составе расчёта по страховым взносам. Поле «Среднесписочная численность (чел.)» стоит на титульном листе РСВ, заполняется целым числом, а дробный результат округляют по обычным арифметическим правилам.

Срок РСВ: не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчётным или отчётным периодом (п. 7 ст. 431 НК РФ). Отдельной даты «до 20 января» в календаре бухгалтера больше нет, и запрос «отчёт о среднесписочной численности» сегодня ведёт к форме, которой не существует.

Кто входит в списочную численность

Списочная численность — это все, с кем на конкретный день заключён трудовой договор, независимо от того, работал человек в этот день. В неё попадают заболевшие, командированные, отпускники, прогульщики и те, кто взял отпуск за свой счёт.

По п. 17 Указаний в списочную численность не включают:

• совместителей, принятых из других организаций, — их считают отдельно как внешних;
• выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера;
• собственников организации, которые не получают заработную плату;
• переведённых в другую организацию без сохранения заработной платы и направленных на обучение с отрывом от работы со стипендией за счёт организации;
• адвокатов и военнослужащих при исполнении обязанностей военной службы.

Выходные и праздники. Численность за нерабочий день принимают равной численности за предшествующий рабочий день, а при нескольких нерабочих днях подряд — за последний рабочий день перед ними (п. 16). Поэтому в расчёте участвуют все календарные дни месяца, и уволенный в пятницу работник в субботу и воскресенье уже не учитывается.

Кого не учитывают в среднесписочной численности

Списочная и среднесписочная численность расходятся на одном коротком перечне — п. 18 Указаний. Из среднесписочной численности исключают женщин в отпусках по беременности и родам, работников в отпусках при усыновлении и в отпусках по уходу за ребёнком, а также тех, кто взял отпуск без сохранения заработной платы для получения образования или для сдачи вступительных экзаменов. Обычный отпуск за свой счёт в этот перечень не входит: такой работник в расчёте остаётся.

Исключение работает не всегда. Сотрудник, который во время отпуска по уходу за ребёнком трудится неполное рабочее время или на дому с сохранением права на пособие, в среднесписочной численности учитывается. С 1 февраля 2026 года то же правило распространено на женщину в отпуске по беременности и родам, с которой заключён трудовой договор по внутреннему совместительству: её показывают в графе 2 формы П-4, а заработок по совместительству — в графе 8.

Формулы за месяц, квартал и год

Неполный год делят на 12. Организация, созданная в мае или ликвидированная в сентябре, суммирует среднесписочную численность за месяцы работы и делит на 12, а не на число отработанных месяцев (п. 21). Расчёт за неполный месяц устроен так же: сумму списочной численности за дни работы делят на полное число календарных дней месяца.

Неполное время — два шага (п. 16.1). Сначала отработанные человеко-часы делят на продолжительность рабочего дня и получают человеко-дни, затем человеко-дни делят на число рабочих дней по календарю в отчётном месяце. Здесь важно не перепутать неполное рабочее время с сокращённым: работников до 18 лет, занятых на вредных и опасных работах, женщин с перерывами для кормления, инвалидов I и II групп учитывают как целые единицы. Разницу между этими режимами разбирает статья про норму рабочего времени и неполный рабочий день.

Человеко-часы берут из табеля. В отработанные человеко-часы формы П-4 входят фактически отработанные часы, включая сверхурочные и работу в выходные и праздники, по основной и совмещаемой работе (п. 25); не входят отпуска, больничные, простои, перерывы для кормления и часы сокращения рабочего дня (п. 26). Источник данных — табель учёта рабочего времени, а не штатное расписание: в штатном стоят ставки, а в расчёт идут живые люди и реально отработанные часы.

Пример расчёта за июнь 2026 года

В ООО «Гринлайн» из Ярославля в июне 2026 года 30 календарных и 21 рабочий день. Состав персонала:

• 20 человек на полной ставке весь месяц;
• один принят на полную ставку 16 июня;
• одна работница с 1 июня в отпуске по беременности и родам;
• двое работают по 4 часа в день при 8-часовом рабочем дне и отработали все 21 рабочий день;
• один внешний совместитель — тоже по 4 часа в день;
• два исполнителя по договорам ГПХ, договоры действовали с 1 по 30 июня.

Сначала полностью занятые: 20 × 30 = 600 человеко-дней, принятый 16 июня добавляет 1 × 15 = 15. Сумма 615 делится на 30 календарных дней и даёт 20,5. Работница в декрете в списочной численности числится, но в этот расчёт не попадает.

