Сумма прописью в Excel: формула, VBA и Google Таблицы

Какой способ выбрать

Выбор зависит от версии Excel и от того, разрешены ли у вас макросы. В бухгалтерии крупной компании макросы часто запрещены политикой безопасности, и тогда остаётся только формула.

Все варианты из статьи дают одинаковый текст: «Двадцать одна тысяча рублей 09 копеек». Пропись начинается с заглавной буквы, копейки идут цифрами и всегда двумя знаками. Как правильно оформлять сумму в самом документе — порядок «цифры, скобки, слова», «одна тысяча» или «тысяча», нужны ли «00 копеек», — разобрано в статье о том, как правильно писать сумму прописью.

Формула суммы прописью без макросов

Формула собрана на функции LET: она позволяет один раз вычислить рубли, копейки и разряды числа, дать им имена и дальше пользоваться этими именами. Без неё та же логика превращается в строку из семи с лишним тысяч знаков.

Как вставить формулу:

1. Впишите сумму в ячейку A2, копейки — после запятой: 12345,67.
2. Щёлкните ячейку B2, затем строку формул над таблицей — именно её, а не саму ячейку, иначе многострочный текст разойдётся по разным строкам.
3. Вставьте формулу целиком и нажмите Enter.
4. Протяните B2 вниз: ссылка на A2 сдвинется сама, пустые строки останутся пустыми.

=LET(
  x; ОКРУГЛ(ABS(A2)*100;0);
  rub; ЦЕЛОЕ(x/100);
  kop; ОСТАТ(x;100);
  hun; {"";"сто ";"двести ";"триста ";"четыреста ";"пятьсот ";"шестьсот ";"семьсот ";"восемьсот ";"девятьсот "};
  teen; {"десять ";"одиннадцать ";"двенадцать ";"тринадцать ";"четырнадцать ";"пятнадцать ";"шестнадцать ";"семнадцать ";"восемнадцать ";"девятнадцать "};
  tens; {"";"";"двадцать ";"тридцать ";"сорок ";"пятьдесят ";"шестьдесят ";"семьдесят ";"восемьдесят ";"девяносто "};
  um; {"";"один ";"два ";"три ";"четыре ";"пять ";"шесть ";"семь ";"восемь ";"девять "};
  uf; {"";"одна ";"две ";"три ";"четыре ";"пять ";"шесть ";"семь ";"восемь ";"девять "};
  frm; {3;1;2;2;2;3;3;3;3;3};
  m_t; ОСТАТ(ЦЕЛОЕ(rub/1000000);1000);
  m_d; ОСТАТ(ЦЕЛОЕ(m_t/10);10);
  m_u; ОСТАТ(m_t;10);
  m_w; ИНДЕКС(hun;ЦЕЛОЕ(m_t/100)+1)&ЕСЛИ(m_d=1;ИНДЕКС(teen;m_u+1);ИНДЕКС(tens;m_d+1)&ИНДЕКС(um;m_u+1));
  m_f; ЕСЛИ(m_d=1;3;ИНДЕКС(frm;m_u+1));
  k_t; ОСТАТ(ЦЕЛОЕ(rub/1000);1000);
  k_d; ОСТАТ(ЦЕЛОЕ(k_t/10);10);
  k_u; ОСТАТ(k_t;10);
  k_w; ИНДЕКС(hun;ЦЕЛОЕ(k_t/100)+1)&ЕСЛИ(k_d=1;ИНДЕКС(teen;k_u+1);ИНДЕКС(tens;k_d+1)&ИНДЕКС(uf;k_u+1));
  k_f; ЕСЛИ(k_d=1;3;ИНДЕКС(frm;k_u+1));
  e_t; ОСТАТ(rub;1000);
  e_d; ОСТАТ(ЦЕЛОЕ(e_t/10);10);
  e_u; ОСТАТ(e_t;10);
  e_w; ИНДЕКС(hun;ЦЕЛОЕ(e_t/100)+1)&ЕСЛИ(e_d=1;ИНДЕКС(teen;e_u+1);ИНДЕКС(tens;e_d+1)&ИНДЕКС(um;e_u+1));
  e_f; ЕСЛИ(e_d=1;3;ИНДЕКС(frm;e_u+1));
  kop_f; ЕСЛИ(ЦЕЛОЕ(kop/10)=1;3;ИНДЕКС(frm;ОСТАТ(kop;10)+1));
  words; ЕСЛИ(И(A2<0;x>0);"минус ";"")&ЕСЛИ(rub=0;"ноль ";ЕСЛИ(m_t=0;"";m_w&ИНДЕКС({"миллион ";"миллиона ";"миллионов "};m_f))&ЕСЛИ(k_t=0;"";k_w&ИНДЕКС({"тысяча ";"тысячи ";"тысяч "};k_f))&e_w);
  tail; ИНДЕКС({"рубль";"рубля";"рублей"};e_f)&" "&ПРАВСИМВ("0"&kop;2)&" "&ИНДЕКС({"копейка";"копейки";"копеек"};kop_f);
  s; words&tail;
  ЕСЛИ(A2="";"";ЕСЛИ(rub>=1000000000;"Сумма больше 999 999 999,99";ПРОПИСН(ЛЕВСИМВ(s;1))&ПСТР(s;2;500))))

