Электронный образ документа: что это и чем отличается

Чем электронный образ отличается от электронного документа

Электронный документ создаётся сразу в электронной форме, без предварительного документирования на бумаге, и подписывается электронной подписью (п. 2.3.1 Порядка). Бумажного оригинала у него не существует в принципе. Образ вторичен: сначала бумага с живой подписью и печатью, потом скан.

Отсюда два практических различия. Подпись. Обращение в суд в форме электронного документа подписывается только усиленной квалифицированной подписью (п. 2.3.5). Образ достаточно заверить простой электронной подписью, а ключом для неё служит подтверждённая учётная запись Госуслуг, через которую вы вошли в личный кабинет ГАС «Правосудие» (п. 1.4 и 2.1.3). Судьба бумаги. Оригинал после сканирования не выбрасывают — доказательством остаётся именно он.

Само это противопоставление живёт внутри процедуры подачи, а не вообще. По п. 11.1 ст. 2 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронный документ — любая документированная информация в электронной форме, и скан под такое определение тоже подпадает. Поэтому вопрос «скан — это электронный документ или нет» решается по регламенту адресата, а не в общем виде.

Каким должен быть файл, чтобы его приняли

Для судов общей юрисдикции требования заданы п. 2.2.1–2.2.5 Порядка:

• сканирование в масштабе 1:1, в чёрно-белом либо сером цвете с качеством 200–300 точек на дюйм; полная цветопередача — только если цвет графики или текста важен для рассмотрения дела;
• формат PDF, желательно с возможностью копирования текста; размер одного файла — не больше 30 Мб;
• каждый документ отдельным файлом, а имя файла позволяет опознать документ и число листов (пример из самого Порядка — «исковое заявление от 05122016 3л.pdf»);
• файл не защищён от копирования и печати, без интерактивных и мультимедийных элементов и встроенных сценариев.

Подписывать каждое приложение отдельно не нужно: по п. 3.2.3 Порядка приложенные образы считаются заверенными той же подписью, которой заверено обращение.

У других адресатов правила свои. Для арбитражных судов действует приказ Судебного департамента от 28.12.2016 № 252, для мировых судей — приказ от 11.09.2017 № 168. А при регистрации ООО или ИП налоговая задаёт другие параметры скана: по приказу ФНС от 28.12.2022 № ЕД-7-14/1267@ файл делают в формате tif или pdf, причём tif — чёрно-белым, с разрешением 300 dpi, а многостраничный документ сканируют в один файл. Прежде чем сканировать пачку, откройте требования адресата.

Когда образ не заменяет оригинал

Скан не отменяет бумагу. По ч. 2 ст. 71 ГПК РФ письменные доказательства представляются в подлиннике или в надлежащим образом заверенной копии, а если копии поданы в суд в электронном виде, суд вправе потребовать подлинники. Та же часть называет случаи, когда подлинник обязателен: закон допускает подтверждение только такими документами, без них дело не разрешить либо в деле оказались копии, различные по содержанию.

Второе ограничение — вид подписи. Когда по ГПК обращение должно быть подписано усиленной квалифицированной подписью (например, заявление об обеспечении иска, исковое заявление с ходатайством об обеспечении иска, ходатайство о приостановлении исполнения судебных актов — перечень в норме открытый), то и образ заверяется именно ею — простой электронной подписи здесь мало (п. 3.2.2 Порядка). В административном судопроизводстве то же правило работает для заявления о применении мер предварительной защиты (п. 3.3.2).

Что почитать дальше: как подать иск и что к нему приложить, правила электронного кадрового документооборота — про подписи в обмене документами с работником, делопроизводство и документооборот в организации — про заверение бумажных копий.