Дальше неполное время: 2 × 4 × 21 = 168 человеко-часов; 168 ÷ 8 = 21 человеко-день; 21 ÷ 21 рабочий день = 1,0.

Среднесписочная численность за июнь — 21,5 человека (20,5 + 1,0). Внешний совместитель и подрядчики в неё не входят. Если тому же ООО понадобится средняя численность, добавятся два слагаемых: совместитель даёт 1 × 4 × 21 = 84 человеко-часа, то есть 10,5 человеко-дня и 0,5 после деления на 21 рабочий день, а исполнители по ГПХ учитываются целыми единицами за каждый календарный день действия договора — 2 × 30 ÷ 30 = 2,0. Итого средняя численность за июнь — 24,0 против 21,5.

Квартал и год собирают из месячных значений

За II квартал 2026 года у «Гринлайна» вышли 21,0 в апреле, 21,3 в мае и 21,5 в июне: 63,8 ÷ 3 = 21,27. Годовой расчёт устроен так же, только слагаемых двенадцать.

Сумма — 238,3, делим на 12 и получаем 19,86. В расчёт по страховым взносам за 2025 год попадёт 20. Этого достаточно, чтобы компания считалась малым предприятием, но уже не микропредприятием: порог микро — 15 человек.

Среднесписочная и средняя численность — разные показатели

Законы используют оба термина, и подмена одного другим меняет результат на несколько человек — иногда ровно настолько, чтобы вылететь за лимит.

Лимиты спецрежимов сформулированы именно через среднюю численность: п. 5 ст. 346.43 НК РФ прямо говорит о наёмных работниках, в том числе по договорам ГПХ, а п. 28 ч. 2 ст. 3 ФЗ от 25.02.2022 № 17-ФЗ ограничивает численность на АУСН пятью работниками за налоговый период, которым здесь служит календарный месяц. ИП на патенте с десятью работниками в штате и пятью подрядчиками лимит уже нарушил, хотя среднесписочная численность у него — 10.

Где эта цифра решает

• Статус МСП. Пороги задаёт п. 2 ч. 1.1 ст. 4 ФЗ от 24.07.2007 № 209-ФЗ: до 15 человек — микропредприятие, до 100 — малое, от 101 до 250 — среднее. Для общественного питания предел среднего предприятия поднят до 1500 человек (п. 2.2 ч. 1.1). ФНС обновляет реестр МСП 10 июля по данным РСВ за прошлый год, а категория меняется, только если пороги нарушены три календарных года подряд (ч. 4 ст. 4).
• Электронная отчётность. Декларации подают только в электронной форме, если среднесписочная численность за предшествующий год превышает 100 человек (п. 3 ст. 80 НК РФ). Для самого РСВ порог гораздо ниже — больше 10 человек, получивших выплаты за период (п. 10 ст. 431 НК РФ).
• Квота для инвалидов. Она устанавливается работодателям с численностью свыше 35 человек в размере от 2 до 4% и считается от среднесписочной численности за предыдущий квартал (ст. 38 ФЗ от 12.12.2023 № 565-ФЗ). Конкретный процент задаёт регион.
• Статистика. Форма П-4 с численностью, фондом оплаты труда и отработанными человеко-часами — тот самый отчёт, ради которого Росстат и пишет Указания.

Что делать, чтобы посчитать без ошибок

1. Выгрузите за месяц данные о кадровых событиях и табель: расчёт идёт по календарным дням, поэтому важны точные даты приёма и увольнения, а не только итог на конец месяца.
2. Разнесите людей по группам: полностью занятые, работающие неполное время по соглашению сторон, сокращённое время по закону, внешние совместители, исполнители по ГПХ.
3. Уберите из среднесписочной численности тех, кого называет п. 18 Указаний, — и верните обратно работающих неполное время в отпуске по уходу за ребёнком.
4. Посчитайте каждую группу по своей формуле и сложите. Проверить норму рабочих дней в месяце удобно по данным о том, сколько рабочих дней в 2026 году.
5. Округлите итог до целого только на выходе — в поле РСВ или в справке для банка. Промежуточные месячные значения храните с десятыми, иначе годовая цифра уедет.
6. Сверьте результат с тем, что уже сдано: расхождение среднесписочной численности в РСВ и в форме П-4 за тот же период — типичный повод для запроса пояснений.