Формула делит рубли на три тройки цифр — миллионы, тысячи и единицы. Для каждой тройки она берёт слова из списков сотен, десятков и единиц, а окончание выбирает по двум последним цифрам: 1 — «рубль», 2–4 — «рубля», всё остальное и числа от 11 до 19 — «рублей». Для тысяч берётся отдельный список единиц женского рода, отсюда «одна тысяча» и «две тысячи». Копейки округляются до двух знаков и дописываются цифрами с ведущим нулём.

Предел. Формула считает суммы до 999 999 999,99 руб., на миллиард и больше вместо текста выводит предупреждение. Отрицательное число получит слово «минус» в начале.

Для договора. В скачанном файле рядом стоит второй столбец: «12 345 (Двенадцать тысяч триста сорок пять) рублей 67 копеек» — цифры с пробелами между разрядами и пропись в скобках. Это та же формула, в конце которой добавлены две строки: разбивка цифр на разряды и пропись в скобках.

Если Excel пишет #ИМЯ? Значит, ваша версия старше 2021 года и LET не знает. Откройте в файле лист «Excel 2007–2019»: там та же формула, в которой каждое имя заменено его выражением. Она длиной около 7,3 тыс. знаков и укладывается в лимит Excel в 8 192 символа, но набирать её руками бессмысленно — скопируйте ячейку.

Надёжнее всего вообще не перепечатывать формулу, а скопировать ячейку B2 из файла в свою книгу. Excel сам покажет названия функций на языке вашей версии. В русском Excel функция так и называется LET, без перевода, хотя в одном из примеров русской справки Microsoft она записана как ПУСТЬ.

Пользовательская функция на VBA

Функция на VBA короче в работе: в ячейке пишется =SummaPropisyu(A2), а весь код живёт в модуле книги. Имя латиницей выбрано намеренно — кириллица в названиях функций VBA ломается, если в Windows не выставлен русский язык для программ, не поддерживающих Юникод.

Как подключить:

1. Откройте книгу и нажмите Alt+F11 — запустится редактор Visual Basic.
2. В меню выберите Insert → Module и вставьте код ниже в пустое окно.
3. Сохраните книгу как «Книга Excel с поддержкой макросов» (.xlsm): в обычном .xlsx код не сохранится.
4. В любой ячейке этой книги наберите =SummaPropisyu(A2).

Option Explicit

' Сумма прописью: =SummaPropisyu(A2)
Public Function SummaPropisyu(ByVal amount As Double) As String
    Dim total As Double, rub As Long, kop As Long, s As String
    total = WorksheetFunction.Round(Abs(amount) * 100, 0)
    If total >= 100000000000# Then
        SummaPropisyu = "Сумма больше 999 999 999,99"
        Exit Function
    End If
    rub = Int(total / 100)
    kop = total - rub * 100#
    If rub = 0 Then
        s = "ноль "
    Else
        s = Triad(rub \ 1000000, False, "миллион ", "миллиона ", "миллионов ") & _
            Triad((rub \ 1000) Mod 1000, True, "тысяча ", "тысячи ", "тысяч ") & _
            Triad(rub Mod 1000, False, "", "", "")
    End If
    If amount < 0 And total > 0 Then s = "минус " & s
    s = s & Plural(rub, "рубль", "рубля", "рублей") & " " & _
        Format(kop, "00") & " " & Plural(kop, "копейка", "копейки", "копеек")
    SummaPropisyu = UCase(Left(s, 1)) & Mid(s, 2)
End Function

