Как отказать кандидату в приёме на работу

Какая причина отказа законна

Обоснован отказ, опирающийся на деловые качества, и п. 10 Пленума раскрывает их через два набора: профессионально-квалификационные качества (профессия, специальность, квалификация) и личностные (состояние здоровья, уровень образования, опыт работы по данной специальности и в данной отрасли). Всё, что за пределы этого перечня выходит, в тексте отказа лучше не упоминать.

Сверх типовых требований работодатель вправе предъявить и другие — обязательные по прямому предписанию федерального закона либо нужные из-за специфики работы; в п. 10 Пленум называет владение иностранными языками и способность работать на компьютере. Условие одно: требование должно существовать раньше отказа — в тексте вакансии и должностной инструкции. Придуманное задним числом суд отклонит.

Работают и формальные причины. Кандидат не представил документы из перечня ч. 1 ст. 65 ТК РФ (паспорт, сведения о трудовой деятельности, документ об образовании для работы, требующей специальных знаний) — отказ законен. А вот требовать документы помимо предусмотренных кодексом, другими федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства запрещено (ч. 3 ст. 65 ТК РФ), так что «не принёс характеристику с прежней работы» причиной не станет. Для должностей с обязательным предварительным медосмотром (ст. 69 ТК РФ) законная причина — заключение о противопоказаниях, а не впечатление о здоровье соискателя.

Примеры формулировок отказа

Формы у такого сообщения закон не устанавливает и вообще не обязывает уведомлять соискателя о решении. Отсюда практический вывод: пишите одинаково всем, потому что именно эта переписка попадёт в суд, если кандидат сочтёт отказ дискриминационным.

После отбора резюме. Хватает двух предложений со ссылкой на объявленное требование.

Благодарим за отклик на вакансию бухгалтера по расчёту заработной платы. Заявленное в вакансии требование — опыт расчёта заработной платы не менее двух лет — по резюме не подтверждается, поэтому на собеседование мы не приглашаем.

После собеседования. Здесь причину называют через конкретное деловое качество.

По итогам собеседования 3 сентября 2026 г. трудовой договор с Вами не заключён. Причина — несоответствие деловых качеств требованиям вакансии: обязательным условием является профильное высшее образование по направлению «Экономика», по представленным документам оно не подтверждено.

После проверки документов или медосмотра. Основание указывают буквально, без пересказа.

Трудовой договор не заключён по результатам обязательного предварительного медицинского осмотра: выдано заключение о наличии медицинских противопоказаний к работе по должности водителя-экспедитора.

Фразы, из-за которых отказ станет доказательством против вас

• Возраст и пол. «Искали кандидата помоложе», «на эту должность нужен мужчина» — прямое ограничение по ч. 2 ст. 64 ТК РФ.
• Дети и беременность. Мотив запрещён ч. 3 ст. 64 ТК РФ, а для беременной женщины и женщины с ребёнком до трёх лет необоснованный отказ — состав ст. 145 УК РФ: штраф до 200 000 ₽ либо обязательные работы до 360 часов.
• Прописка. Отказ гражданину РФ по мотиву отсутствия регистрации по месту жительства, пребывания или по месту нахождения работодателя незаконен (п. 11 Пленума ВС РФ № 2).
• Общие слова о человеке. «Не вписались в коллектив», «вы нам не подходите» — причина без предмета: делового качества здесь не названо, а дискриминацию суд оценивает по обстоятельствам конкретного дела.

Что сделать до отправки отказа

1. Сверьте причину с текстом вакансии. Требование, на которое вы ссылаетесь, должно быть в объявлении или должностной инструкции — иначе связь отказа с деловыми качествами доказывать будет нечем.
2. Проверьте защищённые категории. Соискателю, письменно приглашённому в порядке перевода от другого работодателя, отказать нельзя в течение месяца со дня увольнения с прежнего места (ч. 4 ст. 64 ТК РФ).
3. Сохраните резюме, объявление и переписку. По п. 10 Пленума суд выясняет, делалось ли предложение о вакансии, велись ли переговоры и по каким основаниям отказано, — эти документы и станут ответом, если дойдёт до иска по трудовому спору.