Private Function Triad(ByVal n As Long, ByVal female As Boolean, _
        ByVal one As String, ByVal few As String, ByVal many As String) As String
    Dim hundreds As Variant, teens As Variant, tens As Variant, units As Variant
    Dim d As Long, u As Long, s As String
    If n = 0 Then Exit Function
    hundreds = Array("", "сто ", "двести ", "триста ", "четыреста ", "пятьсот ", _
        "шестьсот ", "семьсот ", "восемьсот ", "девятьсот ")
    teens = Array("десять ", "одиннадцать ", "двенадцать ", "тринадцать ", "четырнадцать ", _
        "пятнадцать ", "шестнадцать ", "семнадцать ", "восемнадцать ", "девятнадцать ")
    tens = Array("", "", "двадцать ", "тридцать ", "сорок ", "пятьдесят ", _
        "шестьдесят ", "семьдесят ", "восемьдесят ", "девяносто ")
    If female Then
        units = Array("", "одна ", "две ", "три ", "четыре ", "пять ", _
            "шесть ", "семь ", "восемь ", "девять ")
    Else
        units = Array("", "один ", "два ", "три ", "четыре ", "пять ", _
            "шесть ", "семь ", "восемь ", "девять ")
    End If
    d = (n \ 10) Mod 10
    u = n Mod 10
    s = hundreds(n \ 100)
    If d = 1 Then
        s = s & teens(u)
    Else
        s = s & tens(d) & units(u)
    End If
    Triad = s & Plural(n, one, few, many)
End Function

Private Function Plural(ByVal n As Long, ByVal one As String, _
        ByVal few As String, ByVal many As String) As String
    Dim d As Long, u As Long
    d = (n \ 10) Mod 10
    u = n Mod 10
    If d = 1 Then
        Plural = many
    ElseIf u = 1 Then
        Plural = one
    ElseIf u >= 2 And u <= 4 Then
        Plural = few
    Else
        Plural = many
    End If
End Function

Вопросительные знаки вместо букв. Если после вставки кода русские слова превратились в «????», в Windows для программ без поддержки Юникода выбран не русский язык. Поменяйте его в «Регионе» панели управления и вставьте код заново.

Модуль называется так же, как функция. Тогда Excel выдаёт #ИМЯ?. Оставьте модулю имя по умолчанию — Module1.

Надстройка: функция во всех книгах

Функция из модуля видна только в той книге, где лежит код. Чтобы =SummaPropisyu() работала в любом файле, книгу с кодом сохраняют как надстройку и подключают один раз:

1. В книге с модулем выберите «Файл» → «Сохранить как» → тип «Надстройка Excel» (.xlam).
2. Откройте «Файл» → «Параметры» → «Надстройки», внизу в списке «Управление» выберите «Надстройки Excel» и нажмите «Перейти».
3. Нажмите «Обзор», укажите сохранённый файл и отметьте его галочкой.

Платные надстройки «сумма прописью» устроены так же: это код VBA, который получает доступ к вашим файлам. Перед установкой чужой надстройки учтите, что Excel для Windows по умолчанию блокирует макросы в файлах, скачанных из интернета, а надстройку .xlam из интернета загружает отключённой. Если источнику вы доверяете, щёлкните файл правой кнопкой мыши, откройте «Свойства» и на вкладке «Общие» отметьте «Разблокировать» — так описывает Microsoft.

Наш файл-образец макросов не содержит, поэтому эта блокировка его не касается. Excel может открыть его в режиме защищённого просмотра — нажмите «Разрешить редактирование», и формулы пересчитаются.

Сумма прописью в Google Таблицах

В Google Таблицах своей функции тоже нет, и VBA там не работает. Её заменяет скрипт на Apps Script — по сути, та же пользовательская функция, только на JavaScript.

1. Откройте таблицу и выберите «Расширения» → Apps Script.
2. Удалите заготовку в окне редактора, вставьте код ниже и сохраните проект.
3. Вернитесь в таблицу и наберите =SUMMA_PROPISYU(A2). Можно сразу подать диапазон: =SUMMA_PROPISYU(A2:A50) заполнит весь столбец.

/**
 * Сумма прописью: =SUMMA_PROPISYU(A2)
 * @customfunction
 */
function SUMMA_PROPISYU(amount) {
  if (Array.isArray(amount)) return amount.map(row => row.map(v => SUMMA_PROPISYU(v)));
  if (amount === '' || amount === null) return '';
  const value = Number(amount);
  if (isNaN(value)) return 'Не число';
  const total = Math.round(Math.abs(value) * 100);
  if (total >= 1e11) return 'Сумма больше 999 999 999,99';
  const rub = Math.floor(total / 100);
  const kop = total % 100;
  let s = rub === 0 ? 'ноль ' :
    triad_(Math.floor(rub / 1e6), false, ['миллион ', 'миллиона ', 'миллионов ']) +
    triad_(Math.floor(rub / 1000) % 1000, true, ['тысяча ', 'тысячи ', 'тысяч ']) +
    triad_(rub % 1000, false, ['', '', '']);
  if (value < 0 && total > 0) s = 'минус ' + s;
  s += plural_(rub, ['рубль', 'рубля', 'рублей']) + ' ' +
    String(kop).padStart(2, '0') + ' ' + plural_(kop, ['копейка', 'копейки', 'копеек']);
  return s.charAt(0).toUpperCase() + s.slice(1);
}

function triad_(n, female, names) {
  if (n === 0) return '';
  const hundreds = ['', 'сто ', 'двести ', 'триста ', 'четыреста ', 'пятьсот ',
    'шестьсот ', 'семьсот ', 'восемьсот ', 'девятьсот '];
  const teens = ['десять ', 'одиннадцать ', 'двенадцать ', 'тринадцать ', 'четырнадцать ',
    'пятнадцать ', 'шестнадцать ', 'семнадцать ', 'восемнадцать ', 'девятнадцать '];
  const tens = ['', '', 'двадцать ', 'тридцать ', 'сорок ', 'пятьдесят ',
    'шестьдесят ', 'семьдесят ', 'восемьдесят ', 'девяносто '];
  const units = ['', female ? 'одна ' : 'один ', female ? 'две ' : 'два ', 'три ',
    'четыре ', 'пять ', 'шесть ', 'семь ', 'восемь ', 'девять '];
  const d = Math.floor(n / 10) % 10;
  const u = n % 10;
  const words = hundreds[Math.floor(n / 100)] + (d === 1 ? teens[u] : tens[d] + units[u]);
  return words + plural_(n, names);
}

function plural_(n, forms) {
  const d = Math.floor(n / 10) % 10;
  const u = n % 10;
  if (d === 1) return forms[2];
  if (u === 1) return forms[0];
  if (u >= 2 && u <= 4) return forms[1];
  return forms[2];
}

Во многих инструкциях пишут, что сохранённый скрипт станет доступен «во всех ваших документах». Это не так: скрипт, созданный через меню «Расширения», привязан к одной таблице. Для новой таблицы код придётся вставить заново или сделать копию таблицы, в которой он уже есть.

Функция LET в Google Таблицах тоже есть, поэтому формулу можно перенести и без скрипта. Проще всего загрузить наш файл в Google Диск и открыть его как таблицу. Если после загрузки вместо текста появится ошибка, используйте скрипт — он от версии формул не зависит.

Как это устроено в 1С и Word

1С. Здесь сумма прописью встроена в платформу — функция ЧислоПрописью(). Типовые печатные формы счёта, акта и платёжного поручения выводят пропись сами, руками ничего подключать не нужно. В собственной обработке функцию вызывают с описанием валюты: ЧислоПрописью(Сумма, "Л=ru_RU", "рубль, рубля, рублей, м, копейка, копейки, копеек, ж, 2"). Здесь через запятую идут три формы слова «рубль» и его род, затем то же для копеек и число знаков после запятой.

Word. В Word есть поле, которое пишет число словами: нажмите Ctrl+F9, внутри фигурных скобок наберите =1234 \* CardText и нажмите F9. Язык результата зависит от языка ввода внутри поля. Но поле выдаёт только целое число не больше 999 999, без слов «рублей» и «копеек» и без их согласования, поэтому для договора его мало. Если документы собираются слиянием из Excel, удобнее подставлять в Word готовый текст из столбца с формулой.

Пример: реестр выплат по договорам подряда

Бухгалтер ИП Соколовой готовит реестр из сорока выплат исполнителям, и каждую сумму в акте нужно повторить прописью. Руками это сорок строк, в которых легко написать «двадцать один тысяча» или «9 копеек». Она вставляет суммы в столбец A файла-образца, а столбец C даёт готовые строки для актов.

Здесь сработали сразу четыре ловушки. У числа 1 021 окончание берётся по последней цифре — «рубль», хотя сумма больше тысячи. Слово «тысяча» женского рода, поэтому «двадцать одна» и «две». У 9 копеек впереди стоит ноль, а одна копейка стоит в единственном числе. Готовые строки Соколова переносит в акт выполненных работ, а итог месяца — в строку прописью счёта на оплату.

Что проверить, прежде чем отправлять таблицу

Граничные числа. После вставки формулы или кода проверьте 1, 2, 11, 21, 1 000, 1 000 000 и копейки 01 и 09. Правильные ответы — в первых строках файла-образца. Если хоть одно окончание расходится, формула скопирована не целиком.

Лишние знаки после запятой. Формула округляет до копеек, но если в A стоит результат расчёта вроде 1 234,565, округление может разойтись с тем, что вы видите в ячейке с форматом «два знака». Округлите сумму в самом столбце A функцией ОКРУГЛ.

Формулы или значения. Перед отправкой файла контрагенту замените формулы текстом: «Копировать» → «Специальная вставка» → «Значения». Иначе у получателя со старым Excel вместо прописи появится #ИМЯ?.

Итог документа. Пропись в таблице — черновик для документа, а не сам документ. Для расписки сверяйте готовую строку с формулировками образца долговой расписки: сумма займа — главный предмет будущего спора. Что будет, если цифры и слова всё-таки разошлись, объясняет статья о том, какая сумма действует при расхождении.